《会议管理技巧》ppt课件 35页

会议管理技巧山东省管理科学研究院中国式企业管理研究中心张永久 课程提纲一、课堂讨论：一个公司的会议类型有多少？二、案例：观摩一个公司的专题会议讨论由此引起的反思三、为什么要开会？四、你应该怎么开会？五、案例：某公司《会议纪律》《开会准则》《参会守则》《会议观念》六、反思：由以总经理安排人资会议通知开会为例所明如何开好会 一个公司的会议类型有多少？一、课堂讨论： 观摩一个公司的专题会议讨论由此引起的反思（天津xx9月经营月会开会实录）二、案例： 有没有发现你有一半的时间都浪费在开会上?我们应该怎样开会？ 盘点你的会议成本算算看，你一个月内总共：开了几个会？为会议花掉多少时间？开会达成几项共识？开会完成几个结论？因为开会加了多久的班？因为开会失去多少关键时刻？因为开会耽误了多少工作？ 有效地会议管理将是帮助管理者走出忙、茫、盲的良方 三、为什么要开会？ 开会让你…小组面对面沟通众多讯息一次交流融合意见凝聚共识分派工作，公平合理 但开会也让你…工作时间被分割人多口杂，讨论耗时晚上加班特殊问题还是个别沟通没有产能别人发言比自己开口多耽误重要工作 四、你应该怎么开会？ 避免7项失败 避免7项失败事项 开会前6项准备 开会前6项准备1.决定会议是否有必要召开2.确定会议希望达成的结果3.邀请适当的人出席4.提前发放会议资料5.设定会议纲领及时间表6.预先设想可能的冲突及应对 开会后5项追踪 开会后5项追踪开会结束时要回顾哪些重点？什么决议谁去完成完成时间行动方策（重要事项要求提报行动方案）谁去跟催、检查 没有追踪，就没有管理。追踪要从末端追踪，一直要追踪到问题确实得到解决（应得到问题提报人的确认）“开会+没有决议=O决议+不落实=O落实+不有期限=O抓住不落实的事+追究不落实的人＋要求在规定期限内完成=落实关于会议追踪 观念不改变，就不知道标准是什么不知道标准是什么，就看不出问题看不出问题，就找不到原因找不到原因，就无从讲改善没改善，就没绩效 如何报告工作不要罗里罗嗦说一些说不到点上说到点上，就是要讲主管想要的东西，否则就是在耽误大家的时间报告要直接说结果，不要讲过程。主管要的是结果，而过程是你要做得事情。原因分析要到位，不要浮皮掠影，要找到根本的原因。找到原因后，还要讲对策。对策不是口号，而是能够被执行，实际能操作的分析问题要量化，用数据说话。有数据才叫谈事情，无数据叫聊天原因与对策才是主管想要的东西。这可以让主管帮你判断、分析。原因准确，对策正确，剩下的就是执行力问题了。而主管追踪的其实就是执行力。执行力要迅速，要马上行动。 关于目标要求：目标分配一定不会完全公平。一定存在有的部门比较容易做，有的部门比较难做，这个没办法。如果不是差异很大，就不要讲，以显得自己没有肚量。如果目标定的是任谁也做不到的，那样的话，当然可以提出来讨论如何虽然有难度，但应该能做到的，也没有什么好讲的：大家想办法将他做到就是了。 某公司《会议纪律》《开会准则》《参会守则》《会议观念》五、案例 《会议纪律》1、将手机打到震动，必须的电话请短信回复，原则上不要接电话（包括出去接电话）2、准时参会，迟到者自觉罚站3、按会议议程研讨，不要偏题、跑题4、在规定时间内发言，简洁明了5、会议前一天提报报告电子文档6、会议结束前确认会议决议7、所有与会者承担起对会议决议进行反馈的职责 《开会准则》超过一个小时的会议，要提前发放会议通知及会议报告资料会议主持人应与会议人员事先讨论会议内容、每项议题所需时间对于重要会议，一定要指定相关人员专门做会议记录所有与会者都要提前准备，并在会上发言会议主持人开会时要先说明欲解决的问题、议程及结束时间为保障会议准时结束，与会人员发言时，主席要掌控其发言时间及围绕议题展开一个议题结束时，一定要有决议，没有决议就不结束讨论会议时间不要过长。如有确无完成的议题，应再另行安排时间再行研讨决议内容要一条一条写下，明确主导人、配合部门、预计完成时间。不要出现模糊的争议空间会议结束前十分钟，纪录者要将初步纪录大纲向所有与会者宣读确认，并在结束后第二天发送给与会者 仔细倾听他人发言主动思考问题在哪里为他人打气并提案贡献如何『打胜仗』的智慧避免跑题，提升效率以事实为依据，不做人身攻击欣赏别人，避免打击他人创意《参会守则》 《会议观念》有备而会会而要议议而要决决而要行行而要追追而要果果而要彻 《會议观念》有备而会——会议前要将资料书面化，以体现对会议效率的重视及负责精神会而要议——会议中要体现民主商议，多方征求意见，不要闭门造车，独断专行议而要决——会议决议要体现改善。会议不是单纯追责任，而是要找问题、找改善办法决而要行——对于会议决议要充分重视，反应迅速，立即行动，及时准确对于决议中的重要事项，要事先报计划，事中报进度，事后报结果 行而要追——只是说说而没有去做，那是0分；做好自己的事情只是60分；能够追踪跟催别人才够80分。只是交代下去，那不叫做；没有追踪就等于没有做；前手没有做好的，要主动跟催；后手有问题，要主动帮一把；目标是结果。事情做好，大家都好；事情没好，没人有好；别人没有做时，要提前报告主管，如此你就没有责任，剩下的就是主管的责任了。但是如果你没有提前报告，等到事情没完成主管问到的时候再讲，则只能让主管认为你是在找借口了 追而要果——做是过程，追也是过程，只有结果是目的，事情没有做出答案，等于没有做。果而要彻——结果出来，还不是最终目的。出来的结果能够达到改善的效果，那叫做足100分，只有达成的效果超出主管的期望，才是120分 明天，你会开会了吗？ 七、反思：以总经理安排人资会议通知开会为例来说明一下我们的工作应该怎么做？一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。二段秘书的做法：确认通知到人——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。三段秘书的做法：确认与会者——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。 四段秘书的做法：检查会议设备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室某天几点到几点有会议。如果象四段秘书这样做，是不是就会保证应会人员会全部到位？即使到不了位的，总经理是不是也会提前知道？这四段秘书还不绝，再看看更高段位秘书的做法： 五段秘书的做法：准备会议资料——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。 八段秘书的做法：帮助主管跟催——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。九段秘书的做法：做流程——把上述过程帮成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！同样是秘书，你会给一段秘书与九段秘书付同样的钱吗？ 谢谢大家！！张永久