行政管理74862 15页

行政管理概述一．什么是企业行政管理及作用企业的行政管理体系，是企业的中枢神经系统。它是以总经理为最高领导、由行政副总分工负责、由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统、网络。行政管理体系担负着企业的管理工作；行政管理体系推动和保证着企业的技术（设计）、生产（施工）、资金（财务）、经营（销售）、发展（开发）几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。企业行政管理是企业参与社会化大生产及市场的客观要求。在现代经济生活中，随着社会生产力的发展，生产分工日趋专业化，这就要求一个生产流程中各个环节最大可能协调一致。因此要有效的组织企业经营管理，就必须有一定强制力的权威与服从机制——即行政管理，否则，企业的各项生产经营目标就可能因缺乏组织性而不能实现。企业内以经理为首的行政管理系统运用行政手段，把企业各环节各部门联合成一个健康有序的有机体，并通过各种行政管理手段有效的组织企业的经营活动，是保证企业生存发展目标顺利实现的重要保障。二．企业行政管理通过什么样的方式发挥作用？　　1、计划工作。既确定管理内容的目标和决定如何达到这些目标。这是企业实现行政管理科学化和保证行政管理成功的必要条件。　　2、组织工作。企业的各级行政管理人员必须明确工作内容，并将其按性质分类，逐级建立自上而下的责权关系，保证行政管理管道畅通无阻。　　3、指挥工作。企业行政管理中采取的具体措施，调动和协调各即行政管理人员按要求完成各项工作。4、控制工作。对指挥工作的各项措施进行监督、控制与调整，包括建立15 激励机制、监督系统和制定奖惩条例并认真执行。改进思路企业行政管理工作本身则要求：　　1、实行和完善行政首长负责制。实行行政首长（厂长或者经理）负责制，建立以其为首的指挥系统是科学行政管理的基础。这就要求，首先必须明确行政首长的职责和权限，保证其有足够的行政权力和必要的权威；其次必须保证行政首长的管理措施有可靠的行政实施管道，再次，行政首脑必须有一个高水平的咨询机构，保证其管理措施不致因考虑欠周或个人判断失误而产生负面影响。　　2、合理选择和设计行政组织机构。企业行政管理是以来行政机构和行政管道进行的，所以，选择和设计符合企业内外特点的组织机构是保证行政命令、指示灯迅速流动贯彻的重要前提，是达到行政管理目标的重要条件。行政管理最忌机构庞杂、人浮于事、管道间沟通不畅、环节繁多，从而造成公文旅行效率低下等弊病。因此，合理选择与设计行政组织机构与行政管理科学化密不可分。　　3、选拔优秀的行政管理人才。现代企业行政管理人员要有与时代相适应的一般素质、能力和知识结构。一般素质包括：良好的个性和心理特征、优秀的政治素质、强烈的创新素质和健康的身体素质。能力结构包括：以信息处理能力、组织咨询能力、分析综合能力、择优决断能力和以善于选择实施办法、用人知人善任、协调统筹全局、应变临阵不乱为内容的决策制定能力。知识结构则包括一般知识、管理知识、和技术知识三大方面。可以说优秀的行政管理人才是现代企业行政管理制胜的法宝之一。15 　　4、确立正确引导、准确评价与适当奖励相结合的激励机制。企业行政管理的最佳化是现在恒大程度上取决于被管理者的积极有效的配合和实施。因此对人的管理是现代企业行政管理的核心工作，而通过建立有效的激励机制是有效实施对人的管理的重要保障。只有实现了引导、评价、奖励三者的有效结合，激励机制才会在企业行政管理中圆满达到预期效果。　　5、讲究行政管理的艺术性。行政管理中还有许多艺术性问题，真么时候下达命令或指标、怎样下达、词语如何表达等，都须因人因时因地而已。这就要求行政领导善于行政管理艺术，注重管理对象的心理因素、讲究说话艺术、善于把行政命令转化为企业员工的自觉性行动。1.按规范化要求,适当调整企业行政机构。目前,虽然企业行政管理已有相当长的历史,但行政机构仍存在诸多不规范之处,如企业行政机构臃肿、人员配置紊乱、管理渠道冗余复杂等。对这些问题,应从行政机构的体制和结构两方面加以解决。要明确各级行政机构的职能作用,按实用性和科学性原则去合理建立行政机构系统。　　2.健全企业行政管理的领导体制。科学的行政管理体制包括三方面内容:以行政首长负责制为主,咨询机构为补充,建立有相应的行政监督部门。我国现行的企业领导体制基本上是党政合一甚至以党代政,未能给行政首长以真正有效的行政管理权;有的领导体制不健全,以行政首长的个人意志代替行政管理的系统工作,或缺乏相应的辅助人员或没有相应的监督机构和手段。这些都要逐步改进,以加强和提高行政管理工作及其质量。　　3.定期评价业绩,择优使用行政管理人才。企业人事部门虽一直以业绩评价作为行政管理人员晋升的标准,但长期缺乏科学性和准确性,人为因素干扰太多,也有技术欠缺因素,对于前者可用部门监督方法逐步消除,而对于后者则须从人才学角度,综合运用定量分析与定性分析等科学手段,准确作出评价。总之15 ,建立和完善现代企业行政管理是一项系统工程,需要外部环境(国家政策法规及相应的社会机制)和内部条件(企业自身努力、先进的管理技术和优秀的管理人才)两方面的结合,这些都有待于在市场经济的发育完善和建立现代企业制度中尽快实现。　企业行政管理体系推动和保证着企业的生产、资金、经营等业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。行政管理工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业其他方面，也不同于政府机关的行政管理，具有相当的特殊性。因此，在现代企业中，行政部门是企业重要的管理部门。做好行政管理工作是企业有效运转的重要前提，也是经营者提高企业管理水平的一个切入点。　　1、能够使企业更好地适应形势发展的需要　　改革开放以来，中国得到迅速发展，综合国力和竞争实力大大加强。为促进中国更快更好地发展，科学发展观、建设创新型国家、构建社会主义和谐社会、建设社会主义新农村等重大战略思想和战略任务被提出，这不但是当前形势发展的需要，而且对于企业的发展同样具有十分重要的指导作用。而企业要想更好地贯彻落实这些战略思想和战略任务，并以此为指导来促进企业取得更好的发展，就必须通过企业行政管理来实现，也只有这样，企业才能更好地适应形势发展的需要。　　2、能够增强企业的核心竞争力　　除了经济实力以外，企业的核心竞争力在一定程度上体现为企业的科技竞争力和可持续发展能力。而在一定意义上来说，企业的科技竞争力体现为能否紧密结合时代要求进行学习。企业行政管理在企业发展中发挥着服务和保障的作用，企业在发展过程中可以通过企业行政管理，努力打造学习型企业，强化企业成员的学习，使企业积极学习先进的管理理念、经营理念15 和科学技术，并且将其转化到企业的生产和发展中去。这样，就能提高企业的科技竞争力和可持续发展能力，增强企业的核心竞争力。　　3、能够保证企业平稳、有序地健康发展　　在企业发展的过程之中，企业在发展中会碰到一些困难，企业的职工也会存在思想和实际上的一些问题，这些因素，都是不利于企业稳定、健康发展的因素。同时，企业也需要同一些政府管理部门打交道，以争取项目和资金。而企业行政管理的任务，就是要努力同政府部们打交道以为企业争取良好的外部环境，并且通过各种途径解决企业职工面临的思想和实际困难以及企业的困境，为企业发展取得良好的内部环境。这样，就可以保证企业平稳、有序地健康发展。人员素质综述　　行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务，作为企业的“调研员”、上传下达的“宣传员”、帮助企业工作的“服务员”、提供资料情报的“信息员”。这就要求企业行政管理人员要从以下几个方面要求自己：思想素质　　具有良好的个人品德，荣誉感和奉献精神强，事业心强，有较高的自我成功期待，思辨能力强。企业行政管理工作大都是重复性、繁琐性工作，只有具有良好的个人品德，较高的自我成功期待和奉献精神，才能安心于本职工作，把每一细小的工作做好，才能提高整个企业行政管理的质量和水平，从而提高整个企业的综合水平和素质。心理素质15 　　勇于创新，富有远见，意志坚定，灵活应变，包容性强，成就欲强，镇静自若，条理性好，乐观进取。企业行政管理结构，可能因为企业状况的变化，要相应的改变行政管理人员的工作范围，而且企业行政管理工作也常遇到一些突变的情况，所以，只有具有良好的应变能力才能较好的控制企业的行政管理工作。再者行政管理工作都是日常性工作，企业领导不可能每天都会安排布置需要从事的工作，这就要求行政管理人员要发挥各自的主动性，积极承担相应的工作任务。身体素质　　身体健康，精力充沛。行政管理人员要服务于领导群众，工作量有时会超负荷，这时就要求工作人员要有好的身体，具有充足的时间与精力服务领导，服务群众。能力素质　　沟通协调能力强，善于识人用人，公关社交能力极强，富于创造性思考、策划和研究能力，发现问题和处理危机的能力强，擅长授权和人际关系管理，具有一定的决策能力。企业行政管理作为综合部门，是为企业全局工作服务的，要站在全局的角度去想大事，议大事，做到“五事务考虑”，大事主动考虑、要事提前考虑、急事全权考虑、全局的事统筹考虑、领导们想到的事尽量替他考虑。行政管理人员要善于和敢于实事求是地分析问题，做“实干家”。　　在企业中一些关系尚未理顺的情况下，各部门之间在工作中难免会出现一些摩擦和互相扯皮的问题。这些矛盾如何协调，关系怎样理顺，如果我们按照领导的意图，把这方面的工作做好了，就能减少各部门之间的摩擦和内耗，疏通中便阻塞，有利于各项部署和决策的贯彻落实。这就要求行政管理人员，顾大局、识整体，实事求是，秉公办事，积极主动地做好协调工作。15 知识素质　　丰富的行政办公管理及相关领域的专业知识。了解其他部门工作流程和业务，掌握组织整体的情况和信息，具有战略管理、人力资源管理、财务管理、生产管理等相关知识。作为企业的“调研员”、上传下达的“宣传员”、帮助企业工作的“服务员”、提供资料情报的“信息员”，这就要求行政管理人员要具有专业知识，并了解其他部门工作流程和业务，掌握组织整体的情况和信息，具有战略管理、人力资源管理、财务管理、生产管理等相关知识，在在全面、大量的情况基础上，经过去伪存真、去粗取精，由此及彼、由表及里的比较、分析、加工、综合，找出带有规律性、普遍性的问题。对各公司、各部门报来的情况，既不能简单罗列，搞加减式的归纳，又不能脱离实际地任意拨高，设计“空中楼阁”。要通过行政管理这个“综合加工厂”，为领导决策提供高层次、高质量的“实用产品”，为各部门提供准确及时的情报信息资料。专业要求　　总之，行政管理工作涉及面广，综合性强，行政管理人员要有较宽的知识面和较高的理论水平、政策水平、业务水平，必须把学习作为一项重要任务，并紧密同工作结合起来，做到理论联系实际，在实践中增长才干。同时发扬务实求实，注重实效的作风。行政管理职能　　从行政管理过程来看，它主要有四项基本职能。　　计划。包括制定计划、下达指示、作出决议、进行安排等。　　组织。把已经确定的计划和决策付诸实施。组织活动还包括对机构的设置、调整和有效运用,对人员的选拔调配、培训和考核。15 　　协调。通过政策、法令和各种具体措施，不断改善和调整组织之间、人员之间、活动之间的各种关系。使各项工作分工明确、配合密切、步调一致，以共同实现预定目标。　　控制。即监督、检查的职能。可以通过统计资料和实时信息的分析，如人事、组织、财务等情况进行控制。横向管理：控制和维持所有和你有关的活动横向管理分为五个步骤：收集、处理、整理、检查、行动。1.收集阶段：填充工作篮要了解需要收集哪些信息，以及如何富有成效地完成这一工作，这一点非常重要。百分之百地捕获一切“未尽事宜”，把你所有没有完成的事情100％的搜集完整。如果你希望过上没有压力的生活，希望你的头脑不是经常用来搜索还有哪些事情没有完成，希望你的管理体系是确实可靠不会疏忽任何东西的，那么你需要把“未尽事宜”搜集完整。收集工具实实在在的工作篮纸制的记事簿电子记事簿录音设备电子邮件(3)影响成功收集的因素大多数人确实选择了这种或那种形式的收集设备，，15 这些设备或多或少地处于失控状态。我们一起来看看成功收集的三个必要条件：每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统之中，而不是在你的大脑里。你应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可。你必须定期地清空这些设备。2.处理阶段：清空工作篮比如，你的文件筐里面需要签字的文件，你的电脑上的N次贴，你的邮箱里面需要回复的邮件等等，甚至包括你需要去买的杂志。接下来你需要对你所有搜集出来的东西进行处理，某些事情是你需要采取行动的，比如买杂志，同时你需要决定这个事情你是自己做最好，还是交给别人来做比较好。某些事情你是不需要行动的，那你就可以直接把他们划掉。3.整理阶段：建立好清单整理阶段是对处理的结果进行细化，对需要采取行动的需要分为几个类别，所有可以在两分钟之内处理完毕的就马上动手去做。如果两分钟之内不能处理完毕，就把他在事务清单中写下来。15 在GTD里面有一个概念叫Context，比如有些事情你必需在电脑边完成，你就可以准备一份“电脑”的清单，那么当你在电脑边上的时候，你就可以只需要看这一份清单就可以了。你还可以有一个电话清单，把所有需要通话的人名、电话号码和一些备注信息都写下来，那么当你有时间的时候你就可以把这些电话一个一个的打完。你甚至可以准备一个关于你老板的清单，所有需要向你老板请示、汇报和讨论的东西都可以写下来，这样当你碰见你的老板的时候你就可以一次性完成（给你的老板留下一个精干的好印象吧！）还有一些事情是必需在特定的时间或者日期完成的，那么这些事情你就不能仅仅列入事务清单中，可以应该列入日历中了。在GTD中，日历被看作是“圣土”，只有这种事情才能写进日历中。对于某些参考资料，你不需要采取什么行动，但是你要放在一个你垂手可得的地方。对于不需要行动的，就如同上面所述，应该马上扔进垃圾箱，但是对于可能在将来需要处理的事情，你需要放进一个“将来/也许”的事务清单中。4.检查阶段：回过头看看回顾是经常被忽略但是却异常重要的环节，如果你要保持你的管理体系是始终有效的，你需要经常回顾他，把以完成的任务删除，并加入新的任务和事务。回顾的内容和时机如果你按照我所推荐的方法建立起个人的组织管理系统，拥有一个“工作任务”清单、一个工作日历、“下一步行动”清单和一个“待处理”清单，你大概就别无他求了。15 这其中，你浏览最为频繁的大概要数日程表了。它会提醒你这一天里“紧要而艰巨的任务”。然而，这并不意味着这些白纸黑字写出来的就是那些最为重要的事情。其实，它们只不过需要我们切实地行动起来。在任何时候，如果你对需要处理的事情和动手的时机都了如指掌的话，你也就为随时随地地调整创造了有利条件。一旦你圆满完成了工作日历中的某一项工作（一个会议，一个电话和报告的定稿），接下来立即投入检查那些未尽的事宜将是一个极好的习惯。完成对工作日程表的例行检查以后，你很可能去查看“下一步行动”清单。这类清单记载着一些已得到预先确定的工作的详细目录，一旦时间允许，就可以启动实施。如果你是按照地点对任务进行分类整理的（“在家”，“在计算机旁”，“与乔治会面时”），这样一来，这种安排只有在相应的环境中才会发挥效力。根据你的需要，经常地回顾你的清单，把它们赶出你的大脑。“工作任务”、“等待处理”和“将来某时/也许”，这些清单应该根据你的具体需要经常查阅，避免它们给你造成工作中的混乱。5.行动阶段：选最佳方案搜集整理了半天，没有最后一步行动永远是白搭，GTD对你在某一时刻下到底先做哪些事情提出了四条标准的建议：你当前的context怎么样？你有多少时间可以用来做接下来的事情？你有多少精力？优先级是什么样的？15 纵向管理：管理某一个单一事件的深入考虑和追踪纵向管理也分为五个阶段：定义目的和原则、结果展望、头脑风暴、组织管理和下一步行动。做任何事情，都需要先确定目标，没有目标而采取行动如同没有方向的航行。定义完成目标之后，你需要对你的结果进行展望，这样的好处一是可以鼓励你采取行动而不是总是在等待之中，二是可以使你注意到你的细节并进行捕捉和联想。第三步是头脑风暴，一个很熟悉的词语了就不用再多介绍了。之后需要对头脑风暴的结果进行组织管理，明确重要部分和细化，然后开始采取下一步的行动。行政管理发展趋势一、行政管理系统化。一、行政管理系统化。把行政管理看成是由许多相互支持和相互制约的、并有一定功能的各种要素或子系统所构成的总体系统。有效的行政管理系统，就是通过设置合理的机构、配备适当的人员、采用一定的程序和方法，把计划、组织、指挥、控制、协调等管理活动有机结合起来。应用系统工程思想和方法来组织各项行政活动，要求对行政管理活动作定量的系统分析，建立相应的数学模型和逻辑模型,通过分析和评价,选择最优的行政管理方案。二、行政决策科学化。行政决策是为履行国家的行政管理职能而进行的决策活动。行政管理实践中遇到的需要采取行动的问题，都要依靠行政决策提出解决办法。行政决策体现国家的意志和利益，不仅对行政组织内部具有约束力，而且对其管辖范围内一切有关的企业事业单位、机关团体等都具有约束力。行政决策按层次级别可分为国家决策、地方决策和基层决策，按决策性质可分为15 战略决策、策略决策和战术决策等。行政决策除各级行政机关领导层进行决策外，还可设置专门的决策机构，集中一批有广泛的科学知识和丰富的社会实践经验的专门人才，配备先进的电子计算机，专门从事决策研究和政策分析。图中右上角的决策支持系统的主要任务是：通过计算机、视听设备、通信设备、事务处理设备等硬件系统,给决策者提供丰富的直觉的信息支持；另一方面，通过系统分析、运筹学、预测技术、行为科学等技术和方法形成软件系统,给决策者以科学决策方法的全面支持。现代行政决策可采用各种决策分析方法,遵照科学决策程序进行。三、行政管理方法的定量化和最优化。在预测方面有各种预测技术，如特尔斐法、趋势法、时间序列法、回归法、平滑法、弹性系数法等。决策方面有多目标决策、竞争性决策、层次分析法、群决策、模糊决策、随机性决策等。控制和协调方面有计划协调技术(PERT)、关键路线法(CPM)等。分析和评价方面有系统分析、可行性研究、成本效益分析、灵敏度分析、风险分析等。　　四、行政事务工作的现代化和自动化。机关行政事务工作实质上是信息的收集、处理、传输、存储和更新。建立电子计算机网络，建立行政管理信息系统，实现在线信息处理，是机关管理现代化和自动化的主要方向。行政管理协调功能　　行政管理的协调功能包括两方面的内容，一是协调公司内部各部门间的关系行政管理改革15 ，二是协调企业与社会其他企业、社会机构和政府部门的非业务关系。行政管理对内部各部门间的关系的协调，是以对计划的分工执行和控制为基础的。在执行计划控制的过程中，行政管理部门应该对各部门的计划执行情况和执行进度进行协调，以调整好企业的整体计划的实施。同时，还应该对各部门在执行工作计划的过程中在日常事务上所发生的矛盾冲突进行调解，使企业各部门之间能够团结和协调一致，维持企业的稳定和正常运行。　　行政管理的另一项协调任务，是协调企业同其他企业、社会机构和政府部门的非业务关系。这种关系之所以是非业务的，是因为企业的运行是在各部门明确分工的基础上才得以健康而稳定地进行的。行政管理部门的职权并不能超越企业的内部分工。明确这一点是很重要的，这样可以避免企业的行政管理部门插手业务，从而避免在业务部门和行政管理部门之间造成矛盾冲突，避免使企业的运转陷于混乱。行政管理对企业与其他企业、社会机构和政府部门的非业务关系的协调，其主要内容是在维护企业的基本权益的基础上，发展同社会各有关单位的友好交往，缓解矛盾冲突，从而为企业争取一个好的生存环境。行政管理的工作流程　　对于行政助理的工作职责，对于不同的公司来说，职责是不一样的，但是主要的工作职责还是有共同点如下：　　1、准备有关行政问题解决方案、年度报告等文件；  2、管理公司内部相关的文件；固定资产管理、办公用品采购等行政工作。　　3、分析运营实践中出现的问题，制定新的工作流程或就原有的流程进行改进；　　4、向员工传达相关制度；　　5、优化工作流程，简化汇报程序，降低成本；　　6、会务安排。　　7.人事档案，文件管理，社保，医保，考核，传达文件，会议记录　　8.配合人事招聘,录用,评估,辞退等相关事宜.15 　　9.协助办公室事务管理　　10.前台工作：电话转接、专业书籍、资料管理、文件复印、传真整理、快件寄送、签收、来宾接待、其它文秘工作。15