高歌集团会议管理制度 4页

人力资源与行政中心【2012】第013号高歌集团会议管理制度1、目的：为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。2、适用范围：高歌集团及其下属分公司3、职责：3.1行政中心负责会议管理，重要会议在集团领导安排后由行政中心下文通知，并进行备案登记。3.2会务工作主要由行政中心承办；其他部门主办或召集的主管以上会议、全体员工会议，可由行政中心给予协助。4、会议分类：4.1集团级会议：每周由董事长召开经理级及以上会议，会议记录由总经理办公室秘书做好会议纪要，并抄送行政中心备案。4.2各部门管理人员会议：由各部门负责人指定每周召开会议时间，由各部门自行安排人员做好会议纪要。4.3各部门全体员工会议：由各部门负责人指定每周召开会议时间，由各部门自行安排人员做好会议纪要。(附表①《高歌集团会议时间安排》)4.4：临时紧急会议：集团领导安排临时紧急会议，由行政中心负责通知安排会议参加人员等其他事宜，各部门临时紧急会议自行安排会议事宜。5、会议安排：5.1例会安排： 为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容和汇报程序来组织召开。例行会议安排如下：5.1.1董事长每周例行会议此会议的举行时间为每周二下午2：00点，由经理级及以上管理人员参加，主要研究集团的重大事件的解决以及重大决策的确定，以宏观掌控集团的发展目标及管理动向。由总经理办公室秘书列席此会议并负责会议纪要的整理。5.1.2各部门管理人员工作例会此会议的举行时间由各部门负责人指定安排，并报送行政中心备案。遇法定假日时间顺延至下一星期的同一时间进行，如有其它变动由各部门将提前报行政中心备案。该会议由各部门管理人员参加，会议内容包括总结各部门一周工作，汇报下周工作安排及出现的疑难问题需由其它部门配合或集团领导协调解决事宜；由部门负责人传达董事长每周例会的会议精神；布署下周各部门的整体工作等。5.1.3各分司及部门全体人员工作会议此会议的举行时间由各部门负责人指定安排，并报送行政中心备案。遇法定假日时间顺延至下一星期的同一时间进行，如有其它变动由各部门将提前报行政中心备案。该会议由各部门全体人员参加，会议内容包括总结各部门一周工作，传达集团近期文件及会议精神，及对个人事迹进行奖惩等。5.1.4各种专题会议相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理、工作开展、企划工作、管理工作、合约事宜等专项工作进行讨论、布署和总结。5.1.5兰公馆大饭店主管会议及全体员工会议由于兰公馆大饭店工作情况的特殊性，其主管级别以上（包括主管级别）例行会议于每日上午9:50召开，主要内容包括对于前一工作日出现问题及其他情况分析总结，工作计划安排等事宜。主管会议结束后，由各部门主管召开部门全体人员例行会议。每周一上午10：00升旗仪式后进行兰公馆全体员工会议。六、会议纪律 6.1行政中心统一编制例会会议计划。(附表①《高歌集团会议时间安排》)6.2凡已列入《高歌集团会议时间安排》会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前1天报总经理办公室审批并报请行政中心调整会议计划。6.3各部门工作例会必须服从集团的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。6.4会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向直接负责人请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。6.5任何人员不得无故缺席会议，如确实有紧急情况，须提前请假，否则视为缺席。违者将视情节严重性予以50元以上的处罚。6.6与会人员不得因任何理由迟到（提前请假获批者除外）。经理级别以上（包含经理级别）管理干部迟到将予以100元得处罚，中层管理干部迟到将予以50元的处罚，其他人员迟到将予以30元的处罚。6.7召开会议期间，与会人员须将手机关机或调成振动状态，不准接听电话，如有重要电话应向会议组织者请假后离场接听，以免影响会议效果。违者将予以50元处罚。6.8与会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗或随意进出，应按次序发言，如有急需说明事项，应向会议组织者示意获准后发言，违者将予以50元的处罚。七、其他规定：7.1重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。7.2与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，行政中心将不定期抽查与会人员的会议记录。 7.3集团会议的会议纪要由总经理办公室专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。7.4重要会议结束后行政中心或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。集团会议决定事项的督办、检查和追踪由行政中心专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。八、附则：本制度由行政中心负责解释，如有未尽事宜，将按集团相关规定执行。集团行政中心2012年3月8日