会议管理办法2018年.7.5 8页

会议管理办法一、目的为提高公司会议质量及效率，控制会议数量，利用信息化手段规范会议管理，特制定本办法。二、适用范围成都兴光工业科技有限公司、成都奥兴汽配制造有限公司和四川省西冶奥兴铸造有限公司。三、定义公司会议室：指办公区四楼第一会议室（军代会议室）、三会议室（多媒体）、集团会议室、五楼会议室部门会议室：设置在各部门内部由部门负责管理的会议室。四、职责4.1综合管理部4.1.1公司会议室的6S及设备实施管理；4.1.2公司会议室预约登记管理；4.1.3至少提前15分钟准备会议室；4.1.4公司级会议通知；4.1.5监督和考核会议时间；4.1.6负责0A系统的安装、维护及培训工作；4.1.7给予使用部门或人技术支持和指导。 4.2会议组织部门/人4.2.1至少提前4小时在0A系统预约会议室；4.2.2至少提前4小时将会议通知及相关资料发送给与会人员;4.2.3负责参会人员的出席管理；4.2.4负责会议纪要的编写及发布；4.2.5负责检查会议纪要完成情况。五、会议时间要求会议类别时间要求总经理办公会W2小时总经理组织的其他会议副总/总经理助理/总监组织的会议W1小时部门经理/主管组织的会议W1小时 六、会议管理工作流程：6.1•会议管理工作流程图:）会议组织部门/人）I综合管理部参会者预约、屮请会议室会议时间、会议室判定发出会议通知及会议资料.Y▼准备会议室监督、考核会议时间按照会议通知时间、地点参会编制并检杳会议纪要 6.2.会议管理工作流程图:流程工作内容及职责责任部门输出物会前期望明确：想清楚开会的目的和想要达成的会议效果会议组织部门/人至少提前4小时在0A系统预约登记会议室，预约成功后通过邮件发送会议资料给参会人员，邮件、电话通知参会人员出席。会议组织部门/人会议通知会议资料判定：若会议时间、会议室冲突或有公司级重要会议占用，综合管理部需提前告知申请人并负责协调其他会议室或时间。综合管理部预约成功与否会议临时取消，需至少提前1小时告知综合管理部以便他人申请使用，并告知参会人员。会议组织部门/人取消预约通知至少提前15分钟准备会议室（包括：电脑、投影仪、镭射笔、电话机、话筒、音响、茶水、座位牌、座椅等）综合管理部会议用品 会中有权对参会人员的迟到、早退、缺勤情况进行处罚。会议组织部门/人签到表严格控制会议时间，会议主持者营造气氛并保持中立。针对难以达成意见或偏离会议主题的情况要及时采取措施。会议结束前归纳总结，并形成会议决议。会议组织部门/人会议决议监督、考核会议时间（每周抽查2次），有异常要通报。综合管理部考核通报会后15分钟内整理、打扫会议室综合管理部/会议结束1个工作日内下发会议纪要，并持续跟进完成情况。如果有追踪会议决策后续发展的责任，要持续追踪到下次开会,并在会中报告上次会议决策的执行成果。会议组织部门/人会议纪要检查通报 七、会议管理其他规定7.1•公司会议室采用预约申请制度，任何部门（员工）未经预定，不得私自使用会议资源；7.2.总经理办公会优先于公司所有会议；7.3•公司接待用会议室时，接待部门负责至少提前4小时预约会议室；7.4•凡有会议室的部门召开部门级会议时，不得申请公司会议室；7.5.参会人员要爱护会议设备设施，会议结束后参会人员离座后将椅子放回原处，主动关闭空调、灯、投影仪等设施；7.6.会议主持部门或人应当根据会议规模和情况合理预约申请会议室；7.7•预定会议因故时间变动或放弃使用的，应在预定使用时间前至少1小时通知综合管理部，避免会议室资源浪费；7.8.会议结束后主持部门或人应及时撤除横幅、会标和粘贴物及废弃物；7.9•任何部门或人不得擅自搬动或挪用会议室配置的设备设施（如桌、椅、投影仪等）。若确需借用，请与综合管理部联系办理借用手续，事后及时归还。八、考核条款序号内容被处罚者处罚者考核金额1对于因使用不当造成会议室内的设备设施损坏损坏者综合管理部按实际价值实施赔偿2会议结束后未及时关灯、空调、投影仪会议组织部门/人综合管理部处罚50元/次3未预约，擅自使用会议室使用部门/人综合管理部处罚100元/人/次4使用会议室超时会议组织部门或人综合管理部处罚50元/10分钟5不使用却未提前通知取消会议组织部门或人综合管理部处罚50元/次6会后不出会议纪要会议组织部门或人综合管理部处罚100元/次 7未按要求执行会议纪要责任部门/人会议组织部门或人处罚100元/人/次 8会议迟到、早退责任人会议组织部门或人处罚50元/次9无故缺席会议责任人会议组织部门或人处罚100元/次10会中手机鸣叫责任人会议组织部门或人处罚50元/次九、生效及修订本办法自下发之日起执行，由综合管理部负责解释及修订。