汽车销售服务企业管理制度整理汇编 138页

重庆百事达汽车有限公司管理制度汇编 第一分册行政人事系统规章制度汇编目录第一章总经办规章制度汇编1、前台管理规定；2、公文管理制度；3、印信管理制度；4、档案管理制度；5、专项任务管理制度；6、计划管理制度；7、法律事务管理制度；8、会议管理制度；9、出差审批制度；10、保密工作规定；11、外部关系管理制度；第二章人力资源规章制度汇编1、职务说明书；2、员工行为规范；3、员工手册；4、薪酬方案；5、员工福利；6、招聘管理制度；7、招聘工作流程；8、劳动合同管理制度；9、人事档案管理制度；10、社会保险制度；11、社会保险办理流程； 1、考勤管理制度；2、考勤工作流程；3、员工异动管理制度；4、员工异动办理流程；5、薪资管理制度；6、薪资管理流程；7、考核评估制度；8、考核评估工作流程；9、员工激励机制；10、奖惩制度及流程；11、资遣规定；12、培训管理制度；13、培训经费管理办法；14、4S店员工例行培训管理办法；15、担保制度；16、员工关系；17、4S店三级检查工作指导。第一章行政后勤规章制度汇编1、办公用品采购发放管理制度；2、员工宿舍管理规定；3、值班长管理制度；4、员工餐厅管理规定；5、职工之家管理规定；6、员工工服管理制度；7、劳保用品管理规定；8、固定电话使用管理办法；9、保洁工作管理规定；10、手机话费报销管理制度；11、用电设施管理规定； 1、物业管理制度；2、车辆管理制度；3、固定资产管理制度。第一章安保规章制度汇编1、消防安全管理制度；2、内保管理制度；3、内保管理工作流程。第一章总经办规章制度汇编 第一节前台管理规定前台是公司对外接待的窗口单位，是公司的后勤服务呼叫中心，其承担着公司客户来访登记、引领工作及各项服务职能，为强化管理、规范服务，特制定如下规定，请予遵照执行。本管理规定适用于一级公司前台，二级公司行政工作人员、销售前台、维修前台。第一条日常管理规定1、严格遵守公司考勤制度，不随意缺勤，不擅离职守，员工在上班期间，不得脱离工作岗位，如确有急事，需向主管领导请示，并做好交接工作后，方可短暂离开。2、员工视工作情况在公司规定时间内轮流就餐，保证前台工作不间断。3、员工上班时必须按照公司工服管理规定，统一着装，班前整理好仪容仪表，方可持证上岗。（1）男员工每日需修面，不得留胡须、大鬓角，保持个人卫生清洁，并在每日上岗前检查领带佩戴是否端正。（2）女员工上岗前需化淡妆，保持面容清洁，发型美观大方。（3）上班时必须佩戴胸卡，着统一工服，并保持工服平整清洁。4、上班时要精神饱满，面带微笑，仪态优美大方，不得无精打采，严禁东歪西靠，保持良好的站姿坐态。 1、前台文员应具有良好的礼节礼貌，在接待客人与公司员工时，需保持微笑，热情接待，禁做不雅观的动作。2、前台办公区内不得大声喧哗、嬉闹、禁吃零食，严禁扎堆聊天，不得乱扔纸屑、不得随地吐痰。第二条工作规定一、前台日常接待工作1、在接待过程中，提供耐心周到的服务。2、在与宾客以及员工的交谈过程中，使用礼貌用语。3、应及时处理来访宾客的要求，不得无故拖延时间，怠慢客户。4、严格按照规定的服务流程开展礼宾接待工作。二、预定服务1、票务预定：按照公司规定，依照规范手续为各部门预定机票及其他票务，并提醒订票人注意相关事项，保证及时准确送达预定人手中。2、商务定房：对内严格按照公司规定的住宿标准，协助各部门办理住宿预定的相关事宜，并跟踪完成情况。3、纯净水预定：根据需要，定期协助各部门定购纯净水。4、定期办理报刊、杂志的订阅、收发及费用结算工作。三、EMS快件收发工作1、发：要求寄件员工亲自封上信件封口，确保文件内容的安全和保密性，并尽快安排寄出。2、收：当邮件到达签收后，第一时间内将加急函件送到收件人手中，并做好签收登记。四、报纸、杂志、信函的收发工作1、根据各部门的订阅情况分发报刊、杂志，并及时准确发放各部门信函。五、报修工作 1、根据报修情况的缓急程度，灵活安排物业及电工人员将各部门报修事项，逐一解决。六、费用结算1、每月底应做好各项费用明细单（票务费用、EMS快件费用等），经领导审核无误后，方能结算。第三条保密工作前台除遵守公司的保密制度以外，还应做到在礼宾接待和会议服务的过程中，如有机会接触到公司文件或听到领导谈话，应按照规定严格保守公司的商业机密。第二节公文管理制度第一条概述 1、公文是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件等的有效载体。本制度所指公文包括：（1）正式签发的文件：指需按公司统一标准格式拟写，由行政人事中心和二级公司行政人事部统一授号、用印、下发并存档的文件，如：各级公司正式签发的文件及会议纪要。（2）内部往来文件：指各级公司、各部门之间在日常业务往来中，由各级公司行政人员统一编号、上报、传达并根据需要存档的文件，如：请示、批复等。（3）各级公司第一负责人正式签发的会议通知。2、公文管理的主旨在于保障公文流转的及时性、准确性及保密性，从而确保政令畅通，提高公司整体行政办公效率。3、本制度适用于百事达汽车一、二、三级公司。4、公文管理的最高机构为行政人事中心。第二条公文编写及行文规范1、公文的编写规范（1）公司正式签发文件①发文权限及编号I、有签发权的人员：一级公司职能中心总监（含）级以上人员、二级公司总经理。II、有发文权的部门：一级公司行政人事中心总经办、二级公司行政人事部。III、公文的编号方法：由有发文权的部门负责统一编制和管理，公文的顺序号（即第XXX号）为年度内三位数流水号。i、以公司名义发文的编号为：公司简称＋发＋【年号】＋第XXX号举例说明：重庆百事达汽车有限公司正式发文百事达发【2004】第001号重庆百事达华海销售服务有限公司正式发文百事达华海发【2004】第001号ii、以公司名义下发的会议纪要编号为：公司简称＋纪＋【年号】＋第XXX号举例说明：重庆百事达汽车有限公司会议纪要 百事达纪【2004】第001号重庆百事达华众销售服务有限公司会议纪要百事达华众纪【2004】第001号iii、以一级公司职能中心名义发文的编号为：公司简称＋中心简称＋字＋【年号】＋第XXX号举例说明：一级公司行政人事中心正式发文百事达行政人事字【2004】第001号一级公司财务中心正式发文百事达财务字【2004】第001号iv、以一级公司职能中心名义下发的会议纪要编号为：公司简称＋中心简称＋纪字＋【年号】＋第XXX号举例说明：一级公司行政人事中心会议纪要百事达行政人事纪字【2004】第001号一级公司财务中心会议纪要百事达财务纪字【2004】第001号②公文单据的使用说明I、文件报批单i、在向各级公司及领导报送日常文件（如请示、报告、计划、总结等）时使用。需填报呈报部门或人员、上报内容、附件份数及页数、申请部门、申请人、缓急程度、申请日期、相关单位或领导的审核意见、承办结果。ii、各级领导在审核或批示后，要明确填写批示意见，并注明批示日期。II、文件会签单：文件内容需两个(含)以上单位出具意见的，需经各相关单位联合会签后再报上级领导审批时使用。III、发文审批单：当文件内容需正式下发时，按规定格式拟稿后，报相关领导及部门进行审核、审批时使用。IV、正式下发文件：当文件内容需正式下发时，按规定格式拟稿后报审。报审时暂不打印文号及签发人，待正式签发后，由发文部门统一授号并打印签发人姓名，并正式下发。 V、正式下发会议纪要：会议纪要需按规定格式整理并报审。报审时暂不打印文号及签发人，待正式签发后，由发文部门统一授号并打印签发人姓名，并正式下发。VI、会议纪要信息摘要：需按规定格式做摘要，并附纪要上报。VII、文件传阅单：当传阅重要文件时需附此单，请阅读人员签阅。VIII、文件交换记录：用于各级秘书日常文件交换、进行收发登记时使用。IX、接收传真记录：收到文件传真时登记使用。X、发送传真记录：发出文件传真时登记使用。XI、传真模板：登记发出传真时使用此模板。备注：以上分类格式及附表见附件。2、公文行文规范（1）公文流转的时间规范①文件按急缓程度分为特急、加急、一般；②特急文件：要求自接到文件起立即按发送范围传送到位，否则，将严重影响正常工作秩序，给公司造成重大经济或其他损失；③加急文件：要求自接到文件起一小时内按发送范围传送到位，否则将影响正常工作秩序；④一般文件：要求自接到文件起半个工作日内必须按发送范围传送到位。⑤以传真形式传送的文件，需将传真机打印出的《发出传真确认报告》附在文件背面备查，同时确认对方是否收到，以保障文件的时效性。（2）公文的传送要求①正式签发的文件I、主、报送范围的确定：主、报送范围由签发人根据公文内容予以确定并负有责任。II、收文后的传送要求：i、一级公司以总经办为管理单位，指定秘书专人负责；ii、一级公司各职能中心、各部门指定本单位文员专人负责；二级公司指定行政人事部专人负责；三级公司指定内勤人员负责；iii、各级公司接到上级公司来文后，严格按传送范围立即抄送相关单位及人员；iv、各级公司公文流转责任人在接到公文后，按文件规定时限送达本单位相关领导及人员。 III、阅示后文件的处理要求：i、领导签批“已阅”的有关文件，作存档处理；ii、领导有批示意见的文件，抄送相关部门和人员，原件存档。IV、内部传阅文件的处理要求：本单位第一负责人在传阅文件后，需在《公文传阅单》上签字，转秘书存档，或以张贴、宣讲方式传阅。②会议纪要的传送要求I、各级公司的会议纪要，需按规定格式负责编号存档，并抄报总经理。II、二、三级公司的会议纪要，须同时抄报一级公司及相关职能中心，再由一级公司总经办抄送职能中心总监级（含）以上领导阅示，会议纪要须与摘要一并上报。③日常往来文件的传送要求I、上报文件时应遵循以下原则：上报单位需严格按授权规定向有关上级呈报文件、请示工作。除特殊情况，原则上不得越级上报或多头呈报。越级上报容易造成越级指挥，导致责权不清，扰乱授权管理体系。多头上报容易造成责权不分，指令混乱，干扰公司正常运行秩序。如上报文件内容涉及两个以上单位，则需由相关单位联合会签后再报上级领导批示。II、收文的处理要求：i、建立收文登记制度，登记文件呈报的时间、呈送单位或人员、联络方式、文件名称、页数等信息。ii、依据公司制度对文件进行初审，对疑问之处予以标注。iii、当日文件必须当日报送。iv、一般文件应提醒领导在半个工作日内作出处理意见。v、加急文件应提醒领导在两个小时内作出处理意见。vi、特急文件应提醒领导尽快作出处理意见。vii、如遇领导出差，紧急文件应以电话、传真、电子邮件等有效方式立即通知有关领导，如领导暂无法回复书面意见，秘书在得到领导指示后，将领导批复意见代书，并将复印件抄送相关单位或人员，按指示精神执行。III、退文的处理程序i、建立退文登记制度，登记文件退出的时间、领导的批复意见及签收记录。ii、正常情况下，每个工作日10：00前为退转前一工作日文件时间。紧急文件在接到领导批示后一小时内必须传递到位，特殊情况下，可先通过电话向相关部门传达 文件精神，后补发领导批示。IV、对领导退出的文件，秘书要认真阅读领导的批示意见，并按其要求将文件退原呈报单位，并抄送相关单位。V、秘书应对领导的批示意见进行任务跟踪督办，并将督办情况汇总后报领导阅知。各执行单位也要随时与领导准确沟通，将执行结果及工作进展及时向领导汇报。3、公文的行文流程一、公司正式签发文件流程图各级承办单位各级签发人各级发文部门收文单位④（不合格，修改后再报审。）③各单位传阅并存档授号.用印转发.存档按授权签发按规定格式拟稿①②⑤流程说明：1、各级承办单位按公司统一格式拟写下发文件，按授权报签发人签批。文件正式签发前不打印文号及签发人姓名：（1）如需两个或以上单位会签，会签后以主要承办单位文号发文，落款处注明会签各单位名称；（2）如需两个以上单位联合签发的文件，除上述要求外，所有签发人的姓名均需在签发人处注明。②签发人签批后将文件退回承办单位；③承办单位将签批后的文件原件转发文部门审核。④发文部门将审核不合格的文件及审核意见反馈承办单位，承办单位修改后再报发文部门；⑤经审核合格的文件，由发文部门统一负责授号、用印、转发，并将签批原件（含电子版：由承办单位提供）存档。存档时，发文部门需检查电子版文件与正式签发文件内容是否一致。 二、各管理单位之间日常业务传送文件的传送流程图各呈报单位或人员各相关单位或人员公司各级领导秘书公司各级领导1.按收文规定登记文件；2.依据公司制度对文件进行初审，对疑问之处提供标注；3.文件按上述规程处理后呈送领导批阅。按公司授权规定向领导呈送文件。领导按缓急程度处理文件并批示意见。抄送按退文规定对文件进行登记并退转、抄送相关单位。按领导批示意见执行。按领导批示意见执行。批后转退本人或转相关人员按领导批示进行跟踪.督办。执行结果、进展情况、出现的问题及解决措施,工作建议等执行结果、进展情况、出现的问题及解决措施,工作建议等报阅批，并做出最新指示。对跟踪.督办结果进行汇总。 第四条相关表格单据重庆百事达汽车有限公司文件报批单文件名称字号报送单位报送时间____年月日时分拟办意见奖罚依据处理意见奖励好合格差处罚重点一般重点一般总监意见总经理意见奖罚依据处理意见奖励好合格差处罚重点一般重点一般董事会意见总裁评定处理意见奖励好合格差处罚重点一般重点一般 承办结果记录签名：日期：年月日重庆百事达汽车有限公司文件会签单拟文单位文号份数拟稿人收文时间年月日时分文件标题拟办意见会签成员意见奖罚依据处理意见奖励好合格差处罚重点一般重点一般意见：意见：奖罚依据处理意见奖励好合格差处罚重点一般重点一般意见：总裁评定处理意见奖励好合格差处罚重点一般重点一般 结论意见签名：日期：年月日重庆百事达汽车有限公司文件传阅单文件题名发文部门时间年月日拟办意见传阅单位或人员阅批意见 其它重庆百事达汽车有限公司发文审批单文件标题发文字号百事达[]第号密级印数附件主送报送拟文部门拟稿人拟稿日期审核人（签字）中心总监（签字） 总经理（签字）董事会（签字）备注：重庆百事达汽车有限公司（按VI标准）附件5百事达[2004]第XXX号　签发人：关于****通知--(标题：黑体.三号)正文说明：1.正文内容均使用：宋体.小四号字，行间距为1.5倍2.页边距：上72磅，下72磅，左90磅，右90磅3.页角：共页第页4.编号方法：一.******(编号：一级)1.(编号：二级)1)(编号：三级)二.****** 结尾说明:主题词：（黑体.三号）主送：(宋体.小四号字)报送：印数：重庆百事达汽车有限公司--(公司名称：隶书.三号)**会议纪要--(标题：黑体.三号)百事达**纪字[]第号签发人：–-(字号：宋体.小四号)会议时间：年月日会议地点：主持人：与会人员：会议记录：会议内容：一.******(编号：一级)1.(编号：二级)1)(编号：三级)二.******会议结束。 说明：1.正文内容均使用：宋体.小四号字，行间距为1.5倍2.页边距：上72磅，下72磅，左90磅，右90磅3.页角：共页第页重庆百事达汽车有限公司--(公司名称：隶书.三号)会议纪要信息摘要--（字号：宋体.加黑.小四号）序号：[年号]顺序号来文时间：年月日来文标题：来文单位：文号：百事达字[]第号——（字号：宋体.小四号）要点反映：--（字号：宋体.小四号） 报送：--（字号：宋体.加黑.小四号） 附件8年度公司（单位）文件交换记录簿文件接收序号文件名称密级页数呈报单位或人员TEL领导批复意见文件转出记录日期时间日期时间签收人 重庆百事达汽车有限公司接收传真记录序号文件标题发文单位页数收文时间接收人收件人签字备注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 重庆百事达汽车有限公司发送传真记录序号日期时间文件标题对方号码页数发件人备注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 重庆百事达汽车有限公司（总部）地址：重庆市渝北区龙溪街道松牌路521号传真：（023）67528190　邮编：401147Fax收件人：发件人：传　真：总页数：电　话：日　期：关　于：抄　送：¨紧急¨请审阅¨请批注¨请答复¨请传阅重庆百事达汽车有限公司 用印审批表（缩小印刷）用印单位:　　　　　　年月日印章名称事　由盖章数量共处使用人(签字)部门经理审核意见(签字)中心总监审核意见（签字）总经理审批意见(签字)董事长批示意见(签字)行政人事中心复核意见备注重庆百事达汽车有限公司 合同（协议）审批单经办部门：申请日期：合同名称合同编号合同主要内容：使用印章名称对方单位基本情况单位名称联系人联系电话通信地址主办业务意　　见主管经理意见法律顾问意见中心总监审核意见总经理意见董事长批示意见签章人备案盖章时间：年月日　盖章份数：份是否骑缝：是否存档情况：原件复印件盖章人（签字）：行政人事总监（复核）：此件仅限于之用（复印无效）附件3 重庆百事达汽车有限公司 证照使用登记表证照名称：序号用途借用日期使用人签字主管领导审核签字归还日期使用人签字重庆百事达汽车有限公司 合同专用章用印审批表用印单位：_____________________年_____月_____合同名称合同编号对方单位基本情况单位名称联系人联系电话盖章情况：盖章份数：份是否骑缝：是否主办人员（签字）部门经理审核意见（签字）总经理审批意见（签字）：收入主管签字财务经理审核签字第五条公文管理实施细则一、各单位发文部门、拟文单位及签发人的责任： 1、各单位发文部门责任：对发文权限、格式进行审核，对文件内容无权修改，但对文件的内容有明显错误，有建议修改权。2、拟文单位责任：根据文件内容设定发文范围。拟文单位须指定专人对文件结构、逻辑层次、内容、各类语病及错别字进行严格审核、校对。一但发现拟文单位所发公文出现上述问题，对校对人员酌情予以处罚。3、签发人责任：签发人对签发文件的内容负全责。如签发文件内容与公司各项政策、制度、授权内容不符，并于下发后产生不良影响，造成损失，签发人要承担因此而产生的一切责任及后果。二、公文流转抽查工作及奖罚办法：1、抽查工作责任部门：行政人事中心2、公文流转责任人：（1）一级公司：①领导责任：行政人事中心总监、各职能中心总监。②直接责任：各中心及直属职能部门、各部门负责公文流转人员。（2）各级分公司：①领导责任：二级公司总经理、三级公司经理。②直接责任：各部门负责公文流转人员3、对公文流转时限的要求：（？）4、抽查内容：一级公司下发的带文号的公文、公文收到时间、对公文内容的了解情况、对公文规定事项的执行情况、对公文要求上报内容是否及时回复等。5、抽查范围：各级公司第三节印信管理制度第一条概述 一、印信指公司的公章、合同专用章、内部专用章、人名章等（以下统称印章）及营业执照、法人代码证、税务登记证、统计登记证、各种证照、介绍信、证明信等；二、本制度适用于各级公司；三、公司印信管理的最高机构为行政人事中心。第二条印章管理一、印章的保管：1、各公司公章、中心（部门）内部专用章由行政人事中心指定专人统一保管，合同专用章由财务部门负责保管；各类业务专用章经使用部门上报行政人事中心审批后，由该部门指定专人负责保管。2、各单位印章必须保存在专用铁柜或保险柜内，若遇保管人出差或长时间外出，需将钥匙交给部门领导或指定专人保管；3、保管人如有岗位变动或调离公司时，须交清所保管的印章和用印登记簿，方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三者监督下进行，并填写印章交接单，由双方当事人及监交人签字，原则上由本部门领导监督交接。4、印章保管地点应设立安全装置，必须保存在专用铁柜或保险柜内，凡因保管不善丢失印章并造成损失的，对责任人处以800-1500元罚款，给公司造成损失的予以赔偿，直至追究法律责任。二、印章的使用范围：1、公章：用于公司行文，办理委托书、证明、银行开户等日常公务时使用；公章用于签订合同或协议时，参照“合同专用章”管理方法执行；2、合同专用章：用于公司与外部机构签订合同、协议及意向书时使用；3、内部专用章：用于以各级公司、职能中心、直属职能部门等名义印发的各类公文、函件、证明上使用；三、印章使用要求及流程：1、公章、合同章：（1）由使用人填写《用印审批单》，按照公司授权管理规定依次经部门经理、本单位第一负责人（职能中心总监）签字审批 ，由印信管理单位负责人审核后，由印信保管人盖章。印章管理人员不得在审核手续不完备的文本上加盖印章。如遇特殊情况，相关责任人无法签字，需在电话通知责任人认可的情况下盖章，并由责任人补签字方可；（2）所有合同和协议超过一页的文件应加盖骑缝章，对合同内容有修改的地方应盖章确认。（3）各单位要建立印章使用审批登记簿，详细载明印章使用时间、使用单位、文件内容、合同性质、对方单位名称、加盖份数、审批人、经手人等内容；（4）公章保管人只有印章加盖权，没有审批权。印章使用审批人只有审批权，没有使用权。印章保管人凭印章使用审批单上领导签字加盖印章；（5）公章保管人在加盖印章时，要严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符；（6）所有印章一律不得外借或带出办公室。若确因工作需要外出使用者，用章人不能单独携带印章前往，需由两人同时对印章进行监管，并在用印审批单上签字，经相应级别领导批准，填写印章外出使用登记表，并限定使用的范围、时间、地点，专人保管、专人使用、按期归还。（7）严禁在各类空白合同、介绍信、证明等上盖章。（8）存档方法：公司内部盖章公文原件由文件管理人员存档，印章管理人员处可不存档。2、内部专用章：（1）以各职能中心名义印发的各类内部公文、公函必须经中心总监同意后方可加盖；（4）对于各中心内部日常文件，经中心总监同意即可加盖中心的内部印章。第三条证照管理一、证照的管理要求：1、营业执照、组织机构代码证不得随意复印，复印件应从印信管理人员处获得，印信管理人员应对复印件上加盖复印件使用专用章；2、证照原件须经公司批准，并办理相关手续后方能借出使用；3、印信管理人员应按国家有关证照管理部门的要求，按时进行证照年检，逾期未年检的，追查有关人员的责任。二、介绍信、证明管理： 1、使用范围：公司办理公务或职员情况证明时使用。2、管理要求：（1）本着“实事求是”的原则，严格按照实际情况填写有关内容。（2）保证介绍信的内容与存根联的一致性。（3）不得在空白的介绍信上加盖公章。（4）在每年的二月份以前将上一年的介绍信存根和剩余介绍信归档，一本介绍信不得跨年度使用。三、印信、证照的盘点：要求各级公司每月25日对本公司的所有证照及印信进行盘点，盘点人员为印信管理人员同一名财务（或指定）人员，盘点要求两人共同进行盘点，并签字确认。盘点结果要求于每月26日12:00前上报公司行政人事中心。第四节计划管理制度第一条概述 一、月度工作计划、总结是各级公司每月业务、财务等各项管理目标的任务书，是对各级公司月度工作完成情况进行考核评议的重要依据。二、月度工作计划管理服务于各级公司整体经营管理工作，其应用范围适用于各级公司。三、月度工作计划管理包括：月度工作计划/总结编制、月度工作计划抽检、月度工作计划调整、月度工作考核评议、月度工作计划管理办法的制定、补充、完善等。第二条月度工作计划管理职责一、行政人事中心月度工作计划管理职责1、制定月度工作计划管理制度，并不断进行补充、完善以符合公司的经营管理需要。2、对各级公司月度工作计划进行指导、服务、监督、检查。3、对全公司的月度工作计划进行抽检、统计。二、各级职能部门月度工作计划管理职责1、一级公司各中心职能部门职责：（1）中心职能部门通过月度工作计划管理，对本中心及其下属各职能部门经营管理工作进行指导，发现本部门在管理中的不足并及时改进，来不断提高本部门业务管理水平，及时有效完成部门月度工作，确保年度/月度管理目标的实现。（2）负责本部门月度工作计划的编制、执行、总结、评定，确保各项计划任务及时有效完成并编制本部门月度工作总结表。（3） 通过下级公司相应归口部门的月度工作计划管理，监控其年度/月度经营目标的进展，对下级公司相应归口部门经营管理工作进行指导，及时发现下级公司相应归口部门经营管理中的不足并进行改进，确保全公司年度整体目标的实现。（4）审阅下级公司所属部门月度工作计划并进行评议，在本中心职能管理范围内，对下级公司相应归口部门月度工作计划中的重点任务的执行情况予以检查督导，并提交评议材料。2、职能中心总监职责：审批本中心月度工作计划，对各级公司归口部门月度工作计划实行备案审核制，评定所属各级部门的计划质量并监督计划的执行，评定月度工作完成情况，审批本中心月度工作总结，对各级公司归口部门月度工作总结实行备案审核。3、各单位月度计划管理人员职责：负责汇总并按时上报本公司部门月度工作计划，跟踪所属归口部门月度工作的实施，汇总上报本公司部门月度工作总结表。4、各级公司各职能部门职责：（1）各级公司总经理职责：审批本公司月度工作计划，监督计划的执行，评定月度工作完成情况，审批本公司月度工作总结。（2）二级公司行政人事部（及计划管理人员）职责：负责对本公司的月度工作计划进行抽检、统计汇总并按时上报本公司公司月度工作计划，跟踪各部门月度工作的实施，汇总本公司公司月度工作总结表，并按时上报至一级公司行政人事中心。（3）各级公司职能部门职责：负责本部门月度工作计划的编制、执行、总结、评定，确保各项计划任务按时有效完成，编制本部门月度工作总结表。通过计划管理发现不足并及时改进来不断提高本部门业务管理水平，完成本部门月度工作，确保年度/月度管理目标的实现。第三条月度工作计划的内容与组成一、月度工作计划内容主要包括：月度重点工作、例行日常工作等，各级公司、 各级职能部门月度工作计划的内容因各级公司（部门）的不同职责、不同任务、不同发展阶段而有所不同。1、重点工作：（1）月度计划重点任务按进度要求需要在某月度内完成的阶段任务，以及各级公司因经营管理需要在月度内重点实施的任务。影响公司全局发展或项目进度的关键任务；（2）影响公司重大利益的（直接或间接利益5万元以上的）任务；（3）必须办理难度较大的任务；（4）年度计划拆分到月的任务；（5）一级公司下达的专项任务；（6）在总经理例会中的重点布置工作等。二、日常工作是各部门在职责范围内、有明确完成时限和标准要求的周期性的任务。例行第四条月度工作计划管理流程一、流程表1、各级公司月度工作计划流程图（见表1）2、一级公司各中心月度工作计划流程图（见表2）3、各级公司月度工作抽检单（见表3）4、各级公司月度职能部门月度工作计划、总结备案审核表（见表4）5、一级公司各中心月度工作计划、总结模板（见表5）6、各级公司职能部门月度工作计划、总结模板（见表6）二、月度工作计划的编制：1、 月度工作计划使用A4复印纸，必须采用统一的格式（见附件）,但须包括：单位名称、任务内容、计划完成时限、责任人、填报人、负责人（签字）以及报送日期等内容;2、各中心及各级公司根据年度经营计划任务书安排，对年度各项管理目标、年度重点任务进行分解，按各项目标和工作进度要求编制本部门月度工作计划;3、月度各项经营指标和工作进度安排应能确保本单位年度经营计划任务书各项经营目标与计划任务的完成;4、一级公司下达的以下任务，需要跨月度完成的，各单位应根据任务项目、任务标准、任务时限、责任单位、责任人等要求，编入本单位月度工作计划。（1）公司管理机构会议的决定和决议所形成的任务；（2）公司领导或管理机构在各类公司文件（呈批的报告、请示及呈阅的下级单位会议纪要等）上的批示与意见所形成的任务；（3）公司领导以口头指令或其它形式进行的工作部署所形成的任务；（4）公司管理机构在授权范围内向下级单位布置的任务；5、报送方式：各级公司按规定时间，将《月度工作计划》电子版本以邮件形式发至行政人事中心计划专管员处，并将总经理签批首页以传真形式发送至行政人事中心。一级公司各中心按规定时间直接上报至行政人事中心。6、行政人事中心将各级公司职能部门的工作计划于23日前转送各归口中心，各中心对分部对口职能部门月度工作计划进行审批，各中心计划管理人员对相应中心领导所签意见进行跟踪。工作计划审批件应于5个工作日内返回行政人事中心归档保存，并作为抽查依据。第五条月度工作总结管理办法一、分部各职能部门每月须对月度工作计划完成情况进行总结和自检,并经分部总经理评定后上报行政人事中心并转送相应归口职能中心总监评定;二、一级公司各中心及各级公司的月度工作总结采用统一的格式（见附件）。三、任务完成情况评定采用“0-1制”。计划任务按时间、按标准完成评定为“1” ；计划任务未实施、未按计划时间完成、未按标准完成，不分主观、客观原因均评定为“0”。四、对评定为“0”的任务应注明原因，对当月未完成的任务，需要继续执行或重新安排的，应注明最终完成的时间并编入下月工作计划。五、一级公司各中心及各级公司完成的月度工作计划外任务（如专项任务等），在每月的工作总结表中应予以体现（在编号前加注“*”号区分），并对完成情况进行“0-1制”评定，具体方法参照《专项任务管理实施细则》。六、各中心应于次月1日/各级公司应于当月27日前根据月度工作计划及完成情况编制《月度工作总结表》，经本单位总经理签字后上报行政人事中心（流程与月度工作计划相同）。第六条月度工作计划抽检与考核一、行政人事中心有权对公司任何单位的月度工作计划实行不定期抽检；二、各中心职能部门应对所属归口部门的月度工作计划实行不定期抽检；三、各单位抽检时须使用规定的抽检单进行记录.具体格式详见附表；四、根据月度工作抽检完成情况进行评定。采取“0-1”制考核办法，即“按期完成”、“完成阶段性工作目标”记为“1”，“未按期完成”、“未完成阶段性工作目标”记为“0”；五、各中心将每次抽检内容进行汇总，填报“月度工作抽检情况表“报职能中心总监审阅后，随本月月度工作总结一并报送至行政人事中心。第七条月度工作计划完成的处罚与奖励一、有下列情况之一的部门，对相关责任部门负责人或计划管理人员进行处罚：每次扣罚2分并进行通报。1、不按时报送月度工作计划或月度工作总结表，经提醒后仍不按时报送的； 2、月度工作计划或月度工作总结表内容不符合规定，经提醒后仍不改正的；3、月度工作考核评议不合格的(综合成绩低于60分)。二、有下列情况之一的部门，对相关责任部门负责人和计划管理人员进行处罚，每次扣罚5分并进行通报：1、连续或半年内累计三次不按时报送月度工作计划或月度工作总结表；2、连续或半年内累计三次月度工作计划或月度工作总结表内容不符合规定；三、对在月度工作管理中积极创新的部门，将酌情予以奖励。四、处罚和奖励的权限、审批程序和奖罚标准参照公司授权及相关制度规定执行。附件：1.二、三级月度工作计划流程图（见附件1）2.一级公司各中心月度工作计划流程图（见附件2）3.各级公司工作抽检情况表（见附件3）4．分部月度职能部门月度工作计划、总结审批表（见附件4,共1页）5.一级公司各中心月度工作计划、总结模板（见附件5，共2页）6.分部各职能部门月度工作计划、总结模板（见附件6，共2页）附件1 二、三级公司月度工作计划流程图职能部门行政人事部行政人事中心一级公司职能中心按批示执行根据年度经营计划任务书、专项任务、文件批示、会议纪要等编制本部门月度工作计划及总结下发、跟踪、存档、考核收集、整理汇编、上报不合格汇编及负责人审核并签署意见抽查、考核、存档合格审核、修订、批准、评定及任务跟踪附件2一级公司各中心月度工作计划流程图职能部门职能中心行政人事中心总经理按批示执行根据年度经营计划任务书、专项任务、文件批示、会议纪要等编制本部门月度工作计划及总结汇编及负责人审核评定并签署意见下发、跟踪、存档不合格合格收集、整理、上报抽查、考核、存档审核、修订、批准及任务跟踪 附件3月度工作抽检单抽检编号：任务被检查单位：【任务检查情况反映】（可附专题书面材料）抽查单位负责人签字：检查任务内容:任务执行部门：任务责任人：任务提报月度：完成时间：任务责任人签字：年月日评定结果任务评分□按期完成□完成阶段性工作目标□未按期完成□未完成阶段性工作目标□0□1注：检查单位在实施检查后，被检查人须在本单上签字，以确认本项检查任务的执行。任务单不迟于规定时间返回检查人：年月日编制人：年月日 附件4二级公司**月职能部门工作**审批表部门总经理审批意见总经理行政人事部财务部销售部维修站客服部其他 第五节专项任务管理制度第一条概述一、为贯彻公司领导关于加强各级公司日常工作管理力度、保障日常工作计划完成及年度经营总目标实现的要求制定本办法。二、专项任务释义：公司领导或管理机构根据公司制度、文件、会议、计划等有效形式，在对日常经营管理活动进行监督、控制和调整过程中，下达的具有完成时限、责任单位与执行要求的指令性工作任务。三、专项任务的产生来源有：1、公司或管理机构会议纪要形成的决定和决议；2、公司领导或管理机构在各类公司文件（呈批的报告、请示及呈阅的下级单位会议纪要等）上的批示与意见；3、公司领导以口头指令或其它形式进行的工作部署；4、公司管理机构在授权范围内向下级单位布置的工作；5、经批准执行的各级单位月度、季度工作计划。四、专项任务管理服务于公司整体经营管理工作，其实施应用范围为各级公司。五、专项任务单是记录、传递及统计各项任务信息的有形载体与工具，经批准下发的专项任务单与公司文件具有同等效力。第二条专项任务管理组织体系一、行政人事中心为专项任务管理工作的最高管理机构。二、行政人事中心对专项任务管理工作内容：1、制订、修订专项任务管理工作有关制度与规定，保障专项任务管理工作正常运转，适应公司实际情况和发展变化，并保障专项任务管理方法的贯彻与执行。2、跟踪、监督董事长、职能中心总监下达的专项任务的执行情况，实施专项任务预警期管理与执行情况评价考核管理（分部总经理下达的专项任务由二级公司行政人事部跟踪、监督）。3、行政人事中心进行专项任务统计，并进行专项任务管理工作阶段性总结，并按年度计划管理工作要求进行专项任务半年及年度考评。 第三条各级公司专项任务管理工作流程（见附件1、2）第四条各级公司专项任务单的生成一、董事长、行政人事中心总监下达的专项任务由行政人事中心负责编制，一级公司各职能中心总监下达的专项任务由各中心指定专人负责编制，各级公司总经理下达的专项任务由分部行政人事部负责编制。二、任务编制部门根据授权领导在公司文件上的批示，对含有任务信息的文件予以分析（或按照总经理口头指令等其它形式的工作部署要求），按要点逐项编制《公司（公司）专项任务单》（两联，见附件3），经相关负责人签批后加盖印章后生效；具体编制需按以下步骤：1、各级单位指定人员根据各种任务信息来源，按要点逐项填写《公司（公司）专项任务单》；2、送行政人事中心、行政人事部审核格式并授号。编号统一格式为：任务单位简称+[年份]+任务序列号，如“财务[200*]00*号”、“采[200*]00*号”、“天津[200*]00*号”、“上海[200*]00*号”等。3、由授权领导审核签字后加盖印章生效；4、如遇分工协作任务，由行政人事中心/行政人事部按分工协作要求拆分任务并编制任务单，报总经理、行政人事中心总监审核、编号、盖章后生效。1、各项任务单须在任务形成后1个工作日内送达任务责任人（紧急任务必须在4个小时内送达任务责任人），任务单流转的各个环节应有完整准确的专项任务单签收交接记录。第五条专项任务的执行与监督一、专项任务完成（或任务到期日）由任务责任人（或任务执行部门指定人员）在专项任务单上填写任务完成情况要点并签字，若上报内容需财务数据时，同时由财务部门负责人签字。由任务执行部门负责人审核签字后送行政人事中心（如有其它文字材料随任务单一并报送）。二、 行政人事中心/行政人事部（或下达任务部门）依据专项任务单（第二联）对任务单位进行专项任务跟踪监督管理，包括专项任务预警期跟踪检查、专项任务执行结果跟踪检查与专项任务执行情况核查。第六条专项任务预警期管理一、预警期释义：对于现场工程任务、执行期较长任务以及重要任务，为有效进行阶段性监控与评估、发现异常状况以利于任务及时调整，可根据专项任务的具体情况设定相适应的预警而设定的任务检查日期。二、任务单位责任人须于任务预警期内向行政人事中心/行政人事部（或下达任务部门）报告专项任务进展情况，行政人事中心/行政人事部（或下达任务部门）负责督促任务单位责任人进行预警期检查报告工作。三、如在任务预警期出现影响任务执行质量及执行进度的异常情况而导致任务单位预测任务将无法按要求完成，任务执行单位须及时向行政人事中心/行政人事部上报正式的书面报告，说明情况并申请任务延期执行、更改任务要素或终止执行任务，待任务下达部门批准后执行或驳回按原任务标准完成。注：此类情况的处理适用于任务执行期全部期间，包含任务预警期。四、行政人事中心/行政人事部不迟于任务预警期到达日后一个工作日内将任务预警期执行情况通知任务下达单位。第七条专项任务执行结果跟踪检查一、任务责任人在任务完成后（或任务期限日），按任务单要求填具任务完成情况、签字确认，经任务单位负责人评价“完成”或“未完成”并签字确认，在任务单报送期限内向行政人事中心/行政人事部上报；二、专项任务执行结果上报过程中均应有完整准确的专项任务单签收交接记录；三、行政人事中心/行政人事部负责依据任务要点编制《公司（公司）专项任务抽查单》进行专项任务执行结果抽查；第八条专项任务的评价与考核一、专项任务依据任务单上报时间、任务单位报送的任务预警期执行情况、任务完成情况以及核查情况进行专项任务完成情况综合评价。行政人事中心/行政人事部负责对专项任务上报时间进行考核、任务下达部门对任务完成质量进行考核； 二、专项任务完成情况评价记录于专项任务单（第二联），采取“0、1”制考核办法，即“提前上报”、“按时上报”并评定“完成”记为“1”，“未按时上报”或评定“未完成”记为“0”。行政人事中心/行政人事部依据任务要求分“提前上报”、“按时上报”、“未按时上报”填写。任务下达部门对任务完成质量填写“完成”、“未完成”进行考核评定，并附相关简要说明或奖惩建议；三、单项专项任务考核结果记录于专项任务单（第二联），任务下达部门对专项任务完成质量的评价与考核不迟于任务单（第二联）上报后的二个工作日内完成，并反馈回行政人事中心/行政人事部。行政人事中心/行政人事部根据任务执行单位填报的完成情况和任务下达部门的考核情况，进行综合评定。第九条专项任务信息统计反映一、专项任务信息统计的主要方式与载体为《公司（公司）专项任务统计表》（见附件）；二、行政人事中心/行政人事部不迟于所统计截止日后的二个工作日内将《公司（公司）专项任务统计表》上报董事长审核，审核后抄报各职能中心总监处阅存。第十条专项任务单存档管理：专项任务单存档管理按档案管理制度执行第十一条专项任务“未按时完成”界定标准一、任务单位以下情况被认定为“未按时完成任务”：1、未于任务单上报期限内向行政人事中心/行政人事部报送任务单；2、虽于任务单上报期限内向行政人事中心/行政人事部报送了任务单，但未填具体任务完成情况，或虽填具体任务完成情况却无任务责任人签字确认；3、于任务单上报期限内向行政人事中心/行政人事部报送了任务单，在任务完成情况栏中已填具表述任务未按时完成、部分完成或无法按要求完成的信息，并且未在任务完成期限前向总裁/行政人事部（或下达任务部门）上报有关情况报告并明确提出任务延期完成申请；注：上报时间以行政人事中心/行政人事部收文时间为准4、 按期报送了任务单，在任务完成情况栏中填写了表述任务未按时完成、部分完成或无法按要求完成的信息，并于任务完成期限向行政人事中心/行政人事部（或下达任务部门）上报了有关情况报告并明确提出了任务延期申请，但未获批准；5、按期报送了任务单，在任务完成情况栏中填写了表述任务按时完成或按要求完成的信息，但经检查证实该任务未按时完成、未全部完成或未按要求完成。以上未按时完成任务情况均按专项任务考核办法评定为“0”。第十二条专项任务延期执行处理一、任务单位于任务完成期限之前上报延期申请并获得批准的，不按“未完成”处理，对该项任务不予评价，不进行“0、1”考核，而按行政人事部所批准的延期期限另行下达专项任务单予以延期执行，按新期限一并进行任务评价与“0、1”考核；二、任务单位于任务完成期限之前上报延期申请但未获得批准的，按“未完成”进行任务评价，考核记为“0”，同时由任务下达单位另行下达新任务单予以执行，并对新任务另行进行任务评价与“0、1”考核；三、任务单位未在任务完成期限之前上报延期申请的，一律按“未完成”进行任务评价，考核记为“0”。第十三条专项任务管理奖罚一、违反本办法的行为或未按要求完成，将视情节轻重对相关单位/人员予以处罚，标准参照公司有关制度执行；二、任务单位提前完成任务，并按规定上报了任务完成情况，可对任务责任人予以奖励，具体标准参照公司有关制度执行；三、丢失、遗弃、毁坏已批准生效之专项任务单的、延误专项任务单流转的，对直接责任人予以处罚。四、专项任务编制下达不准确，造成任务单位产生理解歧义而影响正确执行任务的，对下达任务部门相关责任人予以处罚。第十四条专项任务管理年度考评 一、专项任务管理工作对各任务单位实施年度考评，并将年度考评结果反映到各单位年度经营管理考核当中；二、任务的年度评定结果以各单位年度专项任务完成率为标准，并按权重折合到年度经营管理考核的得分中。 附件1流程1、董事长下达专项任务工作流程总裁副总裁总裁办执行单位下达任务生成任务单并授号执行审核不同意同意审批完成质量评判签转签转上报汇总归档审核上报时间预警期核查上报预警期执行情况况按原任务执行按新批示执行特殊情况延期申请阅存完成 附件2流程2、职能中心下达专项任务工作流程职能中心总裁办执行单位编制任务单审核格式并授号审批审核不同意同意审批完成质量评判预警期核查登记下发签转签转上报汇总归档审核上报时间执行按原任务执行按新批示执行特殊情况延期申请阅存完成上报预警期执行情况 公司（公司）专项任务单第一联承担任务单位执行任务并上报情况（盖章处）任务编号：**（200*）00**号任务下达：任务单审批：任务名称：任务来源：任务单位：任务单位负责人：任务单下达时间：执行部门：任务责任人：任务概述：任务期限：任务预警期：任务单上报时间：任务要求：任务完成情况：□完成□未完成审批人：责任人：填报人：年月日年月日年月日公司（公司）专项任务单第二联行政人事中心留存处理 任务编号：**（200*）00**号任务下达：任务名称：任务来源：任务单位：任务单位负责人：任务单下达时间：执行部门：任务责任人：任务概述：任务期限：任务预警期：任务单上报时间：任务要求：任务上报时间(行政人事部填写)：年月日□提前上报□按时上报□未按时上报任务完成情况（任务下达方评价）：□完成□未完成奖罚建议：任务延期申请：□有□无□批准□未批准任务考核得分：□0□1现场核查情况：□有□无□属实□不属实任务编制：任务督办：审核：年月日年月日年月日注：此联请于任务上报后二个工作日内返回总办！公司（公司）专项任务核查单任务编号：任务名称： 任务单下达时间：任务单报送时间：核查时间：核查要点：任务执行情况核查反映：任务编制：任务督办：核查：年月日年月日年月日公司（公司）专项任务统计表表号：专项日报（200*）第0**号起始日期：*月**日至**月**日任务完成情况任务号任务名称任务完成情况要点反映延期申请任务下达单位综合考核(未完成为0、完成为1)备注 上报时间：□0□1下达方考核：□0□1上报时间：□0□1下达方考核：□0□1上报时间：□0□1下达方考核：□0□1注：本期应报任务单**份实报**份受处罚**份奖励**份未到期任务任务编号任务名称任务下达方执行单位负责人任务预警期任务完成期限审批：复核：编制：年月日年月日年月 第六节档案管理制度第一条概述一、为加强公司对各类档案的综合管理，逐步实现档案管理工作规范化、科学化和制度化，更好地为公司综合管理服务，参照国家《档案法》，结合公司实际情况，特制订本制度。本制度所指档案是指各级公司在从事经营管理、活动中形成的，对公司有保存价值的各种文书资料、基建资料、实物资料、声像资料、会计资料，人物全宗等历史记录。二、各单位档案由档案室实行集中统一管理，确保完整、准确、安全，便于开发利用。档案管理实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”（纳入公司计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围）、“四同步”（在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作）。（说明：单位指公司、公司、公司、公司等独资和控股公司的集合体；为方便档案管理，各级公司同列为一级类目。）三、档案整理过程中，书写工具必须为签字笔或钢笔，字迹要工整、清晰。第二条机构设置一、公司设档案室，配备专职档案管理员，由北京公司行政人事中心公室　　　　　　　　　（以下简称行政人事中心）直辖管理，是公司档案工作归口管理部门，对各单位档案工作实行统筹规划、组织协调；对各单位档案管理工作进行监督和指导；同时负责档案的永久、长期保存和提供利用。根据各单位实际情况，条件成熟的公司可在档案室的指导下设档案分室。档案分室受档案室及主管业务部门的双重领导。二、各单位设一位档案管理负责人专管本单位的档案管理工作（其中公司可以考虑各中心设专人负责本中心的档案工作），建立和完善归档制度，并根据需要配备1-2名专职或兼职档案工作人员（以下简称档案管理员）具体承办。各单位分管档案管理工作的负责人，应把涉及相应范围的档案工作列入自己职责范围，做到“四同步”。三、公司档案管理实行二级管理：档案室为一级管理，各单位档案管理员为二级管理，各单位档案管理与要求与档案室对口。 第三条档案的构成一、文书档案：是指各级公司在其经营管理活动中形成的具有保存价值的各类文件及接收的外部文件；二、基建档案：是指各级公司在基础建设过程中形成的具有保存价值的各类文件、图纸等；三、实物档案：是指各级公司在成长、发展过程中形成的，能够反映本企业各项工作成绩和历史面貌的奖章、奖杯、奖状等实物材料；四、声像档案：是指各级公司在成长、发展过程中直接形成的能够反映本企业历史面貌的以感光、磁性材料为载体，以声音、图像形式为反映方式，具有保存价值的磁带、照片、VCD等；五、会计档案：是指各级公司在日常经营管理过程中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其它会计核算材料及清单、交接手续等；六、人物全宗：公司主要领导人和优秀职员的生活经历、工作业绩。第四条档案的归档案卷全宗群全宗文件全宗编号全宗说明单编全宗内案卷目录编全宗目录分类、整理、编号编档案全引目录填写封面填写备考表编卷内文件目录案卷编号文件装订各公司档案负责人主办档案移交、接收档案室主办一、各单位档案管理员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累，工作结束时整理、立卷，并在原则上经本单位第一负责人审查同意后归档。二、任何员工在从事经营、管理等活动中形成的各类载体的文件材料，必须按规定向档案人员移交，任何员工不得占为己有。任何员工在非职务活动中形成的重要文件材料，企业档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理。对向一级公司档案室捐赠档案资料者，一级公司酌情予以奖励。 三、原则上各单位对基建工作、贵重设备等进行鉴定、验收时档案管理员应参加。四、归档范围分为五类（见细则）。五、归档要求1、实行公司立卷制度，由档案管理负责人统一归档，也可在公司内部实行部门立卷制度，分工归口立卷。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理、组卷，并编写页号和卷号，填写卷内目录、备考表，拟定案卷标题，注明密级和保管期限。2、归档的文件材料应格式统一、质地优良、书绘工整、声像清晰，符合规范和标准的要求。3、文件材料整理后，由各单位档案管理员组卷，并将立卷的案卷经本公司档案管理负责人审查签字后，拟制移交清单，向档案室移交归档。4、由几个公司/部门合作完成的项目，由主办公司/部门立卷归档，保存一套完整的档案正本，协作公司/部门保存与自己承担任务有关的材料。六、归档时间1、文书档案于每年3月末按要求向档案室移交上一年度档案。2、基建类档案于建设项目竣工验收后视档案的整理情况在两周至一个月内按要求向档案室移交档案。3、财务类档案（不含会计档案）在财务部门保管2年后，于次年的第一季度按要求向档案室移交。4、实物类档案、声像类档案按季度归档，于次季度第一周内按要求向档案室移交上季度档案。七、档案（会计档案除外）的保管期限分为永久、长期和短期。规定原则为：（1）凡是反映各单位主要职能部门活动、基本历史面貌、各项工作、具有长远利用查考价值的档案，列为永久保存；（2）永久保管为10年以上，长期保管为3至10年，短期保管为3年以内。第五条档案的保管管理一、档案是公司的重要资源，任何部门或个人都不得视档案为私有，全体员工都有保护档案的义务。二、档案室在接收档案时，要依据移交清单仔细核对，并按照便于保管、方便利用的原则，按规定的分类编号方法进行统一的分类、登记、编目、排列。 三、归档的档案材料不可修改，如需要补充时，必须由公司档案管理负责人审查核准，并签署意见，交档案室归档。四、档案室应研究和改进档案的保护，对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制，一级公司为档案保护提供必要条件。五、公司档案库房应有严格的管理制度，要有防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防光、防磁等设施；要有安全保密制度，定期进行安全检查，遇有特殊情况，应立即向公司主管领导报告，及时处理。六、档案库房除档案管理员之外，无关人员一律不得擅自进入。七、档案存放要求整齐有序、齐全完整；档案出入必须有详细记录，借用完毕的档案应及时收回，并放回原位，不得串类易位。第六条档案的利用和开发一、档案的利用1、档案室要编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，逐步实现档案计算机管理，努力开发档案信息资源，积极主动做好提供利用工作。2、档案室建立档案的借阅制度，根据档案的秘密程度，确定不同的利用范围，规定不同的利用审批手续。3、档案室管理人员要熟悉库藏，开展档案编研，主动提供利用，为领导和有关部门服务。珍贵档案应以复制件代替原件提供。二、档案的开发1、档案室应加强编研工作，对档案资料进行研究、整理、编辑、编写或配合有关部门编写重要参考资料，如公司沿革表，历任公司领导（含副职）职务名称及任免，公司各种基础数据汇编，年鉴，公司大事记，重要档案史料汇编，重要专题档案汇编（如规章制度、基建工程、重要会议简介等）。三、档案的鉴定与销毁1、保管期满的档案,可以按照以下程序销毁：（1）由档案室与有关职能部门主管人员、档案管理负责人组成鉴定小组。负责对已超过保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，编制档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（2） 将鉴定小组作出的销毁意见上报该公司第一负责人及档案室第一负责人审核后，上报公司档案负责人及总裁审批；（3）销毁档案时，应当由档案室和立卷部门共同派人监督销毁，销毁会计档案需审计人员监销。（4）监销人在销毁档案前,应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案，销毁后,在档案销毁清册上签名，由档案室出具档案销毁情况报告主送档案室上级主管部门第一负责人，抄送档案立卷公司及部门负责人。外地分部的档案销毁须报档案室同意后方能销毁（表单）。（5）档案销毁清册存档案室备案。2、注意事项：财务档案保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其它未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明；正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。第七条考核、奖励和处罚一、考核1、档案室建立检查、考核和评估体系，明确岗位职责，对优秀档案人员（含兼职）和有突出服务成果、研究成果及对档案管理有重大贡献者，酌情给予表扬或奖励；2、对于违反《公司一级公司档案管理制度》及相关规定的行为，按有关规定予以处罚；后附《档案工作考核表》，总分120分。（1）对考核成绩100分以上的员工酌情予以表扬或奖励；（2）对考核成绩80分以下的员工第一次予以通报批评，限期改进自己的工作，经考核后，如无明显改进，酌情予以警告批评（含）以上的处分；（3）对考核成绩80分-100分的员工，公司希望其能进一步改进工作。（4）行政人事中心将对各级公司的档案管理工作进行不定期抽查。注：1.归档率：各级公司档案负责人应根据自己公司的实际情况，同时结合各类档案具体的归档范围（比如文书类档案可分为7类），合理的对本公司的档案进行划分，此项考核根据各公司的实际情况而定。 2.完整率：在考核时，会对所有案卷进行抽查，对照卷内目录检查是否存在错归、漏归，存在传真件，文件各项编写错误（比如内容摘要、页数…）等问题，完整率以大于90%（包括）为合格。完整率=（1-错误文件数/案卷内文件总数）*100%二、经费、库房和设备1、一级公司根据档案工作发展的需要，按年度安排预算经费并挂靠在行政人事中心。各职能部门应保证档案室基础工作所需的档案装具等设备。2、根据档案工作规划要求，加强档案库房及设备的建设。加快实施档案计算机管理。第八条档案管理工作细则一、整理规则1、归档范围：类别类名基本范围文书类经营管理类发展战略、经营政策、中长期计划、统计/分析工作、管理、业务合同等行政管理类行政事务、保密、文秘、保卫、社会关系、信息、后勤等工作计财管理类综合计划（预算）、会计制度、资产管理、收入/成本、价格与费用等人力资源类机构设置/定编、员工招聘/转正/调配/离职、员工工资/福利/级别评定、绩效考核、奖惩、员工人事档案、劳动合同等策划宣传类公司重大活动、公关材料、媒体宣传、员工先进事迹、公司VI和文化等审计监察类审计监察的政策、法规、每一专项审计工作法律工作类法规制度，每一专项法律事务工作，合同及特殊文件的审核等基建类工程档案类工程项目：勘探、设计、施工、竣工验收、工程管理等全过程中形成的档案 设备档案类设备购进的随机文件及安装调试、移交、维修管理等过程中形成的档案会计类会计凭证、帐薄、报表、其它实物类印信、证照、图书/报纸、奖杯、奖品、纪念品等声像类照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等2、档案的分类、排列、编号、编目、装订、装盒办法：（1）分类：一级公司档案分类原则是以一级公司全部档案为对象，依据一级公司管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开发利用。1)一级类目的设置根据一级公司内不同公司设置（其代号=全宗号）。注：1、为方便管理，各级公司同列在一级类目中。2、在异地的各级公司采取虚拟档案室管理的方式，按《公司一级公司档案管理制度》及相关细则在当地实施档案管理，将卷内目录、案卷目录、全宗说明、全引目录、移交清单（文本和电子版）传报至档案室即可，无须移交档案实物。2)二级类目按年度逐年设置。3)三级类目根据按不同内容、性质和载体形式设置说明：（1）各单位参照本细则列出的三级类目，根据本公司实际情况细分进行更细分类。（2）更细细目的分类方法及代号设置需报档案室备案，同时在全宗说明中详细说明。4)四级类目档案不同的保管期限设置：一级类目公司北京公司香港公司公司公司。。。二级类目年度三级类目内容、性质和载体：文书档案、会计档案、基建档案、实物档案、声像档案四级类目根据各类档案的具体分类，结合实际情况制定，并按文件形成时间排序5)注明保管期限（见附表？）。（2）排列： 归档文件在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。（3）编号：类目标识符号及编号方法：1)档案分类类目标识符号统一采用大写汉语拼音及阿拉伯数字标识。2)各类目之间，不同级位类目用间隔符号"."分开，分类号与案卷顺序号中间用"－"表示。3)编号方法：A.案卷编号：全宗号－年号－类目代号·更细分类代号－卷号（从01号开始）（保管期限）例：JP-2002-JJ-001-Y为北京公司2002年的基建档案第001号案卷，永久保存。注：永久保存为Y；长期保存为C；短期保存为DB.文件编号：全宗号－年号－类目代号·更细分类代号－卷号（从001号开始）-件号例：GM·BEIJING-2002-WS-01-001-Y为公司北京分部2002年的文书档案永久保存的第01号案卷内第001号文件。（1）一级类目（公司）采用大写汉语拼音标识：北京公司香港公司公司（分部用全拼）公司公司JPGPGMPTPF永丰万盛源公司家园公司大厦PF·YFPF·WSYPF·JYPF·DS（2）二级类目（年号）采用阿拉伯数字标识，如：“20**”（3）三级类目采用汉语拼音标识：代号档案门类代号档案门类WS文书档案JZJ基建档案SW实物档案SX声像档案CW财务档案（四）编目：归档文件依据分类方案和立卷顺序编制归档文件目录。（五）装订： 1.分类前：按件/份装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后转发文在前，被转发文在后；申请与批复作为一件时，批复在前，申请在后；如无原件的，保存复印件。2.分类后：在装订之前，原则上要去掉文件材料上的金属物；要对破损文件进行裱糊，对文件左侧装订宽度不足的要另纸加宽；对字迹模糊的文件要复制，并将复制件同原件一并立卷。案卷的装订一律左侧装订，尽量将卷内全部文件材料的非装订线一侧及下方一侧都取齐，用三孔一线封底打活结的方法装订，案卷装订好以后要检查有无脱页、压字、倒置文件的现象。3.卷内文件应按文件形成时间的前后排列整齐。（六）装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒（案卷）封面、盒脊及备考表项目。1.案卷封面（样式见附表）的填写方法：逐项按规定用钢笔或签字笔书写，字迹要工整、清晰。　　全宗名称：第一栏填写：****公司；第二栏部门填写**部门。　　题名：第三栏案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容，文字力求简炼、明确。　　时间：卷内文件所属的起止年月。　　保管期限：案卷保管期限。　　件、页数：装订的案卷，每份完整的材料算一件；页数是案卷的总页数。　　案卷号：即流水号　　全宗号：即各公司代号。2.卷内文件目录（样式见附表）填写方法顺序号：卷内文件排列的先后顺序，即件号。　　文号：文件制发机关的发文字号。　　责任者：对档案内容负有责任的部门或个人，即文件的作者。　　题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[]”。没有年、月、日的材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录要填写每次会议的时间、主要内容。　　日期：文件的形成时间、填写时可省略年、月、日字，年、月、日用“.”小数点表示。例如：2003.1.1。 　　页数：一份文件有几页（有图文的页面为一页，背面有文字的也算一页）。　　页号：卷内文件所在之页的编号。（即类似图书目录的编号）　　如：第1份文件有5页，页号填1；第2份文件有3页，填6，填每份文件第1页的页号，以此类推。注：卷内文件目录共制五份，其中一份放在案卷的首页，另四份做为《档案全引目录》的组成部份。3.卷内备考表（样式见附表）填写方法本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。　　立卷人：由责任立卷人签名。　　检查人：由案卷质量审核者签名。　　立卷时间：填写完成的立卷日期。4.案卷各部分的排列顺序：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底三.编制全宗说明　“全宗说明”的内容包括：公司主营业务；组织机构设置与变化情况(含本公司主要领导人任职及其变化情况)；本年度文件材料立卷情况(文件材料完整与否；以及案卷数量，存在问题等)。四.整理注意事项（一）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。 一．（三）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年二．立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在所涵盖的第一个年度三．立卷；跨年度的总结放在所涵盖的最后一个年度立卷；跨年度的会议文件放在四．会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。五．（四）卷内文件材料应按顺序，统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角六．依次编写页号。七．（五）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。五.归档流程1.各单位兼职档案管理员负责按时收集本公司在归档范围内的文件，按一级公司档案管理要求完成整理、分类、编号、装订工作后报公司档案管理负责人审核；2.各单位档案管理负责人负责对“1项”的审核后报主管领导签批。3.各单位档案管理负责人负责与档案室移交档案（1）各单位档案管理负责人应提供所移交档案的卷内目录；（2）在档案移交过程中，应按照卷内目录仔细核对档案，如有问题应在卷内目录上标出，并由各单位档案负责人修改卷内目录；（3）各单位档案负责人和档案室管理人员在档案核对无误后，在每页卷内目录上签字，双方各保存一份复印件，原件存档案室备案。第二条档案借阅办法一.一级公司的档案资料主要为本一级公司服务。（一）般情况下，档案材料不借出，的确需借出时，必须详细填写《档案借阅审批单》。借阅本部门的档案，填写《档案借阅审批单》，经部门最高主管审批，档案室负责人签字审核后即可查阅； （一）各单位人员查阅档案，原则上只能查阅本单位形成的卷宗，如确需查阅其它部门形成的档案，填写《档案借阅审批单》，写明查阅目的、问题，必须经过双方部门最高主管审批，由档案室负责人审核后方能借阅。（二）凡借阅公司股东会会议记录、董事会会议记录、总裁（总经理）办公会会议记录、绝密档案材料及超越原文件规定的阅读人范围的档案，应由本部门最高主管提出查阅报告，经总裁（总经理）办公室审批同意后，在档案室管理人员、指定地点限定性地阅读有关内容，不得带出档案室，不得摘抄、翻拍。（三）借阅封存文件，必须有该档案封存审批人签字认可，方能开封查阅，查阅后应立即封存。档案外借借期不超过10个工作日，如果需要继续使用，应填写《档案续借审批单》，注明续借原因，本部门最高主管审批，档案室负责人审核后即可。（四）借阅者应承担所借阅档案材料的安全、保密责任；应爱惜档案，不得撕去其中文件；不得在文件上划线、涂改；未经同意不得复印、转借档案材料。违者则根据有关规定给予当事人严肃处理或经济处罚。（五）查阅和归还档案时，应严格履行登记、注销手续,档案人员对查阅归还的档案，应仔细清点，核查无误后方可签字注销，如发现有损坏、丢失等情况，应立即追究责任。第三条文书档案归档范围及保管期限文档分类保管期限备注行政管理类（类别号）1办公用品、低值易耗品发放名单短期2车辆管理的相关记录短期3接收传真的备份永久4保密工作的规定永久5公司印模启用文件永久6公司介绍信/证明信存根短期8各种工作会议形成的会议记录及文件材料重要的永久 一般的长期9公司领导（国内、外)带回的有重要价值的材料涉及本公司永久一般的短期10公司颁发的有关日常管理决议、决定、指示、命令规定等文件长期11公司经营史、组织沿革，大事记以及编史修志形成的原始材料，汇编等永久12公司的各项规章制度永久13本公司及各部门工作年度计划、总结永久14信息网络建设工作中形成的文件资料长期15在重大火灾、盗窃、灾害事故中形成的材料长期16档案的交接凭证永久经营管理类1经营工作的计划(各中心、部门综合)、总结、各种任务文件永久2反映各种经营管理工作的统计报表、情况分析等永久3经营绩效考核材料永久4市场调查、综合分析与预测永久5用户对产品、服务的反映和要求方面的材料永久6各种决策文件永久7各类经营合同、协议及相关资料永久房屋销售合同、协议及相关资料（格式合同）永久工程采购合同、协议及相关资料永久8新项目开发与合作方面的合同书永久9积压、物资处理的请示与批复永久10进行的可行性研究报告，项目论证书，专家意见已实施永久未实施长期11各种信息统计、调查、分析文件长期策划宣传类 1公司内部刊物永久2各种报刊刊载的我公司先进事迹材料永久3公司文化建设的相关材料永久4政府及其它机构领导来我司检查、指导工作的题词，签字等永久5公司VI系统文件永久6促销、推广活动文件长期计划财务类1国家机关关于财务工作的法规，决定等长期2公司关于财务工作的规定制度等永久3公司年度财务计划永久4公司关于资产的评估方面形成的文件材料永久5公司关于清产核资方面形成的文件材料永久6关于采购、销售价格、促销费及其它费用的文件材料长期7公司对外方面形成的文件永久8公司关于利润管理及利润分配形成的文件材料永久9公司关于税务工作管理方面的文件长期10公司关于融资方面的文件等永久已施的永久未实施的短期11财务审计工作的资料永久审计监察类1政府机关审计监察政策法规短期2公司关于审计监察工作的规定永久3调查处理个案的文件材料(包括批准立案的报告，领导意见，调查报告及有关证据。被调查人的检查材料及其核查事实的意见，审查结论和处理决定，结案报告及其与本案有关的重要材料)重要的永久一般的长期4审计监察工作的计划，总结长期 人事劳资类1公司的人资管理制度、规定永久2人员招聘、录用、调动、任免、离职、奖惩、考核等文件长期3员工履历表在职永久已离职短期4关于公司内部机构设置、人员配备的内定通知永久5公司关于工资、福利、待遇的规定长期6员工工伤等材料长期7在职员工统计名单短期8劳动管理的各种统计报表短期9公司的工资计划、工资总额奖金指标等文件手册短期10关于人身保险工作的报表手册短期11年终工资统计报表短期12劳动合同短期人事部门存档13职工培训表培训材料短期第四条基建档案归档范围及管理办法一．基本建设档案（简称基建档案）是工程设计、施工、使用、管理活动过程中形成的文件材料。二.归档范围文档分类保管期限备注1项目建议书及批件永久2可行性报告及批件永久3计划任务书及批件永久4勘探、水文、气象、电力、自然资源、环保等材料永久5土地征用报告及批件永久6工艺设计意见书永久7规划设计及工程设计材料永久8非标准加工的技术文件和重要的协议合同永久9施工图说明书、计算书、预算书永久10总平面图、全所性管道、网络、隐蔽工程等图纸和记录永久 11选用定型设计标准图永久12工程设计总结永久13设计、施工单位签定承包合同、施工执照永久14开工报告及批件永久15放线操作记录材料、代用单、设计变更通知单、技术会议记录、备忘录等文件永久16设备出厂合格证及材料试验化验单永久17施工、验收记录、隐蔽工程记录永久18重大质量事故处理记录永久19竣工报告永久20工程质量鉴定、交工验收证明书永久21工程竣工决算书及审核文件永久22竣工图审定明细表永久23设计配备及安装质量表永久24工程的改建及加固图纸永久25停、缓建项目的批件及重要技术文件永久26工程验收总结永久27合作项目的设计图纸及文件永久28总平面布置竣工图永久29建筑结构竣工图永久30设备结构及安装竣工图永久31生产、生活室内给、排水竣工图永久32废水处理竣工图永久33室内外采暖与通风管道竣工图永久34室内空气调节竣工图永久35煤气管道竣工图永久36室外热力管道竣工图永久37室内、室外各种管道竣工图永久38电气、动力、照明竣工图永久39配电工程竣工图永久 40室外高、低压电缆竣工图永久三.基建工程管理部门在一项工程(包括新建、扩建、改建和维护)开始时，应做好积累、保管工作，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，在其工程完成告一段落时，应及时将该工程需要归档的技术文件材料进行审查，做到书写材料优良，图样、字迹清晰工整，按照完整、准确、系统的要求装订成卷，填写保管期限表，工程档案简介表，工程峻工后向档案室移交。工程验收时，应及时通知档案人员参加，档案人员要及时签到，并将签到薄收集归档。四.工程竣工图的质量要求(一)凡施工图无变动并有施工单位盖有“竣工图”印章的，可将施工图做为竣工图。(二)凡在施工中虽有一般性设计变更，但施工单位已将施工图更正，加盖有“竣工图”印章的，可将此施工图做为竣工图。(三)凡结构形式、工艺、平面布置图有改变时，应绘制新图，盖上竣工图印章并有修改记录的，可以做为竣工图。(四)重大的改建、扩建和涉及原有工程变更时，应将相应变更的工程竣工图和其它有关资料归档。(五)在签订施工、设计合同(协议)时，要把竣工图的编制和有关技术文件材料的收集、审核、交接、验收等内容纳入进去，做出明确的规定。五.属城建档案馆进馆范围的工程档案要编制两套，由综合档案室保存一套，上交一套。第五条财务档案管理办法一．财务档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等财务核算专业材料,是记录和反映一．单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：(一)会计凭证类：原始凭证,记账凭证、汇总凭证,其它会计凭证。(二)会计账簿类：总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其它会计账薄。(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其它财务报告。(四)其它类：银行存款余额调节表,银行对账单,其它应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。(五)预算、计划,制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。 二.会计档案保管期限表档案名称保管期限备注一会计凭证类 　1原始凭证永久　2记账凭证永久　3汇总凭证永久　二会计账簿类 　4总账永久包括日记账5明细账永久　6日记账永久现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片 固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿永久　三财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告长期包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其它类 　11会计移交清册永久　12会计档案保管清册永久　13会计档案销毁清册永久　14银行余额调节表永久　15银行对账单永久　一．各单位每年形成的财务档案,应当由财务部门按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,　　编制财务档案保管清册。当年形成的财务档案,在会计年度终了后,可暂由财务部门保管三年,期满之后,由财务部门编制移交清册,直接移交档案室统一保管；出纳人员不得兼管会计档案。（一）移交档案室保管的财务档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案室应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理,以分清责任。（二）采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。 第六条声像档案管理办法一．声像档案指反映一级公司经营管理和历史发展，具有保存价值的声像载体（照片、底片、录音带、录像带、光盘）材料。二.确定的原则(一)本公司活动中形成的，或公司外单位形成与本公司有关的声像载体材料；(二)必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统；（三）遵循其自然形成规律，注意成套性特点。三.收集范围（一）股东、董事、公司级以上人员照片；（二）公司重要会议的声像材料；（三）国内外知名人士来公司视察、参观、访问的声像材料；（四）公司领导出国访问、参加重要交流活动的声像材料；（五）反映公司经营发展的声像材料；（六）公司及个人被评为政府、社团评优的声像材料；（七）公司组织的合国性重大活动的声像材料（如公司百事达全公司总经理会议）；（八）国内外知名人士给我公司的题词、赠言的声像材料；（九）公司其它有保存价值的声像材料。四.收集要求　（一）声像材料的文字说明要齐全（活动内容、时间、地点、主要人物、制作者）；（二）底片、相片要影像相符、内容真实一致；五.整理要求（一）各类声像载体材料按记载内容反映的时间排序。（二）查无时间记录者，以整理者推算的时间为准排序。（三）凡是画面相同或近似相片、底片，按一张片，其余做重份处理（四）向档案室移交的声像材料，应由承办者整理并编写文字说明。1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。(1)事由：影像所反映事件，事物的情由；　　(2)时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；　　(3)地点：被摄物所在的具体地点；　　(4)人物：影像上主要人物的姓名、身份 ；　　(5)背景：对揭示影像主题具有一定作用的背景；　　(6)摄影者：拍摄单位和拍摄人。2.编写文字说明的要求：　　(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；　　(2)照片的自然张编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明;(3)文字简洁、语言通顺；(4)时间用阿拉伯数字表示。　3.编制格式　　(1)照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。　(2)录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。六.分类、编号一．（一）在第三级类目下，照片档案按问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时二．填写其底片号，底片编流水号（用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处）。三．（二）在第三级类目下，录音带、录像带、摄像带按问题分类，按内容编号。同一内容四．分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。（三）编注与其它载体档案相联系的参照号（与本张(组)照片有联系的其它档案的档号）。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。七.案卷要求（一）将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。（二）卷内目录：1．照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；　　2．录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。　3．卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。八.保管要求及条件　（一）档案室根据不同载体而定，可以是卷、册、盒、盘、也可以是张。（二）档案室对接收的声像档案按其收到先后顺序和不同载体分类编号；在装具脊背上贴上注有档号的标签。 （三）声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。（四）底片、胶片保存温度应保持在13-15℃，相对湿度保持在35%-45%；照片保存温度应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。（五）底片册照片册、录音带、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。（六）底片放入底片袋内保管，底片袋的右上方应标明底片号。大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片号。九.对库存的照片档案，要每年检查一次。第七条实物档案归档范围及管理办法一.实物档案是指以物质实体为载体，反映公司历史真实面貌的特定物品。一般包括奖品、印信、名人字画、对外交流活动中收受的礼品及公司发展中有纪念意义的物品等。二.归档范围（一）奖品实物档案：公司在发展过程中，在各项外事活动中获得奖杯、奖状、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。（二）印信实物档案：公司或部门变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章，以及公司内部制作的印章。（三）名人字画实物档案：社会知名人士为公司或个人的题词、作画。（四）公司发展中有纪念意义的物品：公司成立以来使用过的牌、匾、用具等。（五）公司与个人在与外界交流中收受的礼品三.保管期限：实物档案一般比较珍贵，因此均为永久保存。四.归档要求：（一）印章归档时应附印模一式两份。（二）归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、收受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。一．(三)如发现认为有保留价值的、能反映公司发展历程的物品，经公司档案管理负责人认定即可归档。 一．(四)如归档单位因特殊原因不能交付实物的，经主管领导同意后应先将实物登记编号二．后方可在本公司/部门暂存。档案工作考核表立卷部门（盖章）：考核年度：项目考核内容标准分评分标准自评分考核分组织领导有负责人分管档案工作，抓好档案管理宣传工作4无分管领导扣2分，未做过宣传扣2分 20分把档案工作纳入部门工作计划、规划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围4未纳入工作计划和规划扣1分，未纳入管理制度扣1分，未纳入有关人员职责范围扣2分在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作4在布置、检查、总结、验收工作时，未考虑档案工作各扣1分配备公司兼职档案员，帮助其解决实际困难，并保证有足够的档案工作时间4未配备兼职档案员扣2分，有实际困难未解决，兼职档案员整理档案时间无保证扣2分积极支持兼职档案员参加档案室召开的会议和业务活动4根据未参加档案工作会议和业务活动次数酌情扣2-3分，从不参加的不得分平时立卷20分坚持档案归档、登记和借阅登记制度4无收、发文登记各扣1分，无借阅登记扣2分文件材料分类合理、使用方便（如请示、批复放一起，正件、附件放一起，正文、底稿放一起）6不按公司规定分类酌情扣2-4分，未分类扣6分，文件材料有固定的存放地点和装具4无固定存放地点3分，无装具扣3分具有文字材料和声像档案的同时收集6录音、录像、照片、磁盘等应归档载体收集不全酌情扣2-3分，未收集不得分归档文件材料的用纸和书写符合要求6不规范者扣6分 立卷归档工作60分归档文件材料齐全、完整（依据《公司档案管理制度》及相关细则要求的归档范围）8应归档文件未归的，发现一份扣1分，超过三份不得分分类、组卷正确合理，符合《公司档案管理制度》及相关细则的有关要求10不属归档范围文件归档者扣2分，紧密相连的材料人为的分开（如请示与批复、正文与底稿等）扣４分，组卷紊乱、无条理、不规范者扣４分卷内目录用计算机打印或钢笔抄写6卷内文件目录打印和抄写不清楚扣2分，未打印和抄写的不给分用号码机打印或用铅笔编写页码，无重号、漏号6未编页号扣6分，编写不清楚扣3分、重号、漏号每发现1份扣1分案卷标题确切（能揭示案卷内容）、文字简练，不超过50字6案卷标题不按照统一格式打印不能反映案卷内容扣3分，内容不简明、字迹不清楚者扣3分案卷装订整齐美观、牢固，无金属物、无颠倒页、无掉页、无压字6装订不符三点一线要求者扣２分，不牢固有掉页扣2分颠倒页扣1分，压字扣1分按规定时间完成立卷归档工作8以规定移交时间为准，无故逾期2周内扣1分，逾期1月扣2分，逾期1月以上不得分移交表填写完整，立卷人签名，部门领导审核并签名4立卷人未签名扣2分，领导未审核签名扣２分　归档率4视各公司具体情况而定 归档率和完整率10分完整率685%-90%扣2分80%-85%扣4分低于80%扣6分附加10分部门自存档案采用规范化、现代化管理10合计120案卷封面卷内文件目录全宗名称 题名时间保管期限件/页数案卷号立卷人：检查人：立卷日期：卷内文件目录序号文号责任者题名日期页数页号备注 页码卷内备考表本卷情况说明： 立卷人：检查人：立卷时间：案卷目录案卷号类目时间题名件数页数保管期限 页码档案全引目录封面 公司档案全引目录日期：年月日会议管理制度a)概述第一条会议是公司内部重要的正式沟通形式之一，通过召开会议有利于及时解决经营管理中出现的问题。 第一条本制度主要适用于公司。第二条会议的最高管理机构为行政人事中心。a)会议管理第一条会议类别：公司的各类会议主要分为两大类别，一类是对外的会议，一类是内部的会议。内部的会议主要有以下三个类型：二.一级公司机关会议；（一）总经理周办公例会；（二）月度工作会议；（三）各中心工作会；（五）一级公司财务联席会；（六）一级公司晨会。三.分公司会议。(一)分公司总经理周办公例会；(二)销售、维修联席会；(三)分部各部门周工作例会；(四)经理例会；(五)财务周例会；(六)基层员工会；(七)分部月度总结会。第二条会议主要内容一.对外会议：主要指以公司为会议组织人或参与人所组织的与公司以外的上级管理部门、商品供应厂商、同业等单位或个人进行联谊、洽谈合作、或类似订货会、博览会性质的各类会议。(一)内容或主题：自己组织的根据业务发展需求确定，与外界合办或受邀请参加的适时确定。如2002年上海精品博览会的主题是高科技。(一)组织者：由承办单位组织。(二)参加人员：根据需要，由公司相关人员参加。(三)会议时间：届时确定（或与有关单位商定）。(四)会议地点：届时确定（或与有关单位商定）。二.百事达全公司会议(一)会议类型： 1.百事达全公司总经理会议2.一级公司各职能中心在百事达全公司系统内召开的各种会议(二)会议主要内容：1.百事达全公司总经理会议：该会议是公司召开的百事达全公司各级公司参加的总结成绩、交流经验，解决问题、传达一级公司精神，分配工作任务的百事达全公司大型会议。主要内容：一．①总结阶段性业务工作情况，客观评估销售业绩，经营成果；二．②指出公司在经营发展中存在的问题并讨论解决办法；三．③部署公司下一阶段业务发展重心、管理重点及各项业务计划；四．④制订完成任务的具体措施和办法；⑤适时推出新的管理举措和激励政策，既保持连续性，以做到不断推陈出新，从而保持公司活力；⑥表彰先进单位和个人。2.会议由行政人事中心负责组织，各单位协助。主要相关工作内容如下：①行政人事中心：会前准备（地点筛选，会场布置、会议通知、会议议程、会议用品、会务组织等）、会议纪要、摄影、摄像（根据需要安排）等；②行政中心：奖杯、证书的制作，车辆调配，参会人员的住宿、票务安排工作等。③参加人员：一级公司总经理、、各职能中心总监、/副总监；各级公司总经理、；根据会议需要应列席人员。④会议时间：每季度第三个月的26日，或由总经理办公室届时确定。⑤会议地点：一级公司或届时确定。3.一级公司各职能系统在百事达全公司系统内召开各种会议：该会议是各系统召开的百事达全公司系统内的本系统工作会议，主旨在于传达指导精神、解决问题、加强沟通等。①内容：各职能系统以近期工作需要制定会议议题。②会议由各职能系统负责组织（如为电话会议使用参见相关规定）。③参会人员：各职能中心总监、/副总监、部门经理及相关人员、参加分部的总经理、总监、相关人员。④会议时间：原则上每月一次，具体时间各职能系统自行安排。⑤会议地点：一级公司（会议室）。 三.一级公司会议(一)会议主要内容：1.总经理周办公例会：该会议是一级公司召开的研究一周重要事项、做出重要决策，协调、解决日常工作中重要问题的职能中心总监级工作例会。（1）会议主要内容：一．①总结上周百事达全公司在经营管理方面的主要工作措施和工作成效，制定下周的重二．点工作计划，三．②确定具体实施方案；四．③分析、解决百事达全公司经营发展中存在的不足和问题，促进管理的改善和综合业五．绩的提高，研究各部门上报的关于经营管理方面的各种提案，并给予明确六．结论；（2）组织者：由行政人事中心负责组织。①行政人事中心应于会前收集各中心上报的需在总经理周办公例会中研究决定的有关事项的提案，提前交总经理审阅；②行政人事中心应在会中安排人员进行会议记录，会后整理会议纪要上报总经理签发后，下发各中心及相关部门。③参加人员：公司总经理、、、、一级公司各职能中心总监、/副总监，其他指定人员。④会议时间：每周三下午16：00。⑤会议地点：一级公司（会议室）。⑥会议议题：各中心将希望会议讨论的议题在周一17：00前上报至总经理办公室（见附表四），总办汇总后于周二17：00前下发会议通知。2.一级公司月度工作例会：该会议是一级公司召开的研究全月重要事项、重要决策，解决重要问题的工作例会。 （1）会议主要内容：根据月报分析、总结上月百事达全公司经营管理上的进展和存在问题，提出解决方案和措施；并制订下月的工作计划和营销重点，确定实施方案。（2）组织者：由总经理办公室负责组织。（3）会议级别：同总经理办公会。（4）参会人员：同总经理办公会，二级部门经理要根据需要列席会议。（5）会议时间：每月5日下午16：00，或与每月第一周的总经理周办公例会合并召开。（6）会议地点：一级公司（会议室）。（7）会议议题：各中心将各自的议题在当月1日（遇节假日提前到上月最后一天）17：00前上报至总经理办公室（见附表五），总办汇总后于当月3日15：00前发送各中心。3.各单位周工作例会：该会议是一级公司各单位召开的研究工作、交流经验、解决问题的内部会议。（1）会议主要内容：①研究近期工作重点和工作计划；②确定各项工作任务的对口负责部门和人员，明确责权；③分析工作中取得成效和不足，查找原因，改进工作；④结合业务发展，向公司提出意见和建议；（2）会议由各单位自行组织，会议纪要由本单位自行安排，并于次日报送本单位负责人。（3）参加人员：各单位及所属部门负责人、其他指定人员。（4）会议时间：每周一次，具体时间各单位自行安排。（5）会议地点：一级公司会议室。4.一级公司采购、销售中心联席会：该会议是公司召开的解决内部销售与采购在业务衔接配合问题的专题会议。（1）主要内容：一．①每周广告、促销计划等；二．②采购中心、销售中心的工作配合衔接，解决存在问题的措施。（2）会议由一级公司销售中心负责组织。（3）参加人员：采购中心、销售职能中心总监、；相关部长，其他指定人员。（4）会议时间：每月单周周一下午16：00；每月第二次会议为月度联席会。 （5）会议地点：一级公司会议室。5.一级公司采购、销售、财务中心联席会：该会议是公司召开的解决内部采购、销售与财务在业务衔接配合问题上的专题会议。（1）内容：采购中心、销售中心与财务中心的工作配合衔接，解决存在问题的措施。近期需协调、解决的问题。（2）会议由采购中心负责组织；（3）参加人员：采购中心、销售中心、财务职能中心总监、/副总监；相关部长，其他指定人员。（4）会议时间：每单周周二下午16：00；每月第二次会议为月度联席会（5）会议地点：一级公司会议室。6.每周晨会：该会议是一级公司召开对一级公司全体工作人员明确本周或近期公司重大活动、重要决策、重点工作、重要事项及最新文件精神的激励性质的会议。（1）会议主要内容：一．①列队喊口号：团结努力创公司大业；②明示近期一级公司重大活动、重要决策；③指出各部门的工作重点，明确责权；④讲评上周百事达全公司的销售情况、业务发展；⑤传达公司的最新文件、指示精神；⑥宣读公司的重要人事任免文件等；（2）会议由一级公司行政中心总监安排人员主持。（3）参加人员：一级公司全体工作人员。（4）会议时间：周一早晨8：50。（5）会议地点：一级公司前台大厅。四.分部会议一.会议主要内容：1.分部总经理周例会：该会议是分部总经理召开的研究公司政策，传达一级公司指导精神，总结上周工作，制订下周工作重点，计划安排的会议。（1）会议主要内容：①传达一级公司、分部文件精神；②总结上周工作，分析解决存在的问题：③布署下周的工作重点及营销计划 （2）参加人员：分部总经理、、采购及销售中心总监/经理、职能部门经理级人员，其他指定人员。（3）会议由分部总经理办公室负责组织（4）会议时间：每周一上午9：30（5）会议地点：分部自定2.分部经理会议：该会议是分部总经理召开的，协调分部各部门在日常工作中的衔接问题，制订工作计划的会议。（1）会议主要内容：①研究一级公司下发文件的指导思想；②列举工作中出现的问题，并制定解决办法。（2）参加人员：分部经理级以上人员。（3）会议由分部行政人事部组织。（4）会议时间：周四17：00。（5）会议地点：分部自定。3.各部门周例会：该会议是分部各部门、各公司自行组织召开的研究一周重大事项，协调、解决日常工作重大问题的工作例会。（1）会议主要内容：①总结上周工作任务完成情况，工作中的得失；②解决存在的问题；③制订下周工作计划及工作重点。（2）参加人员：各部门经理（或公司经理）、主管、其他指定人员。（3）会议由分部各部门组织。（4）会议时间：每周一9：00（5）会议地点：各部门办公区召开。4.公司副经理会：该会议是针对公司行政、后勤、保安等方面的工作进行协调、解决问题、制订管理方案的会议。（1）会议主要内容：①会前巡店，检查公司各级人员的仪容仪表、工作态度、公司的整体环境；②根据检查结果的一些问题进行处理；③对公司行政工作进行指导，对公司提出的问题给予落实和讨论，定期解决； ①了解驻店人员工作、生活情况，并对出现的问题及时给予解决(2）公司副经理会要求：参会人员在会前进行巡店并将结果在会上汇总，对发现问题提出解决方案；将优秀经验加以共享推广。（3）参加人员：各公司副经理、其他相关人员；（4）会议组织者：人力资源部；（5）会议时间：每周二17：00（6）会议地点：分部各公司轮流；5.财务部周例会：该会议是由财务部组织分部各级财务人员针对财务方面发生的问题研究解决方案召开的会议。（1）会议主要内容：①宣读一级公司财务文件；②总结上周的工作，研究解决问题的具体措施；②制订下周的工作计划。（2）参加人员：分部财务主管以上人员、出纳、各公司财务主管、配送中心财务人员。（3）会议组织者：财务部。（4）会议时间：每周三17：00。（5）会议地点：分部自定。6.保安班长、库管会议：该会议是人力资源部组织的解决日常安保服务工作问题的会议。（1）会议主要内容：结上周工作完成情况，解决存在的问题。（2）参加人员：人力资源部经理或考评干事、总务部经理或后勤主管、各公司保安班长、库管、库房保安排长。（3）会议组织者：人力资源部。（4）会议时间：每周一14：00。（5）地点：分部自定。7.采购、销售联席会：该会议是分部召开的制订业务方针、政策，研究工作中发生的问题及解决办法的会议。（1）会议主要内容：①列举业务工作中存在的问题，分析原因、提出具体改进措施；②制定下周工作计划。 （2）参加人员：分部总经理、采购及销售总监/经理、广宣经理、卖场经理、公司经理，其他指定人员。（3）会议由分部销售中心负责组织。（4）会议时间：每月双周周六/日自选，每月第四周与月度业务联席会合并。（5）会议地点：分部自定。8.采购、销售、财务联席会：该会议是分部采购中心、销售中心及财务部共同召开，针对采购、销售业务中的相关财务问题进行研究并制订相应方案，解决内部采购、销售与财务在业务衔接配合问题的专题会议（1）会议主要内容：①采购中心、销售中心与财务部的工作配合衔接，研究存在问题的解决措施。②制订下周工作计划（2）参加人员：分部总经理、、采购、销售总监/经理、财务经理/主管、公司经理、其他指定人员。（3）会议组织者：采购中心（4）会议时间：每月29日（遇周六、周日顺延）（5）会议地点：分部自定9.基层员工会：该会议主要是研究解决公司行政、后勤、客户服务管理工作的专题会议。（1）会议主要内容：①传达一级公司、分部关于行政、后勤、客户服务管理方面的文件精神；②解决关于行政、后勤、客户服务管理方面存在的问题；③了解一线员工的情况；④制定下周工作计划及工作重点。（2）参加人员：至少一名总监级以上人员、人资部经理、公司一线员工代表及其他指定人员；（3）组织者：人资部（4）会议时间：每月14日下午14：00（5）会议地点：各公司轮流或分部自定 10.分部月度总结会：该会议是分部经理级以上人员参加的，总结当月工作成果与失误，制订下月工作计划的会议（1）会议主要内容：①传达一级公司、分部关于行政、后勤、客户服务管理方面的文件精神；②解决关于行政、后勤、客户服务管理方面存在的问题；③制定下月工作计划及工作重点。（2）参加人员：分部经理级以上人员、其他指定人员（3）组织者：总经理办公室（4）会议时间：每月30日17：00（5）会议地点：分部会议室第三节会议组织第一条总则一．行政人事系统是一级公司、分部各类会议的最高管理机构，负责对各类会议进行统筹安排。二．会议组织者应将会议计划及会议议程提前报总经理办公室，并至少提前一天拟定下发会议通知，将会议时间、地点、参加人员、会议中心议题等事项通知参加单位及人员；三．对于百事达全公司大型会议，应提前组成会务组，并于会议开始前一天到达会议地点，负责组织会议的接机、接站、房间及就餐安排、会议材料分发及票务等工作；四．会议期间要安排人员对会议主要内容进行认真记录，并于会议结束后次日整理出会议纪要，按规定上报一级公司，同时通过电子邮件或文件等方式送达与会部门；五．会议组织者要负责对会议决定和需要落实的事项进行督查督办，并将落实情况书面反馈本部门及上级管理部门及领导。六．行政人事中心负责对一级公司电话会议的召开进行管理。（一）各中心若因工作需要，召开百事达全公司或区域性的电话会议，需提前24小时填写申请表（详见附件），报行政人事中心总监批准后，方可实施。（二）总经理电话会议的费用由一级公司承担，各单位电话会议费用由各单位承担。（三）各单位召开的电话会议由召开单位秘书负责组织实施，行政人事中心依据电话会议申请表的时间将提前与电话会议服务公司进行预约服务。 （四）对各中心及直属职能部门进行电话会议系统的使用培训，由行政中心组织培训和进行相应考核。第二条会议组织工作细则为了使公司会议能够顺利进行，会议组织是重要的工作之一。为了进一步完善外事接待会议及公司大型会议的组织工作，特制定会议组织工作细则。一.会议主办方应于会前一周提供会议通知、会议主要内容、参会人员名单、时间、地点、需要物品、特殊要求等。二.会议需要提供：（一）会议议程：应根据会议需要，由主办方制订会议议程，要求开会前三天发到各位参会人员手中（三）桌牌：由组织方接到会议通知当天负责制作，要求会议前一天再次核实参会人员名单。（四）幻灯片：由会议中使用幻灯片一方负责提供，要求提前一天准备完毕，会前（一）一小时带到会场先行调试（请通知会议组织方准备器材）（四）欢迎立牌：由企划部负责于会议前一天制作完毕，要求会议前三小时放在通往会议地点的电梯出口处。（五）欢迎横幅：根据会议需要由企划部负责制作，要求在会议前一天制作完毕，并于开会前半天（或前一晚）挂在大堂通往会场方向的墙上。（六）会议摆花：根据会议需要，由组织方负责订购鲜花（如知道参会人员的喜好，可按其喜好品种、颜色等订购），要求在开会前半天摆放在会场。（七）礼品准备：根据会议需要及参会人员的身份，由主办方按公司安排准备或进行采购，要求开会前一天完成，于开会前一小时准备好放在主办方指定地点。（八）其它会议用品：包括办公用品、水等工作由组织单位负责。三.会议接送规定：一．（一）根据参会方要求，安排车辆接送、预订房间、订购返程票，由总务部负责（会议二．主办方需提前三天向总务部提供派车单、需接送人数、人员到达及返程时间）。三．（二）主办方应根据会议时间及参会人员的身份及重要程度确定是否需要迎接，如需迎四．接应于参会人员到达前10分钟派人到大堂或预定地点迎接。四.会场布置工作要求 a)（一）会场布置：按会议要求，由组织方负责摆放成培训式、发言式或其它主办方指定b)形式，要求在会前半天摆设完毕。c)（二）会议用器材的准备工作：根据会议需要，由组织方协调行政中心（前台）负责在d)开会前一小时安装调试好所用器材（包括：投影仪、笔记本电脑、插线板、摄像e)机、照相机、录像机、VCD、白板及白板笔等）。f)（三）摄影、记录人员安排：由组织方提前安排人员准时参会。g)（四）相关会议用品的准备：由组织方协调行政中心（前台）负责，要求开会前一小时h)准备好，并负责会中的服务工作。五.会议纪要（一）记录、整理：由主办方指定专人负责会议记录，要求会后一天内整理完毕。（二）分发：由主办方按需求负责分发到相关人员。（三）存档：由主办方指定专人负责按照制度进行存档。六.会后整理工作要求一．会后整理由组织方负责协调安排，要求会后立即整理完毕。二．由组织方负责桌牌、欢迎立牌、欢迎横幅等会议用品的回收，要求当天完成。第三条会议组织注意事项一.会议组织者需提前安排布置会议场地，安排座席，悬挂条幅等；二.重要客人参加会议，需制作会议座席牌，安排欢迎牌及幻灯片，必要时要用中文和外语双语显示。三.提前调试好投影仪、笔记本电脑及其它设备；四.提前安排好电子白板或白板，准备充足的电子激光笔、白板笔和板擦；五.使饮水机处于工作状态；六.若召开电话会议，由会议组织部门提前将参会各方接入，并调试完毕。七.会议纪要由组织方负责指定专人负责记录，于会后一个工作日内整理完毕后，发相关单位（会后两个工作日内）第四条公司内部会议纪律一.各参会人员应于会议（主要指百事达全公司大型会议）开始前一天到达指定宾馆或酒店向会务组报到；二.内部会议与会人员统一穿工服，戴胸卡；三.会议期间呼机、手机等通讯工具置于振动状态；四.会议实行签到制，不得无故缺席、迟到，特殊情况需提前向组织者请假； 五.会议安排会场休息，原则上会中不得随意走动或中途退场；六.会议期间禁止大声喧哗，开小会或从事其它影响会议秩序的行为。附件一：公司电话会议申请表使用部门:年月日使用日期会议主要内容预计会议时长预计通话方计费标准预计费用元部门经理/主管领导(签字)职能中心总监（签字） 总经理办公室复核参会分部电话号码备注说明：此申请表需提前24小时上报至总经理办公室 附件二：一级公司会议明细表会议类型会议名称参会人员会议时间地点承办人备注周例会总经理例会总经理、、各职能中心总监、/副总监、、、其他指定人员周三16：00会议室行政人事中心各单位例会各单位及所属部门负责人、其他指定人员周一9：30（或自定）会议室各单位采、销联席会采购/销售职能中心总监/、相关部长、其他指定人员周一16：00会议室销售中心.采、销、财联席会采购/销售/财务总经理/总监、/副总监、相关部长、其他指定人员周二16：00.会议室采购中心.晨会一级公司全体工作人员周一8：50前台大厅行政中心月度会议采、销月度联席会同采、销联席会每月第四周会议室销售中心.采、销、财月度联席会同采、销、财联席会每月第四周会议室采购中心. 月度工作例会同总经理办公会，二级部门经理根据需要列席会议每月5日16：00会议室行政人事中心附件二：分公司会议明细表会议类型会议名称参会人员会议时间地点承办人周例会分部总经理周例会分部总经理、、采购及销售中心总监/经理、职能部门经理级人员，其他指定人员周一9：30分部自定二级公司行政人事部 经理例会经理级以上人员周四17：00分部自定二级公司行政人事部部门周例会各部门经理（或公司经理）、主管、其它指定人员周一9：00分部自定各部门公司副经理会各公司副经理、其他相关人员周二：17：00公司轮流人资部财务周例会分部财务主管以上人员、出纳、各公司财务主管、配送中心财务人员周三：17：00分部自定财务部保安班长、库管会人力资源部经理或考评干事、总务部经理或后勤主管、各公司保安班长库管、库房保安排长、周一：14：00分部自定人资部采购、销售联席会分部总经理、采购及销售中心总监/经理、广宣经理、卖场经理、公司经理、其他指定人员每月双周六或周日自选分部自定销售中心采购、销售、财务联席会分部总经理、、采购及销售中心总监/经理、财务经理/主管、公司经理/主管、其他指定人员每月29日（遇周六、日顺延）分部自定采购中心月度会议月度例会月度例会基层员工会至少一名总监级以上人员，人资部经理、公司一线员工代表、其他指定人员每月14日14：00公司轮流人资部月度总结会分部经理级以上人员、其他指定人员每月30日17：00分部自定二级公司行政人事部专题汇报会待定待定待定待定 附件四：本周议题建议上报中心：职能中心总监签字：议题内容：1、2、3、其它建议：（备注：请各中心于每周周一17：00前上报当周议题至总经理办公室）附件五：2003年月议题建议上报中心：职能中心总监签字：议题内容：1、2、3、其它建议：（备注：请各中心于每月1日18：00前上报当月议题至总经理办公室） 法务管理制度第一节概述第一条法务工作是公司的一项重要工作，对维护公司合法权益，保障公司经营活动有重要影响。为了保证公司法务工作制度的顺利开展，特制订本制度。第二条本制度规定了各级公司法务工作的基本职责、主要工作内容、法律工作权利与义务，案件报告处理程序，诉讼代理人制度，合同审查制度第三条本制度适用于明确行政人事中心法务部门法务人员职责及权限范围，各单位明确法务工作的程序及要求等。第二节法务工作岗位职责第一条基本职责一.制订法务管理制度，对其执行情况实施监督、并将过程及结果报告有关领导。对于检查中发现的影响公司经营发展的重大问题，须及时向有关领导进行报告、预警。二.收集国内外法律信息进行分析研究并提出建议以支持公司决策。三.公司经营法律风险的防范和法律事务处理。第二条主要工作内容一、对外法律事务（一）经企业法定代表人授权委托，办理公司经济、民事诉讼案件：调查、取证、起诉、应诉、出庭、代为承认、放弃、变更诉讼请求、代为和解、提起反诉和上诉，保障企业合法权益。（二）经企业法定代表人授权委托，办理公司经济、民事仲裁案件（权限同上）,保障企业合法权益。 （三）根据公司领导安排,向司法机关举报并根据需要协助公安、检察机关处理与本公司有关的受贿、职务侵占、合同诈骗等经济犯罪法律事务。（四）负责企业商标、专利、商业秘密等知识产权的申请认定和保护管理工作。（五）负责北京地区有关司法机构的工作协调和联络,外地司法机构的工作协调和联络工作由各级公司行政人事部负责。（六）协助企业外聘律师的选择、联络及相关工作。二、公司内部法律事务（一）统一管理本公司的法律事务，为公司经营提供法律方面的支持，合理、有效利用法律武器保障公司的正常经营。（二）协助公司各级领导正确执行国家法律、法规，对公司重大经营决策提出法律意见和建议，进行法律上的论证。（三）根据领导安排，参与公司的重组、兼并、、上市、租赁、资产转让等涉及公司权益的重要经济活动，处理有关法律事务。（四）根据公司领导的安排和工作的需要，参与重大经济项目的谈判和涉外经济活动，并提出法律意见和建议。（五）根据公司领导安排，协助人力资源管理部门处理劳动纠纷中所涉及法律事项。（六）负责审查公司合同的合法性，保护公司的合法权益。（七）根据领导安排，审核或参与起草重大合同、章程、规章制度等有关规范性文件或法律文书。（八）指导、协调各级公司专、兼职法律顾问人员开展法律事务工作。（九）开展与公司生产经营有关的法律咨询。（十）组织法律法规的学习和全员普法宣传教育工作。第三条职权和职责一、职权(一)有权指导和监督各单位依法进行经营管理活动，对发现的问题及时提出法律意见和建议。 (二)有权要求需要法律支持的各单位指派专人或者责任人全面协助调查取证工作，收取有关证据材料，有关单位和个人不得拒绝。(三)有权向各单位和当事人调查了解情况，各单位和人员必须配合调查并及时准确的提供真实情况。(四)有权查阅本公司有关文件、资料、档案、报表等，应当不受部门及职务的限制。查阅的范围既包括本公司内部的，也包括本公司收存的。查阅的方式包括借阅、摘记、复印等，对于公司的机密文件需经授权领导审批后查阅。(五)有权向领导建议对造成公司重大经济损失的责任人进行经济和行政处罚，责任人触犯刑律的，可建议送交司法机关处理。(六)上述权利应在公司授权范围内行使。二、职责(一)遵守国家法律、法规，恪守职业道德(二)忠于职守，维护公司合法权益，为公司提供优质法律服务。(三)对提出的法律意见、起草的法律文书以及办理的其它法律事务的合法性负责。(四)对承办的涉及公司重大利益的各项法律事务保密，不得对外泄漏。(五)原则性和灵活性相结合，在法律许可的范围内尽可能维护公司权益。第三节　案件报告处理程序第一条主要内容与适用范围一．本程序规定了各级公司向行政人事中心法务部门及时报送案件以及案件处理的程序。二．本程序适用于公司各级公司。第二条管理部门与分工一.行政人事中心法务部门负责对各单位的案件上报进行监督、检查。二.行政人事中心法务部门统一处理各单位在经营活动中发生的一切诉讼或仲裁案件，各单位指定专人协助办理；各单位不得隐匿瞒报案件，在按规定上报案件前，不得自行或者聘用外部律师处理案件（紧急情况经授权领导特批的案件除外）。 三.各单位应设置专门人员负责案件的上报程序，了解案件情况，负责回答一级公司法务人员的询问，配合法务人员的工作；四.各单位设置的报送案件的专门人员受该中心及该分部领导，业务上受行政人事中心法务部门监督、指导。第三条程序一.案件启动报告程序(一)我公司应诉的案件。各单位在接到应诉通知书、起诉状副本、仲裁申请书副本、传票等文件后24小时内填写案件报送单和案件简述表（报送单、简述表见附件），连同有关材料报送行政人事中心法务部门，上述材料包括（但不限于）：1.应诉通知书、传票、起诉状副本、仲裁申请书副本；2.对方向法院提交的证据（如有）；3.我方的证据，如合同文本、合同履行证据等；4.法务部门根据案件需要不时要求提供的证据材料。(二)对于侵犯公司权益，我方起诉的案件。1.各单位发现侵犯各级公司合法权益的事件，应及时填写案件报送单，案件简述表，连同有关材料报送行政人事中心法务部门，上述材料包括（但不限于）：（1）法律关系形成证据，如合同文本；（2）合同履行证据；(3)对方违约证据；(4)对方侵权证据；(5)法务部门根据案件需要不时要求提供的证据材料。2.行政人事中心法务部门在对材料分析研究的基础上向公司决策者提出建议，由公司决策者决定是否起诉。二．案件调查一级公司法务人员办理案件，需要向有关人员了解情况时，涉案单位应积极安排，有关人员应积极配合，并如实向法务人员陈述所了解的情况。 三．诉讼出庭（一）案件发生在外地且诉讼标的等于小于5万的民商事案件，北京地区案件诉讼标的等于小于2万的民商事案件，且社会影响不大的，由法务部门出具诉讼意见，由案件所涉单位自行派员出庭诉讼；（二）外地案件诉讼标的大于5万的民商事案件，北京地区案件大于2万元的案件，或社会影响较大的案件，由行政人事中心法务部门派员出庭诉讼或者外聘律师出庭诉讼，涉案单位派知情人员协助出庭诉讼。刑事、行政案件由行政人事中心法务部门派员或外聘律师共同出庭诉讼，涉案单位派知情人员协助出庭诉讼。四．诉讼结果报告程序：各单位须于接到司法裁判文书后24小时内送交行政人事中心法务部门，上述裁判文书包括但不限于：（一）诉讼的判决书、裁定书、调解书；一．（二）仲裁的裁决书、调解书等；（三）有关行政机关出具的行政处罚决定书等规范性文件。五．责任（一）违反第三条第一款第(一)项规定，造成应诉的案件未能出庭而缺席判决、或因时间仓促准备不足，给公司造成损失的，视其情节由责任部门和责任人承担相应的经济或者行政责任，并按照公司规定进行处罚。（二）违反第三条第一款中第(二)项第1目规定，造成起诉的案件中错过诉讼时效，或贻误案件处理时机、给公司造成损失的，视其情节由责任部门和责任人承担相应的经济或者行政责任，并按照公司规定进行处罚。（三）违反第三条第二款中的规定，拒不接受询问，或因隐瞒重要事实而导致败诉等，给公司造成损失的，视其情节由责任部门和责任人承担相应的经济或者行政责任，并按照公司规定进行处罚。（四）违反第三条第四款规定,导致无法上诉，未及时主张权利或承担延迟履行责任等，给公司造成损失的，视其情节由责任部门和责任人承担相应的经济或者行政责任，并按照公司规定进行处罚。附件1.案件报送单附件2.案件简述表 附件3.起诉案件流程图附件4.应诉案件报告流程图附件1各级公司案件报送单案件简称（原告）诉（被告）编号报送单位报送时间20年月日时分急缓□一般□急件□加急密级□秘密□机密□绝密收到法律文书名称收到时间20年月日时分案件类型□民商市□刑事□行政案由我方诉讼地位□我方起诉（原告）□我方应诉（被告）我方经办人联系电话我方案件知情人联系电话报送材料清单职能中心总监对案件的意见 分部总经理对案件的意见备注附件2各级公司案件简述表案件当事人：案件起因：案件过程：我方已采取的措施：我方希望达到的具体目标：经办人签字 附件3各级公司起诉案件报告流程图发现侵犯公司权益的事实各单位及时根据案件情况搜集整理证据材料、填写案件报送单、案件简述表上报行政人事中心法务部门，行政人事中心法务部门对案件进行法律分析，出具书面建议报告提交公司决策者将应及相关证据、书面材料报送一级公司法务中心北京地区案件标的大于2万的案件，由法务部门派员出庭，涉案单位须派知情人员协助出庭外地分部标的大于5万的案件，由法务部门派员出庭，涉案单位须派知情人员协助出庭北京地区案件标的小于2万的案件，由法务部门出具诉讼意见，由各单位起诉并自行派员出庭外地分部标的小于5万的案件，由法务部门出具诉讼意见，由各单位起诉并自行派员出庭公司决策决定起诉 案件终结，各单位须于接到司法部门裁判文书后24小时内送交行政人事中心法务部门附件4各级公司应诉案件报告流程图各单位接到司法部门传票、应诉通知、起诉书副本等迅速准备案件相关书面材料、证据，填写案件报送单、案件简述表24小时内将应诉通知及相关证据、书面材料报送行政人事中心法务部门行政人事中心法务部门对案件进行法律分析，出具书面建议报告提交公司决策者外地标的小于5万的案件，由法务部门出具诉讼意见，由涉案单位自行派员出庭北京地区标的小于2万的案件，由法务部门出具诉讼意见，由涉案单位自行派员出庭 公司北京地区案件标的大于2万的案件，由法务部门派员出庭，涉案单位须派知情人员协助出庭外地分部标的大于5万的案件，由法务部门派员出庭，涉案单位须派知情人员协助出庭案件终结，各单位须于接到司法部门裁判文书后24小时内送交行政人事中心法务部门第四节诉讼代理人制度第一条诉讼代理人的职责一.诉讼代理人在诉讼案件中代表公司参加诉讼，发表代理意见，代表公司进行起诉、上诉、调解、和解等诉讼活动，在授权范围内维护公司的利益。第二条诉讼代理人的代理权限一.诉讼代理人的代理权限来自于公司授权；二.代理权限分一般代理和特别代理两种；三.一般代理代理人有权参加诉讼，发表代理意见，签收法律文书；特别代理代理人除了具有一般代理人的权限外，还有权提起诉讼请求、变更诉讼请求、进行和解、调解、提起反诉和上诉。第三条诉讼代理人要求一.代理人要认真负责、一丝不苟、廉洁自律、恪守职业道德、保守企业秘密；二.代理人应在诉前认真做好案件调查、收集和搜集案件证据工作；诉讼中应积极做好开庭辩论等工作；三.熟悉解决纠纷程序，简易程序、普通程序、二审程序、再审程序、执行程序等，办好各阶段的法律事务。第四条诉讼代理人工作内容一.参与办理一审、二审、执行等案件；二.案情分析、调查取证、诉前介入；三.审核或撰写起诉状、答辩状、上述状、申诉状、申请书、代理词等各类法律文书； 四.按时出庭，发表辩论意见；五.处理好与各类司法及执法人员的关系；六.处理其他与案件有关的法律事务。第五条诉讼代理人的确定一.诉讼代理人为一人或两人参加诉讼，案情简单，影响不大的案件可由一人参诉讼，其它案件应由两名诉讼代理人参加诉讼开庭；二.各单位应在报送案件的同时，同时报送案件经办人，案件经办人一般为诉讼代理人；三.开庭前，各单位应确定参加诉讼开庭的诉讼代理人，出具授权委托书；四.法务人员根据案件需要，也可确定各单位参加开庭的诉讼代理人，填写《协助开庭通知单》，通知有关各单位，各单位应积极安排。第六条诉讼代理人的分工一.法务人员负责提起、确定、变更诉讼请求，进行辩论，和解、调解、上诉等工作；二.非法务人员作为诉讼代理人，主要从事证据材料的收集，开庭时对有关案件事实的陈述，以及对某些专业性、技术性问题进行解释的工作；三.庭前诉讼代理人之间应进行协调，明确分工，法务人员应对非法务人员交代开庭注意事项。附：协助开庭通知单 附件：各级公司协助开庭通知单案由　开庭地点及时间　必备材料准备协助部门及人员　协助时间　律师意见行政人事中心意见　协助部门意见　 结果记录　第五节合同签订法律审查制度第一条内容与适用范围一.本制度规定了各级公司合同的签订及法律审查程序及要求等内容。二.本制度适用于各单位。第二条审查分工一.合同中的业务经济条款在送交行政人事中心法务部门审核之前应经过相关部门审核。二.合同内容的全面性、合法性、有效性由行政人事中心法务部门负责审查。第三条合同范本一.对公司经营中经常发生的合同，公司制订范本以提高磋商谈判效率并维护公司利益,公司定期补充新的合同范本并对已有合同范本进行修改。二.合同范本拟订。（一）对未制订范本的合同，各单位根据公司经营管理的需要，可自行拟订合同范本。（二）各单位在合同范本拟订后，提交行政人事中心法务部门，行政人事中心法务部门就合同涉及的法律问题做出修改意见，各单位应严格按照该修改意见修改合同范本。（三） 各单位将重新修改后的合同范本交行政人事中心法务部门提交总经理专题会议讨论。（一）总经理专题会议讨论通过的合同范本，经总裁审批，签发后，由行政人事中心下发至各单位执行，合同签订部门应严格按照范本来签订合同。第四条合同的拟订及审查一.各单位必须遵照公司已颁布的合同范本签署合同，并且不应擅自修改、增加、删除合同范本实质性条款；如根据实际情况确需变动，必须经授权领导批准。合同签订部门将修改之处明显标明，删除之处加以书面说明，并说明谈判过程，由行政人事中心法务人员审核后，报有关领导审批。二.合同签订单位对公司已有范本的合同，应争取以公司范本为基础签订合同。对我方无范本的合同，合同签订部门对拟签合同应自行草拟合同文本（文本应规范、完整），合同文本也可由对方提供，合同签订部门应从公司利益及业务需要角度对提供的文本进行审查和修改。三.合同签订单位遇有起草或修订困难可咨询行政人事中心法务部门，由行政人事中心法务部门提供咨询意见。四.合同签订单位根据业务需要和合同性质将合同文本交有关中心进行审查并提出意见。合同签订部门应依上述部门的审查意见进行修改。五.合同签订单位将合同交行政人事中心法务部门从法律角度进行审查并提出审查意见，合同签订部门应依审查意见进行修改。六.合同签订单位送交行政人事中心法务部门审核的合同，如有具体时间要求，均应至少留给法务人员3天时间审核，如遇急件需行政人事中心法务部门合同审查人员优先审核的，应由分部总经理、职能中心总监签署意见。七.合同签订单位将根据上述部门意见修改后的合同文本交本部门负责人签字认可，必要时交一级公司领导审阅签字。八.合同不得采取倒签的形式签订(特殊情况作出说明的除外)。所谓倒签是指事实上已经履行完毕或者正在履行之中，而事后补签书面合同的行为。第五条合同签订一.合同签订之前，业务部门和经办人应对对方当事人主体资格(代理人的代理资格、 代理权限范围及代理期间)、资信情况、履约能力、产品质量等情况进行调查，对方当事人应具有签订该合同的主体资格。二.业务部门和经办人可就合同的真实性、可行性、合法性向一级公司各中心进行财务、技术、法律咨询，征求意见。三.对方当事人法定代表人之外的人签订合同时，应要求其出具法人或法定代表人的授权委托书，具体规定其代理事项、代理权限的范围和期限。对方已在合同上加盖公章或合同专用章的，可视为有代理权限。四.为了防止在出现纠纷时，因没有书面证据而承担举证不利的风险，合同除即时清结者外，必须采用书面形式。五.国家、省、市工商部门监制的合同统一文本，合同当事人应当使用。六.为方便合同存档、管理，合同文本纸张应采用A4纸。七.合同允许添加附件，作为合同的组成部分，但所有合同附件应当由合同双方签章确认。八.合同双方应本着意思自治、诚实信用的原则签订合同，合同的内容应当全面、具体、明确，并符合国家相关法律法规及相关政策。九.合同一般应具备如下条款：(一)标的（指货物、工程、智力成果、劳务等）；(二)数量和质量；(三)价款和酬金；(四)履约的期限、地点和方式；(五)违约责任的承担及纠纷的解决方式；(六)双方当事人协商一致的其它事项。(七)涉外合同、技术合同从谈判之日起就应接受法律、技术部门的咨询。法律、技术部门根据领导安排或者认为必要时，可以参加合同的谈判和签订，以确保合同履行的可行性和合法性。在必要时，可聘请涉外律师事务所承担涉外合同的专业审核工作。 (八)涉外合同以外文文本签订的，应同时签订中文文本。第六条合同的履行一.合同生效后，合同当事人应当按照约定全面履行自己的义务。不得无故或借故迟延履行、不完全履行或不履行。二.合同当事人应遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。三.合同履行过程中的通知、交付、接收、验收、提出异议等行为均应采取书面形式。第七条合同的变更或解除一.变更或解除合同，应当遵守国家法律和合同条款的规定依法进行。二.经双方当事人协商一致可以变更或解除合同，但变更和解除合同的意思表示应体现为书面形式。三.单方面解除合同的，应当具备法律规定的条件并应征求公司法律顾问的意见。第八条合同批准登记一.国家法律法规规定合同需经有关国家机关批准、登记的，经办部门或公司应办理批准、登记手续。第九条检查与考核一.对积极填补合同漏洞，避免或者挽回重大损失的合同管理人员、业务人员，由公司根据相关规章、制度进行奖励。二.违反本规定给公司造成经济损失或合同管理混乱的，由公司根据相关规章、制度对相关责任部门和相关责任人员进行惩罚。三.违反本制度之第五条第一款之规定给公司造成损失的，将视具体情况对有关人员给予行政处分，并责令其赔偿经济损失。有关部门和人员有责任配合公司工作，直至使问题得到彻底解决。四.违反本制度之第六条第一款之规定导致对方当事人索赔或者给公司造成其它损失的，相关责任部门和责任人应当承担相应的责任。有关部门和人员有责任配合公司法律顾问工作，直至使问题得到彻底解决。 附件1：合同签订审查程序合同签订审查程序附件2：合同范本合同范本制订程序制订程序附件3：公司公司合同分类表合同分类表附件1：合同签订审查程序欲签合同有无范本按照范本与交易对方谈判签订合同对范本有无改动先送有关部门进行商业、技术等条款的审核交一级公司律师审核签约部门自行拟订合同文本对方提供合同文本审慎审查合同文本，授权领导审批签订合同无有 有无附件2合同范本制订程序各单位根据实际情况需要，拟订合同范本行政人事中心法务部门进行审核修改征求意见征求意见 不同意总经理专题会议讨论同意下发各单位执行附件3公司合同分类表公司合同包括（但不限于）下列合同：一.采购合同经营采购销售合同书、代销合同书二.租赁合同房屋租赁合同、库房租赁合同、广告位租赁协议、商场内部场地使用协议三.承揽合同公司装修合同、门头广告牌制作合同、空调安装合同、工服订做合同、礼品订做合同 四.加盟店合同公司加盟连锁店合同、（加盟）终止合同协议五.雇佣合同劳动合同、保洁合同书六.运输合同委托送货合同七.其它合同高压霓虹灯维修合同、广告刊登协议、消防工程系统协议书、小带货安装服务协议、移动电话销售协议的补充协议外部关系管理制度第一节概述第一条为使企业在日常经营活动中与其所在地区的各级政府职能部门、社会团体及企事业单位保持良好沟通与协调，充分利用社会资源，服务于企业的经营管理工作，特制定本制度。第二条外部关系管理机构：总办为外部关系的统筹监管部门，除管理本部门归口的外联关系外，同时负责本单位其它部门外联关系管理的整体协调与督导工作。第三条本制度所指外部关系主要包括以下机构（详见外部关系汇总表）。 一．各级政府职能部门；二．相关的行业协会及单位；三．新闻单位及媒体；第四条外部关系管理工作的主要目标：一．一．保证公司正常经营活动的顺利开展，合理有效的利用外部资源；二．二．减免各种政府罚款或税费；三．三．树立良好企业公众形象；四．四．获取政府政策方面的支持与扶持。第五条外部关系管理内容：一．外部关系开发与维护。二．外部关系管理情况上报与备案三．外部关系资料管理第一节外部关系的管理第一条管理方式：各单位外部关系按归口原则进行管理，如：税务局由财务部门负责，新闻媒体单位由广宣部门负责等。总办根据实际情况将外联关系在本单位各部门之间进行合理分配，并落实到部门、责任人，同时报上级领导部门备案。对于相关部门在处理外部关系事务中的各种举措，总办有知情权、建议权。第二条外部关系开发各单位在日常经营过程中要密切关注外部关系单位的动态，根据本单位经营管理需要，及时对外部关系单位进行有针对性的开发。第三条外部关系维护一．各单位对已建立关系的外部关系单位要定期进行维护（尤其在节日，外部关系单位纪念日等重要时间），方式有电话/短信/电子邮件问候、上门拜访及邀请对方参加相关活动等。二．在维护过程中，以“少投入，多办事，办好事”为原则。三．在维护过程中，利用与联络对象的现有关系不断进行拓展。第五条外部关系管理情况上报与备案 一．各单位须按要求定期上报《外部关系档案汇总表》，上报时间为每月5日以前，上报程序为各归口管理部门填报，经总办审核，各单位第一负责人签字确认后以加密电子文件的形式报行政人事中心。二．《外联关系档案汇总表》填报要求：（一）须据实填写《外联关系档案汇总表》所列各项内容，不得留空。（二）联系人姓名需填写全名。（三）联系电话要求列明单位电话及手机号码。（四）事由：要详细说明，如：不能只列出“解决配送中心遗留问题”，要将所遗留问题进行简明扼要的概括。（五）礼品/礼金栏：要写明礼品详细名称、价格、礼金数额、送出时间、收受人及我方所有经办人。（六）效果栏：以数据+说明的形式写明，不能以“较好”、“成功”等较模糊的字眼进行说明。第六条外部关系资料管理外部关系资料属公司机密文件，在文件处理过程中按密级文件办理。第三节外部关系管理流程第一条外部关系日常管理流程各部门根据工作需要，拟向外部关系单位或个人赠送礼品/礼金以及产生其它费用时，需经总办审核后报总经理审批方可实施，如总办认为费用开支不合理，有权开展各种调查，并书面上报总经理，由总经理按授权处理，若超越授权范围则按公司规定继续上报。第二条外部关系开发流程：各部门拟开发新的外部关系时，需提交书面报告，报总办审核，并经总经理审批后，方可实施并纳入外部关系管理。 各部门行政人事部总经理行政人事中心同意外部关系维护发生费用时按程序审批在权限内审批,在权限外审核并上报审核提报申请不同意调查并报告按批示执行外部关系开发审批审核提报申请按批示执行第四节检查与考评各单位总办为该制度执行情况的初级检查机构，行政人事中心为最高管理机构。行政人事中心每半年将对该工作进行一次检查评比，对工作业绩明显的部门和个人，将酌情予以奖励。对工作业绩不佳的部门和个人，将酌情予以处罚。保密管理制度 第一节概述第一条行政人事系统是公司信息密集部门，为维护公司权益，保守秘密，特制定本制度。第二条本制度适用于行政人事系统全体人员。第三条总办保密工作，按既有利于工作又保守公司秘密的原则进行。第二节保密管理第一条文件批阅、存档保密要求。一．秘密文件只能打印一份，由起草人送有批阅资格的人员阅批。二．秘密文件由批阅人指定专人妥善保管，秘密（含）以上密级的文件未经批准不准翻印。三．对秘密（含）以上密级的文件，要求档案管理人员妥善保管，未经有授权的主管领导批准不得擅自移交、销毁。经有授权的主管领导批准销毁的文件，应按《档案管理制度》中相关规定进行销毁，不得重复使用或外传。四．各有关人员对公文中涉及公司应保密的事项，必须严守秘密，不准外泄，否则公司酌情予以处罚直至追究法律责任。第二条文件流转保密要求一．密级文件原则上需封装传递（电子文件需加密传递），相关人员阅后须妥存，不得置于桌面、公开场所或遗失，如发现遗失，应立即查找并报告相关领导，将损害缩减到最小。二．收、退文件要严格按照报送范围进行流转，杜绝出现"错转、漏转、迟转"的现象，使文件流转工作真正做到"及时、准确、保密"。第三条其它保密要求：一．总办人员对接触到的公司秘密信息，应有高度的保密意识，不得在任何场合以任何形式泄露公司秘密。二．对于由总办组织的会议，在结束后，要完整收集会议现场资料（含影音文字资料），不得遗漏或遗失。 三．在会议资料整理结束后，对使用完毕，无保存价值会议影音文字原始资料要进行销毁。对整理后的资料要加锁保管，对电子版资料要加密保管。四．总办人员下班后务必将重要文件收好并锁上办公桌抽屉及档案柜，关闭个人电脑，并切断电源；五．最后一个离开办公区的人员，须关闭连接打印机的主机电脑，并锁好办公室门；六．办公桌及档案柜钥匙须妥善保管，如因保管不当造成失密，保管人将承担一切责任；七．工作电脑需设保护密码，屏幕保护启动时间最长不得超过5分钟，共享文件夹需设置密码；八．工作电脑每周至少杀毒一次，重要文件每二至四周备份一次。九．公司文件未经领导批准一律不得带出公司。第三节处罚办法第一条出现下列情况之一者，酌情给予处罚：一．泄露秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；二．已泄露公司秘密但采取补救措施，挽回损失的。第一条出现下列情况之一的，予以辞退、赔偿经济损失的处罚，直至追究法律责任。一．泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；二．违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；三．利用职权强制他人违反保密规定的。 1、公文管理制度；2、印信管理制度；3、档案管理制度；4、专项任务管理制度；5、计划管理制度；6、法律事务管理制度；7、会议管理制度；8、出差审批制度；9、保密工作规定；10、外部关系管理制度；第一章人力资源规章制度汇编1、职务说明书；2、员工行为规范；3、员工手册；4、薪酬方案； 1、员工福利；2、招聘管理制度；3、招聘工作流程；4、劳动合同管理制度；5、人事档案管理制度；6、社会保险制度；7、社会保险办理流程；8、考勤管理制度；9、考勤工作流程；10、员工异动管理制度；11、员工异动办理流程；12、薪资管理制度；13、薪资管理流程；14、考核评估制度；15、考核评估工作流程；16、员工激励机制；17、奖惩制度及流程；18、资遣规定；19、培训管理制度；20、培训经费管理办法；21、4S店员工例行培训管理办法；22、担保制度；23、员工关系；24、4S店三级检查工作指导。第一章行政后勤规章制度汇编1、办公用品采购发放管理制度；2、员工宿舍管理规定；3、值班长管理制度； 1、员工餐厅管理规定；2、职工之家管理规定；3、员工工服管理制度；4、劳保用品管理规定；5、固定电话使用管理办法；6、保洁工作管理规定；7、手机话费报销管理制度；8、用电设施管理规定；9、物业管理制度；10、车辆管理制度；11、固定资产管理制度。第一章安保规章制度汇编1、消防安全管理制度；2、内保管理制度；3、内保管理工作流程。 第一条客户服务系统制度目录（草案）一、客户服务部制度1、顾客投诉接待流程；2、投诉分类解决流程；3、保险办理工作流程；4、车辆上户工作流程；5、车辆及驾照年审工作流程；6、车辆抵押及解除抵押工作流程；7、服务项目工作流程（具体服务项目由客服部提报）；8、投诉接待管理规定（含投诉受理类型、处理责任、奖惩考核标准）；9、客户服务项目及承诺内容（具体服务项目由客服部提报）；10、一线重点岗位规范服务标准；11、对销售系统服务规范的质量监控规定；12、对维修系统服务规范的质量监控规定；13、客户服务部专用表格单据。二、车友俱乐部制度1、车友俱乐部入会工作流程；2、增值服务项目工作流程（具体服务项目由车友俱乐部提报）；3、客户关系管理工作流程；4、自驾游活动组织流程；5、百事达车友俱乐部会员手册（会员章程、入会须知、增值服务内容及收费标准、会员卡分类、积分规则）；6、车友俱乐部专用表格单据。7、二手车置换操作手册8、汽车装饰美容操作手册三、呼叫中心制度1、电话回访工作流程；2、电话接听咨询工作流程； 1、电话营销工作流程；2、电话调研工作流程；3、客户资料档案管理流程；4、电话回访时间标准及工作范围；5、电话回访的标准用语；6、客户资料档案管理规定；7、呼叫中心专用表格单据。第三条财务系统制度目录（草案）1、财务中心各项专业工作流程（由财务中心具体提报）；2、财务制度总则；3、财务管理的目标和内容（商品流转管理、资金管理、货款结算管理、资产管理、收入管理、成本费用管理、利润管理）；4、财务管理的地位和作用；5、财务管理机构的设置原则（统一领导、分级管理、上级监控、独立核算）；6、资金管理制度（含融资管理、货币资金管理、现金预算、资金调拨管理、银行承兑汇票管理、资金分析）；7、商品流转管理（含商品采购管理、商品调拨管理、商品销售管理、商品储存管理）；8、货款结算管理（含结算准则及相关要求以及结算流程、预付帐款采购管理、供应商往来帐核对及管理、增值税发票管理、结算人员责权利）；9、财产物资管理（含固定资产、低值易耗品、物料用品、其他资产）；10、非商品收入管理（含非商品收入的内容和管理要求、合同管理、商业折扣、降价款、其他业务收入）；11、费用管理（含费用控制、费用分类）；12、税金及利润管理；13、财务中心专用表格单据。第四条企划部制度目录（草案） 1、促销计划审批流程；2、促销计划执行流程；3、促销活动评估流程；4、促销赠品发放流程；5、广告投放计划审批流程；6、报纸广告制作和发布流程；7、新闻宣传活动审批流程；8、促销活动管理规定；9、促销赠品管理规定；10、促销活动现场的布置规范；11、广告发布工作的上报规定；12、广告合同管理规定；13、新闻宣传管理规定；14、广告管理规定（含户外广告牌）；15、企划部专用表格单据。第五条：消费信贷系统制度目录（草案）1、消费信贷中心相关工作流程；2、消费贷款风险管理办法；3、银企合作关系管理规定；4、保险合作关系管理规定；5、保险工作管理规定；6、汽车消费贷款业务操作手册。第六条：营运系统制度目录（草案）一、二级公司总经理制度1、新4S店开业流程；二、销售分系统制度1、市场调研管理流程； 1、市场调研管理制度；2、销售数据管理制度；3、库存分析流程；4、销售日报上报流程；5、日库存上报流程；6、周、月、季、半年、年度销售报表制作流程；7、阶段销售任务跟踪表制作流程；8、客户来电/店接待流程；9、商品车销售流程（含各环节）；10、商品管理制度（含商品车、外调车等）；11、订单管理制度；12、库存管理制度；13、库存商品管理流程；14、销售任务制定条例；15、卖场管理制度（含展厅清洁、展厅VI、展车、报刊更新、谈判桌物品摆放）；16、供应商管理条例；17、价格管理条例；18、大客户管理规定；19、合同谈判要点；20、合同管理规定；21、销售部门与财务部门的对接制度；22、销售部门与消费信贷中心的对接制度；23、销售部门与客户服务中心的对接制度；24、商品车重要附件管理规定（含钥匙、临牌、点烟器、随车资料等）；25、销售看板管理规定；26、销售部专用表格单据。一、维修分系统制度 （一）维修前台1、售后服务管理制度；2、维修接待工作流程；3、维修接待规范；4、客户档案管理制度；5、客户投诉处理流程；6、跟踪回访服务流程；7、跟踪回访管理条例；8、保险理赔工作流程；9、保险理赔管理规范；10、业务统计报表填制、报送流程；11、服务承诺制度；12、维修前台专用表格单据。（二）维修车间1、维修质量管理制度；2、车间调度管理制度；3、车间生产现场管理制度；4、安全生产管理制度；5、车间生产检验管理制度；6、车辆送修与竣工出厂管理规定；7、车辆维修工作流程（含大修工作流程、小修作业工作流程、零件修理工作流程）；8、设备管理规定；9、专业设备安全操作规程（含维修站现有所有专业设备）；10、专用工具管理制度；11、危险物品储存安全规定；12、机修工安全操作规程；13、电器维修工安全操作规程； 1、油漆工安全操作规程；2、钣金工安全操作规程；3、维修事故处罚制度；4、维修车间专用表格单据。（二）配件库1、配件管理制度；2、配件计划管理制度；3、配件材料采购管理制度；4、配件材料出入库流程；5、配件材料出入库管理制度；6、配件销售管理制度；7、配件材料库存管理规定；8、危险品仓库管理办法；9、旧件管理条例；10、废旧物品管理规定；11、配件索赔管理制度；12、配件库专用表格单据。