会议管理制度(018) 6页

广东润公文化发展股份有限公司文件粤润文发【2011】018号会议管理制度第一章总则第一条为及时研讨处理公司在经营管理中存在的问题，明确工作的方向、提高工作效率、协调各单位、部门之间的工作、保证企业决策并贯彻执行，特制定本制度。第二条本制度适用于润公集团各种类型的会议。第三条所属各子公司及二级机构可结合本单位实际，参照执行本制度。第四条会议召开应本着精简有序、高效、注重效果的原则进行，避免冗长低效。第二章会议召集与通知第五条会议按不同级别和性质采用不同的召集办法：1、公司董事会。会议按相关公司章程的规定召集。出席人员：董事出席、监事列席，其他人可根据会议议程由董事长指定出席或列席。会议主持：一般由董事长主持，也可由董事长委托其他董事主持。会议由董事会秘书负责组织落实会议通知、准备和记录。6 2、总裁办公会。由总裁召集或副总裁提议召集，总裁主持，根据需要随时召开。出席人员：总裁、副总裁、职能部门总监、各子公司总经理等常设成员。其他人可根据会议议程由总裁指定出席或列席。会议内容：公司经营计划事项，公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项，人事管理事项，公司合理化建议管理事项，公司其他重大经营决策和管理问题等。会议由行政管理部负责会议通知、准备和记录。子公司层面的总经理办公会议按照同样的模式参照执行。3、周例会。总裁或副总裁主持，每周一次。出席人员：总裁、副总裁、职能部门总监、总裁秘书、各子公司总经理等常设成员。会议内容：对本周重大工作事项进行统一安排，协调跨部门工作。上周业务工作总结、下周业务工作安排、公司情况传达。4、全体员工会议。总裁主持，每半年或一年、或不定期召开。出席人员：公司全体员工。会议内容：公司经营、管理情况通报，讨论职工关心的切身利益问题、与公司发展相关的合理化建议。5、工作汇报会。上级主管主持,定期或不定期召开。会议内容：下级向上级汇报指定内容。出席人员：上下级或有关责任人。6、内部工作会议。部门负责人主持，定期或不定期召开。公司职能部门内部工作会议由职能中心负责人召集并确定出席及列席人选，并指定内部专人负责会议通知、准备和记录。6 7、专题会议。相关主管主持，定期或不定期召开。会议内容：某一问题讨论和商定。出席人员：各有关人员。第一条会议通知的内容包括：会议的名称，议题，时间，地点，参加人（出席/列席），需准备资料以及通知方法和途径。重要会议应书面通知。第二条各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司会议期间召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。第三条凡涉及多个部门负责人参加的各种会议，会议组织者均须于会议召开前2-3天将会议申请报行政管理部，由行政管理部统一协调安排。第四条会议应于会议通知约定的时间召开，如议题改变、改期或取消，会议有关人员需提前通知，并根据本制度重新通知和布置。第三章会前准备第五条公司会议室由行政管理部统一管理。第六条会务工作主要由行政管理部承办，其他部门主办的会议，行政管理部予以协助。第七条会议准备包括：确定议题议程、主持人、记录人，安排与会人员座次、准备将要下发的文件、拟定发言稿、对会议进程进行预测并准备对策。第八条会议场所提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。第九条6 会场布置、会议材料、用品准备和会后处置由指定的会务人员负责，各种会议召开前行政管理部联系落实会议准备事项，几个会议同时进行的，由公司行政管理部根据轻重缓急妥善安排，以免冲突。第四章会议记录及纪要第一条会议记录员要在会议进行期间使用专用记录本认真记录，对会议进行全程或提纲式记录，对结论性发言做重点记录。需由与会人员在会议纪要上签名的，记录员须及时督促签署。第二条会议记录员要在会议结束后24小时内整理原始记录，需要形成会议纪要，交由主持人签发并确定转发部门或人员。会议纪要应编号、及时、规范，按分级管理要求分发、存档、上报（也可通过电子邮件传递）。第五章会议考勤、秩序、违纪、监督检查第三条与会人员应提前到会，不得喧哗，不得来回走动，不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前向会议召集人请假，紧急情况事先可以口头请假。第四条迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。与会人员应坐姿（站姿）端正，将手机调至静音或关闭状态，禁止交头接耳开小会。认真听取会议内容并做好记录。第五条与会者到会必须有准备，应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求言简意赅。不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。第六条涉及到秘密事项的会议与会人员负有保密义务，记录员应在保密地方整理，并且严格按照主持人签发的抄送人员发送。6 第一条无故迟到早退每项罚款30元，无故缺席会议，部门负责人以下人员罚款50元，部门负责人以上人员罚款100元，由会议召集人下达罚款通知单，从当事人工资中扣除。违反保密规定的按集团员工奖惩管理制度有关规定执行。第二条公司行政管理部门负责对相关各种类型会议的执行与保密事项进行监督检查。第六章附则第三条本制度由集团行政管理部负责制订、修改并解释。第四条本制度未尽事宜，执行国家有关法律、法规和公司的有关规定。第五条本制度自发文之日起施行。广东润公文化发展股份有限公司二〇一一年十月一日签发人：曾金平抄送：沈国松董事长、李明总裁、曾金平执行总裁发：公司总部各部门、广东中奥动漫文化传播股份有限公司、广东尚善动漫科技股份有限公司6 附录：会议记录簿时间地点主持人记录人出席人缺席人列席人议题（记录内容）决议执行部门时间核查使用要点：重要会议，有言必录，详细记录；一般会议，可摘其要点记录；日常事务性会议，简要记录；对于重要会议记录，与会人员确认签字；本簿装订成册使用。6