会议管理制度5275580 6页

关于规划设计相关内容及技术专项会议管理制度一、目的为规范公司规划设计相关的各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议吋间，提高会议质量，特制定木制度。二、职责1、会议召开场所需用到集团会议室场所时，主办部门需提前取得办公室安排。2、会务工作主要由主管部门主办或召集，办公室应予协助。3、会议资料由参加部门各自整理、分发、立卷、存档。4、会议议程及会议纪要由会议发起部门落实。三、会议召开(-)会议安排：1、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集主管部门应在召开前广2天通知到各个参加单位或部门，如需在集团会议室召开应报备集团办公室，由集团办公室进行统一安排，方可召开。2、凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前1天报请集团办公室调整会议计划，未经集团办公室调整的，任何人(部门)不得随意调整正常会议计划。注：各项目公司会议参照本条。3、各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。 4、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会 后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。（二）会议的准备：1、公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由主办部门人员（或办公室）提前做好投影设备连接调试工作；2、会议之前，集团办公室应有专人负责会议饮用水或其他招待用品；3、主办部门负责各项准备工作，具体包括以下内容：3.1会议议程安排（应提前报主要参会者）；3.2会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；3.3会议场所布置；3.4会议服务人员的安排；3.5会议签到；3.6会后事项安排。3.7会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。（三）会议召开及传达：1、应明确公司会议的冃的，公司会议的冃的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。3、与会者的发言要言简意骇,一般发言不可过长,会议组织者或主持人在开 会前应该就会议时间予以估算和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。4、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。 5、与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务。6、公司会议的会议内容责成专人负责记录整理，由主管部门审阅签发并编号存档。7、会议结束后会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由召集部门责专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。（四）会议纪律1、要严格遵守会议的开始时间，原则上提前5分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。公司口有人员除特殊情况外（特殊情况：乘坐公共长途运输工具至参会地点，因延误或者未能购买及时班次的）迟到一次给予警告，迟到第二次则赞助100元/人，迟到每超过一分钟增加10元/人，依次累加；如需请假需经会议召集人批准；无故缺席者，赞助500元。合作单位人员除特殊情况外（特殊情况：乘坐公共长途运输工具至参会地点，因延误或者未能购买及时班次的）迟到一次给予警告，迟到第二次则赞助loo元/人，迟到每超过一分钟增加io元/人，依次累加，迟到第-:次将从我司合作单位资源库去除名额；如需请假应经会议召集人批准；无故缺席者，赞助500元。会议赞助费用由会议主导部门合理调配（部门活动经费）。2、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，如需接听紧急电话应至会议室外接听。 3、会议需要表决吋，原则上采取少数服从多数的方法，特殊情况可集中，一经会议决议之事，应按期完成。对于需要在会议上讨论的问题，提前与会议发起人沟通，以便于及时通知所有参会人，在捉出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。编制部门:日期：2016.02.02