会议管理制度08668 23页

会议管理制度1总则1.1目的1.1.1规范公司会议管理。1.1.2提高会议质量。1.1.3减少会议时间。1.2职责1.2.1行政后勤部负责会议室的统筹安排和后勤保障工作。1.2.2总经办监督会议管理制度的执行情况。1.2.3主办部门负责会议的各项组织工作，保证会议顺利、有效进行。1.2.4会议主持对会议的质量、成本和效率负责，会议主持、会议记录共同对会议记录的准确性负责。2会议分类及组织2」公司级会议：总经理办公会、信息化大会、管理大会、年度总结会、年度经营会、半年总结会议等由公司高层领导参加，公司主要部门参会的会议。公司级会议由总经办负责组织召开。2.2专业会议：研发、销售、生产等业务经营活动的会议。由分管副总经理批准，由相关部门负责组织召开。2.3部门工作会：各部门、各厂内部召开的工作会。由各部门负责人负责组织召开。2.4班组（小组）会:由班组长决定并主持召开，例如班组工作会议、班组班前会等。2.5关联公司等在木公司召开的会议（报告会、交流会等）或政府机构在木公司召开的办公会，由总经办安排，有关业务单位协助做好会务工作。2.6为了避免会议过多或重复，需定期召开的会议纳入例会制，按例行规定的时间、地点和内容组织召开。 3管理内容3.1会议通知3.1.1产销例会、生产例会、部门例会等会议，如召集方没有通知，则各相关部门、人员正常出席。3.1.2专题会议、其他会议由召集方按会议计划及时通知各与会部门、人员。3.1.3通过办公口动化系统、电话或口头方式进行会议通知。3.1.4需要对会议议题、需准备的与会资料、会议议程等作详细说明的会议,召集方应以书面形式通知各与会部门、人员。3.2会议组织3.2.1会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则。3.2.2会议主持人须遵守以下规定：（1）主持人会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。（2）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成口标等进行必要的说明。（3）会议进行中，主持人应根据实际情况，对议程进行适时、必要的控制,以确保议程顺利推进。（4）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集休议决的事项应加以归纳和复述，适时捉交与会人表明意见。（5）主持人应将会议决议事项实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等要求向与会人明确。323与会人须遵守以下规定：（1）应准时到会。因故无法出席或无法准时出席者，应及时向会议召集方说明原因。（2）会议发言应言简意赅，紧扣议题。（3）遵循会议主持人对议程控制的要求。（4）遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或静音，接听电话吋不影 响会议的正常进行。（6）做好本人的会议纪录。3.3会议记录3.3.1公司级会议、专业会议、部门工作会均应由专人负责会议纪录。3.3.2各类会议的会议记录应遵守以下规定：（1）做好会议的原始记录及会议考勤记录，会后及吋形成会议纪要。（2）会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。（3）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。（4）会议原始记录由记录人和会议主持人签名。3.3.3下列情况下，应整理会议纪要：（1）会后须对会议精神贯彻落实进行跟进的会议。（2）其它主持人要求整理会议纪要的会议。3.3.4会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。3.3.5会议纪要记录人经会议主持人签发，抄送总经理和总经理秘书；总经理秘书负责将会议纪要存档。4附录 4.1会议室申请单申请部门会议室名称具体时间会议内容申请人：部门负责人签字:口期：口期:说明：1、为了避免时间重复，使用者请提前一天到行政后勤部填单登记。2、具体时间这一栏，请填写清处儿点到儿点，以便合理安排。3、每次使用会议室，请填两张表格。4、使用后设备如出现问题，请及时告诉，以便及时修理。 4.2会议通知单年月a编号开会部门召集人开会日期年月1」时间开会地点开会事由与会人员准备资料备注 43会议纪要会议主题会议时间会议地点主持人参加人员会议内容、问题、措施及计划会议内容及问题措施完成时间责任人备注措施实施过程与效果跟踪与验证情况记录人跟进人审核人 4.4例会安排会议名称会议时间主持人/部门与会人员会议内容年度总结会12月27日总经理办公室公司全体员工年度总结、布置次年度工作及表彰。总经理办公会议每月12日左右总经理总经理办公会议全体成员刀度重大经营活动事宜决策和协调年度经营会议每年2刀份总经理销售系统全体员工年度总结、布置次年度工作及表彰。年度科技会议每年2月份总经理技术系统的全体员匚年度总结、布置次年度工作及表彰。合同前评审会随时发起项目销售专员、销售事业部牛产部、技术部、法务专员、财务部各部门对该项FI捉出在生产、技术、报价、法律意见合同后评审会合同签订后一周内制造部经理生产部、技术部、销伟部各部门对该项FI捉出在生产、技术方而的意见生产调度会每周星期一制造部经理销售部、技术部、生产部、物流部、总经办对生产中出现的问题会市解决。资金调度会每月15日常务副总经理物流部、财务部、制造部、技术部、销售部对本月资金使用进行调度系统例会每周各系统主管领导班组长以上人员总结上周工作，布置下周工作技术方案评审会随时发起评审委员会主任评审委员会相关成*由评审人员对方案提出评审意见5参照文件5」档案管理制度5.2奖惩管理制度 1定义合同前评审会议是指合同签订前的评审，在销售人员对合同的技术耍求、交货期、合同条款等不能冇效把握时提出，并由销售人员通过其主管领导发起的会议。2目的合同前评审会的目的是通过集体决策被评审的合同是否口J以签订，并给出决策性意见。3适用范围合同前评审会议适用于公司所冇待签订的合同。4会议的发起合同丽评审会的发起由待签订合同的销售人员经事业部总经理审批后发起。5会议时间合同前评审会的会议时间为非固定式，由销售人员根据具体情况随时发起。6参会部门和人员合同前评审会的参会部门由销售人员口行决定，一般参与部门有:销售系统、技术系统、生产系统、财务系统和法务专员。各系统的参会人员由各系统的领导指派。 7会议纪要合同前评审会的会议纪要主送参加人员，抄送事业部总经理和主管销售的总经理；如果评审会的结论是放弃合同，必须经主管销售的总经理审批后通知客户执行。8流程合同前评审会的流程见附件。9其它合同前评审会的其它事宜参照《会议管理制度》执行。附件合同前评审会流程图。 1定义合同后评审会议是指合同签订后的评审，是对合同的技术要求、交货期、合同条款等做全面评佔，并由合同签订的销售人员对与客户口头沟通的内容进行陈述，以满足客户的要求。2目的合同后评审会的口的是通过对合同的全面评估，提出技术支持、生产的交货、采购和外协及时性、法律风险、应付账款的风险等的评估意见；如果存在与合同冇岀入的内容，及时由销售人员告知客户，并与客户沟通达成一致意见。3适用范围合同后评审会议适用于公司所有已签订的合同。4会议的发起合同后评审会的发起由制造部发起，并由制造部经理主持召开。5会议时间合同后评审会的会议时间为固定式，每个星期一由制造部经理对上个星期签订的合同屮认为需要评审的合同进行评审。 6参会部门和人员合同后评审会出制造部发起，参会部门冇：销售系统、技术系统、生产系统、 财务系统和法务专员。各系统的参会人员由各系统的领导指派。7会议纪要合同后评审会的会议纪要主送参加人员，抄送事业部总经理、主管销售的总经理、常务副总经理、总经理。8流程合同后评审会的流程见附件。9其它合同后评审会的其它事宜参照《会议管理制度》执行。附件合同后评审会流程图。 总经理办公会议管理细则1定义总经理办公会议是指总经理在经营管理过程屮，为解决重大的经营管理活动决策事宜，召集其他高级职员共同研究从而确保决策的科学性、正确性、合理性,最大限度降低经营决策风险的经营管理会议。2目的为适应现代企业制度的要求，促进本公司经营管理的制度化、规范化、科学化，确保公司重大经营决策的正确性、合理性，捉高民主决策、科学决策水平，实现总经理办公会议制度。3适用范围总经理办公会议适用于公司内部所冇重大事宜的决策。4会议的发起总经理办公会议由公司总经理召集并主持。如总经理因故不能履行职责时，由总经理指定常务副总经理代其召集并主持会议。5会议时间5.1总经理办公会议每月召开一次，具体时间由总经理确定，一般在每月12号左右。5.2总经理办公会议须于会议召开前三个工作FI内以书面或电话形式通知 全体参加会议人员。参加会议人员必须准时出席。因故不能到会的，须捉前请假。5.3有下列情形Z—的，总经理应在五个工作□内召开临时总经理办公会议：（1）总经理认为必要时；（2）超过三分Z—的总经理办公会成员提议时；（3）董事会提议时；（4）监事会提议时。6会议的参会人员总经理办公会组成人员由董事会决定。在必要时，召开总经理办公会扩大会议，公司财务部负责人及其他齐部门负责人可列席总经理办公会议。董事及监事可列席总经理办公会议。7会议的内容7.1议事内容（1）审议上阶段经营目标完成情况和财务决算，讨论拟订公司下阶段经营计划和财务预算；（2）讨论拟订公司管理机构的设置，并提交董事会决议；（3）拟定公司发展规划，讨论科技发展规划和新产品开发方案；（4）讨论拟订公司项目投资方案，并提交董事会决议；（5）重大人事任免、薪酬方案的审议；（6）讨论公司2000万元以上购销合同及其他重大合同，讨论特别重大客户服务和维护方案；（7）讨论公司经营过程屮遇到的突发事项；（8）讨论其他应由总经理办公会议讨论的事项。7.2会议报告、审议和表决各分管副总经理或高层管理者在会上作如下报告：（1）分管部门/业务单元上阶段工作总结与下阶段计划安排；（2）分管部门/业务单元遇到的需在总经理会议上提岀解决的问题；（3）公司管理规章（草案）及其说明； （4）主管以上岗位员工的捉名与情况介绍；（5）讨论解决公司部门/业务单元遇到的重大问题；（6）其他应由总经理办公会议讨论的事项。7.3与会人员针对会上提出的计划和问题进行实质性讨论，发表意见，并形成最终结论。7.4表决（1）特别重大事项全票通过；（2）重大事项过2/3通过；（3）通常事项过半数通过。8会议的会议纪要总经理办公会议的会议纪要rti总经理秘书负责，纪要应由全体与会人员签字，并作为公司档案进行保管。9会议决议的执行9.1总经理办公会通过的制度、流程、机构职责、重大项目、重大任务等事项，以公司文件形式下达执行。9.2总经理办公会形成的意见，以《总经理办公会议纪要》下达执行。9.3总经理办公会议决定的事项，由相关部门承办。9.4总经办负责|■办调和检查落实总经理办公会议决议事项的执行情况。10流程总经理办公会的流程见附件。11其它总经理办公会的其它事宜参照《会议管理制度》执行。附件总经理办公会流程图。 生产调度会管理细则1定义牛产调度会议是指与牛产相关联的各个部门的资源进行合理调度，以实现合理安排生产和平衡生产计划。2目的牛产调度会的目的是通过对生产过程中出现的问题和牛产计划需要配置的资源进行调度，包括技术文件、原材料采购、外I办、工艺装备、人员等方而，确保生产的连续性和均術性。3会议的发起会议的发起由制造部发起，并由制造部经理主持召开。4会议时间会议时间为固定式，每个星期一召开。5参会部门和人员参会部门有：销售系统、技术系统、生产系统、物流系统和总经办。各系统的参会人员由各系统的领导指派，一般有；销售事业部的合同执行人员、技术负责人、品控部经理、制造部经理、各厂厂长和副厂长、生产计划员、 采购员、外协员、总经办秘书。6会议纪要生产调度会的会议纪要主送参加人员，抄送总经理、常务副总经理、总经理秘书，并由总经理秘书负责归档。7流程牛产调度会的流程见附件。9其它生产调度会的其它事宜参照《会议管理制度》执行。附件生产调度会流程图。 资金调度会管理细则1定义资金调度会议是指通过会议实现现有资金的合理调配使用，确保资金的时间价值。2目的资金调度会的目的是通过对现有资金的在各个使用部门的合理调配，保证月度现金流的畅通和均衡，捉高资金的使用价值。3会议的发起会议的发起由常务副总经理发起，并由常务副总经理主持召开。4会议时间会议时间为固定式，每个月的15号左右召开。5参会部门和人员参会部门冇：销售系统、技术系统、生产系统、物流系统、财务部和总经办。参会人员：常务副总经理、各销售事业部的总经理、技术总监、制造部经理、 物流部经理（采购和外协负责人）、财务部经理、总经理秘书。6会议纪要资金调度会的会议纪要主送参加人员，抄送总经理，并由总经理秘书负责归档。7流程资金调度会的流程见附件。9其它资金调度会的其它事宜参照《会议管理制度》执行。附件资金调度会流程图。 各系统例会管理细则1定义各系统例会是指各个系统内的负责人对上周工作总结和本周工作安排进行沟通、协调。各系统例会包扌乩生产系统例会、技术系统例会、销售系统例会、行政和物流系统例会。2目的各系统例会的目的是及时发现问题和解决问题，合理安排本周工作，提高工作效率。3会议的发起会议的发起由各系统的主管高层领导发起，并由各系统高层领导主持召开。生产系统例会：负责生产的副总经理技术系统例会：技术总监销售系统例会：总经理或总经理助理行政和物流系统例会：负责行政的副总经理 4会议时间会议时间为固定式，每个星期一或周二召开；由各系统的主管高层领导确定。5参会部门和人员5」生产例会参会部门有：制造部、品控部、包装机械厂、厨房和流体设备厂、财务部。参会人员：常务副总经理、制造部经理、品控部经理、包装机械厂厂长和副厂长、厨房和流体设备厂厂长、财务部经理；以及各个部门认为应该参加会议的人员。5.2技术例会参会部门：各设计所所长、各设计室室主任、总工办参会人员：技术总监、总工程师、副总工程师、各所所长、各室室主任；以及各个部门认为应该参加会议的人员。5.3销售系统例会参会部门：市场部、信息部、总经办、各销售事业部参会人员：总经理、总经理助理、市场部经理、信息部经理、总经办主任、各事业部总经理；以及各个部门认为应该参加会议的人员。5.4行政和物流系统例会参加部门：人力资源部、行政后勤部、物流部、商用厨房设备事业部参加会议人员；负责行政的副总经理、人力资源部经理、行政后勤部经理、商用厨房设备事业部总经理；以及各个部门认为应该参加会议的人员。6会议纪要各系统例会的会议纪要主送参加人员，抄送总经理、常务副总经理、总经理秘书，并曲总经理秘书负责归档。7流程各系统例会的流程见附件。9其它各系统例会的英它事宜参照《会议管理制度》执行。 附件各系统例会流程图。技术方案评审会管理细则1定义技术方案评审会是指新产品开发或产品改进过程屮涉及的重大技术方案的决策。2目的技术方案评审会的目的是减少产品方案的不合理性，优化产品的技术方案。3会议的发起会议的发起由总工办承办，由技术评审委员主任主持召开。4会议时间会议吋间为非固定式，根据研发的产品随吋召开。5参会部门和人员参会部门冇：产品方案设计部门、技术评审委员。参会人员：产品方案设计者、技术评审委员会委员若干名（根据项口由评审 委员会主任确定人选）。6会议纪要会议纪要主送参加人员，抄送总经理、常务副总经理、技术总监、总工程师和副总工程师、总工办秘书，并由总工办秘书负责归档。7流程技术方案评审会的流程见附件2o9其它技术方案评审会的其它事宜参照《会议管理制度》执行。附件1:技术评审委员会主任：谨飞副主任：陈小平、黄石元委员：赖云來、蔡贵银、赖夏荣、迟宗波、陈小兵、陈军、刘照恒、丁万民、詹永杰、戴忠、尉世灿、汪军、王关鹏、唐再问、孙琳、周绪歧、王伟盛、柏文华、刘志雄、孙旭峰、张如波、郑刚、徐豪翔附件2：技术方案评审会流程图。