会议管理制度08697 4页

会议管理制度第一节总则第一条为规范公司会议管理，特制订本制度。第二条公司会议管理依“减少会议数量，提高会议效率，严肃会议纪律，降低会议成木”的原则进行。第二节会议类别第三条总公司会议（一）总公司召开的综合性丁作会议由总经理参加。总经理因故不能参加的,报经总公司经理部办公室批准后，由总经理委托副总经理参加。（二）总公司有关部门召开的研究处理专项问题的会议以及代表公司出席其他会议，按领导分工，由主管副总经理参加。主管副总经理不能参加的，经向总公司经理部办公室或其他部门说明情况并征得同意后，可委派有关人员参加。（三）办公室接到以上会议通知后，耍做好电话记录，包括会议时间、地点、主持人、会议议题、汇报材料的准备等项要求，报总经理批准后请有关领导参加。（四）有关部门对以上会议要讨论的问题，应认真研究，向出席会议的领导提供意见。第四条公司有关会议包括：（-）党委会时间：地点：组织部门：参加人员：会议内容：（二）经理办公会时间：地点：组织部门：参加人员：会议内容：（三）公司年度、半年度会议 时间：地点：组织部门：参加人员：会议内容：（四）生产协调会时间：地点：组织部门：参加人员：会议内容：（五）各委员会会议时间：地点：组织部门：参加人员：会议内容：（六）职工代表大会时间：地点：组织部门：参加人员：会议内容：第三节会议组织第五条会议组织部门的准备（-）除固定会议外，会议组织部门在召开会议之前，应判断是否需要召开会议。如果能够通过文件等其他方式进行信息沟通，就不必单独召开会议；（二）会议召开须明确会议召开的冃的，避免会议议而不决，造成浪费;（三）会议召开Z前，应做好相应文字材料的准备。如需耍，应提前散发给参会人员；（四）会议召开之前，明确安排好会议的时间、地点、与会人员，做好 会议预算。如能够在公司召开，则不必另行花费；（五）会议耍提前安排好日程，做好会议提前或延长的准备工作；（六）所有会议均应提前三天通知，重要的会议应提前五天通知；（七）重大会议的召开，会议组织部门应拟定详细的方案，报主管副总经理审批；（A）重大会议，会议组织部门应事先布置会场、安排食宿车辆，做好后勤保障工作。第六条与会人员与与会部门的准备（一）收到会议通知后，应妥善安排工作时间，避免影响工作；（二）认真阅读已发的会议材料，认真思考，准备讨论；（三）如需要发言，应捉前拟好文稿；（四）按会议要求，进行相应的准备。第四节会议召开第七条会议纪律（-）参与会议人员须提前3分钟到会;（二）各部门如需增加、取消参加会议成员，须事先告知会议主办部门，报请主持会议的领导同意。受委托参加会议的人员应将会议形成的决定及时向所代表的部门负责人汇报；（三）无特殊或意外情况，与会人员不得擅自缺席会议，不得中途离席，否则按旷丄处理。（四）参会人员认真做好会议记录；（五）会议期间，手机应放在静咅或震动状态；（六）参会人员应积极发言，但不可偏离主题，长篇大论；（七）会议发言应就事论事，不可进行人身攻击。（A）认真做好会议内容的保密工作。第五节会议总结第八条会议结束后，根据会议讨论意见，主办部门按照会议确定的完成时间，拟定会议纪要，报请公司主管副总经理签批。第九条会议议定事项需要办理的，有关部门应及时办理，并向有关领导报告办理情况。会议主办部门负责会议议定事项的催办，确保会议议定事项的落实。 第六节会议室管理第十条会议室登记手续（-）凡需用会议宗的部门及人员须提前到综合部进行预约登记手续;（二）如使用会议室出现冲突时，按重要程度排列；（三）如会议同等重要，则按先后顺序排列；（四）如难以确定会议室使用顺序，曲综合部主任判定；第十一条会议室环境卫生要求（-）注意保持会议室的环境卫生；（-）严禁在会议室吃东西；（三）严禁在会议室及桌面，堆放与会议室配套物品无关的设施；（四）严禁将较热或较硬的利器放在会议桌而上，以免划伤桌而；（五）严禁在会议室吸烟；（六）严禁在会议室处理与工作无关的事情；（七）会议结朿后将桌椅放冋原位置并将窗户、电灯等关闭。第七节附则第十二条本制度曲综合部负责解释。第十三条本制度自颁布之日起实施。