会议管理细则 8页

北京华夏建龙矿业科技有限公司制度编码：制度页数：共6页会议管理细则编制：郅海涛审核:金伟核准:苑占永主办单位：人事行政部发布F1期：2011年10月14R生效F1期：2011年10月14R第一章总则第一条为规范会议管理，增强会议管理的计划性，提高会议效率，确保会议效果，特制定木细则。第二条木细则所涉及的会议，主要是指北京华夏建龙矿业科技有限公司（以下简称“华夏建龙”）内部与经营管理有关的综合性会议、专业性会议及子公司例会。第三条木细则适用于华夏建龙及其所属各控股、全资子公司。第二章会议类型第四条华夏建龙会议按内容不同分为综合性会议、专业性会议和子公司例会。1、综合性会议是指公司对整体工作进行总结、安排、部署的工作会议。2、专业性会议是指公司专业管理会议及明确会议主题和牵头部门的会议。3、子公司例会是指子公司组织的关于公司生产经营管理活动的例行会议，纳入会议管理的包括子公司总经理办公会、三级质询会、安全联查会、生产调度会。第五条公司内部会议实行例会制度，正常性工作研究一律纳入例会制，原则上按照规定的时间、地点、内容由各专业部门组织召开。第三章华夏建龙综合性例会第六条综合性例会主要包括华夏建龙年度总结表彰大会、管理会、质询会、总经理办公会、董事会五种。1、年度总结表彰大会。公司每年年初召开一次，时间定于下一-年度一月或二月份召开,由总经理主持，总部部门经理以上管理人员、各子公司总经理助理以上管理人员及受到华夏建龙表彰的先进单位和个人代表参加会议，主耍内容包括表彰先进单位和个人，总结上年工作，部署下年工作。 2、管理会。每季度召开一次，一般于下一季度首月屮旬召开，由公司常务副总主持，华夏建龙各部及各子公司经理参加会议。主要内容以统一思想、开拓视野、经验分享、交流研讨、外部对标为主，从企业文化建设、管理改进、技术交流等方而寻求突破为主要议题的会议。3、质询会。每季度召开一次，一般于下一季度首月中旬召开，由总经理室按季度生产经营情况排名确定需要进行质询的子公司，并由总部质询小组深入现场进行质询。会议以子公司为主导，根据季度经营成果进行分析，以切实解决子公司生产经营瓶颈问题，提高子公司经营业绩为主。4、总经理办公会。一般于每月末定期召开；由总经理主持，公司总经理助理以上领导参加；主要内容包括传达贯彻建龙重工集团决策、指示；论证、决策公司投资方案；调整内部机构设置及人事调配；讨论修订公司基本管理制度；汇报主要工作完成情况及其它需集体决策的重要事项。5、董事会。一般于每年度的2至3月份由公司法务专业组织召开华夏建龙及各参股、控股公司董事会，会议由公司董事参加。主要内容包括上年度生产经营情况分析及分红决议,公司决策及本年度重要工作目标等。第四章华夏建龙专业性例会第七条专业性例会主要包扌乩地质勘查、工程管理、安全环保、生产技术、供应销售、设备管理、财务管理、人事行政等各专业会议。由总部各专业部门牵头，一般每季度召开一次，各专业也可根据专业线工作情况进行调整。会议内容按各专业全年工作推进计划进行安排。1、地质勘查专业例会。地质勘查部全体人员及主管副总参加。2、工程专业例会。工程管理部全休人员、子公司专业线主管副总、工程负责人及预算员参加。3、生产技术专业例会。生产技术部全员、各子公司主管生产副总、生产技术处长及相关负责人参加。4、设备管理专业例会。供应销售部设备组及相关人员参加。5、安全环保专业例会。安全环保部全员、各子公司主管安全副总、安环处长及安全处相 关负责人参加。6、供应销售专业例会。供应销售部全员、各子公司主管经营副总、供销处长及相关负责人参加。7、财务管理专业例会。财务管理部全员、各子公司财务处长及相关人员参加。8、人事行政专业例会。人事行政部全员、各子公司人事行政处长及相关人员参加。第五章子公司例会第八条子公司例会（含在建项目）包括：总经理办公会、质询会、安全联查会、生产调度会、工程项目会等固定会议。子公司例会全部按会议召开时间及频次、会议内容纳入会议年历管理，并按会议年历规定期组织召开。1、总经理办公会。由总经理主持，公司总经理助理以上领导参加（也可以总经理办公扩大会议形式召开），主要内容包括：传达贯彻建龙集团及华夏建龙决策、指示；讨论公司生产经营情况；汇报主要工作完成情况及其它需会议决策的重要事项。2、质询会。由总经理主持，中层以上人员参加会议。主要内容：总结上刀生产经营、预算执行等情况，对各单位在生产经营过程屮存在的问题进行分析及解决，并部署下一月度工作。3、安全联查会。由主管安全副总主持，对公司与生产经营相关的场所进行安全隐患排查、政府部门安全环保类政策研究及各项季节性和固定性议题研讨，安环处长及各相关负责人参加。4、生产调度会。由主管生产副总主持，对公司近期生产、设备等情况进行检讨及部署,各专业部门及生产单位主要负责人参加。5、工程项目会。由在建项目负责人主持，对近期工程进度、资金调配等工作进行研讨及部署，工程项目相关负责人参加会议。第六章会议组织及程序第九条总部内部会议组织分工：总结表彰会、总经理办公会由人事政部组织；管理会、质询会由总经理室组织；董事会由财务部组织。其他专业性例会由各部门牵头组织召开。 第十条各子公司内部会议组织分工：总经理办公会由人事行政处组织、质询会由财企处组织、安全联查会由安环处组织、生产调度会由生产技术处组织，工程项目会由审查项目单位组织，各部门负责相关专业会议的会议、会务工作。第十一条会务组织的一般程序1、会议议题确定综合性会议要提前12天进行会议议题征集工作，提前8天确定会议议题并发布会议通知，至少提前3天将相关文件材料发至参会人员参阅研究。例行会议要捉前5天进行会议议题征集工作，捉前3天确定会议议题并发布会议通知，至少提前1天将会议材料发至相关人员参阅研究。2、会议参加人员、会议时间及会议地点确定请示主管领导确定参加会议人员及会议时间，注意与重要参会人员及时沟通、联系，确认参会人员能够按照计划参加。会议地点要根据会议性质和参加人数需要确定，注重简朴、实用和方便原则。3、会议通知一般在会议召开时间提前3天由会议组织部门向参加会议单位和人员下发正式会议通知。会议通知包括：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员范围、会议议题及•其它注意事项等。特殊紧急情况下也可用电话临时通知，但要形成相关电话通知记录，确认通知到位。4、会议资料准备公司各种会议一般不再准备纸质资料，会务人员按照议程准备的电子版会议资料（相关文件、讲话、总结、议题说明等），并于会议召开前3天（一般性例会在会前1天）将发至参会人员。5、会议室的布置 会场的布置要配合会议的目的、性质、参加人数、会场大小、形状进行设定。要对温度、电源、照明、通风、音响、座牌摆放等情况进行重点关注，对会议需要的桌椅、音响、视听设备、文化用品、饮水等物品进行妥当准备。 6、会议接待及服务工作会议接待及服务工作由会议责任部门负责，会议期间注意保管好参会人员物品，为参会人员提供必要服务。7、会议签到及记录工作会议开始前10〜30分钟，会务人员应捉前到会议室，做好参加会议人员签到工作。会务人员要将会议要点、重要发言、会议决定记录下来（必要时录音），重要会议记录要得到与会人员签名认可。8、会议期间特殊情况处理会议屮途有电话来访或有客来访，会务人员应以便条形式通知视情况随机处理，参会人员需要中途离开会场，需要经会议主持人同意。其它特殊事宜视情况随机处理。9、会议纪要负责会议组织的部门要安排专人做好会议记录，会后形成会议纪要，会议纪要一般应于会议结束后的24小时内完成拟稿工作，履行主要领导审批程序后，发至参会人员和相关单位。公司领导在子公司召开现场办公会或者到子公司调研时召开的临时性会议，由各子公司人事行政处安排专人做好会议记录，会后形成纪要，经主持会议的公司领导审批后报总部人事行政部备案。10、会议善后工作会议结束后，会务人员要迅速安排好参加会议人员的行程及用餐工作，相应做好外来人员返程等服务工作，并及时做好会议室整理和会议资料归档工作。第六章会议纪律第十二条参加会议人员必须遵守以下纪律：1、出席会议人员应提前5分钟到场，不得迟到、早退；因故缺席要于会前向主管领导请假，并经领导同意后委派其他人员参加；2、会议期间参会人员禁止随意走动，谈论与会议无关话题；移动电话必须设置为振动 或关闭状态; 3、会议进行期间，如遇电话或来客访问参会者，工作人员应以便条形式通知；4、会议进行期间与会人员一般不要离开会场，如确因特殊情况离场须向主持人请假,得到同意后方可离开；5、会场一般禁止吸烟。第七章会议落实和督导第十三条会议决议落实、督办及反馈工作1、会议牵头部门负责会议决议（或议定事项）的督导和落实。属于例会的，每次会议前要总结上次会议决议（或议定事项）完成情况并向会议做例行报告。2、在会议纪要卬发的当天，督办人员要与有关领导沟通，列出督办事项清单，使每个议定事项达到“四个明确”，即责任单位明确、责任人明确、工作目标明确、完成时限明确。并定期与承办人员做好沟通和督办、催办等，不定期向召集会议的主要领导反馈落实情况。第八章附则第十四条本细则由人事行政部负责解释，总经理签批。第十五条本细则自下发之H起执行，原会议管理制度废止。