边家投资会议管理制度 6页

会议管理制度第一章总则第一条本制度屮会议指的是，在公司经营管理过程屮因纵向、横向协调沟通的需要，或者是针对公司运作过程中所出现的问题而召开的各种会议。第二条木制度适用于公司及各部门的工作会议和专项会议，如公司领导工作例会、总经理办公会、部门例会、各种专项会议等。第三条制订木制度的目的是指导和规范公司经营管理会议的运作，目的在于改进公司会风，提高会议质量，减少会议数量、缩短会议时间。第二章召开会议应遵循的基本原则第四条会议的召开须遵循十项基本原则：一、凡是会议，必有准备永远不开没冇准备的会议，会议最大的成本是时间成本，会议没冇结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集休谋杀。所以会议由事先检查制度，没有准备好的会议必须取消。在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。二、凡是会议，必有主题开会必须耍冇明确的会议目的，没冇主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。三、凡是会议，必有纪律开会设一名纪律检查官（一般由主持人担任），在会议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚,对于会议上不安流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。四、凡是会议，会前必有议程耍在会议Z前明确清楚的会议议程,会议运营人员并要在会前书而发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。五、凡是会议，必有结果 开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中來，会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议吋间最好控制在1.5-2H以内，太长的吋间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置吋间提醒，现在还有60分钟，述有30分钟，还有10分钟。会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。六.凡是开会，必有训练培训是看成节约时间成木的投资，让员工快速成长。培养员工，让员工减少犯错，提示技能,木质是提高了吋间价值。有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的“会议训练”：如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧，如何会场汇报等的。这些必要的训练，会让公司的会议变得高效。开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效果，适当注意一些艺术和技巧，就会化险为夷，例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评，在会中要做到就事论事，对事不对人，争论吋也要尊重别人，不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加吋更要注意，千万不能为了体现口己而贬低他人。有时候要采取民主集中模式，开放心胸，容纳意见，要开放口己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。七、凡是开会，必须守时设定吋间，准时开始、准吋结束：准吋开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。八、凡是开会，必有记录一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录屮明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成，这点特别重要，企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病，由于会议没有形成决议，导致会议的作用没有体现出来，更会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持开会或者参与开会。九、凡是散会，必有事后追踪记住“散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适吋调整，确保各项会议决议都能完成。十、最后请记住三个简单却很有意义的公式:①开会+不落实二零 ①布置工作+不检查二零②抓住不落实的事+追究不落实的人二落实。第三章会议纪律和要求第五条公司级会议的保密1与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。2会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。3故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。第六条管理权责和处罚1行政部负责公司会议的统筹1■办调及本制度的执行监督。2会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反木制度的行为提出处罚。3迟到、早退、缺席(1)迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到； （2）早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退；（3）缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。第七条处罚1无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款；2无正当理由缺席每次处以20元的罚款；3凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。4以上处罚由会议记录人将召集人签字确认的会议记录出勤记录交人力资源部从工资扌II除。 第四章会议标准执行流程序号运作流程工作内容结果与考核指标责任部门责任人工具/表单1例会按规定会议主题召开；临时性会议或专题会议由会议召开部门确定会议主题并捉前一天捉出申请主题明确提出部门部门负责人《会议屮请表》夕确定会议主题NG、21.行政部经理2小时之内审核签批会议中请表2•行政部4小时Z内向参会人员发放会议通知提醒参会人员准备会议所需资料签批，通知下发到人行政部行政部经理《会议申请表》《会议通知单》31•行政部根据会议申请表确定的主题和参会人员层次及人数安排会议室.2.提前半小济准备和会议所需的投影仪、音响等设备及座椅、茶水等；准备完善行政部行政部经理《会议通知单》会议准备会议服务41・行政文员负责组织参会人员签到；2.会议主持人按规定时间切入主题；3.行政文员负责做好会议记录并整理会议纪要；4.严格控制会议纪律。表单齐全行政部行政文员《会议签到表》《会议记录表》义项管理511•会议结束后2小时之内对会议内容整理对所有参会人员发放会议记录。2.会议决定事项整理为《会议重大事项执行单》评估结论行政部行政部经理《会议记录表》会议跟进61.将会议纪要分发各相关部门负责人并签字确认；2.人力资源部并对会议决议事项进行跟踪、督促、反馈、结果汇报。结果报告行政部人力资源部行政部经理/人力资源总监《会议重大事项执行跟踪表》 第五章例行会议一览表会议类型时间地点参加人员主持人会议记录人夕会每天17:00公司内部各组组员主管周会每周五16:00四楼会议室各部门主管、经理、总监总经理总经理助理/总监助理月会每月3号下午16:00四楼会议室公司全体员工总经理总经理助理/总监助理