会议管理制度26165 6页

修订状态日期早U修订内容修订后版本制/修订人核准人核准审核编制总经办1•目的为提升会议效率，规范会议内容、纪律等事项，特制度此制度。•适用范围此制度适用于集团公司所有部门。 •权责3.1总经办负责制订、修改《会议管理制度》，经批准后执行。3.2总经办是公司各项会议的管理机构，负责会议通知与会场安排（部门自行召开会议除外）。3总经办稽核室负责对会议内容及会议纪律进行稽核。4•内容1会议要求4.1.1总经办应根据会议要求及时发出会议通知，明确会议的时间、地点、出席人、讨论的议题等内容。例会议题一般要提前一天、特别会议议题提前半天、重大会议议题提前三天由总总经办通知与会人员，有关材料尽可能随通知印发。会前派专人做好会场安排。4.1.2与会人员要在会前围绕议题做好充分的准备，有些重大问题尽可能会前交换意见，统一认识，会中正式讨论决定。4.1.3不得无故缺席，特殊情况必须事先向总经办（或者会议主持人）说明。参会人员要严格遵守会议的开始时间。4.1.4会议主持人要在会议的起始就议题的要旨向与会人员做简洁的说明，并将会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员。4.1.5会议主持人应引导发言者在预定时间内做出结论。4.1.6会议期间将手机关机或调至静声状态。4.2会议禁忌事项4.2.1发言时不可长篇大论。4.2.2不可一直缄默。4.2.3不可取用不正确的资料。4.2.4不要只做期待性预测或只谈抽象概念。4.2.5不可对发言者吹毛求疵，不可做人身攻击。4.2.6不可随意打断他人发言。4.2.7不可不懂装懂，不入正题。4.2.8不可来回走动、接打电话、交头接耳、打瞌睡等。4.2.9不可随意离开会场，特殊原因离开暂时离开会场，须在门口报到处进行登记。4.3会议记录4.3.1会议由会议主持部门指定专人做会议记录。会议记录应记载会议所议事项。会议记录应与参会人员的签名册一并保存。4.3.2会后根据需要及时撰写会议纪要。会议纪要必须准确、清楚，充分表达会议讨论的情况。4.3.3会议纪要的结论与会人员确认无误，经总经办审核后，会议纪要送有关领导和部门，或者通过信息平台发布。4.4议定事项的催办和反馈4.4.1总经室组织的会议，会议议定事项由总经办（稽核室）根据会议决议主持分解到相关部门落实办理。4.4.2各部门组织如开的会议，遵照“谁组织、谁跟进”的原则，落实好会议决议内容的督办工作。4.4.3稽核室负责催办并收集情况，可按照纪要，填写有关事项催办单。ضضض4办结事项及时向有关领导反馈，并按月做出总结报告，综合向领导汇报。4.4.5重要事件事分多次反馈，使领导及时了解办理情况。4.5会议违纪处理4.5.1迟到人员记入会议记录。4.5.2无故缺席、迟到、早退或违反会议其他纪律的单位或个人，要在通报当天向会务组书面说明情况，并缴纳100元会务基金/次，对情节严重的单位和个人，给予纪律处理。4.5会议文件的管理 4.5.1凡总经室组织召开的会议纪要及有关文件，都有一定的保密性，必须妥善保管，建立严格的管理及查阅制度。4.5.2凡需查阅当年会议记录的，必须由总经办批准。ضضض3年终由总经办将上述所有文件装订成正式案卷，经检查合格后保存，并按档案管理规定 查阅。4.5.4会议内容有电子文档的，会议纪录人员须将会议通知、出席人人员及会议记要等电子文档每月一次汇总，传至档案室存档。集团会议鈿帳斜斓间备注部门至哙时间部门至哙时间