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青海陆港物流有限公司会议管理制度第一章总则第一条为规范会议管理，提高会议质量和工作效率，制定本制度。第二章管理职责第二条综合办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。第三条会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。第三章会议分类及组织第四条公司会议归纳为四类：一、董事会会议：是公司董事会例会，董事长认为有必要组织召开的会议。二、总裁办公会会议：主要是副总经理以上人员参加的会议,总裁认为有必要组织召开的会议。三、公司级会议：主要是公司各部门负责人例会和有关部门负责人报请总裁批准后召开的会议。四、部门工作会议：各部门召开的工作会由各部门领导决定召开并负责组织。第五条各类会议召开时间及召集部门一、董事会会议（一）由董事长负责；（二）董事会会议议题由董秘办负责征集，向董事长汇报确定议程，提前一天通知各董事参会。会议由董事长或董事长委托的董事主持。 二、总裁办公会会议（一）由公司总裁负责；（二）总裁办公会议议题由综合办公室负责征集，向总裁汇报确定议程，提前一天通知参会人员。会议由总裁或总裁委托人主持。三、公司级会议（一）由公司副总经理以上主持召开会议的领导负责；（二）公司级会议议题由综合办公室负责征集，向会议主持人汇报确定议程，提前一天通知参会人员。会议由召集人主持。四、部门工作会议（一）由各部门领导负责；（二）形成例会制度，每周一召开。第六条上级或外部门在我公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）一律由综合办公室按总裁指示和要求进行安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。管理内容及程序第七条会议提拟与审批一、董事会会议由董事长直接提拟。二、总裁办公会议由集团总裁直接提拟。三、公司级会议由集团副总经理以上人员提拟，报总裁批准。四、部门工作会议由各部门自行安排。五、以上各级会议时间和参加人员均不得与上一级会议发生冲突。第八条会议计划与统筹一、每月25日前，会议提拟部门填写《会议审批表》报综合办公室，由综合办公室统一平衡会议召开时间及地点，汇同公司以上级会议编制《月度会议计划》，统一报总裁审批后，于月 底前发放至公司各领导及各部门负责人。二、凡综合办公室已列入计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排新的会议时，会议提拟部门应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请综合办公室调整会议计划。未经综合办公室同意，任何人不得随意调整正常会议计划。三、因公司领导无法出席而延时或取消的会议，综合办公室负责在第一时间通知提拟部门负责人。四、会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体。各类会议的优先顺序为：董事会会议、总裁办公会议、公司级会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。第九条会议准备一、会议通知遵照以下规定：（一）已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由各部门按计划表直接通知与会人员。（二）属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：1、未列入月度会议计划而临时提拟的会议；2、虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明或需更改会议时间的；3、其它提拟人认为应另行通知的情况。（三）会议通知时间一般应提前一天以上，对需准备汇报材料及特别会场服务的应提前三天以上，通知对象为与会人员及为会议提供服务的部门。（四）会议通知形式一般为口头、电话、短信（传真）通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以《会议通知单》（见附件2）进行书面通知。 二、会议的其它准备工作遵照以下规定：（一）会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）的准备工作；（二）会议服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场、布置会场、清洁会场桌椅、备好会议器材及茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等，并保证其正常、可靠、有效地使用。第十条会议组织一、会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。二、会议主持人须遵守以下规定：（一）主持人应于会前20分钟到达会场，进一步检查会务落实情况，做好会前准备。（二）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。（三）会议主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制和调整，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保会议议程顺利推进，提高会议工作效率；（四）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体决议的事项应加以归纳和复述，适时提交参会人员表明意见；对未决议的事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。（五）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等事宜会后进一步向与会人明确。三、参会人员须遵守以下规定：（—）应不迟于会前5分钟到达会场，并在《会议签到表》（详见附件3）上签到； （二）会议发言应言简意赅，紧扣议题；（三）遵循会议主持人对议程控制的要求；（四）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；（五）遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门等处，原则上不允许接听电话，如须接听，经主持人同意后离开会场接听；（六）按照会议要求着装；（七）做好本人的会议记录。四、总裁办公会议原则上由总裁主持，总裁另有授权的，服从总裁授权。第十一条会议记录一、公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。二、公司各类会议应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：（一）各部门应常设一名会议记录员，负责本部门会议及本部门负责组织召开的会议的记录工作。（二）会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要,主持人可根据本原则并考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。（三）董事会会议、总裁办公会议原则上由文字秘书或办公室主任负责会议记录工作，董事长或总裁另有指定的，服从指定。三、会议记录员要遵守以下规定：（一）以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。（二）会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性、真实性。 （三）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。（四）会议纪要原则上第二天下发，最迟不迟于二日内呈报会议主持人审核签字后下发。（五）做好会议原始记录的日常归档、保管工作。四、下列情况，应整理会议纪要：（一）须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；（二）其它主持人要求整理会议纪要的会议。五、会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。部门会议的会议纪要须报综合办公室一份存档备查。六、会议记录为公司的机密，保管人员不得擅自外泄。第十二条会议决议的督办、督查一、会议决议、决策事项的督办、督查工作遵循“归口办理，分级负责，实事求是，注重时效”的原则，综合性工作及公司重大决策执行情况的督办、督查由综合办公室牵头负责，其它工作根据职责和分工归口办理。二、会议决议、决策事项的督办、督查依据以会议原始记录及会议纪要为准。第十三条参会人员若不能按时参加会议，须提前一天以上向会议召集部门提出请假申请，申明不能参加会议理由，并按会议召集部门要求安排本单位其他人员参加会议。第十四条无正当理由迟到、早退每次处以50元的罚款；无正当理由缺席每次处以100元的罚款；凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由通知人承担。会议记录员负责统计迟到、早退、缺席人员名单，经主持人核准后报财务部，由财务部负责收取罚款。 第五章附则 第十五条本制度由综合办公室负责解释。第十六条本制度自颁布之日起执行。第六章附件附件一：会议审批表附件二：会议通知单附件三：会议签到表 附件一:会议审批表■会议提拟部门会议提拟部门领导签字会议议题拟召开会议时间拟召开会议地点与会部门及人员部门参会人员部门参会人员会议要求公司主管领导意见 附件二会议通知单召开会议时间召开会议地点参会部门及人员需要上会准备的材料内容会务安排附件三:会议签到表会议时间：会议地点：会议内容：单位职务/职称签字单位职务/职称签字