会议管理制度09658 3页

会议管理制度1.目的为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议吋间，提高会议质量，提高公司的办公质量和工作效率，建立健全决策机制，特制定本制度2.会议要求：2.1会议应根据实际工作需耍召开，着眼于冇效沟通、协调公司内部各方而关系、解决问题、安排部署工作。2.2会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心屮有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。2.3讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、捉出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。2.4严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会。2.5本制度适用于公司及各部门的工作会议和专业会议，如公司领导工作例会、总经理办公会、公司专项会议、部门例会等。3.会议计划和统筹制度3.1会议计划与统筹：各类会议的召开为保证效率，会议发起人应做好会议计划。会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。3.2凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应及吋报给行政管理部，由行政管理部进行统一安排，方可召开。3.3会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须捉前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按吋保质完成并对工作结果负责。4.会议准备制度4.1公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由信息部提丽做好投影设备连接调试工作；4.2会议之前，行政管理部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品;4.3特别重大会议，应曲行政管理部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：3.1会议议程安排：会议发起人应将会议议程捉前报交公司领导或主要参会者。4.3.2会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；4.3.3会议场所布置：由会议发起人确定会地点，由行政部确保会议室卫生环境的整齐整洁。4・3・4会议服务人员的安排：由行政部安排人员负责服务事项。如端茶倒 水、准备资料等。4.3.5由行政部安排会议通知，会议通知形式一-般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书而通知。4.3.6会议签到：由行政部提供会议签到表，并通知与会人员。4.3.7凡是特别重大会议都要安排专门会议记录人，一般是总经理助理或者行政部文员4.3.8会议需要帘存资料的应提前通知相关部门做好扌“照、摄像工作。5.会议纪律制度5.1会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则5.2会议主持人须遵守以下规定：5.2.1主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。5.2.2主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。5.2.3会议进行屮，主持人应根据会议进行屮的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并冇权限定发言吋间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。4.3参会人员须遵守以下规定：4.3.1应准时到会，并在《会议签到表》上签到；3.2会议发言应言简意赅，紧扣议题；4.3.3遵循会议主持人对议程控制的要求；2.3.4屈工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；2.3.5遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；5.3.6做好木人的会议纪录。3.会议记录制度6.1公司各类会议均应设专用记录木进行会议记录并确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定3.1.1以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；5.1.2会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；1.3对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；5.1.4会议原始记录应于会议当日呈报会议主持人审核签名，5.1.5负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；6.1.6行政部负责做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及吋将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。6.2会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档： 4.2.1公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由行政部存档备查；4.2.2各部门的会议记录，由木部门常设会议记录员负责日常归档、保管,同时将一份副本送行政部统一归档备查；4.2.3会议记录为公司的机耍档案，保管人员不得擅口外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的冇关规定执行。5.议会管理权责和处罚5.1行政部负责公司会议的统筹协调及木制度的执行监督。5.2会议主办部门负责会议的组织工作，并冇权对违反本制度的行为捉出处罚。4.3迟到、早退、缺席4.3.1迟到：参会人员在会议规定召开吋间后5分钟内未到的，计为迟到；4.3.2早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提而离开会场的，计为早退；3.3缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅口不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。&处罚8.1无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款；&2无正当理由缺席每次处以20元的罚款；2凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人乐担。