6、会议管理办法 5页

办公会议管理办法为了规范公司会议管理工作，减少不必要的会议，缩短会议时间，提高公司会议效率，特制定本管理办法。本办法适用于公司召开的各种会议。一、会议组织1.公司级会议指全体员工大会、月度、周经营例会及各种代表大会，应由总经理批准，由各相关部门负责组织召开，公司领导参加。2.各部门、车间、工会召开会议由各部门、车间、工会领导决定召开并负责组织。3.班组会由各班组长决定并主持召开。4.上级或外单位在公司召开的会议（现场会、报告会、办公会等）或公司之间的业务会（如联营洽谈会、经销商会、用户洽谈会等），一律公司统一负责安排，相关部门协作做好会务工作。二、会议管理1、会议准备工作项目工作内容明确参会人员①对会议索要实现的目标负有主要或直接责任的人。②对会议中心议题有专门知识和经验的人。③与会后行动直接相关人。④有能力或权利参与会议决议讨论者。⑤议论问题的会议人数一般不要超过20人。⑥无关人员不参加。选择开会地点①选择与会人员相对较近的地点召开会议②会场内外整洁卫生、环境安静、通风良好、室温适宜③座位空间适宜安排会议时间①会前调查，时间安排上能保证与会人员精力集中②满足与会最关键人员的最佳开会时间③力求开短会，但又能确保效果最好④把握开会时机。时间性强的要提早开，应留足够时间让大家准备会议议程①重点、重要议题安排在会议前一段时间②明确或控制会议中各议题的时长以防失控③控制议题数量，保证议而有决④保证与会者有备而来⑤注意引导、归纳、提升会议议题⑥需印发的资料应提前下发，让与会人员到会时已十分明确会议内容⑦连续2—3小时以上的会议应安排中间10分钟的休息时间会场布置①会场空间安排应便于人员进出②座位安排要保证与会人员能听清、看清，便于相互交流、记录与阅读③会议必需的设备应有质量保证，并事前检查演示过④会场一般应设“禁止吸烟”、“请勿大声喧哗”等警示牌 会议通知①通知的拟定和要素包括参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求②通知书写要求文字明白、清楚，力求不发生误解；全面、周到，不要漏项；用电话或其他形式的通知要写出通知底稿，照稿通知③无记名参加的人员，对范围、对象、职务要通知清楚④重要会议为保证与会人员精力集中，可采取预先通知及正式通知两步进行⑤书面通知要注明经办联系人的姓名、电话号码、职务、通知开会的单位，以及准备发言或提供资料的具体要求⑥重要会议预先通知后，一定要跟踪准备情况并会前收集会议资料，保证开会时各方面均准备到位⑦对会议关键或决定性人员要面对面或反复核实准备情况，征求对会议准备和开展的意见2、会中管理工作项目工作内容人员签到①会议组织部门应编制《参会人员签到表》，参会人员在预先准备的签到表上签名以示到会②会议签到完成后，工作人员应尽快统计出应到、实到人数及未到人员姓名，交会议主持人会场服务①引导入座②分发会议文件、材料③内外联系、传递信息④维护会场秩序⑤处理会中临时事项⑥其他服务⑦会议期间需提供食宿的，应委派专人负责办理会议记录①会议记录包括会议组织情况、会议名称、时间、地点、出席人员情况、主持人等，重点内容包括会议议题、讨论发言情况、形成的决议、纪要、决定等②记录人员应对会议内容熟悉，且有较高的笔录能力及归纳分析和总结能力3、会后工作工作项目工作内容会议纪要①分析、总结、按提纲和中心议题，形成会议结论性材料以及反映具体事项、事例②会议纪要等结论性材料经上级领导审批后，打印、下发给相关部门③按照一会一卷的立卷方法设立会议案卷并加以保存（同时保留电子文本）④各相关部门认真学习会议精神并按会议要求逐一落实，真正起到开会的预期目的 三、会议安排1.为避免会议过多或重复，公司正常性的会议（质量分析会、安全工作会议、销售分析会等）一般纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点内容组织召开。2.凡涉及多部门负责人参加的会议，均需于会议召开前2日经部门或公司分管领导批准后，分别报行政部汇总，由行政部统一安排。3.行政部应于每周五下班前将公司例会和各种临时会议统一平衡编制会议计划并分发至各部门。4.已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，召集部门应提前日报请行政部并经公司领导同意。5.各部门的会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在与公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持“小会服从大会，局部服从整体”的原则。四、会议纪要1.到会人员必须按时出席会议，提前10分钟入场。未经允许不准迟到、缺席、中途退场。凡不能参加会议或不能准时参加会议的人员，要向主管领导请假，不请假又不按时到场或中途退场的，参照《考勤管理制度》执行。2.公司领导与一般到会人员须按习惯席位就坐。3.与会人员的会议期间应关闭手机或将手机设为振动状态。4.会议期间，与会人员不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡。5.与会人员应保持会场卫生整洁。不做与会议无关的事项，不得在会场上随意走动。6.会议发言内容要“精”、“短”、“实”。不准泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄密会议内容。五、准则本办法由行政部拟定，经总经理批准后实施本办法自2013.1.1起实施。 会议管理工作流程部门步骤总经理行政总监行政部与会人员明确会议主题和主持人明确会议时间、地点、与会人员布置会场拟定会议议程会议准备会议服务下发会议通知会后工作签到送客人离开会场进行会议记录提供会场服务引领与会人员入座审核审批整理会议记录形成正式会议文件下发给相关部门并监督执行情况 会议室管理规定第1条为加强管理，确保合理有效地使用会议室，保证正常工作有序进行，特制定本规定。第2条会议室由行政部负责管理，统一安排使用。第3条会议室内的卫生由行政部派专人负责，每周要清洁一次；遇有会议时，要一次一清洁。第4条会议室电子设备的管理、使用和维护由行政部专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应照价赔偿。第5条电子设备负责人要熟练掌。握各种设备的使用原理及规范的操作技能，并能排除一般性的使用故障。第6条会议室只限本单位相关职能部门使用，外单位借用会议室须经行政部经理批准，并到行政部办理借用手续。各部门无权将会议室借给外单位使用。第7条公司各部门使用会议室须经行政部同意，并办理相关手续后领取会议室钥匙。第8条使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。第9条与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏须予以赔偿。第10条会议室用完后，应及时通知会议室管理人员进行清扫，并将钥匙交还行政部。第11条任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。第12条会议室管理人员要严格室内物资的管理和维护，做到“会散、人走、关电源、门上锁”。第13条本规定由行政部制定，经审批后自颁布之日起执行。会议室使用申请单申请部门：使用时间：会议室：会议主题：参会人数：申请人：部门经理审核：行政部经理审批：