项目会议管理制度 9页

sinodata项目会议管理制度文件编号X版本1.0作成日2013年11月13日修订R发布日2013年11月13口 修改履历序号版本修改日期章节号修改记录修改人批准人11.02013/11/13创建XXX 目录一、目的4二、职责4三、会议分类4（一）、项目组周会制度4（二）、项口员工周会制度4（三）、项FI组新成员述职汇报制度5（四）、其他会议51、项目半年度、年终总结会议52、技术专题会议及培训53＞质检会议54、项目员工发起的会议5四、会议召开5（一）会议安排：5（二）、会议的准备：6（三）、会议召开及传达：6（四）、会议纪律7五、制度附则：7 一、目的为规范项冃组内各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定木制度。二、职责（一）项目助理负责会议管理，所有重要会议要在项目经理批准后到项目助理登记备案。（二）会议工作主要由项目助理或指定人员承办；（三）会议资料及会议纪要，需在会议结束后，统一交由项目助理整理、分发、立卷、存档。三、会议分类涉及文档：会议申请/通知邮件、《会议纪要》、《项Id组会议及培训计划表》、《会议签到表》（一）、项目组周会制度1、主持与记录：项冃助理召集、记录，由项H经理主持。2、召开时间：每周五下午14:00。特殊原因需要延期召开的由项冃经理提前通知。3、参加人员：主管客户处室领导、项目经理、运营经理、技术经理、质检经理、项1=1助理及其它指定相关人员。山于特殊原因不能参加例会的,应提丽向项目经理请假,项目经理不到场的情况下，需提前转交相关人员进行会议主持工作。4、会议内容：项目纽本周工作总结、下周工作计划，内容由运营经理收集整理。5、会议工作内容督办、检杳和追踪，由质检经理负责，下次项1=1例会向项目经理汇报。（二）、项目员工周会制度1、主持与记录：山运营经理召集主持，指定专人进行会议记录。运营经理不在吋，需指定负责人进行主持。2、召开时间：每周一上午10：00点。特姝原因需要延期召开时由运营经理提前通知。3、参加人员：为服务台、一线工程师及技术支持工程师。由于特殊原因不能参加例会的，应提前向运营经理请假。 4、会议内容：（1）项冃组日常工作悄况的总结；（2）各人汇报上周工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题；（3）全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言； （4）本周计划工作内容分解，具体事件分配到人；（三）、项H组新成员述职汇报制度1、主持与记录：工作述职会议由项冃助理负责召集，运营经理主持，项冃助理进行会议记录。2、召开时间：新人入职五十、百日，具体时问由项目助理安排。3、参加人员：相关成员、项目经理、运营经理、技术经理、质检经理和项目助理。由于特殊原因不能参加例会的，应提前向项目助理请假。4、会议内容：相关人员各自总结、汇报的工作情况，如工作具体内容、工作任务执行情况、对所辖系统的了解情况及所取得的业绩或成效和对个人未来规划等。（四）、其他会议1＞项目半年度、年终总结会议总结半年、全年丄作情况，布署下阶段丄作任务，表彰奖励先进个人。此项会议由项冃助理具体组织实施。2、技术专题会议及培训技术经理根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对H常工作人员技能情况、工作需要、待解决疑难问题分析等情况进行相关技术技能培训、讨论、工作布署和总结等。3、质检会议由质检经理发起，总结汇报阶段内质检T作情况及检杳结果，进行项目组内通报工作。4、项目员工发起的会议项冃员工可以发起一定级别的会议，员丄对项H或公司的某一制度，或者丄作中出现的问题提出解决方案，需要多人I办同时，可以提请适当级别的会议。由项冃助理将会议纳入临时会议的范I韦I，并由运营经理或技术经理批准。四、会议召开（一）会议安排：1、凡涉及到多成员或多部门参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集人员应在召开前1-2天将会议中请以邮件形式上报项冃经理，获得批准后报项冃助理备案，山项目助理进行统一安排，方可召开。 第5页共7页 2、项II助理每刀统一编制例会会议计划，与刀计划同时公布。3、凡己列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，发起人员应至少提前1天报项冃经理审批并报请项冃助理调整会议计划，未经项冃助理调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。4、各工作例会必须服从项目组的统一安排，各分组小会不得安排在项目例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。5、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊悄况须捉前向项冃请假，获得批准后需指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。（二）会议的准备：1、有专项主题的会议或需有投影设备演示说切的会议，应发起人员提询做好投影设备连接调试工作；2、特别重大会议，应由专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：2.1会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；2.2会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；2.3会议场所布置；2.4会议服务人员的安排；2.5会议签到；2.6会后事项安排。2.7会议需要留存资料的应提前通知相关人员做好拍照、摄像工作。（三）会议召开及传达：1、应明确会议的H的，会议的冃的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。3、与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言吋间了以统计和控制，时间到后，无特殊情况不了延长。每次开会中应该强调发言的时间要求。4、重要会议决议或记录未止式公布前，与会者不得提前透銅会议内容。 5、与会人员必须做详细的会议记录，以便于会后向项目成员准确传达会议梢神，落实各项工作任务，项目助理将不定期抽查与会人员的会议记录。6、项FI会议的会议纪耍由指定人员负责整理，会议纪要应分发给与会人员，必耍时，分发给其他相关部门。其它会议由召集会议人责成专人负责记录整理，以EXCEL（电子文档模板）形式交交项目经理审阅签发，编号存档。7、会议结束后会议主持人或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。项目会议决定事项的督办、检查和追踪由质检经理负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报项冃经理。（四）会议纪律1、要严格遵守会议的开始时问，提前3分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。迟到1次则赞助10元迟到每超过一分钟增加10元，依次累加。如需请假需经会议召集人批准。无故缺席者，赞助50元。2、所冇参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听咅乐、接听手机等做与会议无关的动作。发现有以上情况者，一次赞助10元。3、会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，一经会议决议之事，应按期完成。对于需要在会议上讨论的问题，提前与会议发起人沟通，以便于及时通知所有参会人,在提出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。五、制度附则：本制度由项目组负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。