会议管理汇总 6页

为了加强集团各公司、各部门之间的沟通与交流，充分体现公司经营管理群策群力、团结协作的精神，确保公司经营冃标顺利实现，特制定本制度。一、公司会议的分类。公司会议制度分为：周工作例会、月度工作例会、季度工作例会、年中工作例会、年度工作例会、经营分析会、专题会议、总经理工作会议、董事长工作会议、公司监事会、公司董事会、股东会议、员工大会。二、会议的内容和要求。（一）周工作例会：集团中高层管理人员周工作例会，在每周六上午10点召开，重点分析本周工作完成情况并作出下周相应工作安排。会议由集团总裁或行政副总裁主持。会议内容必须形成会议纪要，参会者在会议纪要上签名。（二）刀度工作例会：1、月度工作例会定为每月末工作日的下午召开，由行政部经理负责组织，有关人员负责形成会议记要，参会者在会议纪要上签名。2、月度工作例会内容主要为各部门对本月主要工作的总结及下月主要工作的安排，分析遇到的问题及解决办法，提出有利于工作开展的意见和建议；公司对各部门员工当月工作表现进行绩效考评；董事长对各部门的工作要求和安排等。3、人力资源管理中心在每月27日必须完成的各部门“木月工作绩效考核总结和下月工作目标的考核计划”、“本月资金费用使用情况统计”及“下月资金费用的使用计划”的收集并提交相关领导审阅；每月的28H董事长与各中心高管就各部门提交的月度工作目标及资金费用数据进行讨论审核，以确定各部门的工作完成度与资金使用度比率是否适合。（三）季度工作例会：1、内容：各部门主管分析解决上季度未完成事宜，讨论落实木季度具体工作；董事长或总经理下达本季度重点工作任务。2、要求：（1）各部门主管汇报上季度工作总结和本季度工作计 划，并采取有效措施，落实各项工作，确保公司各项工作能够顺利开展。（2）各部门之间要加强沟通与交流，增进部门之间的合作与协作,善于总结经验，扬长避短。（3）每季度第一个刀初开会，公司董事长、总经理、分公司领导以及各部门主管按吋参加公司季度例会。（四）年中工作例会：1、内容：各部门主管分析解决上半年未完成事宜，讨论落实下半年具体工作任务；董事长或总经理下达下半年重点工作任务。2、要求：（1）各部门主管汇报上半年工作总结和下半年工作计划，并采取有效措施，落实各项工作，确保公司各项工作能够顺利开展。（2）各部门之间要加强沟通与交流，增进部门之间的合作与协作,善于总结经验，分析不足，扬长避短。（3）每年七月初开会，公司董事长、总经理、分公司领导以及各部门主管按吋参加公司年中例会。（五）年度工作例会：1、内容：各部门主管分析解决木年底未完成事宜，讨论落实下一年度的具体工作计划；董事长或总经理下达下一年度的重点工作任务。2、要求：（1）各部门主管汇报木年度工作总结和下一年度的工作计划，并采取有效措施，落实各项工作，确保公司各项工作能够顺利开展。（2）各部门Z间要加强沟通与交流，增进部门Z间的合作与协作，善于总结经验，分析不足，扬长避短。（3）每年12月底开会,公司中高级管理人员按时参加公司年度例会。（六）经营分析会：1、内容：重点分析集团经营计划完成情况、经营及项目计划调整及重要举措、市场发展趋势和营销策略、资金运用及财务状况情况分析和调整、根据战略发展要求及市场变化分析组织结构、人员、绩效的调整等。2、要求：参会部门及人员要对有关情况进行充分准备，原则上为每半年（每季度）召开一次。（七）专题会议： 1、内容：针对工作中遇到的问题及解决的办法而专题召开的会议。2、要求：会议可以由主办部门提出召开申请，主管领导及相关部门人员参加；也可由公司领导主持召开，相关部门人员参加。（八）总经理工作会议：1、内容：总经理根据工作需要可以临吋召开工作会议。2、要求：（1）参会人员准时参加并准备好相关资料。（2）行政部负责做好会议记录，并形成会议纪要保存。（九）董事长工作会议：1、内容：董事长根据工作需要可以临吋召开工作会议。2、要求：（1）参会人员准吋参加并准备好相关资料。（2）行政部负责做好会议记录，并形成会议纪要保存。（十）公司监事会议：1、内容：讨论、提出公司经营管理存在的问题，检查监督公司财务、董事和董事会高级管理人员执行法律法规和公司章程以及股东会议决策等。2、要求：按照公司章程的规定召开。（十一）公司董事会议：1、内容：讨论、提出公司经营管理的重大问题，如财务管理、资本运作、项目投资等等。2、要求：按照公司章程的规定召开。（十二）股东会议：1、内容：讨论、提出公司经营管理的重大问题，决定公司经营管理的重大决策，如财务管理、资本运作、项目投资等等。2、要求：（1）原则上公司股东会议每年至少召开两次，其他紧急情况也可临时召开。（2）股东会议应做好会议记录，并形成会议纪要保存。（十三）员工大会：1、内容：公司年度工作总结汇报及下年度工作计划布置会。2、要求：（1）原则上公司员工大会每年至少召开一次。（2） 员工大会要求全体员工参加。（3）公司年度工作总结和计划要形成文件下发。三、相关保障规定。（一）、会议纪律。1、以上会议均由行政管理中心行政部负责组织安排和落实，积极做好各项会务工作。2、严格执行会议点名制度。做好考勤登记记录，不得无故迟到、早退、缺席。参会人员除公务出差，重病住院等不可控因素外，无任何事由可请假缺会，违者一律按缺席处理（不论有无会前请假或说明），一次扣罚500元；无故迟到者扣罚200元。3、要求与会人员必须会前准备好所有相关资料，确保会议能够顺利进行，并做好会议记录并形成会议纪要存档。4、与会人员在会议进行过程中要严格遵守会场纪律，不要随意走动离开会场，中途离席2次以上者扣罚200元；同吋要将手机关闭或者调到震动状态，开会中手机鸣响者扣罚200元，非紧急工作事项不能接听电话。（二）、会议场所及设施。1、会议场所包括集团公司办公区会议室、接待室、茶艺室、洽谈室等。2、权责。（1）行政部：全面负责会议室、接待室、茶艺室、洽谈室等场所日常管理。①、场所预定信息接收、审核及相关调配；②、场所使用时和关物资的准备；③、各类场所的FI常清洁维护及整理。（2）申请单位：负责部门召开会议或进行外部接待吋场所的申请并遵循本规定规范使用各类场所。①、提前申请，并做好前期的相关准备；②、在场所使用过程中，场所内所有物品（含咅像及咅响器材、数码设备、茶艺设备、装饰晶等）的保管与维护；③、场所使用完毕后，场所的清洁整理。 3、具体流程及优先原则（1）部门经办人申请（填写会议申请表）——会议室管理员审核一一申请部门负责人审批——会议室管理员登记并发布场所预约信息——经办人及会议室管理员共同准备场所需物品——场所使用——场所清洁整理（2）和关安排：①、重要会议（全员大会、董事长办公会、总裁例会等）和行政部牵头承办召开的各类公司性重要会议，由相关组织部门安排人员协助会议室管理人员做好会务工作；②、部门会议及接待如与高管会议及接待发生场地使用冲突吋,必须保证高管优先使用。各部门使用会议室按登记吋间先后依次使用，如发生冲突，则由行政部安排协调使用其它会议室或调整使用时间；③、使用茶艺室等专用性接待场所的，需提前向董事长进行申请，临吋使用的申请人需请示董事长获批后方可使用。（3）申请要求：因会议等级不同，需准备会议物资，请按照以下时限执行：物资准备申请时限无需物资准备原则上可30分钟前申请，为确保能按吋召开会议，建议提前1-2天申请需提供纯净水、水果、电脑投影设备摆放的提前1天申请需准备鲜花、音响摆放的3个工作日前申请需提供横幅、与会人员席卡等制作类物资3个工作日前申请4、注意事项:（1）、使用会议室等各类场所时，未经会议室管理员同意，不得改变设备、家具的位置，不得将场所内的物品携出室外。音响、话筒等设备不得擅自动用，如需调整使用应事先征求行政部的同意，rti行政部派专人进行调试； （2）、场所使用期间请使用部门自觉保持场所内的清洁，会后及时清扫场所卫生，关好门窗、空调、饮水机等设备，离开时应确认场所门口是否锁好。否则若造成设备和物品损坏或丢失的，则由使用部门承担相应责任。爲常;亍政部编写"与各屮心（部⑴讨论后"长批淤自年月日起实施。************公P二0—年月日