万科集团会议管理办法 11页

万科集团会议管理办法（MHKG-ZG-ZD-010）1.目的会议是企业处理重要事务、实现科学决策的重要途径，也是信息沟通、协调关系的重要手段。要使各类会议成功地进行，必须对会议进行全过程的科学管理。为了明确公司会议的运营原则，确定会议运营的基本事项，以提高会议的效率与效果，特制定本制度。2.适用范围万科控股集团有限公司及各控股子公司。3.术语与定义专题会议，指在工作处理过程中，出现的一些较重大事项，需要动员各方力量来配合解决的事务，为达到与各部门/子公司更好地协调工作、征求其他部门处理意见的目的，或为了将问题处理方案展示给公司各有关部门/子公司和总裁，而召开的针对某一个专门问题的研讨会。4.职责4.1.综合管理部4.1.1.制订和修订万科集团会议管理办法。4.1.2.负责股东会、董事会、集团公司年会、决策层碰头会、总裁办公会的组织及会务工作。4.1.3.负责总裁认为有必要召开的其他会议的组织及会务工作。4.1.4.根据需要，配合各部门/子公司例会及专题会议的会务工作。4.1.5.负责万科集团会议场所和设备的日常维护和管理。4.1.6.负责会议资料的归档管理。4.2.各职能部门及子公司4.2.1.参与制订和修订万科集团会议管理办法。4.2.2.负责本部门/子公司承担主要责任的业务专题会议的组织及会务工作。4.2.3.根据需要，配合综合管理部组织公司大型会议。5.程序和内容5.1.会议的类型 公司会议类型有：股东会、董事会、集团公司年会、决策层碰头会、总裁办公会、项目例会、专题会议等。1.1.股东会、董事会的组织1.1.1.目的。本办法确定的是股东会、董事会的会议规则。1.1.2.职权。股东会、董事会职权依公司章程规定。1.1.3.会议成员构成。股东会由公司股东构成，董事会由公司董事构成。1.1.4.会议召开。股东会、董事会正常情况下每年召开一次。如果有特别需要召开，由代表四分之一以上表决权的股东，三分之一以上的董事或者监事提议可召开股东会，并应当于会议召开十五日以前通知全体股东；由三分之一以上董事提议可以召开董事会会议，并于会议召开十日前通知全体董事。1.1.5.会议召集和主持1.1.5.1.股东会会议由董事会召集，董事长主持。董事长因特殊原因不能履行时，由董事长指定副董事长或者其他董事主持。1.1.5.2.董事会由董事长召集并主持。董事长因特殊原因不能履行职务时，由董事长指定其他董事召集和主持。1.1.6.决议方法1.1.6.1.股东会会议应对所议事项做出决议，决议应由代表二分之一以上表决权的股东表决通过，但股东会对公司增加或者减少注册资本、分立、合并、解散或者变更公司形式、修改公司章程所做出的决议，应由代表三分之二以上表决权的股东表决通过，股东会应当对所议事的决定做出会议记录，出席会议的股东应当在会议记录上签名。1.1.6.2.董事会对所议事项做出的决议应由二分之一以上的董事表决通过方为有效，并应做成会议记录，出席会议的董事应当在会议记录上签名。1.1.7.非股东、董事出席。股东可书面委托他人参加股东会议，行使委托书中载明的权力；根据需要，也可邀请非董事参加董事会议，以听取他们的意见。1.1.8. 决议执行与实施报告。股东会、董事会一经形成决议，由总裁负责，及时贯彻决议内容，并在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向董事长及各股东、董事报告。1.1.1.会务工作。股东会、董事会会务由综合管理部负责，包括：1.1.1.1.会议通知。1.1.1.2.会议资料准备。内容包括：年度工作报告、上年度财务审计报告、上年度财务收支报告、下年度现金流量预测表、其他需提交股东会、董事会审议通过的文件资料。1.1.1.3.会议记录与纪要整理。1.1.1.4.会议决议草案起草。1.2.集团公司年会的组织。1.2.1.目的。为与集团全体员工共同总结、回顾集团上一年度的工作、明确集团新一年度的工作任务和措施。通过对已取得业绩的总结，增强员工的集团荣誉感；通过对未来年度内关键事项或事关全局的焦点、热点问题充分讨论，集中全体员工的智慧，并最后形成公开、民主的决策。1.2.2.会议成员构成。集团全体人员及子公司高管人员。1.2.3.会议召开。会议每年召集一次，安排在春节后两周左右召开，如果遇其它情况不能如期召开，则由总裁另行决定会议召开时间。1.2.4.会议召集和主持。集团公司年会由总裁召集，总裁指定一名副总裁主持。1.2.5.审议事项1.2.5.1.总结、回顾集团上一年度工作。1.2.5.2.表彰上一年度先进集体和个人。1.2.5.3.计划集团新一年度的工作任务和措施。1.2.6.分组讨论。讨论内容为集团新一年度工作安排，或其他须讨论研究事项。1.2.7.会务工作。集团公司年会会务工作由综合管理部负责，有关部门/公司配合。1.3.决策层碰头会的组织。1.3.1.目的。为了集中研究、解决企业经营管理过程中出现的一些重大事项，在企业决策层中就某一重大事项达成共识而召开决策层碰头会。1.3.2.会议成员构成。公司决策层全体成员（一般为总助及以上公司领导），以及总裁指定出席的人员。 1.1.1.会议召开。决策层碰头会为不定期性的临时性会议，不受时间、次数的约束，只要总裁认为有必要进行商议的公司重大议题均可召集决策层有关人员开会商讨。1.1.2.会议主持。会议由总裁召集并主持召开。1.1.3.审议事项1.1.3.1.经营上重要的方针与计划。1.1.3.2.重要的项目经营机会与风险事项。1.1.3.3.重大的人事任免、调动和赏罚事项。1.1.3.4.与下属公司的业务关系、财产关系和人事关系的重大决策事项。1.1.4.决议方法。决策层碰头会审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由总裁最终决策并形成决议。1.1.5.决议执行与实施报告1.1.5.1.决策层碰头会一经形成决议，由相关公司领导负责，及时贯彻决议内容，并负责所分管工作的执行。决议内容如需变更，其决定权在总裁。1.1.5.2.相关公司领导有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向总裁报告。1.1.6.会务工作。决策层碰头会会务工作由综合管理部负责。1.2.总裁办公会的组织。1.2.1.目的。总裁办公会是公司日常经营管理事项的决策机构，审议、决议公司内外经营事项，落实公司远期及近期工作规划。1.2.2.会议成员构成。总裁办公会由总裁、副总裁、总裁助理、各部门负责人构成。在总裁认为有必要的情况下，可以要求部门副经理以下级别人员或子公司有关人员参加，听取他们的意见。各项目子公司负责人要求隔次参加总裁办公会（基本每月一次与会）。1.2.3.会议召开。会议一般每两周召集一次，安排在公司会议室召开，如果适逢节假日，或遇其它情况不能如期召开，则由总裁另行决定会议召开时间。1.2.4.会议主持。会议由总裁召集并主持召开，如总裁遇特殊事务不能主持会议，由总裁指定副总裁主持。 1.1.1.审议事项。1.1.1.1.方针与计划事项1.1.1.1.1.经营上重要的方针与计划。1.1.1.1.2.经营计划与经营方针的实施方案要点和对策。1.1.1.1.3.总裁认为有必要审议的其他事项。1.1.1.2.机构与制度事项1.1.1.2.1.组织机构与公司规章制度的制定、修改与废除。1.1.1.2.2.与下属公司的业务关系、财产关系和人事关系的决策事项。1.1.1.2.3.总裁认为有必要的其他事项。1.1.1.3.财务事项。1.1.1.3.1.融资与集资事项。1.1.1.3.2.投资事项。1.1.1.3.3.贷款事项。1.1.1.3.4.重要的对外担保事项。1.1.1.3.5.不良债权的处理事项。1.1.1.3.6.总裁认为有必要审议的其他事项。1.1.1.4.项目经营事项。1.1.1.4.1.重要的项目经营机会与风险事项。1.1.1.4.2.项目决策事项。1.1.1.4.3.项目的实施与监控事项。1.1.1.4.4.大宗交易事项。1.1.1.4.5.大宗索赔事项。1.1.1.4.6.重要交易关系的建立与解除事项。1.1.1.4.7.营销渠道的选择事项。1.1.1.4.8.营销策略的选择事项。1.1.1.4.9.营销价格的决定、修改事项。1.1.1.4.10.总裁认为有必要审议的其他事项。1.1.1.5.办公事务事项。1.1.1.5.1.重要的人事任免、调动和赏罚事项。 1.1.1.1.1.员工的晋升、提薪、奖金、津贴以及考核评价事项。1.1.1.1.2.人事招聘、录用事项。1.1.1.1.3.大额的办公事物开支事项。1.1.1.1.4.重要的涉外、公关事项。1.1.1.1.5.协议与诉讼事项。1.1.1.1.6.总裁认为有必要审议的其他事项。1.1.2.决议方法。总裁办公会审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由总裁最终决策并形成决议。1.1.3.决议执行与实施报告。1.1.3.1.总裁办公会一经形成决议，由相关部门经理负责，及时贯彻决议内容，并负责本部门的执行工作。决议内容如需变更，其决定权在总裁。1.1.3.2.部门经理有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向总裁报告。1.1.4.会务工作。总裁办公会会务由综合管理部负责。会务工作包括：1.1.4.1.会议通知。1.1.4.2.会议资料准备。包括要求与会各单位在会前提交本单位的《双周工作计划安排表》（模板详见附表1），以便会议讨论及决议。1.1.4.3.会议记录与纪要整理。1.1.4.4.会议决议草案起草。1.2.项目例会的组织1.2.1.目的。会议的目的在于促进各部门与项目部间的信息沟通，谋求相互间的配合协调，紧密各部门的工作联系。1.2.2.会议成员构成。项目例会参加人员为各相关部门负责人及其他相关人员。1.2.3.会议召开。项目例会每周一次。1.2.4.会议主持。会议由项目主管副总裁主持，如主管副总裁由于特殊原因不能亲自主持会议，可指定其他人员主持。1.2.5. 审议事项。报告上一周的工作落实结果，共同探讨下一周的工作内容与重点，确定工作目标。借此，公司各部门与项目部可彼此了解现况，并商讨在工作进展过程中所遭遇的各类问题。与会人员可提供有关的策划意见或向相关部门提出管理建议，促进各部门与项目部更加紧密合作。1.1.1.决议方法。项目例会审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由项目主管副总裁最终决策并形成决议。1.1.2.决议执行与实施报告。1.1.2.1.项目例会一经形成决议，由相关部门经理负责，及时贯彻决议内容，并负责本部门的执行工作。决议内容如需变更，其决定权在项目主管副总裁。1.1.2.2.部门经理有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向项目主管副总裁报告。1.1.3.会务工作。项目例会会务工作由项目部负责，会后应形成会议纪要。1.2.专题会议的组织1.2.1.目的。为了动员各方力量来配合解决工作过程中出现的一些较重大事项，达到与各部门/子公司更好地协调工作、征求其他部门处理意见，或为了将问题处理方案展示给公司各有关部门/子公司和总裁。1.2.2.会议成员构成。参会人员由主要责任部门指定。如主要责任部门认为需要总裁出席会议，或总裁认为有必要出席会议，则经总裁本人同意可安排总裁出席。1.2.3.会议召开1.2.3.1.专题会议不受时间、次数的约束，只要对公司有利的重大议题均可召集有关人员开会商讨。1.2.3.2.专题会议为不定期性的临时性会议，当一个专题需要多次的研讨才能定案时，可以相互约定次数与日期，但仍应以一题一会为原则。1.2.4.会议主持。会议由该专题的主要责任部门召集并主持。1.2.5.审议事项。工作过程中出现的某一个专门问题。1.2.6.决议方法。专题会议审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导最终决策并形成决议。1.2.7.决议执行与实施报告1.2.7.1. 专题会议一经形成决议，由主要责任部门指定相关人员负责，及时贯彻决议内容，并负责本专业/部门/子公司的执行工作。决议内容如需变更，其决定权在召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导。1.1.1.1.各指定相关人员有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导报告。1.1.2.会务工作1.1.2.1.专题会议的会务工作原则上由主要责任部门负责，如需综合管理部配合，应提前两天通知综合管理部。1.1.2.2.每个专题会议均应形成会议纪要，由主要责任部门整理、装订后交综合管理部归档管理。1.2.会议的管理1.2.1.会前准备1.2.1.1.会议必要性的审核。会议召开前应先就需解决的问题、会议时机的选择、会议内容的安排、会议费用的支出等多方面进行分析考虑，尽可能减少会议负担。某些情况下可利用传阅文件的方式或通过现代通讯手段来代替传统的面对面的会议。对于经常性的会议，应以例会形势固定下来，以方便参会人员预先合理安排时间，避免因出席会议而影响重要工作。1.2.1.2.参会人员的确定。应按解决问题的需要来确定参会者，凡对会议要实现的目标负有主要责任或与会议行动直接相关者、具备专门知识经验有助于议题深化者、对讨论的问题有决策能力者，应考虑确定为参会人员。1.2.1.3.开会时间的选择。开会时间的安排考虑与会者中关键人物的最佳时间并结合大多数参会者的方便时间段，避免会议打乱公司工作的正常运行秩序。会议本身的时间最好控制在3小时之内。1.2.1.4.开会地点选择与会场布置。选择会议地点及会场布置要与会议的性质、内容相符合。会场环境应安静无干扰，会场空间安排要避免过分冷清或拥挤。会前应备齐会议中将用到的各种设备。公司办公区会议室的使用由综合管理部统筹管理。1.2.1.5.会议议程的拟定。议程一般由会议主持人拟订，让参会者知悉各项议题的讨论顺序和时间分配。 1.1.1.1.会议通知的拟发。根据会前准备拟发会议通知，内容包括会议的名称、时间、地点、参会人员、议题等（见附表2）。会议通知应尽早发给参会者以方便安排时间。会议如有书面议程，应随会议通知一并发给参会者。1.1.1.2.其他准备事项。1.1.1.2.1.由主持人指定会议记录人，该记录人员应有一定的秘书工作知识和经验，熟悉会议情况，明确会议基本精神，并自始至终一直参加会议。1.1.1.2.2.如果会议内容涉及公司机密，应预先考虑保密程序或措施。1.1.2.会中管理1.1.2.1.会议签到。1.1.2.1.1.参会者因故不能到会应事先请假。1.1.2.1.2.参会者要养成按时到会的习惯，不得迟到，不得无故缺席。1.1.2.1.3.到会后首先办理签到手续。1.1.2.1.4.会议签到表详见附表3。1.1.2.2.会场服务。会议工作人员应做好座位引导、材料分发、会场内外联系、会议总务等具体工作，并及时妥善处理好各种临时交办事项。1.1.2.3.会议主持。准时宣布开会，按议程严格控制会议进度，应注意引导参会者始终围绕议题讨论，并及时做出结论。1.1.2.4.会中纪律。1.1.2.4.1.会议发言要紧扣议题，言简意赅。1.1.2.4.2.会上集中精力，认真聆听，不得窃窃私语。1.1.2.4.3.不得擅自中途离会。1.1.2.4.4.个人手机应妥善处理，会议开始前置于振动/无声状态或关闭，避免影响会议秩序。1.1.2.5.会议记录。1.1.2.5.1.会议记录应从会议组织（名称、时间、地点、主持人等）和会议内容（议题、发言、决议等）两方面真实、准确、完整地记载。1.1.2.5.2.一般日常性工作会议采用摘要记录方式，要求抓住重点，摘录要义，取舍得当。 1.1.1.1.1.特别重要的会议应采用详细记录方式，要求有言必录，可考虑借助录音设备。1.1.2.会后工作。1.1.2.1.整理会议记录。会议记录作为第一手材料，是会议内容的客观反映，会后应及时整理原始记录使之完善。1.1.2.2.撰写会议纪要或简报。根据会议的性质内容来决定是采用会议纪要的形式还是会议简报的形式。在整理会议记录的基础上，再进行分析、综合、提炼，选择能够反映会议宗旨和精神的内容撰写会议纪要或简报。会议纪要的写作要求纪实、扼要，除简述会议的基本情况外，还需阐述会议讨论的问题、基本结论、会议所做出的正式决定并指定执行人和完成时间（详见附表4）。1.1.2.3.签发会议纪要。会议纪要写好后交会议主持人审核签发。然后根据内容的相关性和保密性等具体情况，再将会议纪要内容以全文或摘录方式印发给与会人员和有关部门。1.1.2.4.原则上在会议结束一个工作日内，主持人有义务负责安排好会议纪要的整理、撰写、签发工作。例会的所有纪要均须以电子版本形式发送集团综合管理部存档。1.1.2.5.会议内容保密。与会者应严格保守会议机密，对会议决定，在正式公布前不得以任何方式向任何人泄露；对属于保密性的文件资料应妥善保管，方式散失和泄密。1.1.2.6.检查催办决议事项。会议形成的决议应认真贯彻执行，会议主持人应设专人负责催办工作，定期记载催办事项的进展情况（见附表5）；定期或不定期向领导汇报催办事项的进展情况。1.2.附则1.2.1.本制度自年月日起施行。1.2.2.本制度由集团综合管理部解释并修改。2.支持性文件：无3.相关记录3.1.《双周工作计划安排表》MHKG-ZG-BD-037 1.1.《会议通知参考模板》MHKG-ZG-BD-0381.2.《会议签到表》MHKG-ZG-BD-0391.3.《会议记录参考模板》MHKG-ZG-BD-0401.4.《会议决定事项催办通知单》MHKG-ZG-BD-041