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论秘书的会议管理作者：俞春艳指导老师：张大计【内容摘要】毫无疑问，会议作为管理者的管理工具，过去、现在和将来都必不可少。用开会方式解决问题，是人类千百年来总结出来的非常完美的议事规则和沟通决策方式，经过了历史的验证，时至今日仍显示出独特的魅力。而秘书由于其本身地位的特殊性决定了他在会议管理中的独特地位，本文试从秘书角度出发探讨会议管理。本文首先概述会议的起源与发展，同时概括了会议的作用和弊端；在文章的第三部分从什么样的会议才算富有实效和为什么会议没有实效两方面论证了会议没有实效的原因；第四部分论述了秘书在会议管理中的作用，由第四部分引出了第五部分如何提高会议效率，从而完成整篇文章的论述。【关键词】秘书会议管理会议效率AbstractNodoubt,meetingpassesasthemanagementtoolofmanager,nowandfutureessential.Solveproblemwiththewayofhavingameeting,ishumanthousandahundredyearscometosummarizecomeoutveryperfectdiscussofficialbusinessregularandcommunicationdecisionway,throughbeinghistoricaltoverify,atthislatehour,stillshowuniqueglamour.Andsecretarybecauseofittheparticularityofpositionhavedecidedhisuniquepositioninmeetingmanagement,theexaminationofthispaperismanagedsincesecretarydiscussesmeetingangle.Thispaperisfirstgeneraltostatedevelopmentandtheoriginofmeeting,hasatthesametimesummarizedabuseandtheroleofmeeting;Thepartof3thinarticlejusthaseffectfinallyfromwhatmeeting,andwhymeetinghasnoeffectitisbothtohaveexpoundedandprovedthereasonthatmeetinghasnoeffect;Itispartialof4thtohavediscussedsecretaryintheroleinmeetingmanagement,fromthepartof4thhavedrawnforththepartof5thhowtoraisemeetingefficiency,so,completetheexpositionofarticle.Keywords:secretary,meetingmanagement,meetingefficiency.11 论秘书的会议管理人类沟通有各种方式，而会议就是一种十分普遍而有效的群体沟通方式。现代社会、经济生活中最常见、最广泛、最有效的群体沟通形式，会议的作用、形式和实效等直接反映出社会的文明程度。会议是重要的管理手段和工作方法。领导人和管理者通过会议可以获取信息，交换意见，讨论问题，协调关系，制定决策，传达指示，表彰先进，批评错误，增进友谊或展示产品等。有人说，秘书工作主要是“三办”——“办文、办会、办事”；也有人戏称秘书工作是“文、会、报”，即草拟文件、会议工作、编写简报和写汇报。也许概括不一定全面，但参加会议，搞好会务工作作为各类秘书的一项经常而重要的工作，是人们所公认的，也是影响会议质量和会议效果的重要因素。能否成功地组织好一次会议，秘书在其中扮演着重要的角色。作为行政和企业管理助手的秘书人员，负有为组织或领导者安排各种会议的职责，因此正确地认识会议，提高会议管理水平，是摆在现代秘书面前的一项重要课题。一、会议的起源和发展从字义上讲，“会”，是聚合、会合；“议”，是商议、议事，就是讨论和研究问题。会议就是把人组织起来讨论和研究问题的一种社会活动方式。会议是人类社会历史发展的产物，在蒙昧的原始共产主义时期，生产力极度为低下，没有家庭和一切社会组织，那时还谈不上会议。当生产力特别是家业生产力稍有发展之后，人类进入了氏族社会，会议随之产生了。氏族自理公共事务的机关是氏族议事会，部落和部落联盟也有相应的议事会，有关氏族共同利益的重大事务，均由氏族（或部落）全体人员参加的议事会来解决。恩格斯在《家庭、私有制和国家的起源》一文中论述说：“氏族有议事会，它是氏族的一切成年男女享有平等表决权的民主集会。这种议事会选举、撤换酋长和军事首领，以及其余的‘信仰守护人’，它作为被杀害的氏族成员接受赎金或实行血族复仇的决定，它收养外人加入氏族。”①————————————①《马克思恩格斯选集》第4卷，第84页。11 会议是随着近代社会生产力的发展而发展起来的。在漫长的奴隶社会和封建社会，奴隶主和封建统治阶级实行专制独裁制度，很少与臣民商议公务，总的说会议很少。即使封建君主偶尔召集文武百官司商议一些军政要事，也说不上是一种例行制度。待生产力发展到近代资本主义阶段，为适应资本家组织、管理生产的需要，为产品的经营流通和利润分配的需要，作为内外联系的基本方式的会议就多起来了。反映到上层建筑领域，资产阶级要求民主、自由，提出三权分立的国家制度，其议事机关——国会，其行政机关——内阁，都通过会议形式管理公务活动。在社会主义社会，会议活动极大地增多了。在社会主义国家，无产阶级的民主程度较之资产阶级更高，它涉及政治、军事、经济、科技、文化教育和人民生活的各个领域，会议与人民的民主权利紧密相关，成为社会生活中必不可少的一种活动方式。会议又是沟通国际间联系的基本方式。每年在联合国举行的各种会议达三千八百多次。每年在日内瓦举行的国际会议多达三万多个，平均每天有八十个之多。综上所述，既然会议是人类社会活动的一种普遍形式，我们就应该正视它，正确认识它，以便能更好地利用会议，改进会风，提高会议效率。二、会议的利与弊在物质文明和精神文明达到了一定程度的现代社会，会议已经成为企事业单位集体沟通的基本方式，也是各种组织之间进行对外交流和内部日常工作协调的一种重要方式。比如，一个公司经常需要通过各种形式的会议来统一思想、提高认识、进行决策，并通过会议来制订规划、推广项目、交流经验、统筹协调。会议的作用毋须置疑，但是，会议有利也有弊，这需要我们在会议的组织工作中认真分析、科学实施，真正做到趋利避害、事半功倍。（一）会议的作用1、会议最大的“副产品”也许就是让与会者更强烈地被激励着去执行集体的决定。实际上，在许多公司，开会的原因之一，就是让与会者同意执行集体的决定。每个参与决策的人都更乐于看到决议被群体认同和通过，同时也会更加努力的去贯彻执行并希望取得成功。11 2、会议的第二个好处是没有参加会议的人较愿意执行集体做出的决定，而不是个人的决定甚至就连领导本人也更乐于遵守集体的决定，因为他们认为在会议上可以解决矛盾，集体的认同应是其实施决策的前提。3、会议是社会民主的表现方式。作为一项聚众议事的活动，会议本身就有民主的内涵。每个与会者都代表着一定数量的社会公众。会议本身又赋予与会者充分发表自己观点、见解的权力，因此会议成为社会民主的有力表现形式。4、会议是领导活动的有效手段。各级领导机关制定政策、布置工作、调查情况、宣传动员等活动的开展，：都离不开会议。从控制论的观点看，领导活动是由收集信息、制定决策、监督控制、反馈调节等构成的一个环闭系统，在这个系统中的每一个环节，都可借助会议的独特作用。5、会议对企业非常重要，因为员工们要在一起工作而协作精神十分重要。通过会议，可以加强员工的合作愿望，员工的合作愿望越是强烈，个人的协作能力就能明显增强了。6、会议可以把许多人不同的才能整合起来对会难题。根据每个人不同的背影和经验，经过会议讨论，就能够根据恰当的论据，做出正确的决定。5、由于多数问题在会议上得到了充分的讨论，因此有助于与会者很好地理解每个人的观点，认识到问题的各个方面。了解到问题的复杂性，从而找到有效的解决方法。7、会议对于员工们提出新设想或建议性的意见大有裨益。我们知道，集思广益就是让与会者在会议上对某个问题或计划发表自己的看法。（一）会议的弊端会议被广泛用于政治生活和行政行为之后，渐而被官僚主义者滥用，形成“有事必会”的形式主义倾向。会议过多，时间过长，使官员深陷“会海”之中。在我国，由于思想观念、管理制度及习惯势力的影响，形成了行文、办会（两者有机联系）过多过滥的弊端。广大干部用“海”比“会”，反映他们深陷会海之苦。年前，甘肃省金昌市某部门的人事教育科做了一次“基层部门一年能干几天活”的统计，结果为：一年365天，有效工作时间只有121天，平均一周用于工作的只有2.32天。②人事教育科列了一个清单，除了有效工作时间之外，其他时间包括：节假日、双休日、应付和参加各种考核、举办和参加——————————②2004年2月15日《甘肃日报》11 各种培训、开会、考核干部、基层调研等9项内容。其中，开会又最具代表性。一年之中，该科室参加省上会议、本部门会议和下级会议的时间达到60天。显然，这个统计并没有把开会、考核等时间列为“有效工作时间”。“有效”对应的是“无效”。不管这种划分有没有道理，至少说明一点：人们对会议的厌恶已到了无以复加的地步。作为职业秘书，在了解会议的各种作用的同时，还必须知道开会可能产生哪些弊端。总结起来，因会议组织不当而产生的弊端大致有以下几点：1、会议是以目标的实现为导向，一旦目标无法实现，那么为会议投入的一切时间、精力及金钱将全部“泡汤”。2、会议的目的之一是要使人们达成最低共同点的协议，而不是各行其是。当我们开会时，我们都有达成某种协议的强烈感情和要求。而结果是，人们为了达成这一协议就要对某些要求妥协。当然，这种求同的后果并不都是很糟的。它可以抑制激进的设想，使集体的决策更加成熟。3、开会时，个人的责任是觉察不到的。与会者觉得，责任要由出席会议的所有成员承担，所谓“大家的事不是事”，结果没有人承担责任，这在某种程度上会有负面的作用。（一）少开会，开好会了解会议的利与弊，有助于秘书人员对某个会是否需要召开以及怎样开有深刻认识，并帮助领导者作出正确的决定。取消不必要的会议，消除多余的协商和讨论。虽然开会可以互通信息、研究问题、统一认识、协调关系，但协商和讨论不宜在会议中占据过多的时间。总之，会议太多，不仅浪费自己的时间，也浪费别人的时间。三、会议没有实效的原因会议是人类交流、沟通的重要工具，在现代社会中的作用是不可或缺的。据统计，在英国每天大约有400万个小时被用于团队的会议，在美国平均每天要举行1100次的团队会议。《哈佛商业评论》通过调查后发现，每个主管每天用于正式会议的时间达到了3.5个小时，用于非正式会议的时间大约是1小时。不难看出，很多人，尤其是管理人员用于会议的时间甚至超过整个工作时间的一半以上，不难相信，工作的成效跟会议的效果紧密相关。11 笔者认为要寻找会议失效的原因，首先我们必须明确会议不是目的，而是工作方法。开会的目的是为了做好工作，分析问题、解决问题；开会是领导方法的一种，而不是领导方法的全部；开会只是我们工作过程中的一个环节，不是我们工作的始终。基于这样的认识，我们就能正视会议的作用，既不夸大，也不贬低开会的意义；既要开会，又要避免“有事必会”，以至陷入“会海”之中。因此要控制会议成本，提高会议效率。（一）什么样的会议才算富有成效怎样才能组织一个富有实效的会议呢？在寻找这个问题的答案之前，须先了解什么样的会议才算富有成效。严格说来，符合以下3种要求的会议才算富有实效：1、目标能被实现会议既然是一种用以发挥特定功能，或更确切地说，用以实现特定目标的手段，那么评测会议是否具有实效，其首要的标准便是审视开会之前为会议所设定的目标是否有实现的价值。2、目标能在最短时间内被实现这个要求本身颇具争论性。有些人认为开会过程中的讨论甚至争议，是一种必然的事情，因此对这些人来说，尽管是冗长的讨论或争辩，也不可能被视为违背“在最短时间内实现目标”的要求。但是另一些人则认为，会议中的讨论或争辩并无实质的意义可言，因此对这些人来说，就算短暂的讨论或争辩也可能被认为浪费时间。但不管怎样，绝大多数人都同意——越能在短时间内实现会议目标越好。3、与会者对会议感到满意所谓满意，并不意味与会者对会议的主题或决议感到高兴。例如当会议的主题在于探讨裁员，与会者对这样的会议一定不会感到高兴。但若能设法令与会者了解裁员的理由，并令他们有机会发表意见或提出实施办法，这种作法多少会使他们感到满意。所以想使与会者对会议感到满意，则应提供机会让他尽量吐露心声，并参与讨论。（二）为什么会议没有实效11 导致会议失效的因素极多，有的存在于开会之前，有的发生于会议进行中，有的则出现于开完会之后。(1)会议之前导致失效的原因◇目标欠缺◇目标不明确◇议程欠缺◇与会人选不当，太多或太少　◇会议时间不当◇开会时间通知不到　　　◇开会通知内容欠周详◇会议地点不当　　　　　　　　◇会议场地设备欠佳◇与会者无准备而来◇不能准时开始◇未定明会议终止时间，或时间分配不当◇会议太多，与会者一听开会无不感觉厌烦◇很少开会，致使会议议案堆积过多 (2)会议执行过程中导致失效的原因◇从事交易活动◇受外界的干扰◇与会者发言离题◇主席出题太难◇让没有必要留在会场的人员留在会场◇犹豫不决◇资料准备不充分却贸然决策◇少数人垄断会议◇与会者之间的争论◇与会者交头接耳◇视听器材发生故障◇与会者不表明真正的感受或意见◇与会者与主席的争论◇与会者欠缺热心◇会议超出预定时间◇主席未能总结会议成果（3）会议后导致失效的原因◇欠缺会议记录◇不能对决议事项进行最终决议◇不能对会议成败得失进行检讨◇不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组◇与会者对会议感到不满四、秘书在会议管理中的作用如果把领导活动比作一条主线，那么秘书活动就是紧紧围绕主线上下、左右、前后同步活动的一条曲线。领导活动，自古有之，可以说与人类社会共同存在。社会上有了领导活动，同时也就产生了秘书活动。秘书部门为领导服务的功能，主要表现在两个方面。其一是发挥事务性的助手作用，其二是发挥智谋性的助手作用，统称为参谋、助手作用。 协助领导处理各种事务，保证领导机关与领导工作的正常运转，把领导人从繁琐的日常事务中解脱出来，以便他们集中精力抓全局、抓政策、抓大事。事务性工作是秘书部门的基础性工作，也是秘书部门的首位功能。事务性工作很多如前面所说的“三办”，也是人们通常对秘书工作的理解。11 办会，是秘书工作的重要内容。秘书在会议中发挥着独特的作用，会议从筹备到善后，有一系列的会议秘书工作，也叫会务工作，会务工作做得好坏，是影响会议质量和会议效果的重要因素。三办”只是概括的、通俗的提法。秘书部门办好这些事，就能保证领导机关工作的正常运转。领导者是会议的主持者,秘书是会务的具体操办人和各项工作、事务的实际组织者。秘书正确理解领导者开会要达到的目的和要求，并将领导者的意图展开为周密有序的会务工作程序，实际上就是对领导工作的参谋。在操办会务工作中，提出预案、弥补缺失等，均能有效地发挥参谋作用。秘书操办会务时，结合会前准备、会间服务、会后工作，能够全过程地发挥参谋作用。从会议议题的征集、选择到会场、会期、与会人员的确定；从会前的准备、谋划到文件的准备、接待安排；从议程安排到会场的组织调度；从优化会议效果到对会议实施有效控制等各个环节，均能发挥参谋作用。秘书在会务工作中既能有效地为领导者提供事务辅助，又能在会前准备、会中服务和会后工作中系统地发挥参谋辅助作用。五、提高会议实效的途径一般来说，高效的秘书人员在筹备和组织会议时，要考虑以下四个问题：目的、与会者、计划和进程。其中会议的目的是会议首先要明确的问题。根据会议的目的确定相应的与会人员是第二步要解决的问题。会议参加人员可以分为三类：会议主持人、一般与会者、普通工作人员。作为会议组织者就应该明确这三类角色在会议进行过程中的职责。第三步是能过制定会议计划，保证会议在有计划、有准备的状态下进行。第四步是实施和平共处会议议程，保证整个会议的进程。现在，会议过多，且有些会风不下，效率不高，如何削减会海是一个长期而艰巨的任务。为此，秘书部门可以从以下几个方面出发，协助领导者加强会议的管理。（一）严格控制会议精简会议是党中央的一贯主张，也是广大干部的迫切要求。几年来，一些地方、部门和单位会议的数量有所控制，会风有所改进，但会议过多的状况没有得到根本的扭转。严格控制会议，需要转变观念和改进管理制度，可采取以下一些基本措施：11 1、破除传统观念明确认识会议是领导方法的一种，而不是领导方法的全部；是领导过程的一个环节，贯穿领导过程的始终。可是有些领导人传统观念严重，认为只有“行文办会”才能“名正言顺”，才具有“重要意义”。因此许多工作本来是领导职权范围内可以决定的事，也非得行文办会不可。这种因循保守的传统观念与改革精神相悖，它束缚了广大干部的创造性和主观能动性。2、防止“攀上”倾向所谓“攀上”，就是攀上级机关、上级领导。分明是本职范围内的事，也要请上级领导人莅临讲话，以期为自己撑腰、装门面。这种做法的背后，隐含着“明哲保身”、怕负责任的精神状态；有的领导人在办会的过程中也一味地依赖秘书，会议由秘书组织，报告由秘书拟写，领导人只须到场照稿一讲，以图省事方便。敢干负责，首先表现于干部的精神状态上。凡自己职责范围内的事，就该自己独立地、自主地去做，不必请上级领导人到会讲话。领导人自己的重要讲话，应亲自动手写稿，不能让秘书代劳。1、制定会议法规精简会议不能只停留在一般号召上，必须建全会议法规。如明确规定会议的审批与管理权限制度，会议费用的分配与监督审查制度，会议的评估与奖惩制度，等等。此外，还应明确规定：哪些会议是必须开的，哪些会议是可开可不开的，哪些会议是不必召开的，并对会议的规模和时间作出限制。（一）不断改进会风会风是思想作风和工作作风在会议过程中的表现，诸如会议过多、时间过长；领导人作报告说空话，放大炮；会议过程中纪律松散，吃喝送礼，甚至借开会之名游山玩水；讨论问题东拉西扯，没有中心，议而不决，决而不得，等等。凡此种种，都极大地降低了会议的行政效率和经济效益。那么，怎样改进会风呢？1、会议应该发扬民主精神，树立群众观点，讨论问题就要让与会者充分发表意见；领导人作报告要作好充分准备，有的放矢，并力求简短。对信口开河，漫无边际的报告，与会者可以离席。11 2、严格会议纪律准时开会，请于会议预定开始的时间宣布开会。秘书部门在进行会议管理时应制定会议纪律，明确责任。开会时不准交谈，应作为会议纪律严格约束与会人员。会议的主持者应要求会场保持肃静，除发言者外，不应有别的声音。禁止与会者交头接耳、窃窃私语，若与会者彼此之间非交流思想不可，则只能用写小纸条的办法。3、限定发言时间整个会议时间和发言人的时间要有一个框算，并把规定的发言时间事先告诉发言者。在发言过程中，要用终止发言的信号。因特殊情况要求延长发言时间，要得到主持人的同意。4、做好会议准备开会容易，开好会难，只有精心组织，认真准备，才能达到预期的效果。秘书人员应认真做好会议的准备工作，如制定会议方案、后勤准备、思想和意见准备、会议通知、会前检查、准备好文件材料、布置好会议场所，包括扩音、录音、录像等技术性工作，以保证会议的顺利进行。做好会议准备是提高会议实效的一个重要途径。5、坚持节约原则秘书人员在筹备时应秉持节约原则，会议的一切开支从简。同时不得借开会之名慷国家之慨，如擅自提高会议标准，向与会者赠送礼品，组织游山玩水等等。（三）提高会议效率在这个问题上，可以研究的内容很多。秘书人员根据工作实际进行调查研究，寻找提高会议效率的途径。从理论层次讲，提高会议效率的途径大致有以下这些：1、会议的主题要单一集中。秘书人员在帮助会议组织者在安排会议议题时应当注意这一点，并在情况许可的情况下，提前通知与会者，使其能做一定的准备工作，促使其发言言之有物。在会议进行时，秘书人员可以通过帮助主持者引导控制与会者的发言。2、部署工作的会议，可以把几个内容合并到一个会上讲，然后分别去贯彻落实。这样既节省物力、人力，又不使参会人员频繁开会。11 3、一般中、小型会议，不要搞形式主义的开幕式和闭幕式，如撰文一样，可掐头去尾，要落笔入题，嘎然而止。4、在会议通知上，写明会议具体时间，能以十分钟、半小时开完的，不要以半天为计时单位，这样做可使与会者起监督作用。5、会议末了，要议而有决，结论要当场确认。中、小型的重要会议应当在会后编制会议纪要，以作依据。6、应用现代化办公手段，是提高会议效率的新途径。如召开电视电话会议，既能及时准确地传达会议精神，又省时间和开支，更免去了与会者赴一地集中的差旅费和住宿费。六、结语现代会议的形式翻新，种类繁多，加之科学技术的进步更实现了开会手段的现代化、新颖化和便利化。人们越来越多地参与各种会议，可与此同时会议的弊端和矛盾日益突出，任何事物都有其两面性，会议也不例外，因此作为为领导服务的秘书，更应充分认识会议管理的重要性，改进会风和提高会议效率的长期性和艰巨性，从现实角度提高认识问题的高度，只有在现实工作中灵活地利用会议，秘书人员和部门才能辅助领导者进行成功的会议管理，真正发挥会议的巨大效能。【参考文献】⑴《新编办公室工作实务》，任玉忠，蓝天出版社，2003年11月⑵《会议实务》,罗烈杰，海天出版社，2003年1月⑶《高效会议管理技巧》，张晓彤，北京大学出版社，2004年5月⑷《秘书学教程》，董继超，中央广播电视大学出版社，1993年2月⑸《开会要则成功的会议管理》，梁海军，中国物资出版社，2004年1月⑹《秘书参谋职能概论》，张清明，武汉大学出版社，2002年4月11