《秘书会议管理》PPT课件 64页

案例导入：华风集团公司的总经理秘书米兰穿着得体的职业女装，正站在公司即将举行的“KH新产品新闻发布会”的会议大厅门口迎接来宾。门厅旁有一张签到桌，放着签到表和签到笔。已有来宾到会，但管签到工作的秘书还未到岗，米兰十分着急，刚刚电话催完，米秘书的手机响了，原来是今天大会上最重要的嘉宾、市里主管经济工作的副市长的专车在路上出了故障。时间眼看来不及了，米秘书果断决定让公司正在去电视台接记者的奥迪车掉头去接副市长，让去接记者的秘书另打一辆出租车去电视台。这样，通过及时的协调，两边的事情都得到了妥善的处理。米秘书刚准备喘口气，手下的工作人员又来反映因预先估计不足，会议的礼品和宣传品都不够了，米秘书又赶紧派人与大厦的管理人员协商，尽可能地多提供一些车位。然后派下面工作人员迅速前去加印宣传材料并购买新的礼品。这时接副市长的车子就快到大门口了，米秘书立即给总经理打了电话，告诉他市长已到，然后面带微笑地迎向大门口。 第四章会议管理工作第一节会议工作概述一、会议的内涵会议:人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程会见:又称接见、拜会会谈:是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见 第四章会议管理工作第一节会议工作概述一、会议的内涵会议的构成要素基本要素：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等其他要素：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等 第四章会议管理工作第一节会议工作概述二、会议的主要种类按组织类型内部会议外部会议正式会议非正式会议按时间方面的规定性定期会议不定期会议按出席对象联席会内部会代表会群众会 第四章会议管理工作第一节会议工作概述按功能性质决策性讲座性执行性告知性学术性协调性报告性谈判性动员性纪念性等按议题性质专题性综合性按规模大小特大型大型中型小型按会议采用的方式手段常规会广播会电话会电视会网络会 第四章会议管理工作第一节会议工作概述三、公司常见会议的类型与作用经理例会与特别会议员工例会股东大会和董事会议公司年会 第四章会议管理工作第一节会议工作概述三、公司常见会议的类型与作用客户咨询会产品展销订货会业务洽谈会新产品新闻发布会 1、制定会议方案的一般原则减少会议次数原则严守时间原则会议通知的明确性原则缺席迟到的事前联络原则效率性原则第四章会议管理工作第二节会议的准备工作一、制定大中型会议方案 2．会议筹备方案的内容确定会议的主题与议题确定会议的名称确定会议的议程确定会议的时间和日期确定会议所需设备和工具第四章会议管理工作第二节会议的准备工作一、制定大中型会议方案 确定会议与会代表的组成确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作确定会议经费预算确定会议住宿和餐饮安排确定会议的筹备机构第四章会议管理工作第二节会议的准备工作一、制定大中型会议方案 可信公司技术训练专题研讨会筹备方案一、会议主题：为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。二、会议的时间、地点：拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。会议筹备方案示例如下： 三、参加会议人员：公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。四、会议议程：会议由主管副总经理主持。上午：(1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。(2)培训部总监专题发言。(3)生产部总监专题发言。下午：(1)分组讨论。(2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。(3)主管副总经理做总结报告。 五、会议议题：(1)技术训练与提高企业综合竞争力。(2)技术训练与技术创新。(3)如何提高技术训练的质量。(4)技术训练方法的再讨论。六、会场设备和用品的准备：准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。 七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。(1)总经理的工作报告。(2)培训部、生产部总监的专题发言稿。(3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。(4)副总经理的总结报告。八、会议服务工作：由行政部综合协调。附：(1)会议通知。(2)会议日程表。 1．确定会议的时间2．会议议程与会议日程会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议时间的安排 安排会议议程和日程要注意的问题1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因2）先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议，根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参加会议3）例会原则上定时召开，且时间不宜过长。4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议时间的安排 大中型会议的议程一般安排：·开幕式、上司和来宾致辞·上司做报告·分组讨论·大会发言·参观或其他活动；·会议总结，宣读决议；·闭幕式。第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议时间的安排 会议议程示例英豪公司销售团队会议议程公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。一、宣布议程。二、说明有关人员缺席情况。三、宣读并通过上次会议的记录。四、东部地区销售活动的总结。五、销售一部关于团队沟通问题的发言。六、公司销售人员的招聘和重组。七、销售二部经理的人选。八、下季度销售目标。 会议日程表示例：日期时间内容安排地点参加人负责人备注2008年6月20日8：00报到会议大厅钟秘书签到桌纸笔9：00-10：00总经理讲话小会议厅全体代表投影仪录音录像10：00-10：20休息10：20-11：50公司顾问讲话小会议厅全体代表12：00—午餐天地宾馆全体代表高秘书自助餐14：00-15：30分组讨论小会议厅全体代表15：30-15：50休息15：50-17：30各组代表发言小会议厅全体代表18：00-20：00聚餐天地宾馆全体代表赵秘书20：00离会 会场位置必须让上司和与会者方便前往会场的大小应与会议规模相符场地要有良好的设备配置场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区选择会议地点应考虑有无停车场所场地租借的费用必须合理第四章会议管理工作第二节会议的准备工作三、确定会议地点 第四章会议管理工作第二节会议的准备工作四、正确确定会人员范围五、准备会议文件资料为上司撰写会议文稿为上司准备材料组织好发言人的文稿准备资料袋 第四章会议管理工作第二节会议的准备工作六、发送会议通知1．会议通知的作用周知作用提醒作用凭证作用 第四章会议管理工作第二节会议的准备工作2、会议通知的发送为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会，均应正式打印会议通知，以示正规和郑重人数较少的非正式会议，可用多种方式进行通知。一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事，如股东会议附上代理委托书如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份 第四章会议管理工作第二节会议的准备工作需要回复的会议可夹一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名对于经常参加某类会议的会员，可用计算机打印出多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新可将会中使用的票证与会议通知一并发出如果与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和反程时间，并说明到达会址的汽车、火车等交通工具线路会议通知样本要作为档案保存 第四章会议管理工作第二节会议的准备工作3、会议通知的内容要有具体的会议名称日期、时间、场所要准确无误议题应尽量具体有附加资料时，应写明资料名称及页数 会议通知示例会议通知尊敬的客户：为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。附：会议日程及路线图回执请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部孙萌小姐，邮编：100110，电话：010-87654321。˴我公司参加此次会议，参加人数：˴我公司不能参加此次会议。姓名：公司： 第四章会议管理工作第二节会议的准备工作七、布置会场1．会场的整体格局面门为上居中为上以远为上前排为上 第四章会议管理工作第二节会议的准备工作2．主席台座次的安排前排高于后排中央高于两侧国内政务会议左高右低国际会议右高左低主持人：居中设座自由择座发言人：就座位置发言国内会议主席团前面中间位置国际会议前排右前方发言 第四章会议管理工作第二节会议的准备工作 第四章会议管理工作第二节会议的准备工作4．会场的整体布局类型大中型：方形半圆形小型：圆形大小方形环形回字形马蹄形等 会场类型与会者主席团方形 会场类型半圆形 第四章会议管理工作第二节会议的准备工作会场布置的各种必要设施横幅：一般悬挂于来宾入口、酒店大堂或是会议主席台上方，以作欢迎和明示主题之用； 第四章会议管理工作第二节会议的准备工作2.指示牌：指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重要，往往周到的细节安排也会使与会者更能体会到服务的周到，指示牌也要注意统一整个会议的标识； 第四章会议管理工作第二节会议的准备工作3.桌牌：在签到处和贵宾位置设备桌牌非常重要，使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置； 第四章会议管理工作第二节会议的准备工作4.胸牌：设置统一的胸牌，可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份，更加容易识别和协调人员； 第四章会议管理工作第二节会议的准备工作5.签到处：供来宾签到或咨询以及办理手续的地方；6.签到处背景板：在签到处的后方设置签到处背景板，更能体现会议的专业性； 第四章会议管理工作第二节会议的准备工作7.会场主背景板/背景墙：会议主席台后方通常会搭建起一块主题背景，上有会议主题及主办机构信息 第四章会议管理工作第二节会议的准备工作八、准备会议所需物品、设备九、安排食宿十、大型会议的接(送)站、报到 第四章会议管理工作第二节会议的准备工作十一、大型会议的经费预算会议资料费邮电通讯费用会议设备和用品费会议办公费会议宣传交际费会议住宿补贴费会议伙食补贴会议交通费其他开支 第四章会议管理工作第三节会议中的工作一、会前的最后检查1．检查的方式听取会议筹备人的汇报现场检查2．检查的内容文件的材料准备情况会场布置情况会议保卫工作情况 第四章会议管理工作第三节会议中的工作二、组织签到和登记三、做好必要的录音录像工作四、会议设备的操作与维护五、做好会议的记录工作 会议记录示例：艺海股份有限公司董事会例会记录(2002年4月14日)宣布：2002年4月14日上午10：00艺海股份有限公司董事会例会在北京海淀高科技大厦公司总部会议室召开。主持人为高杰，有法定人数参加了会议，他们是：高杰(董事长)、刘明(副董事长)、白雪(秘书)、欧阳军(财务主管)、安慧(董事)、郭利(董事)、代理投票人有王龙董事、李忠董事、钱清董事。记录：秘书白雪宣读了2002年3月10日会议的记录，并在宣读后获得通过。 财务状况：财务主管欧阳军提出的一份财务报告显示，2002年3月31日公司的流动资金余额为2576.98万元。财务主管的报告在宣读后获得通过。公司其他活动报告：主管公司企划部的副总经理郭利董事报告说，公司企业策划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目捐款10万元人民币，这项公益活动将有助于提高企业的知名度。计划在“五一”期间举行捐款仪式，向北京市有关部门捐款。关于此事全部细节情况的材料将于4月21号寄发给所有成员 新的事项：安慧董事提出在5月14日举行的下一次董事会例会上，公司董事会应任命一人负责公司职工艺术节(将于8月初举行)，同时董事会还应在下次会议上为职工艺术节确定一个主题。此建议得到了郭利董事的附议并获一致通过。休会：已无其他问题，会议于上午11：50结束。秘书(签名)董事长(签名） 第四章会议管理工作第三节会议中的工作六、提供会议资料与联络协调七、做好会议的保密和保卫工作八、组织好会议期间的食宿、车辆、娱乐、照相等工作九、会议信息工作 第四章会议管理工作第三节会议中的工作1、充分认识媒体的重要作用和媒体在塑造企业形象中的影响2、了解媒体3、有备而来4、临场表现 第四章会议管理工作第四节秘书在会议中的角色与责任一、会前的准备1、根据个人观点研究问题2、依据所提供的文件、资料，准备推断分析的论证材料。并提出意见或询问事项3、准备在会间尽力发挥自己的角色4、严格遵守开会时间，准时到会 第四章会议管理工作第四节秘书在会议中的角色与责任二、会议期间的角色方寸1、认真倾听他人的观点尽量避免：1）阻碍其他人员提出合理的建议，事事唱反调，自己又拿不出合理的论证2）在论证中喋喋不休，使他人无法插话3）盲目认同他人观点 第四章会议管理工作第四节秘书在会议中的角色与责任2、积极发表自己的见解1）发言力求简要明确，注意发言时机2）让自己的行为富有积极性、合理性和说服力3）发言要守时，动作、手势要充满自信，但不要固执己见， 第四章会议管理工作第四节秘书在会议中的角色与责任3、关注正在讨论的事项1）讨论中要专心投入和他人保持和谐的交流气氛2）不随便打断别人的发言，不随便插言，不侵犯其他与会者的权利3）不随便进进出出，影响他人的发言4）自己的论点会证明根据不足时，应当显示自己的风度，放弃己见5）应服从多数人的决定 第四章会议管理工作第五节与助手一起开会一、准备会议主持计划1、自查的内容会议目的是否明确会议程序是否确定会议是否有助于你制定决策与会人员能否充分发表自己的见解你是否表现出过于自信的态度或盛气凌人的作风 第四章会议管理工作第五节与助手一起开会2、制定主持人行动计划需搞清的问题关于会议的目标：总目标是什么？子目标是什么？子目标是否有助于实现总目标？关于会议的结构：会议的内容是什么？拟采用哪些步骤？怎样才能最有效地利用时间关于结果与目标的偏差：你允许会议产生的结果与既定目标偏差的大小？ 第四章会议管理工作第五节与助手一起开会二、控制会场的气氛开会时间准时，不能因为个别人对会议的冷漠态度或尚未到场而耽误大家的时间当会议参加者进入会场时，要与他们打招呼，保证他们各有其座会议开始后，简明扼要地引出主题，说明讨论的目的，使每一个与会者都明白会议的目的鼓励每一个人发表自己的见解在一段时间里要集中讨论一个议题，避免跑题 第四章会议管理工作第六节会后的工作一、合理安排与会人员返程二、提醒与会者及时做好各种物品的清退三、清理会场和文件四、整理会议材料，立卷归档会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等。会议参阅文件。会议安排的发言稿。会议上的讲话记录 第四章会议管理工作第六节会后的工作五、会议的总结1、会议总结的要点1）会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容，逐条对照检查2）总结要将客观标准和主观标准相结合3）总结要以总结经验、激励下属为目的2、起草会议纪要或总结报告 第四章会议管理工作第六节会后的工作六、会议效果的评估1、对主持人的评估组织安排会议确定、检查目标遵守时间鼓励发表见解、提出建议与问题澄清事实引入正题还是离题太远控制过严或过松处理冲突、解决争端 第四章会议管理工作第六节会后的工作2、对会议工作人员的评估会议工作中，精通业务，胜任工作具有公关意识，能自学维护组织的形象具有良好的礼仪修养，举止得体，语言规范会议工作中没有显现出厌倦懈怠神态与行为与同事合作协调，相处融洽对上司的批评指导，能虚心接受 第四章会议管理工作第六节会后的工作3、对会议管理工作的总体评估会议管理评估（1为优秀，4为差）一、整体安排对会议上收到的信息给出您的回答会议计划1234住宿设施1234会议费用1234预订安排1234 第四章会议管理工作第六节会后的工作二、会议地点对下列会议地点提供的设施给出您的回答会议室布置1234食宿条件1234提供的点心饮料1234休闲设施1234 第四章会议管理工作第六节会后的工作三、会议的内容1、会议的内容符合会议通知目标吗？是/否如果否，给出原因：2、发言中包括了计划中列出的主题吗？是/否如果否，给出原因3、研讨会对探讨报告中提出的问题有用吗？是/否如果否，给出原因 案例评点MB公司的新任总经理吴女士明天将在公司与Y公司的合作签约仪式上第一次和公司主要的几个大客户以及当地的新闻媒体见面，她为了使这次亮相能够顺利和精彩，事先特别要求她的助理为她提供一张此次会议的议程表和受邀请的嘉宾以及媒体的名单，但是她的助理陈小姐认为吴总经理是过于谨慎，多此一举。她推说议程表和嘉宾、媒体的名单还未能打印出来，没有请吴总经理过目。第二天，已坐在主席台上准备介绍来宾的吴总经理突然发现，助理陈小姐给她的嘉宾名单与坐在台上的嘉宾根本对不上号，而且到场的媒体中有一些是她不愿见到的，她感到十分恼火。 案例评点情急之下，她只能以自己刚刚到任还不熟悉情况为由，请公司的行政总监替她介绍到场嘉宾。可是，麻烦并没有到此结束。在之后的新闻发布会上，有几家媒体向她提出了几个很棘手的问题，令吴总经理很是难堪。会后她又发现，公司提供给媒体的新闻稿中有关她履历背景的一段内容有多处错误。她实在不知道公司给她配的助理陈小姐都在忙些什么，一气之下，她炒了陈小姐的鱿鱼。