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作业指导书会议管理规定文件编号AW-PSD-15生效日期2011-4-6页版号A/1页号1/3编制审核批准1.0目的:规范公司会议管理，实现会议的各项议程，及相关信息有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，提升公司管理水平。2・0范围：公司内部人员会议和与外部人员共同会议（含接待室的会客洽谈）。3.0会议种类：3.1重大会议：公司年度总结会议；内、外审首次会议，管理评审会议；联部会议，委员会会议；与客户的预约会议新型检讨会/重大品质异常检讨会等；3.2—般会议:如生产品质周会；与供应商的预约会议；各中心,部门会议品质日会；订单分配会等单一专题的会议；3.3临时会议：如各种内部沟通会议及紧急会议；3.4会客洽谈。4.0会议流程：4」会议准备：A,会议组织部者应明确会议目的，目标，以拟定会议计划（时间、地点、人员、议程、所需吋间、相关资料需求等）：并交上级确认。B,会议通知会议组织者应在会前将会议计划以E-MAIL.，书面，电话等通知参会者，以及人力资源课，在会议室环境准备，如会议室，电脑、投影机、书写白板及笔、空调、照明、座位、饮水等方面•，有特别需要吋，需书面或者E-MAIL联络提前作好相应准备。C,会议资料收集（重要会议和一般会议）；应在会议前收集或准备好提案、相关报告、发言稿或要点、工作计划草案、决定草案等；D,会议资料印发：必要时，应将收集好的会议资料整理成讨论稿，先行散发给会议参加方检讨，以节省会议时间；E,会议环境准备；会议组织者会议前提前10分钟登记巾请使用会议室及做好和关准备。有特殊需要的提前一天通知人力资源课配合作好相应会议环境准备。4.2会议实施：参会人员到会时先签到，再将会议主要内容及要求讲解的资料分发参会人员。会议内容应讲 究会议质量。各类会议主持人会前应与参会人员充分沟通，做到心屮有数。对议而不决的事项作业指导书 会议管理规定文件编号页版号AW-PSD-15A/1生效日期S¥2011-4-62/3提出解决的原则与方法，并对此负责。各类会议力求精干高效用数据说话，部署的工作做没做,做到什么程度，没做或没做完的原因等等都耍有明确具体可量化的答复，防止和杜绝空洞无物物或泛泛而论。4.3会议记录：公司会议记录要做到专人记录和管理，会议记录人负责会议议定事项，应按照会议主持人的耍求将内容形成会议纪要，以使大家共同遵照执行。会议决议及指示事项应形成专门MCP《管理控制计划》,4.4会议记录的分发(重大和一般会议)：分发会议纪要及MCP可通过EMAIL.书面等形式，通知参会人员及事务扌口当部门，并由会议跟进担当进行事项跟踪。4.5紧急会议：跨部紧急事项要求召开的会议，也要求尽可能早的通知到相关人员，作好必要准备，传达或议定重要事项也应形成会议记录，和跟进MCP。4.6会议耍求：461、会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方，未经允许，不得挪作他用；462、公司会议室的管理由人力资源课负责。各类设备、设施由人力资源课指定专人管理、调试；463、非参加会议及培训的人员，未经允许不得随意进入会议室；464、会议期间，与会人员的手机应关机或处于静音状态。会场内严禁大声喧哗或交头接耳，禁止中途退场；465、临时召开的紧急会议需要占用会议室时，要及吋向行政总务课提出申请并登记；466、各部门申请使用会议室时，需明确使用时间、参加人员等，如有需要行政总务课协力的事项请提前注明，行政总务课可根据实际情况做好相关服务工作；467、如遇会议之间发生冲突，要坚持局部服从整体的原则，公司会议优先于部门会议，部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决；468、各部门如需使用会议室的设备，应提前说明，以便提前准备，确保会议顺利进行；469、开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，如投影仪等，贵重物品曲专人负责操作，其他人不得擅自使用和操作；461()、会议结束后，相关人员应及时整理会议场地,关闭各种电器，如发现设备故障和公物损坏应及时报行政总务课，以便及时修理,保证其他会议的准时进行；4.6.11、议室的使用部门，要维持室内清洁，使用完毕后及时清理打扫，将移动的桌椅及时放冋原位，以方便其他部门使用；4612、格会议纪律。会议管理是保证会议质量的一项措施。与会人员应冇机的安排工作，认真准备、准时参会。会议具体时间、地点由会议主持人决定、会议记录人会前通知。公司决策层领导主持的会议，资源管理部负责通知。与会人员一般不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为履行职责； 作业指导书会议管理规定 文件编号AW-PSD-15生效日期2011-4-6页版号A/1页号3/34613、种会议组成人员应准时参加会议，严禁迟到或缺席。如遇特殊情况不能到会，须捉前1小时向会议主持都说明原因，否则，视作无故缺席；无故迟到按ISO会议处罚规定处理。5.0相关文件：《会议室使用管理制度》6.0相关记录：《会议签到表》MCP《管理控制计划》