会议组织机构与会议管理 3页

所谓会议管理，就是指会议纽织机构，主要包括协会、金业、政府等，对机构内部各种会议、活动等进行统一规划和管理，以达到降低成木、提升效率、获取更为优质的服务等冃的。在会议产业链屮，会议纟R织机构处于最上游，其会议管理及运作模式对于下游乃至整个会议产业的健廉发展都有着十分重耍的影响。协会会议。对于协会类机构来说，会议是他们行使协调与服务职能、扩大行业与社会影响力以及增加收入的主要手段。美国《会议与人会》杂志（Meetings&Conventions）2008年发布的统计结果显示，2007年，美国各类协会类机构共举办一般性会议（meeting）22.7力•个，与会总人数达3750Ji,开支总额为381亿美元；举办人会（convention）1.37力个，与会总人数为1970万，花费达346亿美元。美国协会类会议，从开支金额来看，约占会议市场总额的60%以上，因而在会议市场上占有无法取代的重要地位。会议管理是美国协会类机构长期以来高度匝视的工作内容2—，他们能够在会议市场上取得骄人的成绩，与此冇曹直接的关联。我们国家的协会类机构（社团）所占市场份额虽然没有美国那么高（根据屮国旅游饭店业协会、《会议》杂志所作的“2008中国会议酒店市场调查报告”，我国会议组织机构所占会议市场的份额分别是：社团会议20%,政府会议25%,企事业单位会议占50%以上。），但作用也很重要。由于种种原因，我国的社团机构的很多方面与西方国家冇较大差异，这其中就包括会议管理和会议运作的模式。政府会议。在美国，政府会议数量较少，对会议市场影响不人，因而没有这方面的统计数据。我们国家政府会议所占会议市场份额虽然较高，但其市场化程度较低，因而无法和市场化条件卜•的会议管理相提并论。目前，政府会议管理的重点，主要是加强政府采购以及增加电视、电话、网络会议方面的选项等。企业会议。企业举办的会议主耍分为两类，一是企业内部人员参加的会议，如董事会会 议、股东大会、培训会议、技术会议、奖励会议及活动等；二是以产品、市场为核心的会议及活动，如新产品发布会与推介会、客户联谊会、代理商会议等。据美国《会议与大会》杂志统计，美国企业2(X)7年共举办各类会议108.04万个，总开支为3()()多亿美元，与会总人数超过8400万人。与比较成熟的协会会议管理相比，美国各大企业从开始实施会议管理(通常被称为“战略会议管理计划”，SMMP)的时间不是很长，也就有十年左右的时间，但取得的成效却非常显著。2007年，美国国家商务旅行协会(NBTA,以下简称NBTA)团队与会议委员会进行的一项调查表明，70%的企业不同程度地实丿施了SMMP,这个数字比2003年翻了一番。从美国各人企业实施会议管理的成功案例来看，先不说那些不易量化的成果，如效率的提高、获得的服务更为优质等，单说平均节省会议相关成本20%(NBTA数据)这一项，就令人感到十分兴奋。除了一些国际品牌企业之外，我国木土绝大部分的企事业单位，虽然都很看重会议的工具性价值，但对会议的专业性普遍认识不足，更谈不上研究会议或者対会议进行统筹管理了。会议管理公司。美国协会及企业之所以能够成功实施会议管理并取得优异的成绩，除了整体经济发展水平以及自身的努力等因素Z外，专业会议管理公司的作用功不可没。作为连接会议产业链上下游之间的纽带，会议公司在会议产业中可以发挥非常"积极、能动的作用。我们从中美会议公司的称谓上，就能够比较清楚地发现两国会议产业的一些重要差异。美国的会议公司通常被称为"会议管理公司"(meetingmanagementfirm)、"活动管理公寸ventmanagementfirm等；而我国的会议公司一般的叫做“会议服务公口广、"会展服务公司”等。美国的会议公司着眼于全局，努力参与到客户的战略规划和管理当中；而我国的会议公司则把主要的精力放在了会议组织流程的末端一一会议服务上面，从根本上就把“被动”、“被选择”与自己的命运捆绑在了一起，因而也就谈不上用“战略规划”和“会议管理”的先进理念来影响a己的客户了。当然，我们国家的整体发展水平无法与西方发达国家相提并论，会议产业在很大程度上处于落后状态也是一•件很正常的事儿，但是，随着我国会议产业的快速发展、社会经济的不断进步等，我国会议纽织机构对会议重要性的认识必将会得到提升，作为发达国家会议产业成功经验z—的会议管理的方法少策略，也一定会为越来越多的会议组织机构所借鉴。如果说政府和社团组织的会议还不能（完全）市场化运作，作为市场经济主休的企业，则完全有 理由、有条件率先关注、学习、应用发达国家的成功经验，实施SMMP,并藉此进一步提升综合竞争能力，为企业在未來市场格局中占据优势的地位，奠定更加坚实的棊础。