会议管理制度10402 5页

会议管理制度一、目的规范公司会议和工作计划管理，畅通各部门的信息沟通渠道，提高公司各项会议的行政决策效率，督促各项工作计划的落实，为更好的发现问题、分析问题、解决问题，确保公司经营运作合理、高效、有序。二、会议分类及组织部门界定（一）公司的会议根据性质分为例会、专题会及其他会议三类1、例会。用于公司层面或全体部门参加的会议。包括总经理会议、总经理办公会、周工作例会、月度、季度、半年度、年度计划会议（工作计划与资金计划）等；2、专题会。用于各部门组织召开的，研究解决专项工作的会议,以及各部门内部的工作例会，涉及到公司多个部门层面的专题会议，包括营销策划、成本管理及业务开展等专题例会；3、其他会议。除例会及专题会议之外的会议，如董事会、员工大会、政府有关主管部门或外单位组织的会议等。（二）会议组织部门界定1、公司员工大会。每年一次，通报公司发展战略、经营现状、总结表彰先进等，由行政人事部组织；2、各部门间的工作会议。三个或三个部门以下的会议由会议主持部门组织协调，各部门均可申请召开和部门间工作会议，不定期举行；3、政府有关主管部门或外单位在本公司召开的会议，如现场办公会、报告会、交流会、座谈会等，由对接部门组织，行政人事部协助进行会务安排等工作。（三）所有公司级会议需由部门经理于会议前三天提起，经分管领导审核、总经理审批后方可召开； （四）行政人事部对各部门的会议管理提供指导意见。三、会议通知（一）公司会议、政府有关部门或外单位在公司召开的会议由行政人事部负责下发通知，部门内工作会议由召集部门负责下发通知，部门间会议通知由召集部门负责下发通知；（二）会议通知包括：会议名称、议题、时间.地点、参加人、需带资料以及通知方法和途径；（三）会议召开时间和地点如有变动，负责通知的部门应提前2小时通知与会人员。四、会前准备与后勤（一）会前准备1、会议准备责任部门为会议组织部门，如果需要行政人事部配合相关准备工作，需提前一天知会行政人事部；2、会议讨论主题相关资料由会议主持部门提前24小时提交参会人员传阅；3、会议主持部门确定好主持人及记录人；4、与会人员接到通知后就议题认真做好准备；5、会议组织部门提前布置会议场所，做好座次安排，保持整洁,所需仪器设备提前到位并调试正常。（二）后勤1、会议组织部门做好会议服务，包括会议过程中以20分钟为限茶水供应，必要时安排人员照相、录像；2、会议结束，会议组织部门清理会场，关闭电源和空调，将借用物品归还原处。五、会议议程（一）主持人事先安排好与会人员座次；（二）会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守； （三）会议主持人应紧紧围绕议题按照议程主持会议，确保会议总时间不变；（四）会议主持人要及时做出结论，及时制止干扰会议的任何情况，适时宣布散会；（五）与会人员均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求简短、切题，举止文明大方。六、会议纪要（一）会议记录员要在会议进行期间认真记录，会议纪要中应该有明确性结论（如评审是否通过，制度是否定稿等）；（二）会议记录员在会议结束后24小时内整理好原始记录，形成会议纪要，交由主持人签发；（三）会议纪要由记录员送达抄送人员；（四）下列重要会议应由会议组织部门安排拍摄、录音，会后及时按档案管理制度归档：1、公司重要对外活动召开的会议（新闻发布会、高规模接待性会议等）；2、合作谈判类的会议；3、公司内部重要会议；4、决策层会议。七、参会纪律（一）与会人员应按时到会，不得喧哗，不得来回走动；（二）迟到、中途离席者应轻声入、出席，不干扰会议进行；（三）与会人员应坐（站）姿端正，禁止交头接耳；（四）会议期间与会人员应关闭通讯工具或改为振动，不会客（特殊客人除外），认真听取会议内容并做好记录；（五）与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者求全责备；（六）与会人员在会议期间不得有抽烟、嚼槟榔、吃零食等行为; （七）与会人员应保持会场整洁，不随地吐痰、扔纸屑，会议结束后将座椅整理好；（八）违反以上规定者，处罚50元/次，无故缺席者按旷工一并论处，由会议主持者考核。八、会后督办（一）会议决议由会议组织部门指定专人或行政人事部负责督办；（二）每次会议结束后，督办人应对所有执行中的决议进行追踪,对应按期执行完成的决议，应按照《会议督办单》中有关内容评定完成结果，其中完成质量由会议主持人进行评定，或由会议主持人授权他人进行评定；（三）督办人将决议执行情况进行汇总，将汇总情况抄送相关人员，并按季度报送总经理。（四）如发生会后无督办的情况，视情节对责任人处以100-500元罚款；（五）对于会议决议形成的需要落实的事项未能在规定的时间内完成、而又无客观理由的，由会议督办者对责任人每次处以100元罚款；（六）在督办部门警告后仍然拒不执行有关会议决议的管理人员，处警告处分，并限期整改，拒不整改者，处以记过直至辞退处分,由督办部门申请，总经理核实并作出处罚决定；（七）会议督办人未能将会议决议、纪要的落实情况每月月底汇总报总经理的，予以责任人100元/次的罚款。九、工作记录（一）《会议审批表》（二）《会议签到表》（三）《会议纪要》（四）《会议督办单》十、附则（一）本制度颁布之日起生效； （二）本制度由行政人事部制定，并负责归口解释。