北京xxx文化有限公司会议管理条例2 7页

北京×××文化有限公司会议管理办法（试行）为了提高会议质量和效率，建立科学规范的会议制度，确保公司各项工作的贯彻落实，进一步强化内部管理,创造和谐团队,保证本公司工作有目标、有计划、有步骤、高效地开展，特制定本制度。第一节会议类型及内容一、会议类型管理会议：CEO办公会议、中心周例会、月度考核会、全体会议；业务会议：专项会议、月度分析会、季度分析会培训会议：周读书会、专项培训会、全体培训会；二、会议内容1、公司管理会议会议类型周期时间组织程序参会人员会议内容会议结果CEO办公会议固定会议每周一上午10：00-11：00召开，临时会议不定固定会议自行召开，临时会议CEO另行通知召集人：CEO主持人：CEO参加人：CEO、总裁、副总裁、各中心负责人记录人：办公室主任通报董事会决议、布置公司工作，讨论公司日常工作会议纪要中心周例会每周一下午召开，具体时间各中心自行制定固定会议，各中心自行召开召集人：各中心负责人主持人：各中心负责人参加人：中心全体人员记录人：中心指定总结上周工作，计划下周工作，讨论布置中心各项工作会议纪要、个人工作总结和计划上报管理中心月度考核会每月月初的第一周周例会，各中心同时召开月度考核会各中心自行召开召集人：中心负责人主持人：中心负责人参加人：中心全体记录人：中心制定总结、考核各中心本月工作会议纪要、考核结果上报管理中心全体会议临时会议，具体时间由管理中心提前一天通知；全体会议由董事会通知召开或者召集人：董事会或CEO办公会主持人：行政副总裁参加人：公司全体员工记录人：行政助理会议纪要7 CEO办公会议讨论通过后召开通报公司重大决策、决定、公司人事任命等，通知紧急情况等2、业务会议会议类型周期时间组织程序参会人员会议内容会议结果专项会议不定期，每次时间不超过2小时专项会议由发起部门提出申请，行政副总、CEO批准后召开召集人：召集部门主持人：召集部门负责人参加人：相关人员记录人：召集部门指定讨论各专项工作和议题，如人力资源专项工作、项目策划案等会议纪要月度/季度分析会由管理中心提前通知固定会议，具体时间由CEO办公会议讨论报董事会通过后召开召集人：CEO办公会主持人：行政副总裁参加人：全体人员记录人：行政助理讨论分析本月或者本季度各项工作情况会议纪要3、培训会议会议类型周期时间组织程序参会人员会议内容会议结果周读书会每周四晚4：30-6：00召开，临时会议不定固定会议自行召开召集人：行政副总裁主持人：行政副总裁参加人：全体员工记录人：行政助理交流分享读书心得培训纪要专项培训会议一般安排在周五、六跨部门培训由管理中心提前三天通知，各中心培训自行组织召集人：办公室主任或各中心负责人主持人：办公室主任或各中心负责人参加人：相关人员记录人：中心制定人员管理、财务、营销等专项培训培训纪要全体培训会一般安排在周六，每月至少一次管理中心提前一天通知召集人：行政副总裁主持人：行政副总裁参加人：全体员工记录人：行政助理公司管理制度、企业文化培训培训纪要第二节会议管理细则一、CEO办公会1、会议时间7 固定会议为每周一上午10：00-11：00召开，临时会议由CEO另行通知。2、组织程序CEO办公会由CEO召集公司总裁、副总裁和各中心负责人召开，分为固定会议和临时会议。固定会议每周固定时间自行召开，参会人员不得无故缺席，因公不能参加的需经过CEO同意。公司遇到紧急情况或者重大事项需要决议时，可由CEO临时召开办公会议进行讨论。3、会议的主要议题(1)通报董事会各项决议；(2)布置当前阶段公司各项工作；(3)讨论各部门提交的各项议案并形成议案下发或者上报董事会；(4)讨论公司日常工作。4、CEO办公会的决议(1)CEO办公会需到会一半以上方可形成决议；(2)CEO办公会决议需全体半数以上同意方可通过；(3)不在CEO办公会权限范围内的决议无效。二、中心周例会1、原则周例会由各中心自行召开。无特殊情况，每位员工必须参加，员工工作安排不得与例会冲突。2、例会的时间中心周例会时间为每周一下午，具体时间由各中心自行安排并报管理中心登记。会议占用时间一般为30分钟；3、例会召集与主持周例会由各中心负责人召集和主持，若中心负责人因工作关系不能参加，则另行指定人员召集合主持。4、例会的主要议题：(1)对上一周的工作总结（分层次、有重点）；7 (1)对下一周的工作规划（分层次、有重点）；(2)在开展工作中所遇到的以及需要领导解决的问题、困难。5、参会人员发言时间控制及管理一般情况下，每位参会人员的发言时间应控制在3分钟左右，剩余时间为中心负责人对大家交流的信息及相关问题提出反馈。6、会议管理(1)周例会原则上每周一按时召开；(2)周例会在各工作人员汇报工作情况后，由中心负责人给予总结；(3)各中心负责人负责周例会考勤，同时周例会结束周例会考勤表交给行政部存档，迟到人员计入月度考核，并依照部门考勤办法予以处理；(4)因工外出不能参加周例会的工作人员，须在周例会前将《周例会工作汇报表》（见附件8）提交行政助理；(5)会议有各中心安排专人负责记录、汇总，形成部门周例会会议纪要交中心负责人审核，并报管理中心。行政助理将会议纪要存档（文本及电子版）并张帖在公司告示板上供部门人员参阅；(6)假期或重大活动期，因工作需要由各中心负责人根据情况增补周例会，并另行安排例会时间三、月度考核会1、月度考核会为员工绩效考核评议会，由各中心自行召开，每月第一周周例会上进行上月考核。2、被考核人需提前准备好上月工作总结并制作成PPT上交中心负责人，同时在考核会上讲解。3、被考核人完成讲解后，由其他同事进行评议，具体考核标准和考核办法另见《北京×××文化发展有限公司绩效考核办法》。4、考核结果上报管理中心。5、因公不能参加考核的有各中心另行安排考核，不参加考核会原则上考核成绩为O。7 四、全体会议1、原则(1)全体会议的召开必须严格执行组织程序，不得随意召开全体大会；(2)全体会议仅限于颁布、通知等事项，如公司重大事项颁布、重大人事任命、紧急情况通知等，不得进行议案、业务讨论事项；(3)全体会议召开前必须准备好所有公布、通知事项。公布与通知都应在会议召开前提前半天公布与通知。2、组织程序全体会议经董事会通知或CEO办公会议讨论通过后，方可召开全体会议，全体会议的召开不能超过1小时。五、专项会议1、各中心的专项会议不定期召开；2、各中心可根据其具体工作进度的需求，申请召开专项会，讨论有关工作，召开会议提前一天向管理中心提出会议申请（含会议议题及相关内容，参会人员，召开时间点，记录人员）；3、各中心负责人在各自的专项会议召开前要确定好会议议题并做好充分准备（含电子文档，PPT）；4、管理中心负责人将会议议题及相关内容分别转交总经理审阅，并给出相关的处理意见；5、每次专项会议后由会议记录人员形成会议纪要，交行政副总审核后提交CEO签发。六、月度、季度分析会议公司每月或者季度召开一次分析会议，对于本月或者本季度的工作进行的总结分析，分析会议邀请董事长及相关董事、顾问参加。1、月度分析会每月召开一次，季度分析会在与本季最后一个月度分析会同时召开，具体召开时间由CEO办公会议讨论报董事会通过后决定。2、月度分析会由各中心负责人汇报7 中心工作，内容包括工作回顾、工作计划，遇到的问题和困难，中心其他工作人员可以作补充；3、季度分析会由CEO汇报公司工作，内容同样包括工作回顾、工作计划，遇到的问题和困难，各中心负责人可以作补充；4、月度、季度分析会召开前应提前将汇报内容制作成PPT并发给所有参会人员。七、周读书会1、配合公司读书计划，每周四下午4：30-6：00进行读书交流分享会，交流分享当月学习书籍的心得；2、每次由一人主讲，主讲完后大家充分讨论、交流，最后安排专人评点。3、每月具体的主讲内容、主讲人根据月初计划来确定。八、培训会议1、培训会内容培训分为专项培训和全体培训，具体如下专项培训会：进行财务、管理、营销、项目策划等专项培训，包括部门业务培训；全体培训会：进行公司管理制度、企业文化等培训。2、组织程序专项培训会议由管理中心或各部门发起，部门发起的专项会议由各部门内部人员参加；跨部门专项培训会议由管理中心发起报CEO办公会通过后，通知相关人员参加。全体培训会议由董事会通知或者管理中心制定计划报CEO办公会、董事会通过后组织实施3、培训会时间全体或者跨部门培训会一般安排在周五下午16：30-18：00或者周六进行。部门培训会自行安排时间。第三节会议要求7 一、会议准备1、会议申请：常规固定会议不需要另行申请，非常规会议须填写《会议申请表》并按相应的的程序报批。2、会议通知：固定会议自行召开不用再通知，会议变动时需另行通知；所有非固定会议均需书面通知，张贴在公司公告栏并发布到公共电子邮箱，并且要提前5小时通知，会议通知需包含会议时间、地点、主题、内容、参加人等。重要会议需让所有参会人员签收会议通知。3、会议材料准备：主持人须在会议前和相关人员拟定好会议议程等，不能毫无准备地召开例会；发言人须准备好发言提纲，又要求制作PPT的须制作发言PPT。4、场地准备：非全体会议要使用会议室的需向管理中心申请。二、会议管理1、会议考勤：所有应与会人员均不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况，由于出差、外出办公事等原因不能参加的，应提前向行政部请假；每次会议均需制作会议考勤记录并上报管理中心。2、会议控制：会议主持人要严格控制会议发言人、发言内容、发言时间，对于跑题、超时要进行制止。3、会议纪律：所有参会人员应将手机设置静音或不带入会议室；会议中不得来回走动；会议中不得交头接耳、私下开小会。4、会议记录：每次会议均需做会议记录，全体会议由管理中心负责会议记录，中心会议由各中心自行指定会议记录人，会议记录由各中心保管、管理中心备案。三、会后管理会议纪要：相关会议要按照要求制作会议纪要经CEO签发（董事会会议见相关规定）后上报董事会并发给相关部门。会议纪要包括：会议时间、议题、主持人、记录人、与会人员、缺席人员、详细议题内容、商议结果等。7