（4.26）会议管理制度 10页

会议管理制度第一章总则第一条为规范会议管理，增强会议管理的计划性，提高会议效率，确保会议效果，特制定本制度。第二条本制度所涉及的会议，主要是指控股公司内部与经营管理有关的管理会议、专业性会议等。第三条本制度主要适用于控股公司总部，各子公司要依照本制度要求结合各公司管理工作实际制定各自的实施细则。第二章会议类型第四条公司会议按会议内容的不同分为综合性会议和专业性会议两种。1、综合性会议是就公司整体工作进行总结、安排、部署的工作会议。2、专业性会议是就公司一方面工作或虽涉及公司各单位、但已明确牵头部门的某一专项工作召开的会议。第五条公司内部会议实行例会制度，正常性工作研究一律纳入例会制，原则上按照规定的时间、地点、内容组织召开工作会议。第三章控股公司综合性例会第六条综合性例会主要有控股公司年度总结表彰大会、控股公司月度工作例会、控股公司月度部长例会、各子 公司中层以上干部专题调研（座谈）会四种。第七条年度总结表彰大会。控股公司每年年初召开一次，时间为1月〜2月期间；会议一般以视频会议的形式召开；会议主会场一般安排在北京总部，由董事长主持，各子公司总经理、控股公司全体员工及受到控股公司表彰的各公司先进单位和先进个人的代表在主会场参加会议；各子公司要分别设立分会场，各子公司中层以上干部、受到表彰的其他先进单位和先进个人在各公司分会场参加会议。主要内容包括：总结上年工作，动员部署下年工作；表彰先进单位和个人。第八条控股公司月度工作例会。一般定于每月最后一天举行，会期一天；奇数月份以视频会议形式召开，偶数月份以现场会议形式召开，由董事长主持，各子公司总经理和控股公司各部部长参加；会议地点在北京总部或在某个子公司召开。主要内容包括：听取上月工作汇报，确定下月工作重点，研究与各子公司有关系的制度、政策及其他重大事项,每年1月份和7月份工作例会增加对上一（半）年度全面经营（预算）活动分析的内容。第九条控股公司月度部长例会。一般定于每月15日举行，会期半天；由董事长主持，控股公司各部门部长参加； 会议地点在北京总部会议室。主要内容包括：听取各部门上半月工作开展情况汇报，明确下半月工作计划；研究需要集体研究和解决的事项；研究控股公司内部管理的有关制度、政策及重大事项。第十条各子公司中层以上干部专题调研会。每个子公司每半年至少一次（一般在每年的7月下旬和1月底2月初）,在各公司轮流召开，由董事长主持召开，控股公司各部部长、所到子公司中层以上干部参加。主要内容包括：按照会议确立的调研或座谈主题，董事长直接听取各公司中层以上干部的意见及问题反映，控股公司各部向子公司沟通下步工作想法，董事长针对会议反映的问题发表讲话，统一干部思想。第四章控股公司专业性例会第十一条财务管理专业例会:1、财务年度（半年）工作例会。每半年召开一次，一般定于在1月份和7月份的18日召开，会期一天（或半天），采取视频会议的形式，由财务部部长主持，控股公司及各子公司全体财务人员分别在主会场及各子公司分会场参加会议。主要内容：总结上一（半）年度财务管理工作，部署下一（半）年度工作。2、全面预算年度（半年）例会。每半年召开一次，一般定于1月份和7月份的17日召开，会期一天（或半天），采取视频会议形式，由财务部部长主持，控股公司各部门及各子公司专业预算方面负责人分别在主会场和各子公司分 会场参加会议。主要内容：对半年或全年全面预算执行情况分析并形成阶段整改报告。3、资金调度平衡月度例会。一般定于每月倒数第2天的上午召开，会期半天，采取视频会议形式，由财务部部长主持，控股公司及各子公司资金管理负责人参加。主要内容:分析各子公司现金流量状况，综合平衡和调度资金使用，形成下月资金调度计划。第十二条市场营销专业月度例会：一般定于每月10日召开，轮流在各子公司或以视频会议形式进行，营销部部长主持，各子公司经营副总、销售处长参加，主要内容：对前期营销工作进行总结并布置下步营销工作重点进行；对前期市场形势进行总结、分析并预测近期市场形势；根据市场变化情况对销售政策及战略进行及时调整。第十三条采购供应专业月度例会：一般定于每月10日召开，在总部或某子公司集中召开，或采取视频会议形式,会期半天，采购供应部部长主持，各子公司经营副总、供应处长参加。会议主要内容：总结上月采购系统重点工作完成情况，研究存在的问题及需要协调解决的问题；通报各子公司主要原燃料采购质量、价格及内部对标，交流信息及对原料的价格趋势进行预测，布置本月的重点工作。第十四条科技发展专业季度例会。技术质量分析季度例会。一般定于每季首月18日召开，会期一天，科技发 展部全体人员、各子公司总工、技术部门中层正职、各生产厂专业技术人员参加，主要内容：总结上一季度技术质量、产品质量和产品开发等方面工作的情况，对存在问题进行探讨，提出解决方案和实施计划，并对本季度的技术质量、产品质量和产品开发等方面工作做出安排。第十五条工程管理专业例会1、工程管理例会。每两月召开一次，一般定于奇数月份20日召开，在北京总部或某个子公司举行，各子公司工程管理部门正职及控股公司工程管理部外派工程管理专员参加，主要内容：听取各子公司工程处长对在建工程实施情况及重要制度执行情况的汇报；针对各子公司在工程管理以及制度推进过程中存在的焦点问题进行分析、讨论，并提出解决的办法，形成一致的意见，在各公司统一执行；交流并推广成功的工程管理经验；对本月工程管理工作进行总结,对下一阶段公司关注的工程管理工作重点做出安排布署。2、工程预算月度例会。每月召开一次，一般定于每月10日召开，在北京总部或某个子公司举行，工程管理部部长主持，所有外派预算经理参加，主要内容：各预算经理汇报上月预算工作开展情况及下月工作安排；工程管理部预算经理总结全公司预算工作，对下阶段公司关注的预算重点工作做出安排；针对各个子公司预算管理中存在的问题，进行分析讨论，形成整改意见；讨论工作中遇到的问题，提出解决办法，形成一致意见；讨论有关制度、办法、规定、规程、表格等。 第十六条审计监察专业例会：1、审计监察年度工作会议。一般定于每年1月25日召开，会期半天，会议地点在北京总部会议室，由审计监察部部长主持，全体审计监察人员参加。主要内容：总结上年度审计监察工作，安排部署下年度工作。2、审计监察季度例会。除召开年度审计监察年度例会的月份外，一般定于每季度首月的25日召开，会期半天，采取视频会议形式，由审计监察部部长主持，审计监察部（含驻各子公司审计监察处）全体人员参加。主要内容：研究讨论本部门拟出台的公司制度，安排部署下季度工作重点，研究审计监察具体工作。第十七条人事行政专业月度例会：一般定于每月26日上午10:00召开，会期不超过1小时，釆取视频会议的形式,人事行政部部长主持，控股公司人事行政部专业经理、各子公司人力资源及办公室正职参加。主要内容：听取控股公司人事行政部各专业经理及各子公司人力资源及办公室上月工作情况及下月工作计划的汇报，研究分析存在问题，安排部署下月工作。第五章会务组织及程序第十八条公司内部会议组织分工：综合性会议由人事行政部政务组牵头、总务组配合组织，专业性会议由各专业部门负责组织。 第十九条公司会务组织的一般程序1、会议议题确定重要会议要提前10天进行会议议题征集工作，至少提前7天确定会议议题，至少提前3天将相关文件材料印发参会人员研究，以便做好参加会议讨论准备。2、会议参加人员、会议时间及会议地点确定请示主管领导确定参加会议人员及会议时间，注意与忙碌及重要参会人员及时沟通、联系，确认参会人员能够按照计划参加。会议地点要根据会议性质和参加人数需要确定,注重简朴、实用和方便原则。3、会议通知一般在会议召开时间提前三天向参加会议单位和人员下发正式会议通知。会议通知包括：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持人、参加会议人员范围、会议议题及其它注意事项等。特殊紧急情况下也可用电话临时通知，但要形成相关电话通知记录，确认通知到位。4、会议资料准备公司各种会议一般不再准备纸质资料，会务人员按照议程准备的电子版会议资料（相关文件、讲话、总结、议题说明等），于会议召开前三天将发至参加会议人员。 5、会议室的布置会场的布置要配合会议的目的、性质、参加人数、会场大小、形状加以设定。要对温度、电源、照明、通风、音响、座牌摆放等情况进行重点关注，对会议需要的桌椅、音响、视听设备、文化用品、饮水（会期较长会议期间可安排专人定期供水，一般每15分钟倒一次水）、水果等物品需要准备妥当。6、会议接待及服务工作对前来参加会议的外地人员按照公司有关规定注意做好接待服务，会议期间注意保管好参会人员物品，为参加会议的人员临时事宜提供必要服务。7、会议签到及记录工作会议开始前10〜30分钟，会务人员应提前到会议室，做好参加会议人员签到工作。会务人员要将会议要点、重要发言、会议决定记录下来（必要时录音），重要会议（董事会）记录要得到与会人员签名认可。8、会议期间特殊情况处理会议中途有电话来访或有客来访，会务人员应以便条形式通知相机处理，参会人员需要中途离开会场，需要经会议主持人同意。其它特殊事宜相机处理。 9、会议纪要负责会议组织的部门要安排专人做好会议记录，会后形成会议纪要（备忘），会议纪要一般应于会议结束后的24小时内完成拟稿工作，履行主要领导审批程序后，印发至参会人员和有关单位。10、会议善后工作会议结束后，会务人员要迅速安排好参加会议人员的行程及用餐工作，相应做好外来人员返回等服务工作，并及时做好整理会议室和会议资料归档工作。第六章会议纪律第二十条参加会议人员必须遵守以下纪律规定：1、出席会议人员应提前5分钟到会，不得迟到和早退；因故缺席要于会前向主管领导请假，并经请示领导同意后委派其他人员参加；2、会议期间参会人员禁止随意走动，谈论与会议无关话题；移动电话必须设置为振动或关闭状态，杜绝会议期间手机铃声响起；3、会议进行期间，如遇电话或来客访问参会者，工作人员可以便条形式通知;4、会议进行期间与会人员一般不要离开会场，如确因 特殊情况离场须向主持人请假，经同意后方可离开；5、会场一般禁止吸烟。第七章会议落实和督导第二十一条会议决议落实、督办及反馈工作1、会议牵头组织部门负责会议决议（或议定事项）的督导和落实。属于例会的，每次会议前要总结上次会议决议（或议定事项）完成情况并向会议做例行报告。2、在会议纪要印发的当天，督办人员要与有关领导沟通，列出督办事项清单，使每个议定事项达到“四个明确”，即责任单位明确、责任人明确、工作目标明确、完成时限明确。并定期与承办人员做好沟通和督办、催办等，不定期向召集会议的主要领导反馈落实情况。第八章子公司会议管理第二十二条各子公司在制定会议管理制度实施细则时必须与本制度第四条、第五条、第十八条、第二十条、第二十一条实现高度一致；与第十九条要基本一致。第二十三条第九章附则本制度由人事行政部负责解释。