山东公司会议管理制度 5页

山东海洋实业集团会议管理制度第一章总则第一条为规范集团会议管理，提高集团总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，顺利完成集团预算考核目标，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。第二条集团对各级管理者贯彻充分授权管理的指导思想，基于集团颁发的各项管理制度和规定，采用谁主管谁决策、谁主管谁对过程管理的效果和结果负责、谁主管谁有权决定和处理所属范围内事务的管理思路。第三条与会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容必须做到：不该说的不说，不该问的的不问，不该看的的不看，并严格遵守执行会议的各项决定。第四条会议按类别、内容不同由相关单位组织，并做好会议管理。第五条本制度适用于集团及所属各分公司。第二章会议类别第六条本制度所指的会议包括集团公司董事长临时召集的办公会议、集团公司周例会、集团公司月度总结会、集团年会、集团公司临时性专题会议。第七条专题会议指公司生产管理、经营管理、质量管理、预算管理、合同评审等会议。第三章会议的组织管理第一节董事长临时召集的办公会议第八条董事长临时召集的办公会议是对集团发展和管理中碰到的重大事项的研究与决策。（会议时间、地点不固定，董事长临时召集）。第九条董事长办公会议由董事长主持，参加会议人员由董事长临时通知，不限工作制汇报的程序。第十条董事长办公会研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关部门负责人列席。第十一条董事长办公会由综合办公室通知、记录和整理纪要。第二节集团公司周例会第十二条集团公司周例会是集团公司中高层干部会议，主要汇报上周工作总结及本周的工作计划，现场协调解决工作事宜，传达部署集团公司的工作要求和工作部署。第十三条 召开中层干部会议由集团公司董事长主持，如集团公司董事长因事不能参加，可由集团公司副总经理以上管理者主持，参加人员原则上为集团各职能部门、各分公司总经理及需要列席的部门经理等相关中层管理人员。会议时间为：每周六早上8：:00，会议地点：集团公司第一会议室，会议汇报程序为：枣庄市海润商务有限公司——枣庄市万科小额贷款有限公司——山东山水药业有限公司——集团公司投融部——集团公司综合部总监——集团公司基建部总监——集团公司财务总监——集团公司副总经理——集团公司总经理——集团公司董事长第十四条会议的组织单位由综合办公室通知、记录和整理纪要。第三节月（季）度总结会第十五条月度总结会是集团公司对月（季）度生产经营完成情况进行总结分析、查找问题、制定措施并解决问题的会议。会议听取集团各部门、各分公司有关上月工作汇报和总结，针对存在的问题分析原因，指出计划完成较差或执行不力的责任部门或人员，提出解决办法，分析、研究和落实改进方案，明确提出并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务。第十六条月度总结会原则上每月的第一个周二召开，特殊情况可临时召开。会议地点：以具体通知地点为准，汇报程序按照公司周例会程序执行。第十七条召开月度总结会议由董事长批准，集团公司董事长主持，参加人员原则上为集团各部门负责人、分公司总经理、分公司部门经理及以上人员。第十八条集团月度总结会议的组织单位由综合办公室通知、记录和整理纪要。第四节集团公司年终会议第十九条集团公司各部门、各分公司全体人员参加。会议内容：总结集团公司全年工作情况、部署集团下一年工作计划、优秀员工表彰、年会晚宴或文艺晚会等；第二十条集团年会原则上每年末举行，地点：枣庄海润中粮大酒店第一会议室，具体时间以通知为准。第二十一条集团年会原则上由综合部统筹安排，联合相关单位共同组织。第五节专题会议第二十二条集团公司专题会议是研究批准相关部门提出的运营（生产）、质量、财务、预算等项目的实施方案；分析、研究近期成本管理、质量管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定任务的会议。第二十三条 公司有关生产、经营、质量、安全、设备、技改、预算等方面的专题会议以实际通知时间、地点为准。第二十四条专题会议由集团董事长批准，集团副总经理主持，各职能部门及分公司的相关负责人参加。第二十五条专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要，办公室协调安排会议室。第二十六条专题会议结束后1个工作日内，由承办部门将此方面的《专题会议纪要》经会议主持人审核签发后执行，同时报送综合办公室备案。第四章会议的组织第二十七条会议的批准（一）临时召开的集团级内部小范围会议须经集团副总经理以上批准，集团级大型会议须经董事长批准。（二）本制度已列出的会议按照规定程序批准。第二十八条涉及集团多个部门共同召开并有集团领导参加的会议，由会议主要牵头部门与综合办公室联系，备案会议情况；需协调安排的，由综合办公室统一安排。第二十九条会场筹备由会议所在地的办公室与集团公司综合办公室协调安排相关细节和事宜。第三十条会议通知会议需提前通知，临时性会议集团综合办公室提前半个工作日以电话或其他方式通知，例会性质的会议不通知。第五章会议资料管理第一节会议纪要的整理与印发第三十一条会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和下发。（一）董事长、总经理办公会议、中层干部会议、月度总结会等须整理会议纪要，会议纪要具有与公司规章制度同等的效力。（二）专题会议根据安排整理会议纪要。（三）其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。第三十二条会议纪要的签发董事长临时召开的办公会议、集团公司周例会、月（季） 度总结会、集团公司年终会议由综合办公室及时整理会议纪要，报董事长、集团副总经理审核、签发后印发。专题会议及其他会议的会议纪要由会议组织部门及时整理，报分管领导审核签发后印发。会议纪要的发放范围是参加会议的领导和相关的部门。第三十三条会议纪要整理和印发应在2个工作日内完成，特殊情况除外；若会议纪要决定、事项涉及保密内容，应派人直接送达签收。第二节会议资料的存档第三十四条各类会议资料必须存档。董事长临时召开的办公会议、集团公司周例会、月（季）度总结会、集团公司年终会议和集团级专题等会议资料由综合办公室负责按季度分类分次存档；其他会议资料由各承办部门自行存档。第三十五条公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。第六章会议精神的督办第三十六条综合办公室负责对董事长临时召开的办公会议、集团公司周例会、月（季）度总结会、集团公司年终会议及有关专题会议的重大决定或事项进行督办。第三十七条对会议的决议和明确的内容，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要求的时间完成，相关部门、人员予以支持、配合。第三十八条综合办公室负责对会议决定事项进行分类整理，按照会议要求的时间以《督办提示函》和《督办通知书》对有关责任人和责任部门进行逐项督办，并定期整理《督办报告》向集团公司领导汇报。第七章会议纪律和要求第三十九条会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议主持人履行请假手续。第四十条不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。第四十一条会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。第四十二条会议发言要言简意赅，按照规定时间发言。第四十三条会议务求精简高效，严肃认真，若无特殊情况，会议时间应控制在120分钟内。各级会议主持人应主动接受监督。第四十四条会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。第四十五条做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁止传播密级会议内容。 第八章附则第四十六条本制度自下发之日起执行。第四十七条本制度解释权归集团综合办公室。山东海洋实业集团有限公司二〇一三年十月二十六日