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高效会议管理技巧（节选）【所属体系】个人发展类【主讲专家】张晓彤内容提要第一讲当今会议血血观第二讲会议效率不窩的原因及解决方案第三讲开会前的准备工作第四讲成功会议的五种策略第五讲会议屮的沟通与反馈技巧第六讲主持人的会议管理技巧第七讲如何对待会议屮的意外情况第八讲主持人与参会者的守则与责任笫九讲会议记录第十讲会后跟进第一讲当今会议面面观【本讲重点】会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议成本的计算会议的主要目的就是解决问题，但山于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题,、反而使问题愈趋复朵。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间 在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成丄作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。会议的意义1.会议是一个集思广益的渠道如上图1-1,会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产牛“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。2.会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。图1-2组织或部门与会议3.会议是一种群体沟通的方式开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越來越多，现在人们可以通过E-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。会议的目的会议的目的：＞开晨有效的沟通＞传达陵讯＞监沓贾工、协训矛盾＞达戍协议为解决间題＞番漁其車＞开发创意♦开展有效的沟通会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要日的。 ♦传达资讯通过会议可以向员工通报-些决定及新决策，也就是说向员工传达来白上级或其他部门的相关资讯。♦监督员工、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“回对面”的形式，來有效协调上下级以及员工之间的才质。♦达成I办议与解决问题最终实现协议的产生和达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤,问题的解决。点明困难所在发现间题并寻找解决办法衡星间题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领图1-3达成协议与解决问题的6个步骤♦资源共享利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。♦开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思,并且论证新构思，使其具有可行性。♦激励上气年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。♦巩固主管地位经理或主管为了体现口身的存在价值，更为了巩固口己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此來强化自己的地位。会议的种类会议町以按照人数.开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方血反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。表1-1会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类•团体会议•一对一会议•面对面会议•电话会议•视频会议•宣布人事安排、讲解政策的会议•当众表扬或批评别人的会议•临时处理突发事件的会议•固定的团队会议•集思广益的会议会议的频率每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。 1•固定的部门会议建议频率，至少每月一次注意挙项：＞不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不＞将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽盪成工作上的被动。2.全体会议3•处理突发事件的会议建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入做事无条理的可怕境地.4.一对一会议会议成本的计算会议成木分为时间成木、直接会议成木和效率损失成木3种。会议成木是非常可观的一笔数目，它关系到-•家公司的得失成败，I大I此万万不口J等闲视之。1.会议的时间成本 时间成本=参加会议的人数X（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间）注意：如果时间成本不太直观，则钱按成金钱成本。金钱成本=开会的时间成本X与会人员平均每小时的薪水1.直接的会议成本①至少每两月一次②随时③按需要④至少每月一次2.效率损失成本开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况：效率损夫的3中情况：＞因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意＞不能及时处理寥户的投诉而得罪一批蓉户＞不能及时解决自己營辖范围内的突发事件而停工停产【自检】请将下列相关选项用横线连接起来。A、固定的部门会议B、一对一会议C、处理突发事件的会议D、全体会议♦见参考答案1-1【本讲总结】从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成时间成本、直接成本及效率成本的损失.因此，每个人应从基础做起，深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本，只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效”O【心得体会】 第二讲会议效率不高的原因及解决方案【本讲重点】会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范会议效率不高的原因及预防性管理1.会议的通病——效率不高小土是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：♦公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。♦许多主管对于何吋开会儿乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。♦有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根木不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非耳议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根木来不及准备。时下有一句很流行的话——“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比较烦”。开会Z所以烦，用小王的话來说，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，其至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外亜要。2.会议效率不高的原因会议效率不高通常山以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原【大I是会议的“致命伤”，需耍格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。芸议的三种致命伤:＞主持人的技能＞会议的地点＞会磁的准备工作 表2-1会议效率不高的原因及具体表现项次原因具体表现(1)时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。(2)地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。(3)开会对彖的选择必须出席会议的人未到，通知來的是一些可有可无的参加者。(4)主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。(5)参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何农意，乂不知如何引退，致使会议失败。(6)会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。(7)开会的原因、目的和结果开会的原因、H的和结杲在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议亳无意义、宣告失败。高效会议的八大特征与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特征。高效会议的八大特征：＞只在必要时才召集＞好好筹划过＞拟订和分发了议程表＞遵守时间＞一切按部就班＞蚀了评论利归纳pJE录所有决定，建议和负责人＞请了最有经验的和有才能的人出席建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。会议规范会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范木身。1.会议时间安排的规范 会议时间安抓的规范：＞8AM-9AM发言的欲望没被啖醵，不宜让与会者对提议有太多甌蛭鞍业务分析。＞9AM—10AM務石1对1会谈，也是进行业务会谈的最佳时机。＞10AM—12AM^1PM—3PM,适合集思广益。＞3PM—5PM最好不安排会议。♦上午8-9点Z间，止是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度來看，是不现实的。♦上午9-10点Z间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段故适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳吋机。♦上午10-12点或下午1-3点之间，瑕适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。♦下午3-5点Z间，最好不要女排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上冋家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。2・会议规范本身会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款：♦所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。♦超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。♦所有与会者都要准备在会上发言。♦准时开始，准时结朿。♦各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。♦所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注甩、O♦意见不同是好事，议论才能而面俱到，甚至有人扮“黑脸”。♦会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。♦所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职贲。3.固定的会议流程规范♦必要时请第三方监控，以保证会议质量。开始＞欢迎＞会议目的＞议程＞具体时间安排 ＞规章制度图2-1固定的会议规范流程固定的会议流程规范主要包括一个屮心、两个基木点。(1)一个中心一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：■会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。■述行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包扌乩分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。■结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。(2)两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具休包括•写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。【本讲总结】会议效率不高是当前许多会议的现状。因此，找出会议效率低下的原因就显得格外重要。通常有7大因素致使会议效率低下，针对这些因素，应在会前充分做好预防性管理。与此同时，清楚了解什么是高效会议、会议规范有哪些也至关重要，只有掌握了这些，才能从正而引导我们如何提高会议的效率。【心得体会】