会议管理制度09893 8页

会议管理制度1.口的为规范公司会议工作的组织和管理，加强会议工作纪律，改善会议工作作风，提高各种会议的质量和效率，特制定本制度。2.范围2.1本制度适用于公司及公司各职能部门的各种会议。2.2公司股东大会、董事会、监事会的举行按照法律法规、公司章程和和应议事规则执行，法律法规、公司章程和议事规则没有规定的,按照本制度执行。3•职责3.1综合部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到综合部登记备案。3.2会务工作主要由综合部承办；其他部门主办或召集的会议，综合部应予协助。3.3除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由综合部整理、分发、立卷、存档。4.公司会议类型公司会议的种类及召开频率如下表:会议级别会议名称定期会议临时会议公司治理工作会议股东大会至少每年一次符合召开条件时，2个月内召开董事会会议至少每年两次符合召开条件时，10H内召开 监事会会议每6个月举行一次监事捉议时召开 公司管理工作会议全体员工大会可每年召开一次管理需要时召开公司计划调度会议每周一次公司经营分析会议每月次公司质量分析会议每月一次公司常务办公会议每周-次总经理办公会议议管理需要时召开决策审议会议汇报总结会议工作研讨会议鉴定、评审、论证会议工作表彰会议对外宣传会议其他专项会议各部门及卜屈公司管理工作计划会议每月一次管理需要时召开常务工作会议每周一次工作晨会每天一次部门办公会议管理需要时召开1.会议管理体制5.1公司层面的管理工作会议，由公司总经理办公室负责组织。公司层而的临时会议应取得总经理、副总经理的批准或指令后方可召开。5.2公司层血的专业性会议，在公司总经理或分管副总经理批准后,由业务主管部门组织或委托办公室负责组织。5.3公司证券事务管理涉及的会议，市董事会秘书组织。5.4部门与部门之间的沟通协调会议由主办部门组织，协办部门应给予配合。 5.5部门内部会议由部门负责人负责组织。6.会议准备5.1会议主持人6.1.1根据会议主题和形式，确定参会人员名单、会议举行时间、会期、通知方式，告知会议组织者提前通知参会人员和会议准备。6.1.2根据会议主题内容，事先向参会人员征集议题，确定发言人。5.1.3举行对外宣传或对外披露的会议时，会议主持人应将发言人的发言稿提前交公司董事长或总经理审阅。5.2会议组织者1.2.1按照会议主持人确定的人员名单和方式，通知参会人员。6.2.2公司定期举行的常务会议、计划会议、晨会等工作会议，如期举行时不需提前通知，如因故取消应及时通知与会人员。6.2.3召开非例行会议，必须提前1-2天通知参与会议人员，重要会议或有异地人员亲自参与的会议应提前一周通知。6.2.4会议通知必须明确会议召开时间、地点、出席人员及会议主要议程等。6.2.5会议通知可采取电话通知、书面通知、网站通知等形式，重大会议尽量采用书面通知、电话确认的形式。如会议通知是法律事项生效或达成的要件，应采取送达、媒体公告或其他法律规定的形式进行通知。参会人员接到通知后，应对会议组织者进行回复和确认。6.2.6应在会议召开前把会议场所准备好，必要的设施（如音响系统、投影仪等）必须调试完备。对于重耍会议，有关设备、设施的维修（护） 人员须全程跟进。6.2.7应提前准备好会议所需材料，如打印、复制会议发言资料、审议事项资料、投票单等。6.2.8应提前做好会议接待准备工作，包括与会人员登记、分发资料、食宿安排（如需要）等。6.2.9对于重要会议，组织者应拟定筹备吋间表，并及吋将进展情况向上级领导汇报。6.3参会人员参会人员应根据会议主题提前做好准备工作，发言内容及相关材料要准备完毕。岀席计划、经营分析等会议时，应将自己分管范围内的业务状况、计划完成情况、存在问题、改进措施等具体情况落实清楚，资料翔实、数字准确，避免工作浮躁、敷衍了事。7.会议纪律7.1与会人员必须按约定时间提前5-10分钟入场，不许无故迟到，不许旷会。确因某种原因无法出席会议时，应在会前及时向组织者办理请假手续。1.2与会人员应主动在会议签到表上签名。5.3开会前应把手机设在振动或关机，会议中如有重要的电话需接听应到会议室外接听。5.4开会期间不允许交头接耳、私下议论，如有异议，可经主持人同 意后发言。5.5中途不得无故离开会场。7・6为提高会议质量，要求会议发言吋一律说普通话。7・7会议结束后，应把座位拉回原位。6.会议过程控制8.1会议主持人负责会议的过程控制和时间控制。5.2会议发言应围绕会议主题，发言跑题、偏题的，主持人有责任提醒发言人凹到主题。5.3会议发言应观点明确、表达简单明了，避免空话、套话、晦涩模糊、让人不知所云。必要时，主持人应限定每个人的发言时间，避免时间浪费。1.4会议允许讨论和异议，但不得随意打断别人发言。讨论和争议应当以解决问题为目标，坦诚交流、就事论事，不得向对方进行人身攻击，否则主持人有权利将违规者驱离会场。6.5对于会中提出增加议题的要求需征得会议主持人的同意。8.6对于与会议主题无关的发言需征得会议主持人的同意。8.7对于重要会议，由会议组织者安排做好会议记录;必要时可录音、录像，并妥善保存记录材料；8.8会议结束前，主持人应就会议各事项进行总结，得出明确的结论或再行会议的安排，做到“会而有议，议而有决”。9.会议总结 9.1会议组织者应在会后及时把会议记录整理归档，并形成会议纪要。9.2会议上形成的决定、决议等，应尽快形成文件下发至相关部门,对会议决议的执行情况，公司管理部门应进行跟踪检查。6.3与会者应把会议上需向下传达的精神及吋传达给自己下属，无需向下属传达或需保密的内容，与会者不得私下向外透露。10•保密条款参会人员对于需保密的会议内容有保密的义务，如有违反，公司将根据造成的损失给予责任人经济和行政处罚。11.晨会的特殊规定11.1为更好地激发员工的工作热情，促进部门内的信息沟通，提升企业文化建设和团队凝聚力，体现公司员工的整体风貌，公司职能部门（如需要），可在每个工作口上午上班时举行晨会。11.2晨会应控制在三十分钟内为宜。11.3晨会的参与人员范围、形式、内容、会议流程由部门负责人确定。11.4晨会内容应主要解决工作中出现的临时问题和对不良倾向的纠正。12.附则12.1本制度由公司综合部制定并解释。12.2本制度自下发之日起实施。 会议签到表会议名称会议时间年刀LI时会议地点序号姓名序号姓名