会议管理制度08655 5页

某公司会议管理制度第一章总则第一条为提高某公司（以下简称公司）会议效率，规范会议的组织工作和议事程序,特制定本制度。第二条本制度中的会议，是指在公司经营管理和各项业务过程中，为解决某个或某些共同的问题而聚集在一起开展讨论、交流的活动。本制度中的会议主要是各类业务会议，董事会会议、临事会会议、股东会会议仍按公司章程相关规定执行。第三条会议组织遵循搞笑、精简、以会代训的原则。第二章管理职责第四条公司综合管理部是会议制度的归口管理部门。第五条会议组织部门按其职责划分为会议主办部门和协办部门。1、会议主办部门一般为会议发起部门，原则上承担会议秘书工作。2、会议协办部门，一般为会议业务相关或配合召开部门，原则上承担部分会议秘书工作或会务工作。第三章会议类型第六条公司会议根据会议目的、重要程度、会议内容、参加人员范围等，主要划分为办公会、座谈会、评审会、考评会、专题会等类型。第七条办公会公司的办公会主要分为年度计划工作会议、半年度工作会议、年终总结表彰大会、执行总经理经营工作会议、职能部门工作会议、系统工作会议、总经理办公会议等类型。1、年度计划工作会议年度计划工作会议于每年1月初召开，会期一般为2・3天，主要内容为结合公司内外部发展环境分析预测，评审、确定公司各职能部门新一年度经营指标和人员编制。会议市公司总经理（或其授权人）召集并主持。参加人员范围是公司副总经理及以上领导，公司各职能部门负责人，年度重点项目负责人及本体建设系统、运营管理体系相关人员。主办部门为公司运营管理部、本体建设部、协办部门为公司综合管理部、、营销策划部等相关部门。2、半年度工作会议半年度工作会议于每年7月初召开，会期一•般为2-3天，主要内容为结合公司内外部发展环境分析，总结、分析公司上半年木体建设及整体运营情况、交流、分享优秀管理经验,并据此优化完善下半年工作计划和保障措施。会议由总经理（或其授权人）召集并主持。参加人员范围是副总经理及以上领导、公司各职能部门负责人、年度亜点项目负责人及公司运营管理部等部门相关人员。主办部门为公司运营管理部，协办部门为公司综合管理部、营销策划部等相关部门。3、年终总结表彰人会年终总结表彰人会于每年12M31口召开，会期一般为半天，主要内容为总结公司当年本体建设及整体运营情况，表彰年度先进单位及先进个人，统筹明确下半年工作思路。会议山公司总经理（或其授权人）召集并主持。 参加人员范围原则上为公司经营班子人员、各职能部门负责人及以上人员，以及被评为当年“优秀工作者”的全体人员和“良好工作者”代表。主办部门为公司木体建设部、综合管理部，协办部门为公司营销策划部等相关部门。4、执行总经理经营工作会议执行总经理经营工作会议每刀初召开一次，会期一般为1天，主要内容为总结、分析公司本体建设及运营情况，研讨公司经营和重点项目开发面临的重点难点问题，学习、分享公司管理及项目开发新思维、新经验，研究、确定公司发展重要决策，不知公司下阶段重点工作。会议由总经理（或其授权人）召集并主持。参加人员范围是公司董事长、总经理、执行总经理。主办部门为公司运营管理部，协办部门为公司综合管理部等相关部门。5、公司职能部门工作会议公司职能部门工作会议一般每两月召开一次，在月初召开，会期一般为1天，主要内容为通报公司整体运营情况，总结分析本体建设情况，对比分析重点工作完成情况，沟通协调重点难点问题，布置各职能部门下阶段重点工作。会议由总经理（或其授权人）召开，分管执行总经理主持。参加人员范围是公司董事长、总经理、分管执行总经理及职能部门分管副总经理，公司各职能部门负责人。主办部门为公司综合管理部、运营管理部，协办部门为本体建设部。6、专业系统工作会议专业系统工作会议每两月召开一次，在月初召开，会期-•般为1天，主要内容为通报公司整体运营情况，总结、分析专业系统本体建设及运营情况，对比分析专业系统各项車点工作完成情况，分享优秀工作经验，研讨先进管控模式，布置专业系统下阶段亜点工作。会议由各专业系统负责人召集并主持。参加人员范围是公司分管领导、专业系统负责人、专业系统木部全体人员、专业系统外派各单位负责人。组织部门为各专业系统木部。7、总经理办公会议总经理办公会议每月初召开一次，会期一般为半天，主要内容为通报公司整体运营情况，总结、分析公司运营情况及各部门工作完成情况，学习、分享优秀工作经验，沟通、协调重点难点问题，研究、布置各部门下阶段垂点工作。会议山总经理（或其授权人）召集并主持。参加人员范围是公司各部门负责人及以上人员。组织部门为综合管理部。8、临时总经理办公会议临时总经理办公会议根据需耍临时召开，主要内容为定期总办会议中未涉及但事关重大且急需研究解决的事项。会议由总经理（或其授权人）右集并主持。参加人员由总经理（或其授权人）指定。组织部门为公司综合管理部。9、评审会评审会根据评审工作需要召开，按照评审内容主要分为规划设计、工程管理、营销策划、行政管理、其他等类型。 规划设计类评审会议内容包括：项目可行性曝发哦、项目开发计划、产品策划书、设计任务书、规划方案、初步设计方案、建筑设计方案、景观设计方案、景观扩初设计、综合管线（道路）设计方案、智能化设计方案、粘装修设计方案等；工程管理类评审会议内容包括：标书拟定方案、施工方案、桩基施工方案、施工图、重大设备选型、外装饰方案（试样）、“四新”技术应用及推广方案、工程和材料招投标等;营销策划类评审会议内容包括：户型设计方案、广告策划方案、销售方案、项「I案名及标识系统方案、定位协议、预售协议、销售合同、定价（调价）方案、前期物管协议、销售激励方案、阶段性销售政策等；行政管理类评审会议内容包括：企业发展规划方案、各类重要合同（I■办议）、各类规章制度（规程）、重要会议（活动）方案等；其他类评审会议内容主要包括上述四类中未涉及但需进行评审的其他各类方案。评审会议由会议发起单位负责人召集并主持。参加人员范围由会议发起单位根据工作需要确定。主办部门为会议发起单位，协办部门为综合管理部。第八条座谈会座谈会主要包括员工座谈会和客户座谈会。1、员工座谈会员工座谈会一般在每年“五一”国际劳动节前分层级、单位组织召开（各单位另可根据新员工入职、传统佳节等纽织新员工座谈会、员工及家属座谈会），主要内容为分享员工成长体会，倾听员工关于员工进步与公司发展的意见和建议，帮助员工解决实际问题，促进员工更快更好地成长与进步。会议由木体建设部门召集，单位负责人（或其授权人）主持。参加人员范围是公司领导、各部门/系统员工代表。主办部门为各级本体建设部门，I办办单位为相应各级综合管理部门。2、客户座谈会客户座谈会一般在每年“3.15”消费者权益日前组织召开，主要内容为通报公司发展和新项目开展情况，听取、落实客户的意见和建议，结合楼盘参观、专题活动等形式。会议hl客户服务部门召集，公司总经理（或其授权人）主持。参加人员范围是公司客户服务质量监督小组全体成员，公司总经理（或其授权人），客服工作分管领导，客户服务部门全体人员及营销、工程等相关人员。主办部门为客户服务部门，I■办办部门为综合管理部、营销部。第十一条考评会考评会议根据考评对象，主要分为转正述职考评会、年终述职考评会。1、转正述职考评会转正述职考评会一•般在新员工、竞聘人员转正前纽织召开，主要内容为评议新员工、竞聘人员工作汇报，评价相应人员是否符合转正条件。会议山各级本体建设部门负责人召集并主持。参加人员范围是新员工或竞聘人员，本单位负责人，本单位或上级本体建设部门负责人，相关单位、部门负责人及相关人员。主办部门为各级本体建设部门，协办单位为相应各级综合管理部门。2、年终述职考评会年终述职考评会于每年12月份分层级梯次召开，主要内容为述职人员汇报部门/个人木年度工作总结，下年度工作计划，分享工作心得和体会； 相关领导给予点评和指导。会议由木单位负责人（或其授权人）召集并主持。参加人员为公司全休员工。主办部门为本体建设部门，I■办办部门为综合管理部门。第十二条专题会专题会根据各项工作需要，为解决专项问题而专门召开。会议一般由发起部门负责人召集并主持。参加人员范圉山会议发起部门确定O主办部门为会议发起部门，协办部门为综合管理部。第四章会议组织流程第十三条会议纽织工作主要包括会议秘书工作、会务工作两个方面，按程序分为会前、会中、会后三个阶段。（一）会前准备：1、会议目的确定及会议方案审批。会前由主办部门明确会议目的，拟制会议方案并报批，会议方案主要包插会议背景、目的、吋间、地点、参加人员范围、会议主持人、议程安排、汇报材料、着装耍求、请假事项、组织部门、会场布置、座位安排、食猶安排、交通安排、人员分工、费用预算等。会议方案应附会场布置图、背景板样式、人员分工及会务定位表、交通路线图等。2、会议通知的下发与告知。会议主办部门要根据经审批的会议方案编制会议通知，经公司领导审定后以书面形式和会议短信告知参会人员，确保参会人员周知会议主要爭项，必要时间可在正式通知前、厚分別下发预备通知、补充通知。会议通知下发后，要及时通过会议冋执、请假条等方式收集参会人员的反馈信息，以便会同会议协办部门及时做好会场座位、会议议程、食宿、交通等安排。3、会议材料准备及记录安排。会议主办部门要督促各汇报单位，人员按会议内容要求、汇报模版样式，及时精心编制汇报材料，并按照规定时间汇总会议材料，安排专人审查会议材料；经审查合格后的汇报材料要在会询统一拷入会场电脑中。会议主办部门要安排专人负责会议录音、现场记录、摄影等工作，必要时可女排会议摄像。4、会场选择及布置。会议主办部门要会同协办部门根据会议要求，精心选择会场并做好会场布置。会场选择要充分考虑会议内容安排、参加人员范围、会议规格、交通组织等因素，优先考虑公司所属的酒店、会馆等资源。会场设置要充分考虑会议互动要求、人员层级、列席旁听等因素，选择“U”型、课桌式、围合式等设置方式，会议主题可通过背景板或横幅体现，投影设备、音响话筒等要提前检査、落实到位，桌上物品要摆放整齐。会议排位要充分尊重人员职级、会议程序、汇报顺序、列席旁听等因素。5、食宿及交通安排。会议协办部门要根据会议方案要求和公司相关会议费用规定，做好会议川餐、人员住宿及参会人员接送等安排。其中，会议川餐要注重节俭原则，一般安排工作餐，会间休息时可安排茶歇；人员住宿应安排在会议召开的同一家或就近酒店，会议协办部门要在会前统一预定酒丿占，落实住宿人员及方而分配，领取、发放门卡；当地参会人员原则上要求自行询往会场，外地参会人员须接送的应在会议冋执中注明，会议协办部门要提前做好安排。（二）会中实施：1、会议的签到与召开。会议主办部门要组织参会人员签到，并协助会议主持人做好会议召开各项工作。会议汇报、研讨和发言、讲话顺序按会议议程进行，特殊情况下可由主持人在会议开始时明确。2、会议吋间安排及会间休息。会议主办部门要协助会议主持人做好会议吋间安排，控制研讨、汇报等过程，并合理安排会间休息。 3、会议记录及会场服务。会议记录专人要合理安放录音、录像等记录设备，确保相关设备正常运转；同时要做好会议书面或电子记录：会议协办部门要合理组织会场服务，安排人员及时补充茶水、传递话筒等。4.会议就餐及住宿。会议协办部门要按照会议方案，及时联系酒丿占方妥善安排工作餐和住宿，工作餐要确保新鲜、卫生、可口，住宿环境要保持清洁、卫生、安静。（三）会后督办：1.会议材料整理及传递。会议主办部门要及时汇总各类会议材料，经整理并报公司领导批准后通过公司OA、邮箱等安全渠道发放至相应人员，以组织学习、传达。2.会议纪要拟写及下发。会议主办部门要在会后及时形成会议纪要，纪要应全面、准确（其中的工作布置要要求明晰、责任到人、时限明确），山相关单位综合管理部核稿，经和关与会人员会签，报公司领导或会议王持人审定于会后三日内下发至参会人员或相关单位。会议材料（汇报材料、领导讲话稿等）、会议记录（或录咅、录像等）及会议纪要（加盖“机密”章或作“机密”标识）等要按档案管理相关规定归定。3・会议事项督办及反馈。相关人员要根据会议纪要的相关要求，保质保量按吋完成会议布置的丄作。会议主办部门应会同本级综合管理部门根据会议纪要要求，切实做好各项督监落实工作，并及时向公司领导反馈性办情况。4.会务总结及费用结算。会议主办部门要会同协办部门做好外地参会人员欢送，会务服务的总结分析、评估，会议费用结算与报销工作。第五章会议相关要求第I•四条会议组织形式会议可根据工作需要安排相关培训或扩大参加人员范围，召集扩大会议。若执行总经理经营工作会议扩大范围至公司各职能部门负责人，则视作合并召开当期的公司职能部门工作会议。笫十五条会议材料会议汇报材料要目标清晰计划详细、措施周全、责任明确、时限合理，语言准确，格式统一，页面整洁。参会人员要同时做好会议现场提问解答等工作。第十六条会议纪律参会人员原则上要求穿着公司现款工作服装。参会人员必须按吋签到，不得迟到、无故缺席，如有特殊情况，应事先向会议王持人请假会议期间参会人员应白觉维护会场纪律，将手机关闭或调至振动状态。第I-七条员工列席会议会议根据“以会代训”的耍求，可酌情安排相关单位负责人列席、相应单位梯队骨干人员旁听。列席人员名单山会议主办部门会同本体建设部门、综合管理部共同拟定，报会议主持人审定后执行。列席人员要准时参加会议，严格遵守会议各项纪律，认真做好学习笔记;因特殊情况不能到会的，应事先向会议主持人请假。第十八条会议费用预算会议主办部门、协办部门要严格按预算控制费用支出，超出预算的费用要另行报批获准后报销。第六章附则第十九条本制度由集团公司综合管理部负责解释和修订第二十条本制度口2010年7刀23日起施行，原《总经理办公会议制度》、《评审会议制度》、《员工列席会议管理办法》同时废止。