会议管理制度09764 3页

会议管理制度（-）目的：为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。（-）适用范围：木制度适用于XX公司会议管理（三）管理权责：3.1总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。3.2会议提拟人或主办部门（含各中心/部门）负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。（四）会议分类：类注备规例会临例会门报部汇欠/Hhh11年/次22h时会议议会题专不超过2h会讨W1谭讨』探对磋会员动需会比评般束一结会度调会待招（五）管理内容：5.1会议安排的原则：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。5.2会议优先顺序：公司例会、公司临时会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。5.3例行会议如有变更原则上提前半个日通知，若无变更则不另行通知；5.4临时性会议原则上应至少提前1个小时通知与会人员，临时提拟的会议,按“谁捉拟，谁通知”的原则进行会议通知5.5会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，或涉及多个部门和参加人数众多的人型会议，应以0A进行书面通知； 5.6会议提拟部门应提前做好会议资料准备的组织工作；并与行政部沟通提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；5.7公司召开的公司级会议统一由总经办负责。5.8会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。5.9主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成口标、议程推进屮应注意的问题等，进行必要的说明。5.10与会人须遵守以下规定：1）应准时到会，并在《会议签到表》上签到。2）会议发言应言简意赅，紧扣议题。3）遵循会议主持人对议程控制的要求。4）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。5）遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。6）做好木人的会议纪录。5.11公司丿」度例会、临时会议一般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。5.12公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。5.13公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：1）各部门应常设一名会议记录员，负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。2）会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。3）对会议已议决事项，应在原始记录中扌舌号注明“议决”字样。4）会议原始记录应于会议当H、会议纪要最迟不迟于次H呈报会议主持人审核签名。5）做好会议原始记录的口常归档、保管工作。6）会议纪耍的发放或传阅范围rh主持人确定。5.14木部门会议记录由木部门常设会议记录员统一归档备查。 5.15会议记录为公司的机要档案，保管人员不得攢自外泄。5.16会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；5.17迟到、早退、缺席。1）迟到：所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的,计为迟到。2）早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。3）缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。5.18处罚。1）无正当理由迟到、早退每次处5元的罚款。2）无正当理由缺席每次处以10元的罚款。3）凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由通知人承担。（六）附则。6.1本制度由总经办负责解释。