修改会议管理制度011 2页

公司会议管理制度为了保障公司经营管理活动的正常运转，及时沟通及解决工作中存在的问题，特制定本会议管理制度。一、会议要求1、精炼、简短、能解决问题、准时、不缺席；2、有讨论、有结果、有记录；3、有重要领导出席的会议按公司规定着装；4、重要会议必须有录音或者录像，并做为公司重要资料保存。二、本公司会议分类股东会议、董事会议、监事会议：由股东代表、董事、监事参加，必要时公司有关高层管理人员列席会议。总经理办公会议：由总经理召集，公司高层领导参加，研究公司重大决策事项会议。例会（包括公司例会、部门例会）：固定时间，固定汇报程序，尽量解决及协调即席提出的问题；时间为60分钟左右。研讨会：对某一课题切磋、探讨，不一定有结论。专题会：为某一专题而开，必须有结论。评审会：为项目有关方案评审、图纸会审召开的会议，由评审专家小组参加。汇报会：下级向上级或有关人员汇报工作情况，公司向有关主管行政部门或上级公司、集团公司汇报工作情况。招标会：对有关施工单位、设计单位等合作单位，材料采购进行的招标会议。三、会议要素1、时间、地点、人员、议题、议程、决议、记录。2、会议通知、会议材料。四、会前准备要素1、议题：一般不要超出五个议题。2、主持人：会议议题的最了解者、权威者、经验者、管理者。3、记录人：由主持人委派。4、与会人：只请与议题有关人员，与议题无关者不参加。5、会议材料：会议所需材料应在会议前准备好，必要时应提前发至与会人员。6、会议排座：有重要领导参加的会议要进行排座，并摆放领导名片座。7、会场物品：会议用纸、笔、话筒、投影仪器等会议所需设备等。2 五、主持会议注意事项1、主持人一定要坐在主席位置，不管级别高低，记录人坐在主持人右边。2、宣布会议开始要明确、准时，不允许迟到。3、主持人提出议题、与会者参与，与会者发言3-5次后主持人要适时归纳小结。4、会议时间一般控制在2小时内，做报告时间不超过10分钟，其它发言时间控制在1-3分钟，均有言在先，约定俗成。5、强调一次发言只谈一件事，说明一个观点。6、扣题：凡会上争议不能得出结果时，及时作出“会后再议”的决定，及时制止不礼貌语言及与会议无关的言行。7、及时作出结论，并与到会者确认结论，适时散会。六、公司例会管理规定1、根据我司实际情况实行每半月一次工作例会。2、与会人员：公司高层管理人员、各部门负责人。3、会议主持：由总经理主持，总经理不在时可委托一名副总经理主持会议。4、公司例会要求：（1）会议内容：各部门负责人汇报负责部门上周重大完成工作事项（如没有可不作汇报，各部门完成工作内容已在周报内汇报过），需要其他部门协助配合或需上级主管领导协调解决或明确事宜等。（2）与会人员发言要简明扼要，会议要求精炼简短，要能解决问题，议事要有决议，会议中经总经理或会议主持人确定事宜做成会议纪要，会后各部门应当作决议严格执行。（3）例会由总经理秘书记录备案，并根据总经理或会议主持人会上明确事项，准备会议纪要。会议纪要由总经理审核签字后通过OA发至全体员工。（4）会议决定事项，各有关部门要认真贯彻执行检查，由行政办公室负责会议决定事项的督办、落实工作。（5）与会人员要求准时参会，除特殊情况外不得缺席。5、部门例会由各部门负责人参照公司例会规定自行安排时间。七、附则1、本管理制度最终解释权归公司行政部。2、本管理制度由颁发之日起实施，每两年修订一次。3、本制度属公司三级管理制度，本公司全体人员了解执行。2