05.会议管理制度 4页

员工办公管理制度文件编号HD-RP-05版/次A/1生效日期2013年01月01日台山市恒达家居工艺制品有限公司页次第4页共4页1.0目的：为规范会议管理程序，提高会议效率和决议能力，特制订本制度。此制度适用于公司及各部门召开的各类例会及专题会议。2.0范围：公司范围内建立有效沟通和培训管理体系，适用于公司全体员工。3.0职责：3.1人事行政部负责公司例会的组织、记录、整理会议纪要并及时下发。3.2各职能部门负责本部门会议的组织、记录、整理会议纪要并及时下发与跟踪。4.0工作程序：4.1例会4.1.1总经理例会1、会议主持：总经理2、会议时间：每月底一次，具体时间提前通知。3、参加人员：总经理、副总经理、及指定部门负责人。4、会议内容：（1）、讨论制定月度工作计划，总结和完成计划的措施和办法。（2）、讨论研究发展项目的可行性、策略、意向书及合同等。（3）、检查、研究重大项目的阶段性工作情况、工作安排或计划，检查发展项目进度、质量、成本的控制情况。（4）、定期通报资金运转、资金投入情况、公司开支情况、审核财务的预决算。（5）、讨论公司架构，人员编制、工资调整和公司员工的任免、奖惩；讨论决定部门的职责范围。（6）、研究决定员工的福利待遇及有关事宜。5、会议决议跟踪：将会议的决议、具体工作责任人、协助部门、工作完成的具体时间、效果验证人记录在《会议问题解决进度表》中，确保会议的效果。 员工办公管理制度文件编号HD-RP-05版/次A/1生效日期2013年01月01日台山市恒达家居工艺制品有限公司页次第4页共4页5．1行政例会1、会议主持：常务副总经理2、会议时间：每双周一次，定在周一9：00开始。3、参加人员：行政部所有成员。4、会议准备：参加人员必须将上双周的工作总结和本双周的工作计划汇总填入《每双周工作总结及计划安排表》中，并在会议中扼要发言。5、会议流程：5．2（1）、会议主持人就上双周问题的解决情况进行通报和总结。5．3（2）、参加会议的人员都要轮流发言，先总结上双周工作情况，反映所存在的问题，并阐述本周的工作计划。5．4（3）、上级领导与相关部门一起定出问题解决方案，落实工作负责人和完成的时间。6、会议内容：5．5（1）、检查、通报上双周工作完成情况及所存在的问题。5．6（2）、安排、布置本双周各项重要工作。5．7（3）、检查、通报生产进度、业务跟单进度及货款回笼的情况。5．8（4）、讨论协调各部门之间的问题等。7、会议决议跟踪：将会议的具体问题、解决方法、问题解决责任人、协助部门、工作完成的具体时间、效果验证人记录在《会议问题解决进度表》中，确保会议的效果。5．9专题会议1、会议主持：项目负责人。2、会议时间：按具体情况。3、参加人员：相关人员或指定人员。4、会议内容：5．10（1）、该项目的沟通、安排、布置工作。5．11（2）、该项目的实施、检查、改进工作。 员工办公管理制度文件编号HD-RP-05版/次A/1生效日期2013年01月01日台山市恒达家居工艺制品有限公司页次第4页共4页5．1（3）、其他相关事项的沟通协调。5．2(4)、集思广议形成专题会议决议或初步实施方案，并落实相关责任部门、责任人。5．3部门早会1、会议主持：部门经理2、会议时间：每天早上9：30分—10：30分。3、参加人员：本部门人员及相关责任人。4、会议内容：5．4讨论本部门存在问题。5．5其他相关事项的沟通协调。5．6会议纪律5．7接到会议通知后，预先安排好工作，做好会议准备，按时间、地点准时出席会议。5．8与会人员如因其他公务不能准时出席必须向会议主持人请假，必要时须安排部门其它人员代理出席会议。会议记录人要做好会议记录，及时分发、备查。5．9会议期间手机必须调整为振动状态，并不得发出响声。若不能调整为振动则必须关闭手机。（特殊情况与会人员的手机是否关闭，由会议主持人决定）。5．10会议进行时，与会人员如需处理紧急事项，应向会议主持人请假。5．11会议进行中，其他人员不得擅自敲门进入会场找人，如有紧急事项，应向会议主持人请示。会议期间，严禁打手机、迟到、早退、讲与会议主题无关的事项。5．12会议完毕由会议主持人宣布散会时参会人员方可离场。5．13为严肃会议纪律，对迟到、早退者每次罚款10元，对手机响者每次罚款10元，对旷工、会场打手机影响严重者每次罚款10元。5．14参加重要会议的人员，要严守会议秘密，不准向无关人员随意谈论会议内容。。5．15记录5．16《每周工作总结及计划安排表》(HD-P-1001)5．17《会议问题解决进度表》(HD-P-1002) 员工办公管理制度文件编号HD-RP-05版/次A/1生效日期2013年01月01日台山市恒达家居工艺制品有限公司页次第4页共4页编制审核批准日期日期日期