会议管理办法 6页

会议管理办法1.总则1.1.制定目的为了减少不必要的会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本办法。1.2.适用范围凡本公司会议之管理，均依照本办法。1.3.权责单位1)管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2.会议管理2.1.会议通知会议召集单位应通知：1)会议日期及开会时间。2)会议目的及宗旨。3)与会人员及发言顺序。 1)议题的进行顺序及时间分配。2)会议记录人员。3)与会者应准备的资料。4)会议室的布置工作，应具备的设备。1.1.与会相关人员1)与该项会议有切身关系的人员。2)对该项会议确实掌握资料，学术专精并有经验者。3)该项会议的结论将会对其影响者。4)执行会议结论之人员。1.2.会议管理要领1.2.1.提高会议成效的要领1)严格遵守会议的开会时间。2)会议开始时主持人(召集单位)谅会议议题作简洁说明。3)会议进行中的注意事项：1、发言内容是否偏离会议主题。2、发言者是否过于集中于某些人、事。 3、会议人头到尾是否有人没发言。 4、发言的内容是否朝着结论推进。1)在必须延长会议时间应先取得与会人员的同意。2)应把会议的结论整理出来交给全体人员表决。1.1.1.会议注意事项1)发言者应控制时间。2)不可从头到尾不发言。3)不可打断他人的发言。4)不可中途离席。5)会议中关闭所有的通讯设备、以免打扰他人。1.2.会议种类1)公司会议：主要包括董事会、股东会、公司年度总结会、年度预算会、全体员工大会，由公司最高主管批准，主管单位负责召集。2)专业会议：主要包括品质、业务、综合(如经营活动)分析会，质量分析会，生产技术会等，由分管部门主管批准，主管业务负责召集。3)部门会议：各部门课、车间班组召开的工作会，由各部门主管决定召开并负责召集。4)其他会议：涉及多个部门负责人参加的各种会议，由主要分管部门主管批准， 并负责召集。5）临时会议。1.1.会议前后工作1.2.会议的召集者，应根据会议前所需准备时间来通知与会人员准备资料。如需改期或遇特殊情况城安排其他会议时，召集单位提前2天报请主管调整会议计划。2）所有会议主持人和召集单位、与会人员都应分别做好有关的准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案，落实会场，备好笔记等）。3）会议结束后，会议记录人员应将会议内容整理清楚，并发放相关人员，同时追踪会议后的协调工作。会议记录表NO日期：时间月日时月日时地占八、、主持人记录人 会议名称经加者主要议题对策措施期限负责人追踪情况（时间）审核：说明书、会议结束后将会议记录传阅与会人员会签；2、决议事项之执行应设专人追踪控制。