工程会议管理工作指引 18页

工程会议管理工作指引1.目的工程会议是工程管理过程中，重要的沟通、管控渠道，加强工程会议的制度管理，规范会议流程，明确与会方、代表的职责，是提高会议效率，合理沟通，促进问题解决的重要保证，故制定本管理工作指引。2.适用适用于所有在建工程项目的专题会、工地例会和技术论证（专家研讨）会。3.定义3.1专题会（含现场专题会）参建方、各管理中心、部门均可组织，以协调、解决工程设计、施工过程中发生的各类事项为目的的专题会议。3.2工程例会（含第一次工地例会）项冃实施过程中定期召开的，由各参建方共同参加的，检查工程项目进度、质量、安全情况，分析存在的问题，协调工程问题并提出处理措施的常规会议。3.3技术论证（专家研讨）会当涉及到超过一定规模，危险性较大的分部分项工程，以及特定的设计技术方面问题时，需要组织技术论证（专家研讨）会，对存在的问题进行分析，并提出解决方案的特别会议。4•部门职责 4.1项目部4.1.1组织专题会、工地例会；4.1.2负责收集相关会议材料并初审，组织现场测量、取证、查核;4.1.3根据项目需要向项目管理部发出相关技术论证（专家研讨）会联系单；4.1.4负责施工技术类技术论证（专家研讨）会，会议纪要的撰写和报批；4.1.5配合相关会议的召开。4.2项目管理部3.2.1组织专题会（如标前策划会等）、组织施工技术类技术论证（专家研讨）会（填写申请、初定时间、场地、邀请专家、申请费用等）；1.2.2审核施工技术类技术论证（专家研讨）会的会议纪要；4.2.3准备会议相关资料并审核，配合相关会议的召开；4.2.4跟进相关部门及人员，落实会议纪要的相关工作；4.2.5参加专题会、第一次工地例会。4.3设计管理中心4.3.1组织专题会、设计技术类技术论证（专家研讨）会（填写申请、初定时间、场地、邀请专家、中请费用等）；4.3.2设计技术类技术论证（专家研讨）会，会议纪要的撰写和审核；4.3.3准备会议相关资料并审核，配合相关会议的召开; 4.3.4跟进相关部门及人员，落实会议纪耍的相关工作；4.3.5参加第一次工地例会，在需要时，参加专题会。4.4成本管理中心4.4.1组织成本相关专题会（如预算编制预备会等）、参加其他相关会议；4.4.2负责会议资料中工程造价的预审，并针对各类会议中的方案,对造价的影响提出意见或建议。4.5招标管理中心4.5.1组织招标相关专题会（如招标文件讨论会等）、参加其他相关会议；4.5.2针对会议议题，准备相关资料，并对涉及招标议题的会议，提出建议或意见。5.工作程序5.1专题会程序4.1.1各参建方、各部门均可组织专题会议；4.1.2会议组织单位（或委托监理单位）,在会议结束后24小时内，将会议纪要发至各代表确认，并完善后，正式签收登记发出；4.1.3专题会会议纪要需报送至上级直接领导审批；4.1.4会议纪要统一编号，完整归档。5.2工地例会程序5.2.1第一次工地例会程序第一次工地例会，由建设单位组织，承包单位、监理单位等五方共同参加，会议纪要由监理部撰写，并经与会各方代表会签。 (1)建设单位、承包单位和监理单位等五参建方，分别介绍各自驻现场的组织机构、人员及其分工；(2)建设单位根据监理合同宣布对总监理工程师的授权书(建设单位下发书面函)；(3)建设单位介绍工程开工准备情况；(4)承包单位介绍施工准备情况；(5)建设单位和总监理工程师对施工准备情况提出意见和耍求；(6)总监理工程师介绍监理规划的主要内容：①介绍项目监理部的组织架构，监理人员职责分工，授权委托书，监理工作程序和监理工作用表。②介绍经批准的《监理规划》主要章节和内容。③开工报告报审规定。④施工组织设计(施工方案)的编报规定。⑤施工图纸会审和设计代表到现场解决设计问题的规定。⑥工程技术资料管理及收发文规定。⑦周报表、月报表编报规定。⑧工地例会及重大事项协调制度规定。⑨工程造价管理资料规定。⑩工程技术和竣工资料的收集整理要求。(7)研究确定各方在施工过程中参加工地例会的主耍人员，召开工地例会周期、地点及主要议题(注：1、工程项目开工前，监理人员参加由建设单位主持召开的第一次工地会议。2、第一次工地例会纪要应由项目监理机构负责起草，并经与会各方代表会签。) （8）建设单位领导总结发言，会议结束。5.2.2项目例会程序（D检查上次例会议定事项的落实情况。（2）分析未完成事项的原因并提出处理措施。（3）检查分析工程项冃进度计划完成情况。（4）提出下一阶段进度目标及其落实措施。（5）检查分析工程项目质量状况，针对存在的质量问题提出改进措施。（6）检查工程量核定及工程款支付情况。（7）检查分析工程项目安全文明施工情况，针对存在的安全隐患及问题提出改进措施。（8）各专业分包单位、各工种等需协调沟通的有关事项。（9）其他有关事项。5.3技术论证（专家研讨）会程序5.3.1施工技术类：与会代表、专家现场勘察，了解情况，施工单位介绍（需要时）；1.3.2介绍参会专家、各方与会代表；确定专家组组长人选；3.3.3建设单位介绍工程所遇到的施工技术、设计技术等问题；5.3.4施工单位（或设计单位）提出相关建议（议题）、方案、说明等；5.3.5参建各方代表依次发表意见、建议；5.3.6专家组提问，相关单位答复或作补充说明； 5.3.7参建各方退席，专家组组长组织专家讨论；5.3.8撰写专家组统一意见，参建各方复会，专家组组长宣读统一意见，专家组成员共同签字；5.3.9建设单位领导总结发言，会议结束。6.附则3.1会议控制原则以解决问题为基木原则，控制会议时间，提高会议效率，明确的会议结论。6.2会议通知一般情况下，工程例会定期召开，不另行通知；专题会议，由召集单位提前24小吋通知，如需紧急召开专题会，可以电话（短信）通知参会单位（人员），并明确告知会议主题；专家研讨（技术论证）会，需提前48小时，将相关技术资料发至参会专家及各方代表，并通过电话、短信（重要会议需书面）通知参会单位（人员）。6.3会议纪律1.3.1参会单位须安排熟知相应情况的责任人参加会议，确保信息沟通的准确性，和工作协调的有效性，如责任人不能与会，需指定代表人与会并代为签到；4.3.2所有应会人员均应作会议准备，需要时，应准备讲话稿、PPT、示意图、照片、图表等，讲话需有依有据，严禁信口开河；6.3.3会议时间一到，需准时开始，部分代表若迟到、缺席、早退等，会议内容视为所有应会人员全部知悉，若有任何不利影响，白行承担；4.4工程会议基本要求4.4.1会议讨论以事实为依据，以法律、规范等为依据，文明礼貌, 对事不对人，问题剖析需充分、透彻，并有措施、有计划、有执行人；4.4.2会议纪要内容为意见达成一致的结论性内容，并明确解决措施，责任单位（人）和完成时限；由会议组织单位按统一格式整理（或另指定整理人），并经参会单位审阅后，方可发出；4.4.3会议中如遇不能达成一致意见、不能解决问题、或问题的解决已超出与会者权限等情况，会议组织者需升级会议，向上级领导反映或邀请相关负责人重新组织会议，或采用其它方式解决会议问题。6.5本指引附件为本指引的组成部分，与本指引正文具有相同法律效力。4.6本指引由工程管理中心负责修订和解释。6.7本指引自颁布之日起实施。附件1：专题会议流程（可根据不同会议作调整）附件2：会议签到表（适用于所有工程会议）附件3：会议纪要（统一格式）附件4：技术论证/研讨会议申请表附件5：技术论证/研讨会议专家结论记录表附件6：技术论证/研讨会议专家意见表附件7：专家论证会与会代表介绍工程管理中心2016年2月19日 附件仁专题会议流程专题会流程流程备注各部门均可组织会议（或委托监理单位）:需提前24小时通知各参会单位，并明确告知会议主题；n开紧急专题会，可以电话（短信）通知参会单位（人员）会议纪要统一编号会后24小时内，会议纪要发至各参会单位确认会议纪要需报送至上级直接领导 工地例会流程第一次工地例会工地例会 附件厶会议签到表年月口项目名称会议地点干人会议主题应会人员现场签到部门（专业）、职务电话**公司（建设单位）打印姓名打印姓名打印姓名**公司（监理单位）打印姓名打印姓名打印姓名**公司（施工单位）打印姓名打印姓名打印姓名**公司（设计单位）打印姓名打印姓名打印姓名**公司（勘察单位）打印姓名打印姓名打印姓名**公司（其它单位）打印姓名打印姓名打印姓名 公司会议纪要/记录会议名称：会议地点：会议时间：主持会议：参加会议人员：参会领导：参会部门：其他参会单位：会议内容：参会人员签字：（若有外单位参加,需对方书面签名或以邮件等方式表示认可会议记录内容,邮件冋复需打印作为附件附上。）报送：抄送：拟稿：审核：分管领导：相关领导：常务副总/副总：总裁/总经理：董事长： 签收人：联系人： 附件：4：技术论证/研讨会议申请表项目所属公司名称：珠海有限公司发起部门经办人填写办门经部别类X#间会点河题拟请专家（人）公司各部和公司领导审批导领管分tn二理经总事董行执集团领导审批集团分管领导0 项目所属公司名称:会议主题会议地点会议时间专家组结论（可附页）专家会签记录校对签发 项目所属公司名称：研讨主题会议地点会议时间专家意见（可附页）专家签名 方案专家论证会与会代表介乡参会单位列席单位姓名工作单位/部门职务联系电话专家名单建设单位设计勘察监理施工单位列席单位