会议管理制度_secret 8页

厦门**集团**子公司会议管理制度文件编号版次页次分页编号：发行日期1．目的：为使公司经营活动过程中各种会议，能够高效率、高质量地进行，保障每次会议的准备、召开、会后事务处理均能达到预期的效果，特制定本制度。2．适用范围：子公司。3．管理职责：3.1集团总部董事长负责主持董事长例行办公会（半年召开一次）。3．2总经理负责主持公司总经理例行办公会及专题会议。3.3办公室负责公司各类例行办公会及专题办公会的召集。3．3公司各职能部门正职（或代理）主持召开本部门业务会议，根据实际需要不定期召开，参加会议人员为本部门全体成员。4．会议执行程序和执行办法流程权责单位相关文件相关表单会议过程控制会议准备工作报办公室统筹安排办公会议计划Yes总经理批准No取消会后跟进工作会议简报决议跟踪效果反馈各部门总经理办公室参加部门主持人办公室会议管理办法会议召开申报单会议通知单会议签到表会议记录表 厦门**集团**子公司会议管理制度文件编号版次页次分页编号：发行日期4．1会议计划会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、会议召集部门、会议组织、参会人员、记录人员会议内容、会议日程、会议议程、会议资料清单、会议筹备工作、会议费用预算等。4．1．2例行会议的会议计划在第一次会议确定后，原则上不再变化，如有变化，由会议召集人另行通知。职能部门业务会议，可简化以上内容，由会议召集人决定。4．1．3会议类型：4．1．3．1董事长例行办公会：每半年召开一次，参加会议对象为集团总裁、副总裁、子公司总经理或主要负责人、各部门正副职。4．1．3．2总经理专题办公会：根据需要不定期召开，参加会议对象为总经理、办公室主任、及相关部门负责人。4．1．3．3总经理例行办公会：每半月召开一次，由总经理主持、各部门负责人参加；讨论有关公司经营、管理、发展的重大事项，以及各部门提交会议审议的事项。总经理根据工作需要确定公司有关部门负责人列席会议。总经理例行办公会由办公室承办并负责会议纪要的整理、签发和催办工作。4．1．3．2．1听取、检查各部门工作情况；4．1．3．2．2协调解决重大问题；4．1．3．2．3部署公司近期工作；4．1．3．2．4传达各项方针、政策和决议；4．1．3．2．5各部门每月第一周例会提交工作报告。由办公室秘书记录和起草会议纪要，办公室主任审核后，由总经理签发，办公室负责催办会议议定有关事项。4．1．3．3专题会议：总经理根据需要或其委托人按照分管的工作的需要，召集有关人员研究、协调一些专项工作。4．1．3．4年度总结、工作计划、预算会议：每年度初召开一次。由总经理主持，参加人员为各部门负正副职经理、计划财务部经理。公司有关部门提供报表及文字分析资料，计划财务部、办公室联合召集主办会议。4．2审核批准会议计划（或方案），由办公室或会议召集部门拟定后，报总经理审批同意后执行。4．3会议统筹安排 4．3．1会议通知4．3．1．1会议召开前，总裁办公室或会议召集部门，应提前通知参会人员，以便作好参会准备。4．3．1．2会议通知有口头和书面通知两种方式，公司职能部门业务会议可采用口头通知；重要和大型会议则应采取书面通知；例行会议除第一次和有变动时通知外，以后则不再通知。4．3．1．3会议内容a）确定会议目的b）说明会议事项、要点和方法c）强调会议重点和方法d）重要事项与上级或者有关部门协调e）决议事项及决议方法4．3．2会议准备工作4．3．2.1办公室具体负责会议资料、会议用品的准备工作。4．3．2.2会议费用预算。会议费用应本着节约开支，留有余地的原则进行预算。4．4会议过程管理4．4．1会前检查开会前，尤其是重要和大型会议前，必须对会议的各项准备工作进行一次全面检查。包括：所有参会人员是否都已通知；会议的各种资料是否准备完备；会场内的布置是否合乎要求；各种会议设施，会议用品是否准备齐备。如发现问题，应及时妥善解决。4．4．2会议签到会议组织者（或部门）应准备好会议签到册，与会人员到会时应签到。4．4．3会议纪律参加会议的人员不得迟到、早退、中途无故退席。因故不能参加会议，必须提前向主持人请假。4．4．4会议组织会议主持人应把握好会议进程，控制会议时间，维持会议秩序，提高会议效率。4．4．5会议记录4．4．5．1参加会议的人员应做好会议记录，重要的会议，会务组应为每位与会者 准备好记录本和笔。4．4．5．2重要和大型会议，应由会议记录人将会议发言状况及相事项记入会议记录簿。若会议分组讨论，还应安排好各组讨论记录。4．4．5．3会议记录要做到字迹清晰、内容完整、记录准确，对会议的结论、意见或决定事项，必须详细、准确地记录。4．4．6会议发言4．4．6．1重要和大型会议的总经理讲话应由办公室准备好发言稿或发言提纲，并经总经理审阅。4．4．6．2若需参会人员在会上发言或做报告，会议通知时应作说明，以便发言人提前做好准备。4．4．6．3会议发言应严格控制时间，会议主持人宣布会议议程，除领导讲话和中心发言外，其他人员发言不易过长，力求使会议开得紧凑、高效。4．4．7会议讨论会议若需与会人员商议和研究的事项，应组织与会人员讨论，大型会议应划分成若干小组时行讨论。划分小组讨论时，主持人应指定小组召集人和记录人。4．5会后工作4．5．1会议纪要根据会议情况需要发“会议纪要”或“会议简报”的，由会议记录人负责根据会议记录整理、拟定“会议纪要”或“会议简报”；经会议主持人审批签发到相关单位。4．5．2会议的贯彻落实4．5．2．1参加会议的人员，负责会议精神的传达与贯彻。4．5．2．2有会议纪要和会议决定的，由总裁审批，办公室签发到相关部门，由各部门主管负责进行传达和贯彻。4．5．2．3对于会议决定、决议和总经理在会上作出的指令，办公室要及时进行督办，并将结果及时准确地向总经理反馈。4．5．3会议宣传报道4．5．3．1对重要和大型会议应安排录像和照相、录音，记录会议的全过程。4．5．3．2对外有宣传意义的会议，可以邀请新闻记者参加，并向其提供相关资料，会后由记者撰稿经公司办公室审查认可后在相关媒体上进行宣传 报道。4．5．4会议总结4．5．4．1会议完毕，应有专人对会议的所有资料进行搜集、整理并归档。会议资料包括：会议申请、会议计划（方案）、会议通知、发言稿、会议文件、会议记录、会议纪要（决定）、会务费用清单等。4．5．4．2重要和大型会议，会后应进行认真总结、分析得失，不断提高会议质量和会议的组织水平。5．相关表单5．1《会议签到表》5．2《会议记录表》 会议签到表会议主题开会时间会议地点主持人参加人员签到日期参加人员签到日期 会议记录表会议主题开会时间会议地点主持人参加人员会议纪要： 附页：