优化会议管理、提升管理效率 17页

优化会议管理、提升管理效率 会议前期规划会议过程控制会议后期跟踪对于组织文化的要求与促进管理效率改进Copyright©2007E.I.duPontdeNemoursandCompany.Allrightsreserved. …围绕管理体系当前急于解决的问题杜邦的建议项目公司的要求/方向实际工作中的调查结果上级要求的项目议题来自有效讨论的必要技能技巧经验意愿会议组织&流程控制PlanDoCheckAct持续改进的循环形成–具体计划明确的标准和时限–计划何时完成，到什么程度人–谁负责？讨论成果123适用于各级组织不同级别间相互联系记录并沟通所有计划的落实需要可靠的衡量Copyright©2007E.I.duPontdeNemoursandCompany.Allrightsreserved. 前期规划-会议类型与形式（一）企业定期管理会议生产调度会安全会XXX会事先形成的会议日程表月计划表、季度计划实际工作完成情况表/图过去一周/月实际问题总结本周/月重点工作协调典型经验分享事故/问题案例分析（内外）市场变化的情况，上级公司对于本企业的具体要求都要事先归纳到“月计划”中日程表应该在会议前至少两天发送到参加人员邮箱，以便相应准备有关的背景资料（案例、文件等）也同时发送专题发言人要有必要的准备（但不是“念稿”）Copyright©2007E.I.duPontdeNemoursandCompany.Allrightsreserved. 前期规划-会议类型与形式（二）专题会议总结会（设备维护等）策略讨论会规划/计划会主题沟通会（XX）安全行动会为具体目的设计日程表重点经验交流-下一步工作的借鉴策略对象的研究资料各种预案和思路基本沟通资料明确的目的有关部门的负责代表Copyright©2007E.I.duPontdeNemoursandCompany.Allrightsreserved. 前期规划-会议室投影灯光控制（开关、窗廉等）电源控制写字板/白报纸（与个人记录的差别？）座位：根据会议内容决定，U-型，O-型，分组，大会堂型饮料/咖啡Copyright©2007E.I.duPontdeNemoursandCompany.Allrightsreserved. 分组练习：计划一个会议各组选择一个题目/类型（最好不一样）准备日程表及各环节要求/要点明确对于会议室有什么要求20分钟，代表报告，用大白纸Copyright©2007E.I.duPontdeNemoursandCompany.Allrightsreserved. 会议过程（一）主持人：除非必需（宣布制度、决定），第一把手不要主持控制流程，而不是控制“言论”善于运用“提问”—适当帮助与会者表达熟悉相关情况+反应敏捷(引导、反馈、总结等）参与人员：主动+负责尊重+分享思路开阔+实事求是言简意赅+仔细倾听Copyright©2007E.I.duPontdeNemoursandCompany.Allrightsreserved. 听取意见提出意见：我注意到…我看到….认真听取，不要打断出于真诚避免争论和辩解停顿、等待澄清努力理解给予具体的、可行的建议感谢对方的观点和建议Copyright©2007E.I.duPontdeNemoursandCompany.Allrightsreserved. 会议过程（二）会议资料运用加工提炼，不是“照本宣科”数字化，图表化详细内容可以会后阅读会议辅助会议记录（助理、秘书等）时间控制（某位提醒时间-参考日程表）会议气氛控制-高层领导提醒Copyright©2007E.I.duPontdeNemoursandCompany.Allrightsreserved. 分组练习（二）：实践开会选择一个小组的日程表（在30分钟内）另外组选出一个记录员，一个记时员该组现场开会，其他人观摩+记录点评另外一组自愿30分钟开会Copyright©2007E.I.duPontdeNemoursandCompany.Allrightsreserved. 总结—会议过程中常见困难固执己见跑题讲话中偷换概念还有？？？？？Copyright©2007E.I.duPontdeNemoursandCompany.Allrightsreserved. 会议后期跟踪根据记录，追踪具体行动、措施总结会议的成功与待改进的地方会议记录发送给所有到会人员（做必要提示）纳入总体管理改进规划/记录（横向结合）会议过程的参与，会议决定的执行，都是有关领导人个人业绩评估的参考Copyright©2007E.I.duPontdeNemoursandCompany.Allrightsreserved. 高效率的会议对组织文化的要求明确的组织责任分工内在的责任+业绩+个人成就相关性最高层领导人的远见、气魄、品格、智慧相应地，会看到积极进取的中层、基层领导主动参与和彼此尊重的会议气氛（不是一团和气）对事认真负责Copyright©2007E.I.duPontdeNemoursandCompany.Allrightsreserved. 改进会议对于管理的促进更有效地解决问题避免会议“议而不决”和“误入歧途”避免“读”而不“谈”，空对空避免“定”而不“行”有效地利用所有领导的时间正确的会正确的参加人员有限的时间良好的过程控制Copyright©2007E.I.duPontdeNemoursandCompany.Allrightsreserved. 管理效率改进会议是最重要、最常用的管理途径会议效果和效率决定管理的可靠性和及时性会议风气影响管理作风积极正向的会议气氛可以激发集体智慧会议过程是所有参与者学习进步的机会节约会议时间，领导才能深入一线/基层深入了解实际，会议才能有的放矢其它？？？？Copyright©2007E.I.duPontdeNemoursandCompany.Allrightsreserved. 分组练习（三）：改进计划各小组讨论具体改进项目形成“倡导”方式：怎样？谁做？月报的格式和重点：一个月开了多少会？题目/用时/人数过程评估（准备、发言、其它）？效果衡量？（解决问题?责任落实？方案-？等）20分钟Copyright©2007E.I.duPontdeNemoursandCompany.Allrightsreserved.