商务秘书实务第五章会议管理工作 24页

第一节会议工作概述第二节会议的准备工作第三节会议中的工作第四节秘书在会议中的角色和责任第五节与助手一起工作第六节会后的工作第五章会议管理工作2021/8/261 第一节、会议工作概述一、会议的内涵1、行政管理活动与会议（什么是会议、为什么要召开会议）：所谓会议，指三人以上聚集在一起，有组织有领导地讨论和解决问题的一种活动形式，会议是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。会议的目的包括交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等。会议的基本组成因素包括：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等。2、会议的功能（集思广益、管理手段、发布信息、监督员工、协调矛盾、解决问题、资源共享）3、会议的管理（主办者、承办者、与会者、嘉宾、其他与会人员）4、会议的质量2021/8/262 二、会议的类型与特点会议的类型：股东大会、董事会、经理会、团队会议、谈判会议、企业新闻发布会、展览会、定货会、培训会会议的特点：合法性、经济性、工具性、服务性、事务性2021/8/263 会议策划方案与筹备方案会议时间安排适时高效确定会议地点正确确定与会人员范围准备会议文件资料发放会议通知布置会场准备会议所需物品和设备安排会议的食宿和交通会议经费的预算和使用处理好会议的突发事件第二节会议的准备工作2021/8/264 会议的管理和组织会前准备-策划案的内容会务工作是围绕会议的内容、形式进行的目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等筹备方案的内容2021/8/265 会议会址与会场1.会议地点的选择（交通、安全、费用、景点）2.会议地点的使用历史3.会议地点的服务设施4.会议地点的住宿条件5.会议地点的工作人员6.会议会场的格局7.会议会场与策划的关系会议会址与会场2021/8/266 会议的成本控制会议的经费预算会议的经费计划审核会议的付费与支出会议成本控制会议经济与会议策划2021/8/267 会议文件的准备会议文件的主要类型会议通知的拟制与发送会议文件的拟写（邀请函、新闻发言稿、会谈方案、展览会说明书等）会议文件的印制与分发会议文件的保密与管理会议文件的准备2021/8/268 会议的食宿与交通安排会议的餐饮安排会议的住宿安排会议的交通安排2021/8/269 签到引导座位迎宾接待安排食宿会场管理会议协调会议记录会议简报和资料会议信息和宣传会议会中的联络工作（　商务会议联络主要方面、主要方法、工具和途径）会议会中的宣传工作与公共关系会议经费的管理和支付会议中的工作第三节2021/8/2610 第四节秘书在会议中的角色与职责秘书在会议过程中的主要工作会议记录工作秘书参与会议2021/8/2611 注意事项会议的组织和管理会务的实施-签到关键点：住房钥匙签到台住房分配其他2021/8/2612 会议的组织和管理会务的实施-开会期间开会期间的工作与餐厅的联系与会场的联系与服务台的联系与客房部的联系处理突发事件2021/8/2613 会议议程和日程的安排1．会议议程会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，经上司批准后，复印分发给所有与会者。2．会议日程会议日程就是根据会议议程对会议逐日作出的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的参考依据。会议日程的制订要明确具体，准确无误。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间划分为上午、下午、晚上三个单元，使人一目了然。3．会议议程和日程安排应注意的问题（1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因。（2）要保证重要人物能够出席会议。（3）例会原则上要定时召开，且时间不宜过长，一般控制在一个半小时左右，以避免会议效率降低。（4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会，全体会议一般安排在上午，分组讨论则可安排在下午，晚上可安排一些文娱活动。2021/8/2614 会场选择1．会议地点应选择距上司和与会者的工作地点均较近的地方，同时应考虑会议场所交通因素。2．会场的大小应与会议规模相符。一般来说，平均每人应有二至三平方米左右的活动空间比较适宜。时间长的会议，场地不妨大些。3．会场要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、摄象机、录音机、投影仪、计算机、麦克风等等。4．会场应不受外界干扰，应尽量避开闹市区。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。5．应考虑会议场所的安全因素。6．场地租借的成本必须合理。2021/8/2615 发送会议通知（一）拟写会议通知注意事项会议通知一般包括标题和正文两部分，标题应写明召开会议的单位或部门、会议名称、发文号。通知的正文包括会议名称、会期、会议的详细地址、时间、会议议题和联系方式等等。写作时需注意以下几点：1．不要忘了写会议名称，如“销售促进会”、“部门例会”等，会议名称要具体。2．时间、场所要准确无误。给公司外部人员的会议通知，最好附一张会议地址简图。3．议题要尽量详细具体。4．有附加资料时，要写明资料名称及页数。5．会议通知拟写好后需交上司审阅、批准。2021/8/2616 发送会议通知注意事项1．为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外，所有会议均应正式打印会议通知，通过书面形式传递到有关人员，以示正规和郑重。2．一些会议（如股东会议）在发送通知时应按规定的会议规则行事。发通知的同时应附上一份代理委托书。其它类型的会议如无法出席，也应在必要时授权代理，以保证通过决议时有所需的法定人数。3．如果有事先需准备的材料并需让与会者事先了解有关情况，应随信寄发一份相关材料给予会者。4．对书面通知的地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装或漏寄。信封上应醒目标出“会议通知”字样。5．需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。6．对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新。7．不管以什么方式发出会议通知，都应确保会议信息能够按时、完整地传达到与会者。8．可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等）与会议通知一并发出。9．如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明，标明到达会址的交通线路。2021/8/2617 布置会场（一）会场的整体格局1．大中型会场为保证有一个绝对的中心位置，多采用半圆型、大小方形的形式，以突出主持人和发言人。2．中小型会场可采用方拱形，半月形，椭圆形，回字形，T字形和圆形等形式。（二）主席台座次的安排会议主席台就座者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：1．依职务的高低安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。2．为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。3．主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上标明。4．在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。2021/8/2618 大型会议的经费预算1．文件资料费：包括文件资料、文件袋、证件票卡的印刷、制作等的开支。2．邮电通讯费用。3．会议设备和用品费。4．会议场所租用费。5．会议办公费。6．会议宣传交际费。7．会议住宿补贴费，一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，会议主办者补贴一部分，也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，预算中可不列此项。8．会议伙食补贴，通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，与会者承担一部分。9．会议交通费，即参会人员往返交通的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。10．其他开支，包括各种不可预见的临时性开支。2021/8/2619 安排食宿食宿安排的原则是节俭、务实、周到。既要让代表吃好、住好而又不浪费。就餐大体上是一个标准，适当照顾少数民族代表和年老体弱者以及南北不同代表的口味。住宿的安排是一项具体细致的工作，要提前编制住宿分配方案。长者、尊者、领导要适当照顾。有时还要考虑按地区集中，便于讨论。不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间规格和代表具体情况列出住宿表，报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。2021/8/2620 会前的检查1、文件材料准备情况的检查会议文件的撰制一般分为两种情况，一是由秘书部门直接拟制，或由秘书部门牵头组织有关部门、有关人员共同拟制；二是由有关部门准备文稿，然后经主管领导或秘书长审核。检查时应特别注意后者，检查文件上的会议名称、文件编号、份号等。若文件已装入会议文件袋，在条件允许的情况下，应逐袋检查，把工作做细。2、会场布置情况的检查会场布置是否与会议议题相适应，会标是否端庄醒目，主席台是否按议定座次安排，领导者名签安排是否妥当，旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体，音响、照明、通讯、录音、录像、通风、安全保卫等设备、措施是否完善。3、会议保卫工作的检查确保会场内所有设备、运转正常。确保会场内消防设施齐全有效。确保会场的防窃听装置灵敏高效。确保会场的防盗设施处于运行状态。检查进出会场人员的身份，尽量不许与会议无关的人员进出会场。2021/8/2621 第四节秘书在会议中的角色和责任会前的准备会议间的角色分寸会后积极落实2021/8/2622 第五节与助手一起开会1、明确会议的目的，控制会议的进程。2、注意倾听，调动所有与会者的积极性。3、循循善诱，多提开放性的问题，逐步引导向结论。4、及时制止不民主的言论和态度，鼓励积极的争论。5、善于归纳总结，概括出会议的结论。6、提高会议的效率，遵守会议时间。2021/8/2623 第六节会后整理工作引导离场会场卫生合理安排与会者离会返程及时做好会议物品的清退清理会场和文件整理文件档案，立卷归档会议经费结算和会议经费使用情况的审核新闻报道催办和反馈会务工作总结评估2021/8/2624