某公司会议管理办法 39页

公司会议管理办法第一章总则第一条为加强会议管理、避免会议冲突、提高会议效率、保证会议质量、规范会议流程，建立标准化的会议管理体系，特制定本办法。第二条本办法适用于集团及所辖各分公司组织的会议。第二章分则会议管理第三条会议分类、分级与组织根据各类会议召开的议题、周期、频率、组织方式、适用范围等因素的不同，将会议分为几类。由集团总部组织的，需所辖各分公司人员参加的会议，称为集团会议；集团总部组织召开的称为总部会议；所辖各分公司组织召开的均称为公司会议。详见附件2《鑫业集团会议分类一览表》。第四条会议申请一、集团总部各部门应于每周四前对下周需要组织召开的会议，填写《会议登记表》（一会一表）报集团人事行政部登记；所属公司各部门应于每周四前对下周需要组织召开的会议，填写《会议登记表》（一会一表）报所在公司人事行政部登记。二、所辖各分公司应于每周四前对下周需集团总部人员参加的会议（包括拟邀请集团领导参加的会议）进行汇总，并填写《会议登记表》（一会一表）报集团总部人事行政部登记备案。第五条会议计划、报批一、集团总部、所辖各分公司人事行政部门 对上报登记的各类会议进行汇总和统筹协调，制定出每周会议计划。集团总部会议计划制定原则为各系统（部门）、所辖各分公司同一主要领导每周参会不超过两次。二、集团会议计划需集团人事行政部统筹协调，各系统会议不得相互冲突，报集团常务副总裁审批，由集团人事行政部于周一前下发。所辖各分公司会议计划需报公司总经理审批，由公司人事行政部门于周一前下发。三、各系统每季度召开的系统沟通协调会，应实行审批制。走网上流程先报经集团人事行政部审核，集团常务副总裁审签后方可执行。每年会议不得超过四次，且到异地举办不得超过两次。第六条会议计划执行一、会议严格按计划进行，一般不得调整；未列入计划的会议，原则上不得召开。二、因各种原因，会议不能按计划召开的，发起部门必须提前一天通知人事行政部门取消会议。第七条会议通知一、会议通知责任集团会议由集团人事行政部统一发布会议通知。负责通知到需参加会议的各系统（部门）、所辖各分公司人事行政部（综合部），集团各系统（部门）和所属公司人事行政部（综合部）负责通知到各自参会人员。总部会议由集团人事行政部统一发布会议通知。负责通知到集团各系统（部门），集团各系统（部门）负责通知到参会人员。公司会议由各公司人事行政部（综合部）或会议发起部门直接通知参会人。 公司会议由各公司人事行政部（综合部）或会议发起部门负责控制，尽量精简会议，能合并召开的会议尽量合并召开，可开可不开的会议尽量不开，讲究会议效率，缩短会议时间。二、会议通知方式书面通知：以书面形式将会议信息发到集团各系统（部门）和所辖各分公司。网上通知：直接在办公信息平台通知公告栏目中发布的集团正式会议。采用网上通知方式时，应对部分参会人员辅助以电话追踪核查确认。电话通知：以电话形式直接通知。所辖各分公司人事行政部在会议召开的前2天，以工作联系函方式通知到主席台就坐的领导，并电话予以核查确认。会议承办部门应提前到达会议会场（视会议规模等合理安排到场时间），按时清点人数，及时催请未到者，会前半小时加催与会领导。以上几种方式，都具有相同的效力。三、会议通知时间会议通知应至少提前一天进行发布。第八条重要会议实行标准化管理，详见附件三“重要会议管理标准化一览表”。第九条会议资料和会务准备一、会议资料准备会议资料由会议发起方提供（明确发放及回收要求），交会议承办方备发和回收。 二、会议资源和会议服务协调会议资源指会议所需的场地、设施、设备、文具、茶点、奖品、纪念品等。会议服务指会议所需的茶水供应、设备操控、节目表演等。会议承办部门对《会议登记表》所需的会议资源和服务进行确认，如需集团内部会议资源和服务，则向集团或各公司人事行政部门申请；如需外部会议资源和服务，则由会议承办部门自行联系解决。第十条会议进程管理一、会议签到正式会议必须进行会议签到，集团会议签到由各公司人事行政部派专人提前到会场负责本公司签到工作，由会议承办部门收集整理《会议签到表》。二、会议主持各种会议原则上应按本制度相关规定或会议承办部门预先定好的议程进行，会议主持人应控制好会议主题和议程。三、会议纪律各类大型重要会议、活动，会场秩序及座位安排由各公司董事长、总经理及人事行政负责人牵头安排。参会人员不得无故缺席、迟到、早退，违者按照本会议管理办法进行处罚。会议请假，由会议发起单位负责人或指定专人负责受理和审批，并在会议通知中明确。 会议进行中，参会人员不得在会场内使用通讯工具，其通讯工具必须保持静音、震动或关闭状态。会议进行中，参会人员不得进行任何与会议无关的活动。第十一条会议纪要一、工作计划协调会、总裁（总经理）办公会议须形成会议纪要；其他会议若需形成会议纪要，应由会议发起部门拟稿，按权责体系及《公文管理制度》进行审批。应发布的会议纪要，须在会后36小时内予以整理和发布。二、会议纪要发布：人事行政部门对审批后的会议纪要按公文格式进行修订、排版、网上发布，或打印、盖章后手工发布。第十二条会议决议、决定的督办会议所形成的各项决议、决定等，由该次会议发起方负责督办落实；必要情况下由专门督察督办的部门协同督办。第十三条会议资源管理一、管理：各公司的会议资源由所在公司的人事行政部门统一保管和维护管理，负责保证其可用性和完好性。二、申请：任何会议需要占用会议资源的，需要向人事行政部门申请。三、分配：会议资源由人事行政部门根据会议情况进行分配，尽量满足会议需求。资源需求发生冲突应优先考虑有重要客人参加的会议或有集团领导参加的会议。第十四条会议服务一、公司内部会议服务包括会场布置、茶水服务、多媒体调试等服务。 二、人事行政部门对在公司会议室举行的、有集团、公司主要领导或重要客人参加的会议提供会议服务，其他会议原则上实行自助服务（即由参会人员自理，人事行政部提供支持和配合）或由会议承办方安排解决。第三章罚则第十五条对确因特殊情况未参会者，会议发起部门必须利用下班时间组织未参会人员学习会议精神；对违反会议制度人员予以通报；并针对不同情况予以一定数额的经济处罚。第十六条任何人员违反本管理办法，按以下条款进行处罚；除此之外，对未报会议计划或未通过人事行政部而违规发布集团、集团总部、所辖各分公司会议通知的，按绩效考核规定扣责任人当月绩效考评分，其所发通知无效，参会人员可以不参会。第十七条会议迟到、早退、未签到、代签到、未填写签到时间者，每人每次扣罚200元。第十八条未参会者未按制度、规定、通知要求请假，每人每次扣罚500元。第十九条未按会议要求着装者，每人每次扣罚200元。第二十条参会人员到达会场，有座位牌的或已指定座位的人员，应按指定座位入座；其他人员应自觉就座于前排空余座位(有座位牌除外),若会场前排未坐满，则给予会议最后排入座员工每人每次200元处罚。第二十一条会议中未按要求调整手机状态或随意接打电话者，每人每次扣罚50元；违规进行与会议内容无关的活动，每人每次扣罚50元。第二十二条 会议发起（承办）部门应严格按照本会议管理办法执行，否则，对违规项，按每项扣罚100元处理。第四章附则第二十三条本管理办法解释权归集团人事行政部。第二十四条本办法从2010年7月1日起执行，原2005年8月30日签发执行的《会议管理办法》及2010年4月23日印发的《鑫业集团会议管理办法》（试行）同时废止。附件：1、《会议执行工具》2、《会议分类一览表》3、《重要会议管理标准化一览表》4、《行政会议管理细化量化表》5、《会议管理控制程序指导》6、《会议座次安排指导》 附件1：会议执行工具会议登记表登记日期：编号申请单位会议主题会议需解决的问题会议时间及地点开始时间：预计结束时间：会议地点：会议分级()集团级()公司级拟邀领导参会人员会务协助人员会议议程所需的会议资源和服务()号会议室()笔记本电脑()投影仪()音响话筒()高清视频()会场布置（要求：________）()茶水服务()多媒体调试服务()其他：______________（需其他部门协助事项）费用总预算 会议签到表模板鑫业集团公司会议签到表时间：地点：主持人：会议议题：参会人员：序号部门职务应到人员姓名签到（实到人员）签到时间备注迟到：早退缺席：应到人数：人实到人数：人到会率：%统计人： 会议费用预算表模板鑫业集团公司会议费用预算表　项目数量费用小计备注酒店费用房费　　　餐费　　　会议室租赁费用　　　……　　　会务费用背景或横幅　　　鲜花　　　笔记本　　　签字笔　　　矿泉水　　　资料复印费　　　……　　　考察费用门票　　　饮料　　　……　　　其他费用市内交通费　　　市外交通费　　　通讯费用　　　……　　　总费用　　经办人：所属部门：部门负责人：分管领导：总经理：董事长： 会议记录模板鑫业集团公司会议记录会议名称　会议时间　会议地点　出席人员　缺席人员　会议主持人　记录人　主要议题　发言记录　 会议主持稿模板鑫业集团年度会议主持稿（主持人）尊敬的***：前言：（简单介绍召开本次会议的目的与主题）…………我宣布，鑫业集团20**年度***会现在开始。首先，请允许我介绍莅临本次大会的嘉宾和领导，他们是******让我们以热烈的掌声欢迎各位嘉宾和领导的光临。下面由我宣读会场纪律及会议议程→纪律要求…………→本次大会共有*项议程第一项议程：第二项议程：第三项议程：第四项议程：…………以此类推下面会议进行第一项：…………以简明扼要的总结性语言1—2句概括讲话人内容，谢谢讲话人。…………下面会议进行第二项：…………以此类推总结语…………结束语 会议用歌曲目录序号曲目名称用途备注1走进新时代暖场音乐　2好日子　3好运来　4相信自己　5九九艳阳天　6飞得更高　7越来越好　8春天的故事　9爱我中华　10踏歌起舞　11辣妹子　12红旗飘飘　13我和我的祖国　14没有共产党就没有新中国　15太阳最红毛主席最亲　16五星红旗　17我爱你中国　18大地飞歌　19恭喜发财　20精忠报国　21超越梦想领导入场音乐　22欢乐颂中场音乐（轻音乐）　23茉莉花　24献给爱丽丝　25鑫业人之歌会前歌唱歌曲　26颁奖音乐（豪勇七蛟龙）颁奖音乐　27歌唱祖国会后歌唱歌曲　28团结就是力量　29国歌　30友谊地久天长散场音乐　31难忘今宵　32童年（钢琴水晶轻音乐）　 集团***会执行细案序号类别分组准备事项内容负责人完成时间完成情况备注1会前准备策划组会议初案拟写并报领导审核　　　　　2会议分工明细表会议事宜、各项安排等相关责任人　　　　3会议主题、地点、时间、参会人员的确定　　　　　4会议通知的拟写、报批、发布　　　　　5外联组主题横幅（喷绘）的制作按会议主题内容制作　　　　6侧横幅的制作　　　　7现场摄像确定合作单位　　　　8现场摄影　　　　9请柬的制作及外部领导、嘉宾的邀请　　　　　10物资组主席台上领导桌牌、桌签的准备　　　　　11座位布置图　　　　　12歌单及歌夹的准备领唱人员、主席台上领导人手一份　　　　13会议用品签到表、签到笔、议程表、托盘及红色托布、双面胶、领导讲话稿、话筒、礼品、奖品等　　　　14鲜花演讲台1个、主席台1个（数量根据主席台的上的人员数量可有所增减）　　　　15矿泉水及领导茶水的准备　　　　　16领导席所需纸巾、烟灰缸　　　　　17医务箱常备药品　　　　18设备组投影背景(PPT)　　　　　19暖场音乐、中场休息音乐、散场音乐按会议标准化规定准备相应曲目　　　　20领导入场音乐　　　　 21颁奖音乐　　　　22会前、会后歌唱音乐　　　　23现场话筒、音效、电脑、投影调试正常（准备笔记本电脑及数据线）　　　　24后勤组参会人员的通知　　　　　25领导讲话稿拟写及顺序安排　　　　　26礼仪小姐确定人员　　　　27参会领导的确定及邀请　　　　　28会场人员的座位安排主席台、会场、工作人员席等　　　　29会议纪律监督人员　　　　　30主持人的确定及主持稿的拟写　　　　　31领唱人员的确定及安排　　　　　32会中管理接待组签到组织、安排签到表、签到笔、签到负责人　　　　33现场参会人员的引导、清点、安排　　　　　34负责嘉宾、领导休息安排及突发事件的处理　　　　　35领导入场安排　　　　　36设备组会议音乐的播放暖场、领导入场、会前会后歌唱音乐、中场休息、散场音乐　　　　37会议背景PPT的播放　　　　　38后勤组领唱人员到位及座席安排　　　　　39领导讲话顺序安排及物资准备领导上台需准备水、纸巾等　　　　40参会人员讲话顺序安排　　　　　41现场服务　　　　　42现场音响、话筒效果的监控　　　　　43其它机动事宜　　　　　44保安组现场纪律监督　　　　　45设备的安全维护　　　　　46外联组摄影、摄像人员就位，并留下记忆瞬间　　　　　 47会后完善后勤组会议清场含物资清点等　　　　48会议小结或总结　　　　　49会议决定的跟踪　　　　　50签到情况的通报　　　　　51费用报销的后续工作　　　　　52宣传组新闻稿的撰写　　　　　注：以上细案内容可随每次会议主题内容的不同有所变动，力求每个细节要有人负责。 附件2：会议分类一览表鑫业集团会议分类一览表总部会议序号会议名称会议发起会议承办会议内容参会人员会议时间及其他要求1集团总结、表彰会集团人事行政部集团人事行政部总结表彰大会1、集团总部全体员工2、北京区域公司经理级及以上员工3、异地公司副总监级及以上员工4、外派员工（半年总结会不参加）每半年及年初各召开一次2集团团拜会集团人事行政部集团人事行政部1、集团领导新春贺词。2、鑫业优秀员工家属发言。3、表达关心、给予关怀。1、集团总部全体员工2、北京区域公司经理级及以上员工3、异地公司副总监级及以上员工4、外派员工及家属每年召开一次3集团春节联欢会集团人事行政部集团人事行政部全集团员工的新春节目联欢。1、集团总部全体员工2、北京区域公司员工代表3、异地公司副总监级及以上员工、北京籍员工4、外派员工及家属由集团管理委员会确定4党员表彰大会党委办公室党委办公室1、评选优秀党员2、评选优秀党支部全体党员代表每年七月召开一次5党员代表大会党委办公室党委办公室党委换届选举全体党员代表每五年召开一次 6集团管理干部述职会集团人事行政部集团人事行政部工作总结及规划集团总监级以上员工、各公司董事长、总经理每半年及年度各召开一次7总裁协调会总裁办总裁秘书1、协调解决所辖各分公司提出的问题；2、通报情况。所辖公司总经理、集团总部总监以上员工每季度召开一次（可开视频会）8集团“三.八妇女节”表彰会党委办公室党委办公室1、表达节日的祝福与关怀。2、表彰先进。全集团全体女员工每年召开一次（视频会）9集团月度生产经营办公会总裁办总裁办1、简要总结上月工作；2、下达当月经营指标及工程节点等相关重要工作；3、部署当月重点工作；4、协调讨论当月难点工作。1、集团领导及各部门负责人2、下属地产公司董事长、总经理每月初（5日）召开一次（视频会） 公司例行会议序号会议名称会议发起会议承办会议内容参会人员会议时间及其他要求1公司员工大会各公司人事行政部各公司人事行政部1、在各公司内部组织学习新制度和文件。2、解决当前存在的主要问题。3、统一认识，统一思想。所在公司全体员工每半年召开一次2公司月度计划会集团总裁办、各公司人事行政部各公司人事行政部1、各系统(部门)上月工作总结、交流；2、本月工作的协调、部署。公司领导及部门负责人每月5日前(每月召开一次)3公司周工作例会各系统(部门)各系统(部门)自行承办1、本系统(部门)上周工作总结、交流；2、本周工作的协调、布置。本系统(部门)员工每周周一(每周召开一次)4绩效考评会各公司人事行政部各公司人事行政部对各部门及其负责人上月工作绩效进行考核评定。公司领导及部门负责人每月10日前(每月召开一次)公司常设会议序号会议名称会议发起会议承办会议内容参会人员会议时间及其他要求1党委委员会议党委办公室党委办公室传达上级党委指示、党委其他重大事宜的研究讨论及廉政教育等党委委员不定期2高层领导民主生活会党委书记党委办公室开展批评与自我批评，实现集团主要领导间的工作沟通。总裁、集团分管领导、所辖各分公司董事长、总经理1、在非工作时间进行，由发起人与被邀请人之间自行商定（每半年召开一次）。2、选择健康、有利于交流的休闲场所。3、费用标准为300元/人/天。3中层领导民主生活会各公司党委书记各公司党支部开展批评与自我批评，实现各部门主要领导间的工作沟通。所在公司领导和各部门负责人1、在非工作时间进行，由发起人与被邀请人之间自行商定（每半年召开一次）。2、 选择健康、有利于交流的休闲场所。3、费用标准为200元/人/天。4部门民主生活会各部门负责人各部门自行承办开展批评与自我批评，实现本部门员工和领导间的工作沟通。本部门所有人员1、在非工作时间进行，由该部门自行商定（每季度召开一次）。2、选择健康、有利于交流的休闲场所。3、使用部门沟通协调费。5管理沙龙各系统(部门)、所辖各分公司负责人会议发起部门进行业务、管理专题探讨交流学习。相关人员1、在非工作时间进行，由发起人与被邀请人之间自行商定（每季度召开1次）。2、选择健康、有利于交流的休闲场所。3、使用部门沟通协调费。6系统工作沟通协调会集团总部各系统(部门)负责人集团职能部门工作沟通协调，开展批评与自我批评，实现系统工作沟通。系统各职能部门负责人、相关人员1、原则上每季度召开1次。2、可选择健康、有利于交流的休闲场所。3、到异地举办不可超过两次。 其他会议（其他会议指以下几类）序号会议名称备注会议发起会议承办会议内容、参会人员、会议时间及其他要求1日常工作会议指除以上一、二、三类会议之外的企业内部工作会议需要举办此类会议的部门（或公司）会议发起部门（或公司）会议时间、参会人员、举办地点等都由会议发起单位或部门自行在会议发起报批时确定。2内部大型活动或会议指在集团内举办的，需要集团总部和所辖各分公司参与的大型会议或活动（如开盘、庆典、企业文化专题活动、各种内部文体比赛等）。需要举办此类会议的部门（或公司）会议发起部门（或公司）会议内容、会议时间、参会人员、举办地点等都由会议发起单位或部门自行在会议发起报批时确定。3外联、宣传会议与集团之外的外单位共同举办的，有集团之外的外单位参与的，或对集团外进行信息发布或宣传的会议。需要举办此类会议的部门（或公司）会议发起部门（或公司）会议内容、会议时间、参会人员、举办地点等都由会议发起单位或部门自行在会议发起报批时确定。4总裁(总经理)接待日集团总部由总裁秘书牵头组织，人事行政部配合开展所辖各分公司由各公司人事行政部组织开展会议内容：员工向公司领导直接反映各种建议和意见，或与领导进行相关工作的沟通。参会人员：本公司任何员工。会议时间：每月中旬的第一个周六(每月至少开展一次)。会议地点：总裁（总经理）办公室。 附件3：重要会议管理标准化一览表会议名称参会人员会议议程会场横幅会场布置主席台就座人员座牌布置暖场音乐会前员工合唱歌曲会后员工合唱歌曲会议主持备注集团总结、表彰会1、集团总部全体员工2、北京区域公司经理级及以上员工3、异地公司副总监级及以上员工4、外派员工（半年总结会不参加）1、全体高唱《鑫业人之歌》；2、集团党委书记作重要讲话；3、集团董事长、总裁作工作总结及工作部署；4、宣读获奖名单；5、颁奖；6、获奖人员发表获奖感言；7、宣誓8、全体高唱歌曲。9、合影留念应布置有主题词的背景喷绘和侧条幅1、主席台和主持台应有鲜花、主持台、发言席；2、参会人员座位布置视其会场大小与参会人员多少确定是否摆放条桌，原则是会场后面不得空出1/3，人太多也要确保第一排摆放条桌。3、获奖人员座位通常安排在参会席的右前方或左前方集团分管领导及以上、公司董事、顾问主席台领导应有公司LOGO的座牌；各公司董事长、总经理应有座牌；优秀员工应有座牌。1、会前、会中暖场音乐：《春天的故事》、《飞得更高》、《爱我中华》、《走进新时代》等；2、领导入场音乐：《超越梦想》；3、颁奖音乐：《豪勇七蛟龙》；4、散场音乐：钢琴水晶轻音乐《童年》《鑫业人之歌》（应有2人领唱）《国歌》、《歌唱祖国》、《团结就是力量》中任选两首（应有2人领唱）集团常务副总裁或集团人事行政部总监会议物资应在会前准备完成，并确定参会人员数量，合理安排座位；需摄影、摄像或录音集团团拜会1、集团总部全体员工2、北京区域公司经理级及以上员工3、异地公司副总监级及以上员工4、外派员工及家属1、主持人开场白；2、集团党委书记宣读慰问信；3、集团总裁或常务副总裁作重要讲话；4、获奖员工家属发言；5、答谢宴；6、暖场节目应布置有主题词的背景喷绘和侧条幅应布置气球、鲜花、中国结等烘托会场气氛；预定桌席时按应参加人数的80%加备席安排。无主桌为集团董事长、董事、顾问及优秀员工代表，集团分管领导分别安排作陪各公司人员及家属《好运来》、《欢乐颂》、《恭喜发财》、《好日子》无无由集团人事行政部安排每桌应备白酒、红酒各2瓶、啤酒3瓶、饮料2瓶香烟2包、瓜果1盘；需摄影或摄像 集团管理干部述职会集团总监级以上员工、各公司董事长、总经理1、主持人开场白；2、集团常务副总裁作重要讲话；3、各公司领导、集团总监级领导述职；4、集团董事长作述职总结；5、审计部员工宣布述职分数；6、主持人宣布会议结束。7、合影留念应有符合会议主题的主横幅应严肃、整洁，以方型布置，且有深色桌布。无集团董事长、各述职人有座位牌。《超越梦想》、《精忠报国》、《红旗飘飘》无无集团人事行政部总监集团审计监察部专人负责述职时间核定、分数监控、核算、公布；需摄影摄像集团春节联欢会1、集团总部全体员工2、北京区域公司员工代表3、异地公司副总监级及以上员工、北京籍员工4、外派员工及家属1、主持人开场白；2、各公司节目汇演；3、主持人宣布会议结束；4、会后节目的评议及奖金发放。应有符合主题的主、侧背景喷绘、VCR应布置有气球、中国结、手拍等烘托会场气氛。集团分管领导及以上领导、外部董事、顾问、外联单位人员就座中心位置。集团分管领导及以上领导、外部董事、顾问及家属《拜年》、《恭喜发财》、《踏歌起舞》无演职人员一起演唱“难忘今宵”集团党办工作人员、外聘人员异地公司应有车辆安排接送；需摄像各公司员工大会各公司全体员工参会1、全体高唱鑫业人之歌；2、公司总经理（集团总裁或常务副总裁）作重要讲话；3、公司董事长作重要讲话（视情况确定）；4、颁奖（有表彰情况下）；5、获奖人员发表获奖感言；6、全体合唱歌曲应有符合会议主题的主横幅和侧幅1、应有鲜花、主持台；2、参会人员座位布置视其会场大小与参会人员多少确定是否摆放条桌，原则是会场后面不得空出1/3，人太多也要确保第一排摆放条桌。3、获奖人员座位通常安排在参会席的右前方或左前方各公司分管领导及以上领导主席台布置各公司分管领导以上领导座牌；下面可视情况摆放部门负责人座牌1、会前、会中暖场音乐：《春天的故事》、《飞得更高》、《爱我中华》；2、领导入场音乐：《超越梦想》；3、颁奖音乐：《豪勇七蛟龙》；4、散场音乐：钢琴水晶轻音乐《童年》《鑫业人之歌》（应有2人领唱）《国歌》、《歌唱祖国》、《团结就是力量》中任选两首（应有2人领唱）各公司人事行政分管领导会议物资应在会前准备完成，并确定参会人员数量，合理安排座位 党员表彰大会全体党员代表1、全体高唱《国歌》；2、集团党委书记作重要讲话；3、宣布获奖名单；4、颁奖；5、获奖人员发表获奖感言；6、全体合唱《国际歌》；7、合影留念应有符合会议主题的横幅或背景喷绘1、应有党旗、红旗、党徽、鲜花、主持台、发言席；2、参会人员座位布置视其会场大小与参会人员多少确定是否摆放条桌，原则是会场后面不得空出1/3，人太多也要确保第一排摆放条桌。3、获奖人员座位通常安排在参会席的右前方或左前方党委委员党委委员及特邀领导、嘉宾1、会前暖场音乐：《春天的故事》、《爱我中华》、《团结就是力量》；2、颁奖音乐：《豪勇七蛟龙》；3、散场音乐：钢琴水晶轻音乐《童年》《国歌》《国际歌》党委委员会议物资应在会前准备完成；需摄影摄像党员代表大会全体党员代表1、齐唱国歌；2、上一届党委书记述职；3、介绍候选人相关情况；4、举手（投票）表决；5、宣读选举结果；6、齐唱国际歌7、合影留念应有符合会议主题的横幅1、应有党旗、红旗、党徽、鲜花、立式讲台。2、参会人员座位布置视其会场大小与参会人员多少确定是否摆放条桌，原则是会场后面不得空出1/3，人太多也要确保第一排摆放条桌。3、获奖人员座位通常安排在参会席的右前方或左前方全体党员代表上届党委委员、下届候选人、上级党组织代表会前暖场音乐：《春天的故事》、《爱我中华》、《团结就是力量》等；《国歌》《国际歌》上届党委委员会议物资应在会前准备完成；需摄影或摄像 附件4：行政会议管理细化量化表会议策划细化量化细化项目一级细化二级细化责任人完成时间量化质量序号内容会议策划会议分析1.1分析召开会议的必要性准确、及时1.2分析召开会议的可行性会议规划2.1拟定会议召开的周期固定2.2拟定会议的目的明确2.3拟定会议主题和内容2.4拟定会议召开的范围2.5拟定会议召开日期和天数2.6拟定会议的地点2.7拟定是否进行参观、旅游、宴请（聚餐）等活动会议方案审核3.1形成会议召开策划案清晰、及时3.2提交相关领导审批准时3.3修订会议方案完善3.4讨论通过，发布会议通知及时 会议筹备细化量化细化项目一级细化二级细化责任人完成时间量化质量序号内容会议筹备人员准备1.1确定讲话领导，并保持沟通定人1.2确定主持人职责明确1.3秘书处1.4后勤组1.5外联组1.6宣传报道组1.7保安组1.8制定各组工作人员职责1.9嘉宾明确场地布置2.1预约会场提前2.2背景、会标、横幅等位置准确、主题鲜明2.3座位安排适当2.4主席台整洁2.5桌签、座牌2.6绿植、鲜花美观2.7面巾纸充足2.8口杯干净2.9矿泉水、开水充足 2.10音响、话筒、电脑、投影等设备良好2.11参会人员桌椅干净2.12卫生环境整洁、干净资料准备3.1请柬及时、正规3.2会议议程清晰、规范3.3签到本规范3.4领导讲话稿简明扼要、概括性强3.5会议主持稿3.6会议材料充足 会议管理细化量化细化项目一级细化二级细化责任人完成时间量化质量序号内容会场管理会议接待1.1迎接嘉宾（可派车接站）周到1.2引导进入会场礼貌1.3参会人员签到及时1.4发材料充足1.5按号入座准确会议进程2.1主持人宣布会议开始准时2.2领导、嘉宾讲话不延时2.3公布工作成绩客观、准确、精炼2.4总结工作不足2.5宣布讨论事项2.6限时自由发言自由2.7会议表决正规2.8安排下阶段工作科学2.9按时结束及时会场服务3.1茶水服务及时3.2空调服务良好3.3音响服务3.4供电服务 3.5保安服务3.6保密服务3.7会议记录服务（会议记录、会议纪要、简报）及时3.8摄像、摄影、录音服务良好3.9卫生服务干净、整洁 会后整理细化量化细化项目一级细化二级细化责任人完成时间量化质量序号内容会后整理文件清退1.1全部收回会议所使用的涉密文件及时、保密1.2收集会议形成的文件（会议记录、纪要、简报）及时1.3将相关资料、文件整理归档及时、准确1.4印发相关会议文件充足1.5通知有关部门、人员领取会议决定、决议及时1.6张贴、上传会议纪要场地整理2.1清理会场垃圾干净、整洁2.2整理桌椅2.3撤横幅等及时人员管理3.1送嘉宾、领导离场礼貌3.2参会人员退场有序3.3整理签到簿及时3.4联络缺席人员，询问原因，如有必要通知有关事项其他安排4.1组织参观考察活动合理4.2文化娱乐、用餐活动不超支4.3会议费用结算实事求是会后跟踪5会议形成决议或意见的督办落实实施 附件5：会议管理控制程序指导公司例行、常设等会议会场管理控制程序一、目的规范各种会议的现场管理工作二、适用范围适用于集团及所属公司会议的会场管理三、作业控制（一）会场布置1、会场形式以椭圆形、圆形、四方形、回形等便于沟通的会形为主。2、应布置带有企业LOGO且符合会议主题内容的背景横幅或背景PPT，横幅基调以红底黄字为主，尺寸大小合适。（二）组织签到1、签到负责人的安排及职责（1）签到负责人原则上由会议发起部门或承办部门负责安排。①签到负责人应合理安排到达会场的时间，准备签到表（模板详见附件1），及时组织参会人员签到，准确统计会议出席、列席及迟到、早退、缺席人员及人数。如发现重要人物尚未到会，应及时催请。（2）参会人员签到原则①参会人员应提前到达会场，依据实际到达时间签到，禁止错签、代签，否则将按制度给予相应处罚。②参会人员签上自己的名字后才能进入会场，签到内容还应包括时间、姓名、职务。（三）分发材料将会议议程、工作报告、提案议案、规划方案、决议草案、项目论证报告等需要发给参会人员的材料，事先分装于文件袋内，签到时一并发给每位参会人员。（四）入座引导会议应设立指示标志或由会议工作人员负责引导入座。（五）会议有效性控制1、会议开始，由主持人就议题做一番简洁的说明，将会议的进行顺序与时间分配先告知参会人员。2、会议进行中应注意：发言内容是否偏离了议题，是否全体人员都专心聆听，发言的内容是否朝着结论推进。3、主持人需引导参会人员在预定时间内做出结论。如必须延长会议时间，应达成一致的意见，并确定延长的时间。4、参会人员即兴发言时长由主持人根据现场情况合理控制，原则上不超过10分钟。 5、主持人将整理之后的结论，决议付诸实行的程序交全体人员表决确认。（六）进行会议记录1、会议记录（1）、会议记录的内容①会议的组织情况，包括会议名称、会议时间（写明到具体的年、月、日、时）、开会地点（包括楼层、房号或会议室号）、会议主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人。②记录的主体，包括会议主持人的启示性的讲话或大会主题报告、讲话等；参会领导和一般参会者的发言；会议作出的决议、决定以及对会议所做的总结。（2）会议记录的方式①详细记录。有言必录。记录会议的全过程、所有人的发言，包括发言中的插话。一般应配备两个以上的记录人员同时记录或用录音笔进行录音，以便会后核对、修正、补充。②摘要记录。只记录参会者发言的重点、要点和会议主持人讲话要点。2、会议纪要（1）会议纪要的内容①会议概况。包括会议时间、地点、名称、主持人、参会人员、基本议程。②会议精神和议定事项。包括会议内容、议定事项，还可概述议定事项的意义以及今后工作的意见、措施和要求等。（2）会议纪要的方法①集中概述法。将会议的基本情况、讨论研究的主要问题、参会人员的认识、议定的有关事项，用概括叙述的方式，进行整体的阐述和说明。②分项叙述法。适用于大型会议或议题较多的会议，将会议的主要内容分成几个大的问题，分项叙述。③发言提要法。将会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出要点，按照发言顺序或不同内容，分别阐述。（3）会议纪要的格式：按照公司公文培训规定格式进行拟写。（七）会后清场、文件整理、总结及OA平台发布1、会后文件立卷归档：收集签到簿和其他与会议有关的重要文件材料，并根据文书档案的有关规定进行整理归类。2、对可二次利用的文件、物料进行回收，控制成本，节约物资。3、会议结束后36个小时内对会议出勤情况通过OA平台予以通报。4、对会议的报道应配以照片（原则上以2－3张为宜），并在会后36个小时之内进行流程报批，原则上以公司名义召开的大会在集团OA平台发布，小范围的会议在各自公司OA平台发布，字数应控制在500－900字内。5、会后组织相关人员召开会议总结会，总结会议改进点，形成会后报告。 6、会议上领导的发言未经同意不得随意传达、扩散；会上形成的决议事宜，应在规定时间内完成，并由会议发起或承办部门对责任部门进行督办。（八）其他1、会议服务人员由会议发起部门或承办部门自行安排。2、参会人员应着工作装或职业装。3、若会议延时至用餐时间并还将进行的，可就近安排参会人员用餐。原则上应以工作简餐为主，餐标控制在30元/人以内。4、座谈会、民主沟通会等一系列非正式性会议，由会议发起部门或承办部门自行准备、选择时令性的2-3种会议所需要的水果、茶点装盘。5、进行讨论会时，应分集体讨论和分组讨论。分组讨论小组人数一般控制在20人内，组长由该组行政级别最高者担任，记录员由组长指定。 集团总结大会（所辖各分公司员工大会）管理控制程序一、目的规范员工大会的组织和管理工作二、适用范围适用于集团及所辖各分公司年度总结暨表彰大会或其他员工大会三、作业控制（一）会议筹备控制程序1、会议策划及通知（1）集团会议，由集团人事行政部负责策划拟定会议召开的时间、地点、内容、流程并报集团总裁审批后通过OA平台予以发布。（2）公司会议，由所辖各分公司人事行政部负责策划拟定会议召开的时间、地点、内容、流程并报所在公司董事长（总经理）审批后通过OA平台予以发布。2、工作人员分组及职责（1）秘书组工作职责（一般由总裁（总经理）秘书牵头）：负责收集公司经营运作数据资料，拟写领导发言稿，对各项工作进行协调，了解整个会务工作的总体进展情况并与主持人、各组组长进行沟通。（2）策划组工作职责（人事行政部、总裁办）：负责会议初案的拟写、会议分工的明确、会议主题、地点、时间、参会人员的确定，会议通知的发布工作。（3）后勤组、物资组工作职责（成员为各公司人事行政部、综合部人员）：负责撰写主持稿（模板详见附件1）、宣誓稿及会议相关后勤保障工作，负责座牌、话筒、音响、茶水、矿泉水、鲜花、签到表、会议议程表、企业歌曲歌词等会议用品的准备、资料制作、准备；负责现场音响、灯光的控制及其他机动工作。（4）设备组工作职责（成员为总裁办信息中心相关人员）：负责会议暖场音乐、中场及散场音乐、领导入场音乐、颁奖音乐、会前会后合唱歌曲的准备；负责会场话筒、音效、电脑、投影仪的准备工作；会场相关音乐、背景PPT的播放工作。（5）外联组工作职责（成员为集团及所辖各分公司营销管理部等相关负责宣传的部门及人员）：负责会议背景喷绘的制作、安装，请柬的制作，邀请相关嘉宾参加会议；接待嘉宾和新闻工作者；负责会议过程中的摄影、拍照协调工作。（6）宣传组工作职责（成员为总裁办、人事行政部、营销管理部）：负责会议对内、对外的各项宣传、审核工作；负责会后新闻稿的撰写及发布工作。（7）保安组工作职责（由人事行政部指派专人）：负责会议过程的会议纪律监督、安全维护工作，及时排除隐患和机器设备故障等。3、会场选定、布置原则（1）选定会场①会场大小适中，以每人平均2~3平米为宜。②会场地点应交通方便，若地点偏远，应安排车辆接送。 ③会场设施应齐全，包括照明、通信、卫生、服务、电话、扩音、录音笔等。（2）布置会场①应布置带有企业LOGO且符合会议主题内容的背景喷绘，基调以深红色或深蓝色为主，画质优良，风格大气，画面切忌花哨。②集团总部分管领导及以上领导应安排在主席台就座，主席台上应摆放带有企业LOGO的领导座牌并配以台式鲜花装饰，座次顺序详见附件6会议座次安排原则。③集团会议，集团本部总监级及以上领导，地产一、二级公司副总经理级及以上领导，地产三级公司、物业及产业各公司总经理级及以上领导、优秀员工应依次安排在前排就座，并放置座牌。④主持台原则上设置在主席台旁左上角，配以瀑布式鲜花装饰。观众席第一排均为工作人员席，主持人席位为第一排左边第一位。（二）会议现场程序控制1、组织签到（1）签到负责人的指定及职责①签到负责人为集团及所辖各分公司人事行政部人员。②签到负责人应提前30分钟到达会场，准备签到表（模板详见附件1），及时组织参会人员签到，准确统计会议出席、列席及迟早退、缺席人员及人数。如发现重要人物尚未到会，应及时催请。（2）参会人员签到原则①参会人员应提前到达会场，依据实际到达时间签到，禁止错签、代签，否则将按制度给予相应的处罚。②参会人员签上自己的名字后才能进入会场，签到内容应包括时间、姓名。2、入座引导（1）会议应设立指示标志或由会议工作人员负责引导入座。（2）主席台领导应于会前10分钟前到达会场，入场前由会议工作人员负责引导，统一从主席台左侧按座次顺序依次入场。现场参会人员全体起立，鼓掌欢迎。3、会议服务（1）空调服务，依据季节气候掌握空调开启时间及温度，室温应控制在为24~26℃为宜。（2）茶水服务：主席台就座领导及各公司董事长、总经理应配以茶水、矿泉水及热毛巾，每隔20分钟添水一次。其他人员每人配一瓶矿泉水。领导上台讲话时，在演讲台上配以矿泉水备用。（3）音控服务：音控人员应提前30分钟到达会场测试设备，在会议开始前及中场休息、颁奖、散场时播放暖场音乐（音乐曲目详见附件3重要会议管理标准化一览表）。 （4）摄像、拍照：后勤组应保证现场光线充足，拍摄录制效果良好，原则上相片拍摄要求会场全景2－3张，主席台及发言人各2－3张，重要画面2－3张，观众2－3张备选。若所照相片效果不好，则后期应由专业人员对相片进行优化处理。4、会议议程有效性控制（1）主持人开场并宣布大会开始（时间控制在5分钟以内）。（2）全体起立，高声齐唱《鑫业人之歌》（由男、女各1人领唱，后备男女领唱各1名）。要求：领唱人员形象气质佳、音色好；全体员工声音洪亮，精神饱满。（3）集团常务副总裁（所辖各分公司总经理）作重要讲话（时间控制在45分钟）。（4）集团党委书记、监事会主席作重要讲话（时间控制在45分钟）。（5）集团董事长（所辖各分公司董事长）作重要讲话（时间控制在90分钟）。（6）颁奖嘉宾由主席台领导担任，颁奖顺序遵循先颁发集体奖，再颁发个人奖的原则。获奖人员领奖应按左上右下方式依次上台，颁奖嘉宾与获奖人员合影留念后再依次退场。（7）选取2~3名获奖人员代表发表获奖感言（每次发言时间控制在3－5分钟）。（8）主持人应对会议进度进行把控，适时结束会议。（9）会议结束时，参会人员应全体起立，高声齐唱合唱歌曲（由男、女各1人领唱，后备男女领唱各1名）。要求同第（2）项。（音乐曲目详见附件3重要会议管理标准化一览表）。（10）其他：①全体人员须着工作装并佩戴工作牌。②原则上会议开始后2个小时,可安排一次为时10分钟的中场休息,具体由主持人依据实际情况把控。③发言顺序原则上按职级从低到高的顺序进行，均要求讲普通话。④宣誓：根据会议要求，确定宣誓主题、内容、领誓人、时长。5、会后散场要求主持人宣布会议结束后，应全体起立、鼓掌欢送领导离场后员工依次退场6、会后清场、文件整理、总结及OA发布（1）会后文件立卷归档收集签到簿和其他与会议有关的重要文件材料，并根据文书档案的有关规定进行整理归类。（2）对可二次利用的文件、物料进行回收，控制成本，节约物资。（3）会议结束后36个小时内对会议出勤情况通过OA平台予以通报。（4）对会议的报道应配以照片（原则上以2－3张为宜），并在会后36个小时之内进行流程报批，原则上以公司名义召开的大会在集团OA平台发布，小范围的会议在各自公司OA平台发布，字数应控制在500－900字内。（5）会后组织相关人员召开会议总结会，总结会议改进点，形成会后报告。（6）会议上形成的决议事宜应在规定时间内完成，根据会议主题由会议发起或承办部门进行督办。 高清视频控制程序一、目的规范高清视频的申请、组织和管理工作二、适用范围适用于公司高清视频的管理工作三、作业控制（一）会议的申请及通知会议按权责进行报批后应在OA办公平台发布会议通知，包括会议名称、议题、时间、参加人员、相关参考资料等。（二）会前准备1、会前应准备议题议程、确定主持人、记录人、需要共享或讨论的文件及对会议的预测和对策。2、就议题准备相关资料、信息、拟定进行顺序及时间分配方案。（三）外围设备检查设备操作人员应提前20分钟到达会场，开启会议室音响设备、回音消除设备、投影仪设备、会议室视频专用操作机的等，并检查是否运行正常。（四）操作机操作1、邀请对方进入会议，播放主持人视频音。2、接收对方的视音频，并检查视频和音频是否运行正常。3、确认设备无故障后，等待会议开始。（五）会议秩序管理1、参会人员应注意发言力求言简意赅。2、会议记录人员应认真做好记录，对结论性发言做重点记录。3、一般情况下，参会人员不得中途退席，因特殊情况应发送离席信息至主持人或主会场，经同意后方可离席。4、保持高清视频会场环境整洁，设备齐全，不得随意走动，不发言的会场应将麦克风置于静音状态。5、操作人员必须坚守岗位，主会场高清视频系统操作人员应根据会议需要，及时切换会场画面，了解各分会场的情况。6、会议结束后，由主会场统一中断会议连接，按操作流程关闭视频设备。7、会议其他管理可参照《公司例行、常设等会议会场管理控制程序》中相关要求办理。 附件6：会议座次安排指导一、会议主席台座次  集团会议，分管领导及以上领导应安排在主席台前就坐，座次顺序应按以下原则办理。(一)、领导数量为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，以此类推。（二）、领导数量为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置，以此类推。二、签字仪式的座次  签字双方主人在左边，客人在主人的右边。  三、合影座次  安排原则与主席台座次安排原则相同。四、商务谈判会议的座次安排（如图所示）图例1：A为客方，B为主方(各方人员座次顺序安排原则与主席台座次安排原则相同)图例2：（各方人员座次顺序安排原则与图例1相同） 五、宴会座次宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意（如图所示）。