会议管理制度08768 4页

会议管理制度第一章总则第一条为节约资源，完善管理体系，规范集团公司会议管理,提高会议质量和效率，确保会议室的正常使用，特制定本制度。第二条原则：会前通知、会时签到、会中记录、会后落实。第三条本制度适用于集团及个子公司。第二章职责第一条集团行政中心负责监督该制度的执行。第二条1.集团行政中心负责公司级会议的组织和相关工作，负责部门级例会和专项会议的监督。2.各公司、各部门负责该公司、部门会议及专项会议的组织和相关工作。3.各级会议由相应组织者自行负责会场安排、设备准备、整理和保存所有会议纪要资料。第三章管理规定第一条会议分类：1•一级会议：为集团公司级会议，主要包括董事长办公会、集 团季度例会、集团年初工作部署会、集团年末总结表彰会等;二级会议：为各中心、各子公司级会议，主要包括各中心、各子公司月度例会、专项会议、各公司总经理办公例会、各公司年初工作部署会、各公司年末总结表彰会等；三级会议：各子公司部门级会议，主要包括各部门月度例会、周会及其它工作会议等；四级会议：所有其它会议。第二条会议通知：会议召集负责人需要在召开前一个工作日通知参会部门（人员），要求会议室的需提前报备，会议室的安排均由集团行政中心统一安排。第三条会议准备：一级会议：由集团行政中心具体负责组织准备落实；二级会议：各中心会议由各中心自行组织落实；各子公司会议由所属总经办具体负责组织落实；三级会议：由各子公司各部门自行组织落实；四级会议：由责任部门或责任人负责组织落实。所有会议负责部门、召集部门、与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会议室、备好坐位、茶具茶水等）。 第四条会议纪律1.会议组织部门负责会议纪律的维护，准备签到表，组织参 会人员签到。参会人员提前十分钟到达会场进行签到，并将手机调至静音或震动，会议开始时，组织人员收回签到表。1.参会人员如不能按时出席，需提前向组织部门请假说明事由，集团级会议需要向集团行政中心请假，未请假视为缺席。2.公司级会议需要相关部门负责人参加的，如负责人因故不能出席，需指派本部门其他人员参加，并提前通知公司总经办；中心级会议因故不能出席，需向本中心第一负责人请假批准；公司部门级会议因故不能参加，需向本部门第一负责人请假批准。第五条会议记录1.会议由会议组织部门安排专人负责记录，会后整理会议纪要，并在会后五个工作日之内发布电子版，发参会各部门和相关人员纸质版（复印件）会议纪要。2.集团级会议纪要需要相关领导签字审核，直接下发，并注意传阅时保密；公司级、中心级、部门级会议纪要需要相关第一责任人签字确认方可下发。第四章附则第一条本制度由行政中心负责解释。第二条本制度自下发之日起执行。