公司会议管理制度08725 8页

会议管理制度第一章总则第一条为进一步规范会议内容和程序，提高公司的办公质量和工作效率，建立健全决策机制，提升公司运营水平，特制订本制度。第二条与会人员应对会议的各口的表决意见及有关保密内容必须做到：不该说的不说，不该问的的不问，不该看的的不看，并严格遵守执行会议的各项决定。第三条会议按类别、内容不同由相关部门组织，并做好会议管理。第四条本制度适用于公司及所属各车间、部门。第二章会议类别第五条本制度所指的会议包括公司总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会、生产经营分析会议、生产经营协调会议、专题会议、销售例会、生产部门例会和接待会议等。第六条专题会议指公司生产管理、经营管理、安全管理、质量管理、工程管理、预算管理、合同评审等会议。第一节总经理办公会第七条总经理办公会是对公司发展和管理中的重大事项的研究与决策。内容包括但不限于组织实施公司萤事会的决议、分解落实公司年度计划、讨论确定公司发展战略目标和投融资计划；对公司生产经营中的重大事项进行分析、研究、决策，特别就安全生产、环保和产品质量等问题进行工作部署，明确采购、生产、销售等关键环节的指导意见；讨论公司重要人事任免、机构设置以及制度审议等。第八条总经理办公会议原则上每月召开一次。特殊情况叮临时召开。第九条总经理办公会议由公司总经理主持，公司副总经理、总经理助理等经营班子成员参加，参加会议的人员应积极发言、明确表态。总经理办公会研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关部门负责人列席。第I•条总经理办公会由公司管理部通知、记录和整理纪要。 第二节中层干部会议第十一条屮层T部会议是公司围绕战略发展、重大决策和重大事项等工作而适时召开的会议。月度、季度、年度经济分析会议是其小一项重要会议。会议传达、落实公司管理理念、思想、重大决策、决定。通报公司生产经营、管理和发展情况，总结工作情况，表扬先进、批评落后，统一思想、明确责任。激发中层干部的工作积极性，提高凝聚力、战斗力和工作效率。第十二条召开屮层干部会议由公司总经理批准，参加人员原则上为公司各部门主管、车间班长以上职位人员。会议召开时间由管理部门根据实际情况召开。第十三条公司中层干部会议的组织单位由公司管理部通知、记录和整理纪要。第三节经济分析会第十四条经济分析会是公司对月（季）度生产经营、销售完成情况进行总结分析、查找问题、制定措施并解决问题的会议。会议听取各部门主管有关上月工作汇报和总结，由会议主持人对此作岀明确的评价，针对存在的问题分析原因，指出计划完成较差或执行不力的责任部门或人员，提出解决办法，分析、研究和落实改进方案，明确提出并责成相关部门按照会议耍求保质保量完成规定的任务。第十五条经济分析会原则上每月的第一个周二召开，特殊情况可临时召开。第十六条召开经济分析会议由公司总经理批准，总经理主持，参加人员原则上为公司齐部门主管以上职位人员。第十七条公司经济分析会议的组织单位由公司管理部通知、记录和整理纪要。第四节生产经营分析会议第十八条生产经营分析会是公司逐项检查木期制定的各项计划完成情况和制度执行情况；分析生产各项指标、技术改造、市场动态、产品价格、客户管理、原料辅料采购情况以及存在问题，通过分析比较，找出差距，落实整改，不断提升公司管理水平和经济效益；研究解决公司生产经营过程中存在的问题，协调各部门之间的工作关系，研究落实采购、生产、销售等有关工作方案；对总经理办公会、经营分析会各项决议进行贯彻落实，特别就安全生产、省材和产品质量等问题进行具体部署，明确产品销售、原辅料釆购的具体方案；分析公司每周的生产成本、生产经营运行质量，提高生产运行水平、降低生产成本、提升管理水平的会议。第十九条生产经营分析会议原则上每半个月召开一次。第二十条生产经营分析会议rti公司分管生产的副总经理主持，前处理、冲孔、喷涂、 包装、仓储、安全等和关班组长参加。第二十一条生产经营分析会议由公司生产部通知、记录和整理纪要。第五节专题会议第二十二条公司专题会议是研究批准相关部门提出的生产、工艺、技改、质量、安全、工程、预算项目的实施方案；分析、研究近期成木管理、设备管理、质量管理、安全管理、环境管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题，提岀解决办法，明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务的会议。第二十三条公司有关生产、安全、经营、质量、安全、设备、技改、预算等方面的专题会议每月至少召开一次。第二十四条专题会议由公司总经理批准，分管的副总经理主持，公词各车间及职能部门的相关负责人参加。第二I•五条专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要，管理部协调安排会议室。第二十六条专题会议结束后1个工作日内，rti承办部门将此方面的《专题会议纪要》经会议主持人审核签发后执行，同时报送上级组织备案。第六节生产部门例会第二I•七条公司生产部门必须有效地召开H常管理例会，并保证做到会议的质量达到公司规定的目的。第二十八条部门日常管理例会至少涵盖如下内容：传达贯彻股份公司及公司会议、文件及领导指示精神；了解木部门及下属木期工作完成情况，总结存在的问题，提出和应的处理意见；制订当天工作计划，纠正不正确的工作方法和工作行为；利用科学的分析方法进行研究分析部门开展齐项工作过程小存在的问题，确定改进办法，制订有效的预防措施;分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施；以恰当的形式开展批评和自我批评，融洽成员之间的关系，营造I才I结进取的氛围；安排专题培训等。第二十九条部门日常管理例会原则上每天召开一次，由生产部负责人主持，必要时邀请分管领导参加。第三I•条公司生产车间必须保存完整的部门H常管理例会原始签到记录和会议记录，保存期为1年。 第七节公司销售例会第三十一条公司销售例会每月召开一次，于每月的25日至次月5EIZ间召开，具体H期由销售总监决定。第三I•二条公司销售例会由销售总监主持，销售部经理、销售主管和区域销售专员、销售助理、电话销售专员参加，总经理根据需要出席。销售总监因故不能出席时，授权销售经理或销售主管主持。办公室负责人列席会议。第三十三条公司销售例会的主要内容是：会议主持人通报公司总体市场情况；销售部经理或销售主管总结公司当川销售工作情况；提出本川工作安排方案；区域销售专员、销售助理、电话销售专员汇报上月工作情况，提岀本月工作方案；与会人员讨论有关事项；会议主持人对下一工作月度销售工作进行预测，研判行业发展趋势及销售工作的对策，宣布下月销售工作安排；总经理通报重耍事项并提出工作耍求。公司销售例会期间，销售总监与管区域销售专员个別谈话，进行指导，销售部经理、销售主管参加；同期，由销售部经理或销售主管主持，对销售人员进行培训、考试和考核。第三I•四条公司销售例会由销售部负责组织和记录，议定事项形成《公司销售例会纪要》，由俏售部起草，经销售部经理或销售主管审核后，报销售总监或其他会议主持人签发,副本送办公室备案。第八节对外接待会议第三十五条对外接待会议主要包括政府机关和上级领导来公司检查、指导工作的汇报会议。第三十六条对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理或相关的分管副总经理接待，和关部门负责人参加；属于业务对接的由公司分管副总经理和指定人员接待。第三十七条对外接待会议属公司层面的由公司管理部负责联系和组织；属于业务对接和专题内容的由公司相应部门负责联系和组织，公司办公室可协调会议室安排接待等工作。第三章会议的组织、管理和服务第一节会议的组织第三十八条会议的批准临时召开的公司级内部小范围会议须经部门领导批准，公司级人型会议须经总经理批 准。第三十九条会议通知 （一）会议需提前通知，一般会议应提前半个工作H以电话或具他方式通知，大型会议需至少提前2个工作H以电话或其他方式通知。（-）会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。第四十条会议的准备（-）做好会议通知。确保应到人员按时参会。（-）做好会场的落实和安排，包括会场环境的布置和设施检查及服务。人员和服务用品。（三）做好参会人员的引导和组织。（卩叮重耍接待会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限丁•接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排。第二节会议室的管理与服务第四I•一条会议室的H常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等。第四十二条会议室要做到会议召开前5分钟各项工作准备结束，会后30分钟会场清洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安排。第四章会议资料管理第一节会议纪要的整理与印发第四十三条会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和下发。（一）总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会、生产经营分析会议、生产经营协调会议须整理会议纪要，会议纪耍具有与公司规章制度具有同等的效力。（二）专题会议根据安排整理会议纪要。（三）其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。第四丁四条会议纪要的签发总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会结束后，公司管理部及时整理会议纪要,报公司总经理审核、签发后印发。其他会议纪要由会议组织部门及时整理，报分管领导审 核签发后印发。会议纪要的发放范围是参加会议的领导和有关的部门。第四十五条会议纪要整理和印发应在2个工作H内完成，特殊情况除外；若会议纪要决定、事项涉及保密内容，应派人直接送达签收。第二节会议纪要的格式第四十六条各种会议纪耍行文的印制格式原则上耍求按照公司统一耍求制作，主耍包含以下基木要点：（-）文本全部使用A4型纸。（-）文头用“某某公司某某会议纪耍（可分两行排列）”的指定标题，用小一号宋体套黑字，正文部分用四号仿宋体非套黑字。（三）如需要标识秘密等级或紧急程度，以三号黑字体顶格标识在版心右上角第1行,两字Z间空1字；如两类标识需要同时标识，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。（四）发文字号由年份和序号组成，在发文机构标识下空2行，用小四号宋体非套黑字，居中排版，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号括入，如（2009）20号。（五）成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写作“O”。（六）页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，空白页不标识页码。（七）会议纪要需有“抄报”或“发”，左空两格用3号宋体字标识“抄报”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行吋与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关标句号。第三节会议资料的存档第四I•七条齐类会议资料必须存档。总经理办公会议、小层干部会议、经济分析会和公司级专题、接待等会议资料由办公室负责按季度分类分次存档。按年度移交公司档案室;其他会议资料rti各承办部门自行存档。第四十八条公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。存档内容包扌舌会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。 第五章会议精神的督办第四十九条公司管理部负责对总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会及有关专题会议的重大决定事项进行督办。第五十条对会议的决议和明确的内容，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要求的时间完成，相关部门、人员予以支持、配合。第六章会议纪律和要求第五十一条会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议主持人履行请假手续。第五I•二条不允许迟到、早退，小间有急事需离开会场应向会议主持人请假。第五十三条会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。第五十四条会议发言要言简意赅，按照规定时间发言。第五十五条会议务求精简高效，严肃认真，若无特殊情况，会议时间应控制在120分钟内。齐级会议主持人应主动接受监督。第五十六条会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。第五十七条做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录咅。参会人员禁止传播密级会议内容。第七章处罚第五十八条无止当理由迟到、早退每次处10元的罚款；第五十九条无正当理由缺席每次处以20元的罚款；第六I•条凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。第八章附则第六十一条本制度自下发之口起执行。第六十二条本制度解释权归公司管理部。