行政管理人员Office研修 29页

行政管理人员Office研修课 研修内容摘要快速制作精美而专业的文档便捷的文书档案管理有序的邮件管理灵活高效的会议行之有效的团队协作安全可靠的信息管理全面的在线管理 快速制作精美而专业的文档 用Office2003应用模板文库快速创建日常行政文档来访登记表物品领用表介绍信会议室使用须知印章管理规定邀请函会议记录…… 批量打印信封、邀请函邮件合并的功能主文档数据源Excel、Access、SQL……数据的过滤和筛选指定符合条件的数据 制作行政管理图表Visio行政管理图表与Excel的结合将Visio图表加入Word或PowerPoint 便捷的文书档案管理 查找文件内置于Office中的文件搜索命令根据文件名查找根据文件内容查找高级搜索 在门户站点上按部门或类别共享文档SharePoint门户站点在门户站点建立共享文件夹、共享文档和图片 文档多次修改时的版本管理基于SharePoint门户站点的版本管理版本管理设置文档修改后发送通知并排比较内容相近的Word文档 有序的邮件管理 联系人管理用联系人组针对部门分组联系人建立不同的联系人页联系人的导入导出 管理不同来源的邮件公司内部邮件和应聘邮件建立不同的数据文件邮件规则用搜索文件夹查找邮件垃圾邮件处理 委托秘书处理信息外出时的代理前提——基于ExchangeServer代理邮件处理代理日程安排保护隐私信息 灵活高效的会议 安排会议和日程查看其他人的日程共享日历——基于ExchangeServer 会议记录和会议纪要用OneNote进行会议记录手写绘图添加标记录音整理会议纪要手写转换为文本 在线会议基于WindowsMessenger和LiveCommunicationServer的在线会议在门户站点的会议工作区随时随地进行在线会议Outlook会议邀请与会议工作区特点：异地异时的会议添加会议文档在线形成决议 会议内容演示PowerPoint会议播放技巧在演示文稿上涂画Ctrl+P、B、W、E播放定位：Ctrl+S放映时查看备注从左下角“屏幕”中选择“演讲者备注”在电脑和投影仪上显示不同内容利用WindowsXP显示属性设置双显示屏在PowerPoint中，设置放映方式为多监视器 行之有效的团队协作 避免协作中的文档改动Word文档保护Excel工作表保护单元格格式设置Excel允许用户编辑区域Excel工作簿保护Excel保护并共享工作簿 公文的顺序流转和审批Word的文档传送功能Outlook的传阅跟踪功能Word的审阅方式 小组成员的文档协作共享附件的作用SharePoint共享工作区签入和签出修订的接受和拒绝 安全可靠的信息管理 传统的文档保护方式密码保护文档（或工作表）结合Windows安全设置缺陷：有权限打开文档的人能够打印或复制文档内容，导致信息存在泄露的隐患 信息权限管理与其他保护方式的区别基于服务器的身份验证文档离开有效环境将无法打开限制对文档内容的打印、复制、修改指定文档到期日期限制邮件的转发 全面的在线管理 利用门户站点在线开展日常工作发布通知、公告建立讨论设计调查问卷并即时统计 员工在线培训用PowerPoint制作公司内部培训大纲用Producer制作音视频培训材料用IE浏览器在线学习