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作业指导书文件编号：JC-WI-011文件版次：A1发布日期：2003-04-15标题:会议管理制度页码：共6页第1页1．0目的规范公司会议制度,使公司的多向指挥与总体指挥更加流畅，定期组织讨论解决工作问题、汇报工作进展情况,制定工作计划、集思广益确定方案，提高企业效益。2．0适用范围各种会议及会议参加人员。3．0职责相关人员负责定期组织召开会议，监督、跟进各项工作进程。4．0程序4．1公司大会4.1.1会议主题：总结并评价各方面工作情况、部署工作任务，表彰奖励先进集体、个人。4.1.2要求出席者：公司全体成员，主持人：总经理、副总经理，记录者：行政人事部。4.1.3时间：每年在次年的第一个月初（一月份上旬）召开，共计2小时。地点：根据情况确定。4．2总经理办公会4.2.1会议主题：汇报、分析公司计划执行情况和经营成果并确认下一步经营策略，评价各方面的工作情况，肯定成绩、改进不足；研究、部署各部门工作，讨论决定公司重大决策问题。4.2.2要求出席者：公司全体成员；列席人员：由总经理决定；主持人：总经理；记录者：由主持人指定，将会议形成的记录交总经办备案。4．3总经办周例会4.3.1会议主题:检查、总结各部门及驻外办事处上周工作情况,并分析工作中出现和潜在的问题,商定解决方法;安排、布置各部门和驻外办事处本周内的工作重点；通报公司近期在管理、资金、产品、市场等方面的工作成效、下一步的目标和公司的重大变故等；提出并讨论公司整体运作、管理中出现和存在的问题。4.3.2会议要求:各部门根据部门周会内容及本周工作情况和下周工作安排编写《总经理办公例会编制审核批准修改日期2004-01-13 作业指导书文件编号：JC-WI-011文件版次：A1发布日期：2003-04-15标题:会议管理制度页码：共6页第2页汇报材料一览表》，于每周星期五之前交于总经理办公室；《总经理办公例会汇报表》要求简明扼要地反映本部门及公司整体上一周工作中在各个方面（包含人、事、管理、运作、部门间协调等）。例会汇报材料禁用字眼：处理日常工作，安排相关事务，观望事态发展等无法界定明确工作目标、方向的不负责任的关联词语。应用明确的时间，数据、责任人、达成效果描述所表达之事宜、出现和存在的问题，并提出相应的解决办法；总经理办公室根据各部门和驻外办事处的周报制定本周办公例会的会议内容,交于总经理审阅。4.3.3要求出席者:各部门负责人、副总经理；列席人员：总经办成员或特殊需要列席的人员；主持人：总经理或总经理指定人员；记录者：秘书。4.3.4时间:每周一晚19：00，地点:公司会议室，议程时间：部门主管/经理发言不超过3分钟，会议全程尽量控制在1小时内。4.3.5会议座次安排行政人事部根据公司组织架构图的顺序安排会议室座次表，督导执行。4．4部门周会4.4.1会议主题：由部门主管/经理组织,总结本部门工作中存在的问题,分析解决问题的方法,并安排下一步的工作。4.4.2会议出席者：本部门成员,有必要时邀请列席人员：总经理、副总经理(根据部门会议的重要性由各部门自行决定)；主持人：部门负责人，记录者：各部门助理文员。4.4.3时间：各部门自行决定。地点:公司会议室或生产部会议室（或办公区其它地方）。4．5生产会议4.5.1会议主题:讨论生产、品质、进度、安全情况，并制定生产计划，物料需求计划、生产过程控制、品质控制，总结交货率等相关质量目标。4.5.2会议出席者:生产部、设计部、品质部、销售部、物控部、样板部及产品部相关人员。主持人：副总经理，列席人员：产品部经理；记录者：召集人指定。负责人召集相关部门，并通报行政人事部或总经理；总经理也可视工作情况召集生产会议。4.5.3时间:根据生产、物料流程、品质检验等工作中遇到的情况，随时召开；根据情况决定召开时间长短，地点：公司会议室。编制审核批准修改日期2004-01-13 作业指导书文件编号：JC-WI-011文件版次：A1发布日期：2003-04-15标题:会议管理制度页码：共6页第3页4．6公司质量体系推行委员会相关会议根据公司具体情况及《管理评审程序》、《内部审核程序》等相关规定进行。4．7季度总结会议4.7.1会议主旨：总结季度目标达成情况，以确定各部门上一季度业绩。探讨下一季度目标如何达成？目标是否需要调整？等内容。4.7.2会议召开时机：每年的3月25-30日召开第一季度总结会；6月25-30日召开第二季度总结会；12月15-30日召开第四季度总结会。各部门提供资料必须考量真实性、准确性，不得作弊。资料按当时通知开会日期，提前一天呈交董事长秘书。董事长秘书催要各部门季度总结资料，并整理资料。在开会前，将完整的资料交董事长。4.7.3会议主持者：董事长；会议组织者：董事长秘书。4．8会议要求4.8.1会议必须统一形成《会议记录》，记录原件上由相关出席人员签名后，复印一件张贴于“公布栏”或E-mail出席者、列席者。4.8.2公司大会及总经办会议由行政人事部负责根据领导指示于会议前一天以E-mail及公布栏上发出会议通知，必要时还用电话通知；会议主题可在原基础上添加议题。4.8.3其它会议由主持人（或主持人指定人员）负责于会议前4小时发出会议通知。4.8.4会议召集人或主持人务必明确会议目的并对会议内容进行充分准备,必要时要形成文件,提前交于会议参加者（或E-mail）。4.8.5会议参加者不得无故缺席，因故无法参加者必须事先请假，并委派相关人员参加。4.8.6对于会议的部分决策，同时要注意保密。4.8.7所有与会人员及主持人、召集人必须守时；会议一般以1小时为宜。4.8.8会议结束前，主持人或召集人要做总结，明确会议形成的决议。4．9会议礼仪、及会议纪律4.9.1公司或其它部门领导讲话完毕时所有员工应以掌声回应；4.9.2培训结束，大家应以掌声回应讲师；4.9.3会议发言结束时，应向会议主持人语言明示:“完毕！”；“谢谢大家！”4.9.4散会后将桌椅摆放整齐，会议中若挪动了其它办公室座椅，散会后立即归还原处并摆放整齐；编制审核批准修改日期2004-01-13 作业指导书文件编号：JC-WI-011文件版次：A1发布日期：2003-04-15标题:会议管理制度页码：共6页第4页4.9.5尽量避免打断他人发言，若有必要插言，应先说:“对不起，打断一下。”插言结束应说:“完毕，谢谢！”4.9.6公司组织的会议严禁迟到、缺勤。迟到5分钟内罚款5元，迟到超过5分钟、缺勤一次罚款10元，罚款交行政人事部作为公积金，特殊情况应提前请假。4.9.7会议中严禁接听电话（要求电话处于震动或无声状态），特殊情况长话短说，通话时在会议室外进行，不能超过1分钟。5．0注意事项5．1关于会议形式的介绍5.1.1例会：有固定时间，有固定汇报程序，能解决即席提出的问题，每次会议时间最好不超过60分钟。5.1.2研讨会：就某一课题切磋和探讨，不一定得出结论。5.1.3专题会：没有方案，不能开会。就方案进行讨论5.1.4其它还有动员会、评比会、汇报会、调度会、宣讲会、报告会、庆祝会、谈判会等。5．2开会程序5.2.1宣布会议开始（要明确、准时）；5.2.2主持人提出议题；5.2.3与会者发表意见；5.2.4主持人下结论；5.2.5记录人对结论性发言做重点记录（暂不做结论也是一种结论）；5.2.6在所有议题讨论完毕后，或主持人认为必要时，宣布会议结束。5．3如何界定会议的成果5.3.1企业中一切跨部门会议由行政人事部办公室统一安排，由部门负责人将会议有关内容通知办公室，办公室备案；安排开会场所，发出会议通知。由办公室发出会议的通知才有权威，否则将变成部门经理之间的“私人相求”。5.3.2会议纪要和督办A．会议可由有关部门负责人主持，办公室派“官方”记录员。B．会议纪要由主持人及其他与会人员签字后，交办公室备案。编制审核批准修改日期2004-01-13 作业指导书文件编号：JC-WI-011文件版次：A1发布日期：2003-04-15标题:会议管理制度页码：共6页第5页C．会议决议进入企业会议督办系统，体现整体运作或由指定人进行项目督办。D．各部门的会议决议写成简报送总经理，监督各决议执行。E．各部门在执行决议的过程中，一旦出现与矛盾，办公室不能直接裁决，但可以根据决议的记录内容，给总经理提供裁决依据。F．会议记录：只记决议，不记过程；以及主持人要求保留的意见。会议纪要最好会后当天下发或存档。G．如果主持人忘记指明“执行人”和“完成时间”，记录员有责任询问主持人做记录。5.3.3议题要少议题：不要多于三个，议题越少越好，越明确越好。可以避免无关人员“陪会”，搅乱会议的很可能是不耐烦的“陪会者”。5.3.4会议资料：一种是准备在会上发的资料，在会前修改无误，要按与会人员复印；另一种是要求与会者带来的资料，在会议通知中一一写清。5.3.5座位安排：大型会议，像报告会、讲演会、总结会等设主席台，台上只有两个人，一个是主持人，一个是发言人。发言人发言的时候在台上，其他时间坐在台下。领导坐在下面，如前三排正中间位置。因为：多余的人坐在台上会转移大家的注意力。小型会议，主持人不管级别高底，一定要坐主席位置。记录人坐在主持人的右侧。有两个好处：一是主持人便于控制记录员记下决议。所有会议成果，凝固在会议纪要上。二是主持人可以看清楚记录是否正确、完整。与议题有重大关系的人坐在主持人两侧，便于配合。一般例会、专题会采取下图所示座次排列方式：谈判会桌子两边坐着谈判的双方，如果是三方、四方，就是圆桌会议。谈判双方最主要的人坐在桌子两边正中，其他辅助人员坐侧面，双方翻译要坐在同一侧。5.3.6物质准备：出席者的姓名牌、隔音与空调设备、室外代接留言（会议室内禁接电话）、笔记本与铅笔、挂图架、影印机、电源插座及延长线、会议桌、椅子、黑板和白板、麦克风、投影机、幻灯机等。5．4成功会议控制技术5.4.1会议室要按期望的方式安排座位。各种辅助设备没有问题。茶点能按时送到，有足够的书面材料等等。主持人应提前来到会议室。当参加会议的人鱼贯而入时，注意那些可能对自己的发言持反对意见的人所坐的位置，在发言时观察他们的反应。会议必须准时召开，有人迟到也不要等待。中间休息后不要因个别人迟到而拖延了会议开始时间（越等越迟到）。编制审核修改日期2004-01-13 作业指导书文件编号：JC-WI-011文件版次：A1发布日期：2003-04-15标题:会议管理制度页码：共6页第6页5.4.2少说没必要的话，紧紧围绕议题去进行讨论。对付冷场的办法是，顺时针依次发言。不要争议不休。主持人判断会上不能得出结果时，要及时提出“暂时休会”。出现题外敏感话题，可以立即制止：“会后到我办公室”，给每个人规定发言时间，开会时间不可太长。时间到了，控制方法是，目光盯着发言者说：“好”！紧接着，目光转向下一个说：“该您了”！直到对方开始发言。最好借发言人的嘴得出结论，这比较自然。做出结论，及时将决议纳入会议纪要。最后及时宣布散会！6．0相关记录《会议记录》《总经理办公例会汇报表》编制审核批准修改日期2004-01-13