实用会议管理制度 3页

会议管理制度1.0目的及范围1.1目的：为保证会议的必要性、有效性，提高会议效率，会议决议有跟进、有报告，特制定此制度。1.2范围：公司的各类会议。2.0管理原则2.1公司会议，分为公司高管会议、管理层例会、全体员工大会及部门会议（部分部门参加）。2.2会议前需正式通知，且明确提出要求相关会议资料准备。2.3会议记录需报送与会人员、公司管理层，并提交人事行政中心人事行政中心存档备查。2.4会议纪律，由人事行政中心执行监督。3.0会议类型3.1管理层例会制度3.1.1管理层例会：每周二17:003.1.2参会人员：董事长，执行董事，总裁，各中心总监，各部门（副）总监3.1.3会议主要议题：涉及公司主体经营业务开展的大政方针、制度规章等在管理层的讨论、发布，公司重要管理活动的沟通。3.2高管临时会议3.2.1会议时间据需要确定并通知3.2.2参会人员：董事长，执行董事，总裁，各中心总监；3.2.3会议主要议题：公司经营发展涉及的各方面管理事务3.3全体员工大会3.3.1会议时间：不定期；3.3.2参会人员：全体员工3.4其他部门会议由部门根据需要自行组织。4.0具体细则4・2会议准备4.2.1会议通知1.会议召集部门至少提前1天通知参会部门相关人员；公司级会议，由人事行政中心或管理层委派组织会议部门发出通知。2.如需在会前准备相关会议资料的，则需给参会人员预留充分的准备时间；3.会议通知至少应包括以下内容：会议主题，地点，参会人员，需准备或提交的会议资料内容4.通知发出方式，首选公司汇讯系统。在发出通知后，应提示相关人员接收信息并及时准备。 1.会议通知均需发送人事行政中心，以便行政专员准备会议资源及相应安排。2.会议开始前10分钟，召集部门应善意提醒参会人员准时到会。4.22会前信息收集1.会议信息收集：会议召集部门需在会前积极收集准备会议报告相关资料。参会部门，需配合在召集部门要求时间内提交与本部门相关部分资料。2.会前资料整理：会议召集部门需在会前完成资料整理；根据会议需要，召集部门将整理后的会议资料在会前发送至管理层以及相关参会人员。423会议资源准备1•会议室预约：会议室统一由人事行政中心安排，具体由总裁助理处理预约，各部门需提前至少半天向被授权之总裁助理提出使用需求；总裁助理按会议重要程度、紧急程度、参与人员、参会人数等因素进行会议室使用排期，并将排期时间通知申请使用部门；未提前申请、临时要求使用会议室的情况，如与其他会议时间冲突，则视会议重要程度，由总裁助理协调是否调整，必要时上报人事行政中心总监处理。2.总裁助理根据会议通知，于开会前半个小时准备好会议地点、设备及其他要求条件，布置好会议室（电脑和投影、桌椅、宣传资料、茶水、接待水果、PPT欢迎词、条幅等）；并于会议开始前15分钟，根据季节以及气候情况，开空调。3.如有特殊需求，召集部门需提早足够时间通知总裁助理准备。4・3会议进行4.3.1会议签到：与会人员需在会前5分钟到场签到；4.3.2会议记录1.会议进行过程中，召集部门需安排专人进行会议记录；2.公司级会议，由人事行政中心安排记录，或由管理层指派记录人员。4.3.3会议效率1-会议时长：除非客户会议，其他工作会议以1小时为限；根据会议主题，要求参会人员发言时限；2.会议过程中，各参会人员应就会议议题积极讨论，寻求可行解决方案，确定相关职责及计划，在解决问题的前提下，尽量缩短会议时间。4・4会议记录4.4.1会议记录整理会议记录者，需在会议结束后半个工作日与各与会者核对记录信息，整理撰写会议纪要，并由 部门负责人审核。4.4.2会议记录发送及抄送1.会议召集部门，将整理好的会议记录报送至公司管理层，发送所有与会人员。2.会议记录需同时抄送人事行政中心，以备查。4.4.3会议事项跟踪1.会议记录发出后，由会议召集部门，按会议决议，跟进决议事项负责人按计划时间完成会议事项；2.根据需要，将会后决议事项完成情况进行报告。4・5会议纪律1.准时参会：所有与会人员不得无故迟到、缺席。参会人员应根据会议通知时间，提早5分钟到会议地点，签到，准备会议开始。2.缺勤请假：因工作临时安排，不能参加会议或迟到参加者，应在会前30分钟向会议召集部门、人事行政中心提出缺勤或迟到请假，并说明原因；人事行政中心将对缺勤、迟到进行记录。3.缺勤乐捐：未提前说明事由而未参加会议的，每次乐捐30元。4.迟到乐捐：未准时岀席会议，迟到在3分钟以內的与会人员，当场乐捐10元（时间由会议主持人计算）；未说明事由而迟到达到5分钟的，每次乐捐20元。5.会议全程要求关闭声响设备如手机等的声音。如有造成声响影响会议，则一次乐捐10元。6.乐捐款处置：工会基金使用。5-0附加事项5.1本制度由人事行政中心负责解释；5.2本制度自颁布之日执行。6-0附件附件1：《会议签到表》附件2：《会议记录表》