会议管理制度71054564 7页

xxxxxxxx发展集团文件编号YZ-RX-HY-V-01会议管理规定生效日期检查周期编制文轶审核唐亚明审批一、目的目标：规范会议召开，提高会议质量和效率。二、适用范围：所有工作会议和专题会议等。三、职责分工：1、各级人事行政部门：负责各种会议的会场安排、设备准备，并协助项目例会及其他各种专题会议；负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。2、会议组织部门：负责例会专题会议的组织及相关工作。四、会议分类与管理1、会议分类（见附件一）2、会议要求:2.1按需要召开，注重质量，提高效率。着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作、明确各工作事项的跟进责任人。2.2会前做好充分准备，做到充分沟通，心中有数。对议而不决的事项提出解决的原则与方法；工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。2.3严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应准时参会，不得迟到、缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会。3、会议通知及准备3.1已列入常规会议计划，月中无调整的，不再另行通知，由会议主办部门按计划表直接通知参会人员。3.2未列入常规会议计划而临时提拟的会议及虽然已列入月度会议计划，但需作特别说明的会议按“谁主办，谁通知”的原则进行会议通知。3.3会议通知时间一般应提前一天以上通知与会人员和会务服务提供部门，若需总经理参加，则至少提前两天通知。3.4会议通知形式包括电话通知、邮件通知、短信息通知等方式，任选两种同时通知到位并得到确认，但对会议议题、会议资料准备、会务安排等需作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知。3.5会议主办部门应提前准备好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）；落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等。3.6公司级会议会务服务统一归口人事行政部负责。4、会议组织4.1会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则7/7 4.2会议主持人须提前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。4.3会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。4.4属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。4.6参会人员发言应遵循主持人对议程控制的要求，言简意赅，紧扣议题，属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。4.10会议记录4.10.1公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录（会议纪要格式详见附件）。4.10.2会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。4.10.3对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。4.10.4会议纪要应于会议次日呈报会议主持人审核签名。4.10.5公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由人事行政部存档备查。4.10.6各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管。5、会议跟进与落实5.1会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准。5.2各级人事行政部会同运营管理部负责会议议定事项的督办，定期检查会议落实情况，并将督办情况报告会议主持人，同时作为考核当事人工作的依据。5.3部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。6、会议的保密：会议讨论的内容、议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得对外传播和泄漏的会议讨论和议决情况。五、会议纪律1、迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到，两次以上将进行通报批评。2、早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退，罚款20元/次。3、缺席：凡必须参加会议人员未经请假或请假未批准而不参加会议的，计为缺席，罚款100元/次。4、与会期间应将手机调到振动，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。5、凡因通知未达原因而造成应参加会议的人员迟到或缺席的处罚由会议通知人员承担。6、凡故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响大小作出通报批评并附带100-500元不等的经济处罚。情节特别严重的，将处以解除劳动合同。六、附则本制度自颁布之日起执行，由人事行政部负责解释。七、附件附件一：会议分类附件二：会议纪要格式附件三：会议通知单附件四：会议签到表7/7 附件一：会议分类会议类型会议内容召开周期参会人员会议组织及主持集团月度例会通报集团月度重要事项；各部门负责人报告本部门上月工作情况，对照上月会议安排，逐条逐项检查落实完成情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议，提出本月工作安排方案；与会人员讨论有关事项；会议主持人安排和部署下月度公司整体工作并宣布议定事项。每月中旬公司领导、各部门负责人。人事行政部总经理或其授权人干部述职会各部门干部对任职期内（半年度）的工作进行总结、计划及阐述。半年一次公司领导、各部门负责人。人事行政部总经理办公会1.审议公司的战略规划、投资项目、年度计划、财务预算、改革方案和部署等重大事项。2.审议通过公司重要规章制度。3.其他需要会议研究审议的重要事项。不定期召开根据会议议程需要安排参会人员总经理助理7/7 专项会议涉及范围：项目方案评审、设计、合同会审、各部门绩效计划、总结等。公司领导依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就专项工作召开的办公会议不定期根据会议议程需要安排参会人员专项工作发起部门部门会议上月工作总结及本月度工作安排；针对问题突出重要工作事项。部门负责人通报重要事项并提出工作要求。每周定期召开部门全体人员各部门部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排；每名员工汇报上月工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本月工作安排；与会人员讨论有关事项；部门负责人提出部门下周工作要点、具体安排和有关要求。不定期（不得与公司会议冲突）部门全体人员各部门7/7 附件二：会议纪要格式会议纪要YZHYJY****001**会议纪要纪[20**]*号签发：时间：地点：主题：主持人：参会人员：会议记录：会议内容：（会议内容字体为宋体4号字体，行间距为固定22行间距）**部门时间主题词：*会主送：会议决议涉及部门抄发：与会部门打印：审核：共印发**份7/7 附件三：会议通知单会议通知单会议名称关于****的会议会议时间会议地点参会人员：（主持人请用颜色注明或说明）会议议程：组织部门联系方式备注7/7 附件四：会议签到表会议签到表会议名称：年月日序号姓名签名签到时间备注1234567891011121314151、会议实行签到制度，不准代签、补签，否则一律按缺勤处理。2、本签到表会议结束后交人事行政部留存，并作为处罚依据。3、缺席、病假、迟到、早退、事假请注明在备注栏。7/7