《办公室的会议管理》ppt课件 52页

第二章办公室的会议管理主要内容一、会前的计划与筹备二、会间的组织与服务三、会后的善后处理 一、会前的计划与筹备主要内容1、安排会议议题2、邀请与会者3、安排会议日程与议程4、确定会议地点5、布置会场6、及时发送会议通知 1、安排会议议题—程序渠道：（1）上司指示交办的问题（2）下级单位提请讨论决定的问题（3）上司下达命令，需要各部门贯彻执行的问题根据会议的目的与任务对议题进行筛选将议题以及与议题有关的文件、资料提交领导，由领导确定会议议题收集议题筛选议题确定议题 1、安排会议议题—要点（1）下一级会议可以解决的或者个别领导可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论（2）一次会议议题不能安排过多或过少，一般以安排一个主要议题和一两个小议题为宜（3）尽量将同一性质的议题集中安排在一个会议讨论（4）提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并可在开会前几天经领导审批后，发给与会者阅读，准备意见（5）准备一些后备议题，以备不时之需 2、邀请与会者—选择与会者程序：选择与会者要领：（1）与讨论议题有直接关系的人（2）可提供相关资讯，使讨论更有效率进行的人（3）发言具有代表性和权威性的人注意：若某些与会者只需参加会议的某一部分，应告诉他们有关事项的开始与结束时间，以节约他们的时间选择与会者评估与会者通知与会者 2、邀请与会者—选择与会者不同类型会议理想的出席人数：解决问题性型少于5人调查问题型少于10人工作回顾或展示型少于30人动员型越多越好信息发布会人数几乎没有限制决策会议最好限制在7人以内在决策会议上应有以下4种类型的参加者：信息提供者决策制定者决策执行者受益者 2、邀请与会者—评估与会者与会人员评估举例信息提供者是否具有可供分享的信息销售经理意见提供者能否提供特殊的意见或建议生产经理特殊技能专家他们的专业身份是否有用作为顾问的律师授权者能否保证已获同意的决策贯彻实施财务经理 2、邀请与会者—通知与会者通知与会者：及时通知（1）方便与会者准备相关的会议资料（2）确定与会者能否出席注意：与会人员名单需上司确定，人数从严控制，人员谨慎决定，使给参加者不漏，不该参加者不来 3、安排会议日程与议程—要领安排会议日程的要领（1）把握会议目的（2）先安排关键人物的时间，确保恰当的、权威的与会者能够出席（3）根据多数人的意见安排日程（4）例会原则上要如期开，但并不是非开不可（5）尽量不安排在周一上午与周五下午开会 3、安排会议日程与议程—设计议程安排会议议程的程序：议程设计要把握度：议程不够紧密，讨论就难有效率，讨论可能离题;过于紧凑，无法专心于一个话题，问题分析不透彻，导致决议的内容不切实际，无法真正解决问题组织者可向与会者发问题征询意见：——你在会议上发言的论题是什么？——你的发言需要多长时间？——你希望讨论什么样的问题或事情？根据得到的反馈，着手编写议程表设计议程编写议程分发议程 3、安排会议日程与议程—编写议程XX会议议程2006年9月22日上午9点至下午17：30花园酒店国际会议厅1.（9：00）开场白2.（9：10）为缺席致歉3.（9：20）批准上次会议备忘录4.（9：40）各部门销售情况报告（10：30）会间休息5.（10：40）分析产品滞销问题原因（12：00）午餐及午休时间6.（14：00）商讨并列出可能的应对策略（15：30）会间休息7.（15：40）评估应对策略，作最后决议8.（17：00）特别事宜、其它事宜9.（17：30）会议结束 3、安排会议日程与议程—分发议程议程拟定后到议程的最后确定过程：拟定会议议程呈送领导审批分发与会者汇集与会者建议重新拟定议程 4、确定会议地点—需收集的信息选择会议场所需要收集的信息：收集信息有关会议要求的具体信息符合条件的会议场所的地点信息有关会议场所应具备的条件信息 4、确定会议地点—选择会议场所依据的标准有：（1）场地大小必须合乎会议比例（2）场地位置必须方便与会者（3）场地应该有良好的照明、调温以及通风设备（4）场地应该配备适当的开会设备（5）场地应避免外界干扰（6）场地的租借成本必须合理 各种类型的会议场所优缺点场所优点缺点领导办公室（1）方便领导翻阅参考资料；（2）领导的权威性得到强化（1）电话或人的干扰（2）气氛不热列（3）人数多会拥挤职员办公室（1）提高职员的地位和士气（2）与会者能畅所欲言若狭小，会使双方感到不适单位会议室避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题外人可能同与会者接触而打扰会议外面会议室（1）没有任何一方占地主优势（2）会议保密性很强（1）租借成本可能昂贵（2）与会者可能不熟悉 各种类型的会议场所优缺点场所优点缺点会议中心（1）配备适当的大会设备（2）提供技术支持和安全保卫缺少非正式的小规模聚会机会培训中心（1）提供学习氛围（2）完善的会议设施设备租借成本昂贵异地的办公室（1）适合来自各地的与会者（2）在某种场合增加几分魅力旅途、时间、食宿花费很高 会议类型与会议场所的最佳搭配●研究和开发的会议（需要有利于沉思默想，灵感涌现的环境）——培训中心或其他宁静场所●年会（一般根据与会者的意见来定）——能提供会议服务的酒店●重大的表彰或鼓励型会议（会议的目的是对杰出表现予以奖励，因此要求有一定的档次）——会议中心 4、确定会议地点—提供完善的会议场所●会议桌（最好要大一点）●椅子（比沙发硬一点）●空调（会议开始前30分钟打开）●照明、光线（柔和、平静）●书写工具（纸薄、签字笔、铅笔）●钟（会议室内挂有时钟）●屏幕（演讲人的头不用离开讲桌上的麦克风能看见屏幕，屏幕的底部距离地面不少于1.22米）●放映机（视会议人数而定）●音响（事先检查质量状况） 5、布置会场—礼堂式优点：能最大程度的摆放桌椅缺点：观众没有地方放资料，没有桌子可用于记录笔记 5、布置会场—教室式评价：针对不同的房间面积和与会者人数在安排布置上有一定的灵活性，狭长的会场设置便于与会者注意力的集中 5、布置会场—弦月式评价：因为椅子只放在桌子的一面，所有的与会者都面向主持人，方便主持人与与会者目光交流 5、布置会场—方形中空式评价：当讨论问题或试图作出决定时，安排持相反意见的两派成员坐在长桌的两边，有利于决议的顺利产生 5、布置会场—圆桌式评价：适于小组讨论，布置一般较为随意，方便与会者交换意见，但容纳人数有限，一般以10人左右为宜 5、布置会场—椭圆式评价：容纳人数比圆桌多，一般适宜20人左右的内部会议 5、布置会场—马蹄形或U形风格式评价：适与中等人数的会议，而且便于交流 5、布置会场—六边形式评价：便于与会者交谈，适宜于10多人的内部会议 5、布置会场—八边形式评价：便于与会者交流，适宜于20多人的内部会议 5、布置会场—座次安排方法（1）顺序排座法横排法即按照公布名单或以姓氏笔划为序，从左向右一次排列，先排出出席会议的正式委员（代表），后排候补委员（代表）竖排法即按照各代表团成员的既定次序或姓氏笔画，沿着一条直线从前至后依次排列次序，按固有顺序从左至右排列，或以会场中心位置为基点，向两边交错扩展 左右排序法即按照公布名单或以姓氏笔划为序，以会场或主席台中央为基点，向左右两边交错扩展排列座次。中国传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余的以居中者的左手为第一顺序，一左一右，依次排列 5、布置会场—座次安排方法（2）身份排座法报告者安排在会场的重要位置（一般是会场的中央）会议主持人以会场中央或最里面为宜会议秘书原则上设在大会入口处，方便秘书会场服务（3）策略排座法以与会者受到其邻座的影响这个假设为基础的。必须明确会议目的，通过安排座位帮助达到目的（4）自由择座法 6、及时发送会议通知—内部会议通知内部会议是指全部由本单位人员参加的会议。如：经理例会、员工例会、总经理办公会等。内部会议一般都事先印好统一的通知格式，办公室人员只要将参加人的姓名、会议内容、时间、地点等栏目填写好，就可发送。内部会议常见的格式有便函式和卡片式两种。 外企的便函式会议通知会议通知致：公司总经理、副总经理、各部门负责人由：总经理办公室时间：2006年10月8日根据公司董事会的精神，拟定于10月10日（星期二）上午9：30在公司会议室召开会议。讨论明年公司的发展计划问题。如您无法出席，请于10月9日前电话告知李秘书。电话：62084800 外企的卡片式会议通知会议通知2006年10月8日议题：讨论2007年公司的发展计划出席者：各副总经理、各部门经理主持：总经理地点：公司会议室时间：2006年10月10日上午9：30 外企的卡片式会议通知部门经理会议议题：讨论2007年公司的发展计划时间：2006年10月10日（星期二）上午9：30地点：公司会议室如您无法出席，请于10月9日前电话告知办公室李秘书。电话：62084800 国内企业的便函式会议通知会议通知各部门经理：兹定于2006年10月10日（星期二）下午2：30在公司会议室召开部门经理会议，讨论明年的工作，请准时出席。总经理办公室2006年10月8日 国内企业的表格式会议安排一周会议安排（2006年10月9日-10月13日）日期星期时间地点内容参加者主持人9一10二11三12四13五 6、及时发送会议通知——外部会议通知Xxxx讨论会为了xxxxx，本公司特邀请同行举行次次讨论会，旨在交流经验，研究对策。特邀请先生参加。议题：xxxxxxx举办者：xxxxx专门小组成员：xxxxxxxxxxxxx主席：xxx地点：xxxxxxx时间：xxxxxxx交纳会费：xxxxxxxx联系地址：xxxxx邮编：xxxxxx电话：xxxxxxxx联系人：xxx 6、及时发送会议通知在发出会议通知时，一般还应夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方收到会议通知后，能就是否赴会等问题迅速答复。文秘人员将据此作为预定会议室、客房、餐饮的依据，并将参会人员的个人资料以及各项费用的支付情况打印在卡片上，以便结帐核算。最迟至xx年xx月xx日，请将此明信片寄送达总经理秘书是的，我将参加这次会议届时赴会，并带宾客前来很遗憾，我不能参加此会。署名：公司： 6、及时发送会议通知：会议通知的发送会议通知的发送形式：口头通知、电话通知、书面通知、告示通知发送时间：应视与会者至会议召开所在地的远近，路途所花时间等因素来确定，并留有3天左右的宽松时间来让与会者从容做好赴会准备，并能及时到达会议场所为宜。如需要答复的会议通知，则需要早些发送到对方；如以邮寄发送，信封上最好注明“会议通知”字样及送到日期。重要会议的通知发出后，还须及时用电话与对方联系，询问对方是否收到和是否赴会。 2.2会间的组织服务签到：为准确了解与会人员的出席情况接待：维护公司形象会间服务：端茶送水，协助领导控制会议状态调派车辆：会议即将结束时，一出大门就能看到自己乘坐的车 2.2会间的组织服务—签到签到的方式：●薄式签到富有纪念性的会议可采用●卡片签到事先发给代表签到卡片，在上面签自己的名字，进入会场时交出。大中型会议采用●电子签到机●秘书代签小型会议不笔发签到证，由秘书在与会人员名单上做记号，表示已到会提醒：与会者签到时，秘书可发给他们一个事先准备好的资料袋，内装会议需要的各种资料以及必要的文具 2.2会间的组织服务—会场服务●奉送茶水▼端茶应先端给外单位的人或坐在上座的人；▼茶杯不要放在会议桌上；▼将热水瓶放在会议室里，以备与会者用茶；▼每隔半小时要倒一次茶。●转接电话▼开会的时候，不是特别紧急的电话，一般都不转接；▼一般的电话，可记录下内容，等会议中间休息或散会后交给当事人；▼如果情况紧急，可把来电者的姓名及来电内容写在便条上交给当事人，并等待指示； 2.2会间的组织服务—会场服务●协助上司控制会议动态▼与会者偏离议程时，提醒与会者严格按照议程进行会议▼会议上，当部分与会者沉默时，向会议主持人建议，尽可能让更多的人提出问题和回答▼当与会者以某种错误的或者片面的情况作为解决问题的根据时，在征得会议主持人同意后，应向与会者如实反映真实情况▼当会议作出的决定与现行的政策或规定相抵触时，应主动提出有关政策或规定，请与会者注意 2.2会间的组织服务—会场服务●应对突发事件▼会前要尽可能多的想象会议过程中可能发生的问题，多考虑几套应对的方案▼头脑要保持清醒，反映要敏捷，判断要准确，迅速弄清事件的来龙去脉▼采取措施要迅速，尽快形成应变方案并实施▼要举一反三，勤于思索，不断总结经验教训 2.2会间的组织服务—会议记录●会议记录者的责任准确真实记录与会者的重要发言以及相关决议及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚适时作总结，协助讨论进行向与会者确认各议案的排序是否无误●为会议记录做好准备工作在开会之前提前到达，并安排好用作会议记录的地方准备足够的钢笔、铅笔以及用于会议记录的纸张准备录音机和充足的磁带以补充手工记录 2.2会间的组织服务—会议记录会议记录要求三要素●完整会议记录必须体现会议的实际进程，会议的主要情况，发言的主要内容和意见，不要遗漏●简洁会议记录是会议进程的简洁记载，不应当与报告混肴●准确内容表述要真实，重要的意思应当记原话，不得任意取舍增删 2.2会间的组织服务—会议记录会议记录的顺序会议描述与会者姓名缺席者和缺席原因宣读上次会议记录会议结果秘书签名会议主席签名下次会议日期其他事项会议记录整理日期 2.2会间的组织服务—会议记录会议记录的技巧：一快、二要、三省、四代一块：书写运笔快记得快。字要写的小一些、轻一点，多写连笔字二要：择要而记●记录一次会议，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或者有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录。●记录一个人的发言，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。●记一句话，要记这句话的中心词，修饰语可以不记。 2.2会间的组织服务—会议记录三省：在记录中正确使用省略法●一是使用简称、简化词语和统称●二是省略词语和句子中的附加成分四代：较为简单的写法代替复杂的写法●可用姓代替全名●可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字●可用汉语拼音代替生词难字●可用外语符号代替某些词汇 2.2会间的组织服务—会议记录存档这类档案包括：与会者的名单联系地址会议记录会议纪要会议的组织情况其他有关资料 2.3会后的善后处理—会场清理水杯、茶具清理退还设备及器材会议文件回收●大中型会议在会议结束前应开具清退文件目录，发给与会人员。会议结束后，按清单全部收回文件。●日常工作会议，可以在会议结束后将文件当场收回。 2.3会后的善后处理—印发会议纪要●对于不清楚不明白空缺的内容，要在会后立即请教发言人进行完善●在会议记录的基础上加工整理而成会议纪要。内容:会议概况、决策思想、主要议题、基本经验和会议讨论决定的重大问题等●根据会议的性质和机要的内容来确定●根据印发范围，接收者签字确认●将接受者签字确认的会议记录加以校对，经由领导签字后统一印刷，盖章后发给会议决策执行人完善会议记录签发会议执行起草会议纪要确定印发范围接收者确认