会议管理规定10184 6页

会议管理制度1目的为规范会议程序，捉高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作屮存在的问题，顺利完成公司预算考核目标，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度2适用范围本规范适用于XX公司3定义3.1公司级会议：年度会议、总裁会议、经理例会2专题会议：部门例会、部门内部沟通会议、各系统重要指标分析会3.3涉及到公司层面的各种重要接待会议（如：商务洽谈、客户交流、验厂审核、招/投标会议）3.4临时性的突发会议4职责权限4.1行政管理部具有参与公司各项会议的权利2行政管理部具有对会议执行、安排、跟踪、监督的权利5正文1公司级会议5.1.1总裁会议a总裁会议是对公司发展和管理中的重大事项进行研究与决策的重要会议。内容包括但不限于组织实施公司董事会的决议、分解落实公司年度计划、讨论确定公司发展战略口标和投融资计划；对公司生产经营中的重大事项进行分析、研究、决策，特别就安全生产、产品质量、技术革新等问题进行工作部署，明确采购、生产、销售等关键环节的指导意见；讨论公司重要人事任免、机构设置以及制度审议等。 b参与人员为公司总裁、副总裁、各个系统副总或其它指定参与人员5.1.2经理级例会a参与人员为公司各部门经理或所在版块的负责人b参会人员汇报上周工作总结和下周的工作计划，每人需总结3-5个工作重点c每周各部门需上报议题，由行政管理部确定商定议题，主要是强调木部门的工作难点或者需要其他部门协调的工作，同时也可以对公司发展战略提出可行性方案。d行政管理部根据公司的发展战略、FT前形势的分析、临时情况的发生等整理临时议题，进行讨论分析，保证各部门与公司发展战略保持一致。5.2专题会议5.2.1运营分析会a运营分析会是对月度生产经营完成情况进行总结分析、查找问题、制定措施并解决问题的会议。会议听取各车间、部门上月工作汇报和总结，由会议主持者对此作出明确的评价，针对存在的问题分析原因，指出计划完成较差或执行不力的责任部门或人员，提出解决办法,分析、研究和落实改进方案，明确提出并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务。5.2.2质量技术系统分析会a主旨是为了不断提升公司产品质量，满足客户需求，树立公司品牌形象为目标，重点分析制程品质异常，及时采取应对措施，降低不良品出现，共同讨论、解决异常品质状况，以促进各制造部运营目标的达成。5.2.3各部门周例会a公司所有车间、部门必须有效地召开部门日常管理例会，并保证做到会议的质量达到公司规定的目的。公司行政管理部负责对各车间、部门的会议质量、会议时间、会议效果等进行过程抽杳或评估。5.3接待会议5.3.1对外接待会议主要包括政府机关和上级领导来公司检查、指导工作的汇报会议。5.3.2对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理或相关的分管副总经理（总助）接待，相关部门负责人参加；属于业务对接的由公司分管副总经理（总助）和指定人员接待。5.3.3对外接待会议属公司层面的rfl行政管理部负责联系和组织；属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责联系和组织，公司行政科可协调会议室安排接待等工作。 5・4临时性的突发会议5.4.1临时会议可根据实际或部门职责由公司冇关部门对应组织。5.5会议的组织与准备5.5.1公司级会议由行政管理部负责组织，重大接待会议由牵头部门与行政管理部联系后，由行政管理部协调组织。5.5.2会议的组织包括但不限于会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、指定的考勤和会议记录人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议录音录像摄影、会议宣传等。5.5.3行政管理部或者牵头部门在会议召开前将会议通知和会议议题下发给参会人员。参会人员根据会议议题准备会议资料并在会议召开前提报行政管理部或者牵头部门，资料准备原则为少汇报工作成果，多提出木系统、木部门不能解决或者需要公司协调的问题。5.5.4会议室的申请与管理请遵循《会议室管理规定》进行实施。5.6会议资料的整理5.6.1公司所有会议必须形成会议纪要，公司会议以及重要的接待会议由行政管理部整理会议纪要，部门级会议或者临时会议应由组织者指定人员形成会议纪耍。5.6.2会议结束后一个工作口内必须将会议纪耍整理好，发到所有参会者的企业邮箱中（0A）。并于每周一将上周会议纪要报至行政管理部。5.6.3公司级会议纪要与公司制度具有同等效力。5.6.4部门级别以上会议纪要需进行存档保存，按年度移交至公司档案室。5.6.5各部门会议不应安排在公司特定会议同期召开，（与会人员不发生吋间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。对于参加人员相同、内容接近、吋间相似的几个会议，行政管理部有权安排合并召开。5.7会后督导5.7.1行政管理部负责对总裁会议、经理级会议、重要接待会议的重大决定事项进行督办。5.7.2对会议的决议和明确的内容，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要求的时间完成，相关部门、人员予以支持、配合。5.7.3对会议决议未按时按质完成的部门和个人，要在会议上进行通报批评，并限期完成。5.8会议纪律5.&1凡召开的工作会议必须遵守会议纪律，工作例会不得随意请假，工作安排也耍尽量与 会议时间错开，会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议组织者履行请假手续。无故不出席会议者将处以50元罚款和通报批评的处理。5.8.2参会人员不得迟到，原则上需提前五分钟到达会议地点，无故迟到者在10分钟Z内的将进行50元罚款处罚，迟到10分钟之后的人员不得进入会场，并给予当事人100元罚款处罚。5.8.3会议期间，不得随意离开会议室，不得随意说话、搞小动作。会议期间，参会人员将手机调至静音、震动或关机状态，不得接听电话。凡发现有手机电话铃声、接听电话、无故离开会场的一律给予50元的处罚。紧急情况卜•可向会议组织者提出屮请同意后，方可执行。5.8.4会议务求精简高效，严肃认真，若无特殊情况，会议时间应控制在120分钟内。各级会议组织者应主动接受监督。5.8.5会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。5.8.6做好会议保密工作，保密会议原则上禁止拨打手机或录咅。参会人员禁止传播保密会议内容。5.9解释权限及生效日期5.9.1本管理规定由公司行政管理部负责解释。5.9.2本管理规定自下发之H起执行。6相关文件无7相关记录LW-AD-006-017.1《会议签到表》 LT-AXC^-C1会认£门….V会汰4:人■■.9令农蛙*，•V令3盒£:人令Vi立?^.、••会议三录土.、•・W仝芒兰：•、M到人•夹到人八tFVSS.•茅门八0孙$CE耘老、八八八八・■•■,1■■・•W,1■・▼・♦•w八■>>・■•%•W・■・■・♦•W・^p■■八八■V■V4▼八■Wa▼•P八>■•w八•W 缶*2■»•4