医院会议管理与持续改进 4页

应用PDCA理论提高医院会议质量——院办医院管理PDCA案例分析P.1发现问题：会议管理不规范，开会随意性强，无固定会议时间安排，会场纪律散漫，存在迟到等情况。P.2产生问题原因：1.会议事先无计划；2.会多会频，反复开会；3.医院工作性质原因；4.会前无调研和讨论；5.参会者不重视。P.3要因确认（鱼骨分析法）：流程人员制度事先无计划工作性质确定制度不严谨会前准备不充分到会参差不齐有制度，无执行提升会议质量重视不够会多会频，反复开会迟到成习惯会议成形式主观原因环境因素P.4拟定措施与计划：-4- 1.明确会议目的：院务会，需要集体决策事项，如重大事项、重要项目、重要干部任免和大额度资金使用等；院周会，传达上级指示，贯彻党委会或院务会有关决议，总结和通报前段医院工作情况，布置下一阶段工作和任务；月行政办公会，职能部门月总结会议，对上月工作进行安排，讨论多科协作事项；院长办公会，研究讨论急需解决的重要事项，一般以专题会议形式召开。2.会议时间安排，时间相对固定，列入周表，提前规划，避开门诊和出差。院务会时间，每月第二周的周四下午（16:00-18:00）；院周会时间，院周会每两周一次（双周的周一下午16:00-18:00）；月行政办公会，每两周一次，单周四下午（16:00）召开；院长办公会，不定期按需召开。3.会前准备。院务会，周一上班前议题和资料收集齐；议题要求提前沟通，方案基本成熟，资料准备充分；议题要求预估讨论时间。院周会，周二下班前统计周会内容，周会常规通报内容；每月初的周会通报上月工作量、医疗及服务查房、质量安全等工作情况；到会情况当场通报。月行政办公会，科室工作汇报要求不超过3分钟，包括工作亮点、对点联系科室情况、下月工作计划；周四下班前收齐；到会情况当场通报。院长办公会，根据院长指令安排（原则上提前2-3天）；确定牵头部门并通知相关科室前期调研，准备文字资料；要求会前做好充分准备，能够通过会议解决问题。D.5执行措施、执行计划：高效的执行力是组织完成目标的重要一环。如何执行，通过“四会”工作目标设定，对会议流程等进行了规范。-4- 工作目标工作流程工作要求（步骤与标准）五会执行到位率≧90%院党委会、院长办公会：周表安排→发通知→收集议题和相关资料→整理议题→准备会议室→开会→整理会议记录形成会议纪要→督办1.周表安排：每月第二周的周星期四上午、下午。2.周表安排后即发通知，周一上班前议题和资料收集；3.议题要求提前沟通，方案基本成熟，资料准备充分；4.整理议题要求预估讨论时间；5.会议室：多媒体、电脑、话筒、卫生、水、餐巾纸；6.会后2天内形成会议纪要并发至各院领导，督促相关部门落实；7.下次院务会会前反馈落实情况院周会：周表安排→发通知→收集内容→确定主题→准备会场→开会1.周表安排：每周星期五下午16:30-18:30；2.发通知，原则上不准请假，到会情况当场通报；3.周二下班前统计周会内容，周会常规通报内容：每月初的周会通报上月工作量、医疗及服务查房、质量安全等工作情况；4.周三下班前请院长确定周会内容和主题（预估时间到分），周会一般由副院长主持；5.周四上午准备好会场：横幅、多媒体、话筒、卫生、水.全院性工作会：周表安排→发通知→收集相关资料→准备会场或现场→开会→整理会议记录→督办1.根据会议需要会议召开科室提前两天报院办，经主要领导审批同意后，发会议召开通知；2.会议召开科室负责前期调研，文字资料、会场或现场准备，会后会议记录整理。中心组学习及部门协调会：周表安排→收集相关资料→发通知→准备会场或现场→开会→整理会议记录1.周表安排：每月双周五下午3：30-5：30；2.发通知，原则上不准请假，到会情况当场通报；3.周二下班前统计会议内容；4.周三下班前确定会议内容和主题（预估时间到分），会议一般由院党委书记主持；5.周四上午准备好会场：横幅、多媒体、话筒、卫生、水.6.院办负责会议记录整理。院级各领导小组、委员会会议：周表安排→发通知→收集议题→准备会场或现场→开会→整理会议记录1.会议前两天会议召开负责科室将会议计划报院办备案后，发通知召开；2.原则上不准请假，到会情况当场通报；3.会议召开科室负责前期调研，文字资料、会场或现场准备，会后会议记录整理。C.6检查验证评估效果：-4- 1.到会情况当场通报。除急诊手术或出差等外，原则上不准请假，特殊情况向主管领导请假审批同意。临床医技部门负责人在医务部登记，护士长在护理部登记，职能部门负责人在院办登记。2.到会情况与年度考核挂钩。无故缺席者参照医院《精细化管理方案》严格考核。经评估：存在没有考核，执行力就大打折扣。A.7标准化，固定成绩：1.常规会议除周表安排外不在电话短信通知（节约了大量人力物力）——形成习惯；2.时间管理（把紧急的事情变成不紧急）——达成共识；3.培训是最好的福利——医院文化。A.8遗留问题处理，修订工作目标,：经过一段时间运行，发现临时请假仍较多，多称手术未做完或外出开会，经查急诊手术并不多。修订工作目标，由同意请假部门核实请假原因：请假原因为手术者，需查当天准点开台情况，在外开会的，需查看是否有正式通知，主管院领导是否同意有签字。-4-