会议管理制度09821 4页

会议管理制度1•目的为保证公司各项会议能够高质量，高效率地顺利召开，通过会议协调，交流，沟通和决策,及时处理，解决公司生产经营，管理，企业文化建设工作屮存在的问题，以达到加强公司管理，促进公司发展的目的，特制定本制度.2.适用范围公司主耍工作会议.3.组织机构和职责3.1公司工作会议的管理工作由总经理办公室负责.3.2公司总经理办公会由总经理负责组织召开，总经理办公室主任负责会议准备.3.3公司中层干部例会由总经理负责组织召开，总经理办公室主任负责会议准备.3.4公司周调度会冇工程副总经理负责组织召开，工程部经理负责会议准备.3.5部门周工作会议由各部门经理负责组织召开.3.6公司民主生活会由总经理办公室主任负责策划及组织召开.3.7公司总经理负责第一次项冃协调会议的组织与召开,工程副总经理负责其他协调会议的组织与召开.3.8项目总结分析会山公司工程副总经理负责组织召开，工程部经理负责会议准备.3.9技术协调会由技术部经理负责组织召开，工程部项经理负责会议准备.4.会议管理的具体规定和要求4.1总经理办公会4.1.1召开时间海月最后一个星期五9:00开始4.1.2召开地点:公司会议室4.1.3出席人员:公司副总经理，总经理助理4.1.4会议主持:总经理4.1.5会议记录:总经理办公室主任负责记录.在会议记录基础上，形成会议纪要，经审签后,由总经理办公室主任送达参会人员•如有必要,经总经理批准，会议纪要可下发各部门.4.1.6会议内容:总结公司当月主要经营指标完成情况，主要项目进度情况，市场及客户开发情况;公司当月工作中存在的主要问题;下月工作任务的布置，对年度计划调整的安排及采取的保证措施.通过讨论后，做出决议.4.1.7如总经理出差，会议可提前召开.4.1.8如会议冇特殊议题，需其他人员参与讨论或汇报时，可列席会议的相应议题,ft!总经理办公室主任在议题开始前通知列席人员到会，议题结束列席人员应立即退场.4.2公司中层干部例会4.2.1召开时间:每月第一个星期一9:30开始4.2.2召开地点:公司会议室4.2.3出席人员:公司副总经理，总经理助理，中层干部（如部门负责人出差，曲其指定人员参加）424会议主持:总经理4.2.5会议记录:总经理办公室主任负责记录.在会议记录基础上形成会议纪要，打印存档，同时以电子文档形式将发送给每位参会人员. 4.2.6会议内容:公司上月经营指标，主耍工作完成情况通报;各部门汇报上月工作情况及存在主要问题，总经理对各部门上月工作评价;安排本月经营指标及主要工作，年度计划调整说明;各部门捉出完成本月工作需讨论协调解决的问题，通过讨论后，做出决议.427如总经理出差，山副总经理负责主持会议.4.3公司每周调度会：4.3.1召开时间:每周五15:00开始4.3.2召开地点:公司会议室4.3.3出席人员:公司副总经理，总经理助理，中层干部（如部门负责人出差，由其指定人员参加）4.3.4会议主持:工程副总经理4.3.5会议记录:工程部经理负责记录.在会议记录基础上形成会议纪耍，以电子文档形式交总经理办公室，打印存档，同时由总经理办公室以电子文档形式发给每位员工.4.3.6会议内容:总结木周各项冃进度情况，出现的问题既解决措施;安排下周备项冃主耍工作，提出需耍讨论协调解决的问题，通过讨论后，做出决议.4.3.7如工程副总经理出差，由工程部经理负责主持每周调度会.4.4部门每周工作会议：4.4.1召开时间:每周一8:30开始442召开地点:各部门口定4.4.3出席人员:各部门员工4.4.4会议主持:部门经理，如部门经理出差，由其指定人员主持4.4.5会议记录:各部门制定专人负责.会议记录由本部门存档.4.4.6会议内容:总结上周部门工作情况;需要时，个人汇报上周工作内容，提出工作屮遇到的困难与问题;如置部门下周主要工作，讨论，协调解决部门内外部的问题,形成会议纪耍.4.5公司民主生活会4.5.1召开时间:每季度一次，时间根据人员情况决定4.5.2召开地点:按活动需要确定4.5.3与会人员:公司全体职丁4.5.4会议策划:总经理办公室主任455会议内容:以加强公司文化建设为根本的,具体可包括：通过本月公司生产经营情况，全员展开批评与自我批评，交流工作屮存在的缺点与不足；提出对公司生产经营，管理等方面存在的问题和不足，以及合理化建议;对上次收集的合理化建议给以反馈.学习公司管理制度；纽织专题讨论；举办冇益的文体活动，弘扬公司价值观和文化理念,提升公司凝聚力等.4.5.6会议记录:总经理办公室负责搜集，整理，归档会议音像和文字资料.4.6项目协调会4.6.1召开时间:新项目合同签订后（具体时间由工程副总经理确定）4.6.2召开地点:公司会议室4.6.3出席人员:总经理，公司副总经理,总经理助理冲层干部4.6.4会议主持:第一次协调会由总经理主持，其他协调会由丁程副总经理主持 4.6.5会议记录:工程部经理负责记录,形成会议纪要.会议纪要以电子文档形式交总经理办公室，打印存档，由总经理办公室以电了文档形式将会议纪要发给与会人员.4.6.6会议内容:讨论并确定项冃整体工作计划，布置各部门相关工作，各部门捉出需要协调解决的问题;项FI实施进程中岀现的主要问题，讨论确定解决方案;项冃整体计划重大调整悄况，采取的保证措施.4.7项目总结分析会4.7」会议时间:项目完成，项目费用收据发票开完后4.7.2会议地点:公司会议室4.7.3到会人员:总经理,公司副总经理，总经理助理，中层干部，项目经理4.7.4会议主持:工程副总经理4.7.5会议记录:工程部经理，整理后以电子文档形式交总经理办公室，打印一份会议记录存档，同时由总经理办公室以电子文档形式将会议记录发给参会人员4.7.6会议内容:总结项冃整体计划完成情况，项目实施过程屮取得的主要成绩及存在的主要问题;各部门参加该项冃的工作总结,公司领导对项FI的评价.4.8技术协调会4.8.1会议时间:新项LI合同签订后（具体时间由工程副总经理确定）4.8.2会议地点:公司会议室4.8.3出席人员:技术副总经理，工程副总经理，技术部经理，技术部项目设计人，工程部经理,T程部项冃经理，业主方人员，设计院人员4.8.4会议主持:技术部经理4.8.5会议记录:工程部项H经理负责记录，形成会议纪要，并交与会人员审签认可.4.8.6会议内容:明确设计耍求，协调项目设计工作，解决项目设计中的问题.2.会议准备5.1本着精简会议的原则，尽量减少或合并召开会议，必须召开的会议，也要控制规模,压缩会议经费；5.2会议主持人要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者，对于会议讨论并做出决定的重要议题,主持人要将议案提前发给与会者；5.3根据会议规模及需要，除特殊情况外，一般要提前1至2天发出会议通知.5.4会议通知使用文字，电话，传真等形式，无论使用哪种通知形式，都必须明确会议时间，地点，内容，出席会议人员和要求;如果需耍汇报，还耍明确汇报的内容和汇报形式.6•会议纪律6.1非例会由会议记录人负责通知,会议通知到人，做好记录.6.2会议记录人负责会议签到.6.3参加会议人员，要严格遵守会议的开始时间，因故不能出席会议者,需事先向会议组织部门或公司领导请假.6.4指定参加会议人员，无故不可请人代替出席.确因特殊情况需请人代替的,要征得会议组织领导的同意.6.5会议记录根据公司《档案管理办法》规定保存或存档.6.6参加会议的全体人员要共同维护会场纪律，不能提前退会,会议期间通讯T具要关闭或设定无声位置，接电话不耍影响会议.7.会议室使用管理7.1使用会议室要提前一天到总经理办公室登记，并说明会议时间，参加人员，规模等,由总经理办公室统一安排会议室. 7.2会议变更或取消要提前通知总经理办公室.7.3参加人员要爱护会议室一切设施，如冇损坏，由会议组织部门负责.&记录《总经理办公会议记录（簿）》,《总经理办公会议纪要》，《中层干部例会会议记录（衡》,《中层干部例会会议纪要》，《每周调度会议记录（簿）》,《每周调度会议纪要》，《项目经理的项目会议记录（簿）》，《项目协调会议纪耍》，《技术协调会议纪耍》，《项目总结分析会议纪要》，《民主生活会记录资料》，《部门例会记录（簿）》.