《会议管理》PPT课件 42页

会议管理 调查一：联想听到会议管理你想学到什么？你联想到什么？Page2“机遇只偏爱那些有准备的头脑”。对一个人而言，无论做任何事，如果事前没有做好充分的准备，那么等待他的必然是一个注定的失败。对一次会议而言，高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了！一次高效会议的第一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性。这个确定工作看似多余，实际上必不可少。这一步确定工作的作用相当于一个“筛选器”，它使那些根本不符合发生条件的“会议”提前落选，从而为高效会议的产生把好第一关。 调查二：分享Page3分享：你印象中比较深刻的会议？ Page4课程目的明白会议管理的重要性开会到底重不重要失败的会议会带来哪些恶果。明白无效会议的原因哪些因素影响会议为什么会产生无效会议。学会并组织高效会议高效会议的效果个人如何在会议表现、发言。 Page5会议，会议，还是会议1组织会议的基本要求2影响会议的原因，会议可能产生的利弊3如何组织高效会议，在会议中如何承担角色4目录 从组织形式上分类Page6面对面的会议简短非正式的资料收集会议脑力风暴会议问题解决和收集会议普通正常会议正式会议演讲呈献公开会议 Page7会议的产生沟通会议论坛议题重要性话题影响力人数人数 知名的会议Page8沟通会茶话会党代会二会：全国人民代表大会、中国人民政治协商会议遵义会议会——毛泽东六方会谈联大——联合国大会议哥根哈根气候大会三亚论坛广交会 Page9工作中常见解决问题寻找方法沟通类型增加了解互动沟通合作类型洽谈合作组织活动职场会议：形式与种类 Page10定义功能要求认识会议的功能会议定义会议是由一些相关的，经选择的人员参加，他们需贡献自己的才智，讨论与他们的兴趣和工作相关的问题，并形成一定的决定。提供信息收集信息解决问题宣传政策培育训练 Page11结果，共识、执行落实，责任人时间、地点、人物、器材设备，相关文件具体要求目标，议程、议题组织会议的要求 Page12实施结束准备1、确定会议主题、名称、时间、地点、规模、议程和相关安排；2、参加人员的范围或人员（主持人、领导、工作人员、参会者，记录人员）3、预定好会议室、布置会议室，打印相关文件，准备相关器材。4、发布会议通知，邮件、电话、短信。1、签到及发放相关材料。迟到处理。2、安议程逐步进行。维持秩序，做好会议记录。3、注意后勤保障，防止空发情况。4、及时提问，确认具体情况，相关重要内容签字证明。5、注意掌控时间。1、离开的时间及交通。2、清理会场，统计经费并报销；3、整理会议材料并公告。4、相关工作的责任人。相关工作的截止日期。会议的全程 判断：不开会Page13已经按惯例每周强调如果没什么特别的事情要讨论会议成本太大你是唯一做决策并且知道应该怎么做的人（开会只会让人参者把问题弄乱）还有比开会更好方法 判断：开会要让别人参与决策以集思广益如果给小组委派任务有些特定的事情需要当众表扬或批评必须把信息同时传达给很多人听取部门汇报工作 Page15会议室的布置如何布置会场音响设备桌位名牌文件准备桌位排列花草气味饮品习惯 Page16主持人的四个准备四个准备1、设定沟通的目标2、制定行动计划3、预测可能的争执4、进行SWOT分析Swot:刻苦的人，努力工作的人 SWOT分析Page17Strength优势Opportunity机会Weakness劣势Threat威胁自身环境 会议主席的角色批评教育解决问题提供信息宣传政策收集信息 会议主席的素质及要求Page19思考清晰敏锐善于言辞表达，沟通的技巧良好的分析能力对事、不对人的态度公正，营造轻松的氛围不挑刺、不反问、多引导能灵活地应付“挑刺”人物避免一言堂，垄断具有幽默感 Page20时间观念个人角色责任感避免情绪的变化保持积极的心态先听，仔细听学会倾听听完进行思考了解全部少打断别人心到，眼到，手到虚心接受记录倾听要点参与心态参与心态倾听要点会议中的我应该怎么做个人在会议中的角色如何回答如何提问结束要点个人责任如何表现 个人在会议中的角色Page21不要随便提问避免走题避免指责口气避免反问句建设性发言少给判断题少出现否定词语气语调听别人讲完再说讲别人听的懂的话优秀的表达能力言简意赅要发言，多发言避免弱智性的提问领导者的回答其它成员的回答发者的回答不要反问回去陈述式语气不要不懂装懂虚心请教语气语调感谢避免否定词的出现选择性语句思考清楚再回答倾听要点参与心态如何提问如何回答会议中的我应该怎么做如何回答如何提问结束要点个人责任如何表现 个人在会议中的角色Page22积极发言是支持者拍马屁？人才的产生任务的接收任务的时限任务的执行方式避免流产确认，反复确认倾听要点参与心态如何表现个人责任会议中的我应该怎么做如何回答如何提问结束要点个人责任如何表现 个人在会议中的角色Page23Page23确认工作内容签字（画押）明确自己的任务倾听要点参与心态结束要点会议中的我应该怎么做如何回答如何提问结束要点个人责任如何表现 Page24有效会议如何实施群众基础，同理性，认同感中坚力量领导方向价值观目标能被实现把握方向，能及时走题拉回来，讲究效率骨干力量的支持，避免过多分歧，预测。共同的文化，共同的目标，共同的话题，共同的价值观 Page25练习题：3min描述接公司总部要求，讨论研究给予交通津贴补助，需要开会研究，要求各部门，各级别都有代表参加。请写出以下内容准备的器材、物品准备发出会议通知的邮件练习题1、器材2、通知 无效会议Page26无效会议 无效会议的危害Page27告诉他人自己能力不足参加者下次不再来影响发展破坏了信任浪费所有人的时间教坏了新人与会者感到不满破坏了团结，形成小团体 领导，组织者主持人代表一支持代表二反对代表三支持谁代表四反对谁代表五弃权支持与反对 Page29无效会议的主要原因主题？议程？迟到拖延没有主持人，领导会议气氛垄断一言堂参加者的心态 无效会议的原因分析Page30为满足无聊的愿望为符合惯例或传统为攀比为表功为推卸责任为逃避 Page31欠缺目标，目标不明确，为开会而开会没有权威或没有能力组织（高水平）会议突发情况，会议失控欠缺记录，没有跟踪，没有执行力会议前为什么会议没有实效会议中会议后 会议中可能出现的情况Page32与会者发难与会者分心与会者争议与会者拒绝参与与会者情绪变化少数人垄断会议主席自己离题 现象一：Page33批评与表扬 现象二Page34拍马屁 现象三Page35沉默、安静 现象四Page36走题，聊天 现象五Page37不欢而散 不仅仅是会议中跟踪落实责任人总结一：全程跟踪执行、落实会议中准备 总结二：发言Page39提问与回答 表扬与批评Page40具体事项轻松的氛围下次再来总结三：喜欢开会 总结四：开会的目的Page41研究问题解决问题 感谢！