大型会议管理PPT整理 10页

第十章会议注册咨询管理第一节会议现场注册二、注册台的要求1、注册台地点的选择会议中心或酒店的大堂2、注册台的标志包括：会徽、会议缩写、举办时间等3、注册台的搭建一、注册（一）预先注册（Pre-registration）专门为那些在会前已经支付注册费的与会者服务台。由于大部分人与会者都会在会前注册，所以报到注册人数比较多。这个台要长，服务人员要多。有的按字母区域来分几个台或区。根据估计注册人数安排工作人员。主要工作就是核对确认信、发送资料袋等。（二）现场注册（On-siteregistration）会前没有注册或未缴注册费的与会者，到现场注册台注册和缴纳费用。需要3、4位经验丰富的工作人员，最好有专业的财务人员和外语人员国内外的注册表要分开。应急事项：托收汇票没有达到银行；信用卡拒付；没有支付银行代办费形成差额。（三）注册台的搭建最好采用标准展板搭建的方式，分为前后两个区前区：可以分为不同职能的几个台：预先注册台、现场注册台、旅游台、补交款等。每个台的眉板上著名本台的职能后区：工作间；堆放资料和文件的库房三、注册分工（一）注册（二）旅游和票证服务举办大型会议时，总会有一些会议代表和他们的陪同人员选择参加会议组织的旅游和社会活动，需要安排一些人负责这些活动。（三）领取会议文件许多大型会议发给会议代表的文件很多，包括论文（摘要）集、日程、参会须知、礼品和资料包等。在注册代表时发给代表领取会议文件的票，在整个会议期间代表都可以凭票取文件（四）会议专业服务在会议期间，很多代表经常会对会议的专业活动内容进行咨询；有的会议代表还有可能要求改动预先安排好的演讲时间；有些代表作演讲时还会向会议组织者提出要求一些特殊的设备。（五）会议管理组以上工作人员都是为会议代表直接提供服务的，而会议管理组则是总的会议管理者。会议是否能够组织得有条不紊，完全取决于这个组的工作。四、注册时间（一）会前从哪天开始注册规模小于1000人，安排1天时间；大于1000人，安排1天或2天的时间（二）每天从什么时间开始注册通常会议的日程都安排得很紧凑，为了能够服务于会议代表，每天注册时间应该安排在会议日程开始的前半小时。 （三）注册是否也有“午休”通常中午是会议的休会时间，但却是注册台最忙碌的时间，一些代表经常会利用这段时间前来咨询，工作人员可以轮换休息，错开就餐。（四）注册结束时间中小型会议在会议代表注册基本完毕后即可关闭注册台，代表如有任何问题可以直接到会议秘书处的工作间去解决。五、注册数据的处理现场注册数据及时提供给相关部门，以调整：1、会议程序2、会议会务安排欢迎招待会和宴会等3、旅游活动4、编制参会人员名单第二节会议资料及用品管理问题：1、会议需要准备哪些资料2、贵宾、嘉宾、演讲人的资料何时发放3、集中运输还是装袋后运输4、纸笔是否需要发放5、周边商业、旅游信息是否属于发放材料第三节会议证件管理第四节会议现场咨询服务第十一章会议现场活动管理第一节会议现场活动管理一、会议开幕式安排（一）开幕式时间两种方式：会议正式开始前一天晚上；会议正式开始的上午。主要由会议主办方是具体的情况而定。（二）开幕式地点和与会人数直接相关；原则与会议场所靠近。（三）开幕式会场布置1、背景板和横幅会场的标志物是背景板或横幅。有的会议既有背景板也有横幅，有的会议二者取一，这没有惯例，完全由组织委员会商定。三部分构成：会议的会徽和有关组织的徽章；会议的（中英文）名称、缩写以及时间地点；会议的主办单位画面要显眼、色调明快、美观，主色调与各轮通知书的封面一致。大会的横幅。横幅上的字一般采用白色。2、会议主席布置最常用的是在主席台的中央正前方摆设一条长条桌，长度根据开幕式时上主席台的人数而定。长条桌上摆放桌签、鲜花、茶杯或矿泉水、会议专用的纸与笔。领导为单数时，1号领导居中，2号领导在1号领导的左手位，3号领导在1号领导的右手位75312463、贵宾室的布置（1）贵宾接待室的位置会议地点最好有专供贵宾使用的大门、电梯和通道，以方便贵宾的接待。贵宾接待室应安排在离主会场比较近的房间，贵宾室和主席台之间要有专门的通道。 （2）贵宾接待室的布置贵宾室摆放沙发和茶几。茶几上要有饮料和鲜花，门口处设立签到台，预先放好签到簿和笔（四）开幕式的程序开幕式需注意的几个问题贵宾和嘉宾入场：开幕式的前半个小时，会议组织者要安排级别相当的领导在会议中心或宾馆的大厅门口迎接贵宾。相关工作人员引路送到贵宾室会议的主要领导在贵宾室等候迎接在贵宾室的活动：在签到簿上题词或签字，佩戴胸花，接见或合影引导贵宾和嘉宾就座：上台、在台下就座上台发言会议主持人：明确位置提前确定是否进行现场问答安排贵宾和嘉宾退场，主持人表示感谢二、闭幕宴会的安排（一）时间的选择会议结束的前一天或者当天的晚上7点时间持续2，3小时（二）地点的选择就近；室内和室外。（三）闭幕程序会议负责人代表组委会和程序委员会进行总结；表示感谢；宣布评奖结果；系列会议请下一届主办单位介绍相关信息（四）闭幕宴会1、形式形式室外则为冷餐；室内为10人桌餐、设有主桌，主桌上应该有服务人员为贵宾分餐。主桌：长型和圆桌，如是圆桌设有一个或三个（一大二小）讲话和小型的文艺演出，设有话筒和音响设备等（补充资料：闭幕宴会菜单1、菜单：中国特色菜组合2、酒水：闭幕宴会的酒水种类包括红酒、白葡萄酒、啤酒和其他软饮料，没有特殊原因一般不安排烈性白酒。3、其他特殊要求素食主义者、穆斯林信徒等，桌子要有明显标志）2、人数的预定与餐厅协商好人数调整的最后时间。约为注册人数的60%-70%3、闭幕式宴会的程序提前半小时入场工作人员引导贵宾到主桌入座有活动需要制作程序表放在入场处致词要简洁（20分钟之内）；需要祝酒之时要准备。上热菜地方特色文艺节目宣布闭幕第十二章会议场地及设备管理 第一节会议场地布置一、会场布置（一）形式根据会议的规模、性质和需要来确定。（1）突出主席台的地位：礼堂式、课堂式（2）气氛融洽、体现平等：圆形、椭圆形、董事会制（3）突出主席台，同时体现融洽氛围：马蹄形、U形、T字型等（二）会场座位安排横排法竖排法左右排法座次标识法（三）主席台布置1、座次排列（1）国内会议主席台座次排列p身份最高的领导或声望较高的来宾就座与主席台前排中央p其他领导按先左后右的顺序，一左一右摆列（四）色调的选择通过对主席台、天幕、台布、场内桌椅及装饰物色彩的调节烘托整体色调。色彩冷暖——红、橙、黄等为明色，青、紫青、紫蓝等为暗色，绿、黑、白、金、银、灰为中性色色彩的远近与轻重——红、橙、黄等近而重，青、紫、绿远而轻色彩的兴奋与沉静——暖色有兴奋之感，冷色有沉静之感色彩的宽广与狭隘——明色给人以宽广的感觉，暗色给人以狭隘的感觉。红、黄、橙等比较适合庆典蓝、绿、米黄等色调庄重、典雅，比较适合于严肃的工作会议（五）花卉的布置一般会议：月季、扶桑，可以使人心情愉悦庄重会议：君子兰、棕榈、万年青等座谈会：柔和轻松的色调，可摆放观赏性花卉第二节会议设备安装及技术支持一、会前相关方进行协调场地供应方---其他设备供应商---媒体、演讲人、同传---会议场地管理人员--场地公司布置进度二、核实人员到岗（一）核实情况1、人数与设备供应商协调现场工作的技术人员人数，具体负责现场技术工作2、岗位分工明确技术人员的岗位分工，提出技术人员的上岗时间，开会时不得擅自离岗，离岗前要征得会议现场负责人同意。3、通讯联络方式与技术人员留下联系方式，保持通讯畅通，特别是是现场工作时三、设备的开通与调试（一）电源开启要求先开总开关，然后逐个开启分开关：总开关如果经常带着满负荷开启，将会将开关烧坏。（二）调试空调及照明系统1、空调调试基本原则（1）会场适宜温度范围18-26℃。会议室内一般通过开启空调调节温度。 （2）会场适宜湿度范围40％—50％。2、照明系统调试基本原则（1）按照会议方案要求打开并调试灯光（2）安装多用途照明设备u无永久性主席台，必须安装多用途照明设备，将设备安装在照明架上。u会议中心或酒店一般拥有完整的灯光设备且配有专业的技术人员。会议现场负责人可以要求原有技术人员完成这项工作（三）调试音频设备1、连接顺序：音源——调音台——压限器——均衡器——功放——音响2、打开话筒3、打开调音台，将音量推子拉到最小处4、按照信号流动的方向依次打开电源，最后接通功放电源。关机顺序与开机相反。若将功放电源先打开，浪涌电流会形成非常响的“扑通”声，严重时损坏音箱。5、当功放的演示保护指示灯停止闪亮后，再放送音乐并缓慢推动音量电位器，将音量调整到合适大小。6、逐级检查设备的输入电频是否适当。7、用胶布把所有电线与地板粘牢，避免让电线穿过整个主席台。防止有人绊倒（四）调试视频设备1、投影仪：将投影仪的视频输入信号电缆接至电脑的外部视频输出端口2、可调整投影仪的焦距、或上下、左右调整3、镭射笔：指示作用可代替教鞭，投射距离可达到100米。4、电子会议体统。（五）同传耳机的管理P352四、排出设备简单故障音频故障故障情况产生原因解决方法啸叫声音话筒音圈指向喇叭移动话筒手握话筒音圈变化手握的位置输出电频过大降低输出电频交流的声音设备接地不良连接好底线视频故障故障情况产生原因解决方法无图像视频线损坏检查并更换视频线未连接好正确连接电视机、投影仪未设置好电视机、投影仪设置在相对应的通道上图像不够清晰使用劣质VCD更换影碟机不能播放碟片放反有字朝上碟片严重划伤更换放入合影图   54445  5444445544421344451---主人2---主宾3---第二主宾4---客方人员（或主客插排）5---主方人员6---摄影师第十三章会议后勤保障管理第一节会议住宿服务一、会议代表自行预定组织者负责联系酒店协商价格，在会议对外宣传时予以推广，在会议宣传资料中附上酒店预订表二、会议组织方统一安排住宿（一）列出房间预订分配表分别列出单人间和双人间的分配表（二）办理入住手续按照分配表办理入住手续，纷发房卡。入住须知：相关费用自理，电话费，迷你吧台消费就餐地点、退房时间、发票开具等（三）办理退刚手续三、预订房间时注意的问题（一）客房标准-----对客房组合进行预测（二）特殊客房----主要是贵宾、发言人用房（三）指定负责人----随同入住，及时协调一、会议餐饮服务要求1、会议组织者必须提前告知每次餐饮服务中的就餐人数并予以签单担保。如果与会者没有按计划数到场进餐，餐厅有权要求组织者为他们付费提前的时间可以是24小时到1周不等。2、发放餐券来控制就餐人数，小型会议可出示胸卡3、特殊餐饮要求清单Ø犹太教徒进餐时肉类和乳制品不能同时进食Ø天主教徒周五不吃肉Ø伊斯兰教不食猪肉、狗肉、驴肉、马肉、无鳞鱼及动物的血、自死动物，不饮酒。4、对会议活动不能按时吃饭或因病吃病号饭，需特殊照顾5、食品和餐具卫生要有严格检测制度与措施，防止食物中毒。6、采用自助餐形式进餐，服务人员要确保食品及饮料的持续供应，做到及时添加点心、菜肴和饮料。保障足够的盘、碟、叉、勺。一般情况下，每25-30位客人配备1名服务员。管理酒水的服务人员1人可以负责40-45位。二、会议的宴会服务（一）用餐方式的安排Ø会议主要的用餐方式：围餐式、自助式、半自助式、分餐式、餐劵购餐Ø会议用餐方式的选择：早餐一般是自助式；午餐安排工作餐、自助式或半自助式；晚餐安排围餐式。二、确定宴会时间（一）时间选择适当 可以安排在会议正式开始前一天的晚上，也可以安排在会议正式开始的第一天晚上，或开完会后的当天晚上。完全由会议组织者确定。（二）照顾客人的习俗避免重大活动或者禁忌日。如基督教徒不要选13，更不能选13又是星期五的日子。伊斯兰教徒在斋月内白天禁食，宴请适宜在日落之后举行。二、确定宴会地点（一）规格适当设宴的地点是否具有同宴会规格相应的星级水平或服务水准。（二）交通方便会议餐饮活动应该安排在会址内或者附近，尽量避免动用交通车。（三）考虑形式正宴一定在专门的宴会厅举行，体现庄重。冷餐会、酒会等可放在露天举行。三、确定主持人和致辞人（一）主持人主办方安排有一定身份的人士担任。（二）致辞人1、大型活动举行宴会，主办方的领导致辞2、双边活动举行宴会，主人和主宾都要致辞。主人致欢迎词，客人致答谢词。讲稿可事先交换，主方先提供3、庆祝盛事举行的宴会，除主办方致辞外，可安排若干方面的代表致辞。4、如邀请上级领导赴宴，可邀请其致辞。四、菜单的确定和酒水安排（一）订菜1、菜肴的道数与份量p坚持适中原则p根据用餐人数确定p平衡道数与份量京、沪、惠、深等大中城市，宾客菜肴数量掌控在每人400-500克范围内，其他地区则以500-600作为设定范围2、花色品种多样化p荤素、咸甜、凉热、干稀、烹饪花样p主菜不能太油腻3、具有地方特色4、具有时令特色5、照顾参会人员的特殊用餐要求（二）会议餐饮的酒水安排一般早餐和午餐不提供酒类，只提供饮料，晚上可为参会人员适当提供各种酒类。酒类安排有利于身体健康的啤酒、葡萄酒、中低度白酒为主。五、宴会座次顺序（一）中餐就坐顺序1、面门为上，以右为上，以近为上2、一般小桌10人以内3、各桌均有主人代表（二）西餐宴会座位安排六、宴会程序（一）迎宾---（二）入场---（三）宣布宴会开始---（四）介绍主要来宾（五）致辞（我国惯例，先致辞后用餐。国外举行宴会，致辞一般在热菜之后，甜食之前。） （六）祝酒---（七）散宴和送别第三节会议交通服务一、会议交通制度、工作、人员的确定（一）交通制度的合理化会议用车制度、车辆检查与维护制度、车辆征调与租用办法、车辆调度办法、会议车辆停放办法、会议停车指挥办法、意外情况的应急办法、会议交通人员(会议交通总负责人、调度员、停车指挥员、司机、随车人员等)的职责规定。预防职责不清、安全隐患、滥用车辆（二）会议交通服务的工作内容1、合理计划、及时筹齐会议用车根据会议的类型、数量、与会人员的多少、级别大车按平均四十人计算小轿车从严使用预订车辆最好提前一两天，周末提前两三天。用车天数应定最少天数，不够打电话续租。去租凭公司提车需要带全所有证件。在发车、还车、验车时就仔细，确认无误时再签署单据。2、根据会议需要合理调度和使用车辆用车安排要合理配置、每辆车的用途、接载对象要明确，能固定的尽量固定3、预订好停车场，做好不同车辆的停车规划4、印发车辆通行证，指挥停车5、车辆的日常保养与维修6、万一发生事故，应尽快通知相关部门，一定要有交警的事故判定书或安委会证明，保险理赔需要。保险在第一时间通知，最迟不能超过一天。（三）会议用车人员的管理安排优秀的司机必要配备随车人员对司机和随车人员进行培训（二）会议车辆停放的指挥管理1、原则：p先外宾，后内宾；p先小车，后大车；p先重点，后一般；p先车队，后单车；p先来停近，后来停远。2、停车三种情况：会议门前停车场宽阔，可以先车，后下车；停车场狭窄，先下车后停车；会场不便停车，准备临时停车地，先下车后停车。3、车辆排列方法头尾相衔接，纵例依次停放。适用于车队，可以利用道路停车，依次离开。齐头平列，单横排停放。适用于集中来，分散走，或分散来分散走。斜排停放，即车头向着去的方向斜排停放。适用于停车场狭长，或路侧停车。方阵停放，即车辆横直数排停放。适于集中来，集中去的大型会议，车辆多、场地短而宽的情况。主要领导和贵宾的车辆单排，与一般车辆的停放地分开。 停车方法的安排尽量缩短停放时间，争取一次性停好、集结得快、疏散方便。给参会人员带来方便。第四节会议旅游服务一、旅游需求的种类1、会议日程中的旅游活动2、选择性的旅游活动3、会议代表配偶或随行人员的活动二、旅游活动的时间安排三、旅游相关费用活动作为会议的一部分，应该在收取注册费时一并加以考虑。会议代表配偶或随行人员单独安排的旅游活动通常需要另行收费四、提供服务的方式会议组织者同旅游服务供应商协商项目，在会议注册表中予以说明参会人员直接通旅游服务商协商五、应注意的问题1、选择合适的旅游或参观路线2、做好相应的应变计划3、妥善安排旅游或参观活动第十四章会议后续工作安排第一节会议的费用结算一、结清会费，提供发票会议结束后，及时向缴费者提供发票，以供与会者回单位后报销二、结清相关费用场地、餐饮、设备、车辆、资料印刷、翻译、劳务费等。在结清相关费用的基础上，对会议经费支出做出决算，并向组委会报告第二节会场的善后工作一、清理会场（一）清理物品ü关闭相应设备。如手提电脑、投影仪等ü一次性物品予以销毁，如指示牌ü可重复利用的应统计、归类、入库。如席卡ü租赁物品要归还（二）会场清理完毕后，切断电源第三节对相关人员表示感谢一、发送致谢函对出席会议的贵宾、嘉宾、演讲人、志愿者等给予致谢二、发送相关资料演讲稿、照片、发票等资料会用尽快邮寄第四节会议资料存档将会议自筹备到结束的所有文件、材料包括文字材料、重要照片、录音录像、论文集等收全，一遍核查以及以后类似会议的参考。n将会议相关资料送给组织单位和支持单位。在网站上做对往届会议的资料回顾以利于今后会议的宣传。n征得同意，演讲人的发言也可以汇编成册予以出版。n打印会议记录，送审，存档，分发到各部门。 n大会的简报、纪要，存档，按单位规定发送给相关人员第五节会议的总结和评估工作u发现会议实施和策划之间的关系，会议的目标是否实现？u核算会议的成本与效益u与会者的满意程度和不足之处u为提高会议效果找到依据一、总结和评估的内容P416二、总结和评估的方式（一）外部人员评估1、调查问卷2、网络评估3、走访或座谈（1）问卷设计1、内容简明扼要2、问题具体明确3、便于填写4、留有足够的空间5、分项调查6、填表人的构成情况（2）问卷的发放与收集u可以放在会议桌上、资料袋中或发到与会者手中u通常在会议结束时评估，与会者急于离开，所以在休息间隙进行评估效果会更好（3）评估报告（二）组办方人员评估1、小组会议2、书面总结3、总结和交流会三、形成总结和评估报告